Você quer otimizar os processos da sua empresa e está com dúvidas para escolher checklist? É importante adotar alguns critérios de decisão antes de realizar esse investimento e efetuar uma implementação definitiva.
Para que a instalação da ferramenta na sua empresa seja certeira, deve-se escolher um modelo que esteja de acordo com a realidade da companhia. Isso inclui avaliar desde a rotina cotidiana dos funcionários à compatibilidade do template com os equipamentos, instalações e procedimentos da empresa.
Neste artigo, vamos explicar como você pode escolher um checklist que esteja de acordo com as expectativas e necessidades da organização. Além disso, também vamos detalhar alguns dos principais benefícios de instalar a ferramenta dentro da sua empresa. Ficou interessado? Então, continue a leitura!
Veja o que será abordado:
Entenda o que é checklist
Trata-se de uma lista de verificações que serve como instrumento de controle operacional. Nas empresas, essa ferramenta pode ser destinada para organizar processos ou, ainda, para que ocorra o devido cumprimento de normas e práticas corporativas.
Portanto, o checklist é um recurso imprescindível para otimizar tarefas dentro das empresas e garantir uma entrega satisfatória ao cliente.
Confira 6 dicas para escolher checklist
Antes de definir qual checklist será implementado na sua companhia, é importante definir alguns tópicos antes de investir na ferramenta. O modelo utilizado deve corresponder às necessidades da empresa e ser customizado conforme preciso.
1. Defina um objetivo
O primeiro passo é definir qual o objetivo que o checklist vai atender. Abaixo, listamos alguns exemplos que exigem o uso da ferramenta:
- melhorar a experiência de compra do consumidor;
- promover a segurança dos colaboradores durante as atividades;
- prevenir perdas;
- agilizar o tempo de atendimento ao cliente;
- efetuar melhor controle de estoque, entre outros.
Uma vez estabelecido o propósito do checklist, é possível avaliar quais serão os itens da lista, quais são as customizações necessárias e quem será responsável pelo preenchimento e validação das informações.
2. Avalie a relevância de cada item
Outro ponto importante na hora de escolher qual a melhor ferramenta que atenderá à sua empresa é avaliar a relevância de cada item. Afinal de contas, uma lista de verificação muito extensa pode ser desestimulante, o que resultará no efeito contrário ao desejado.
Portanto, os tópicos listados no checklist devem ser relevantes para o objetivo final proposto, de modo que a lista se mantenha sucinta, porém, eficaz.
3. Utilize textos objetivos e concisos
Outra observação importante para a escolha e implementação do checklist é a descrição dos tópicos listados. Os textos devem ser bem sintetizados, no entanto, também precisam ser claros e objetivos, de modo que o colaborador não tenha dúvidas sobre o processo a ser realizado. O ideal é que a descrição não ultrapasse a extensão de um parágrafo.
4. Respeite o fluxo de trabalho
De nada adianta escolher e configurar a ferramenta corretamente se os processos listados não obedecem ao fluxo de trabalho dentro da empresa. Não faz sentido, afinal, faturar um pedido depois de enviá-lo para o transporte, certo?
É essencial que a leitura do checklist obedeça ao workflow da empresa. Caso contrário, é muito provável que algumas etapas do processo de verificação não sejam realizadas, o que provocará um transtorno para a companhia.
5. Teste antes de implementar definitivamente
Outra dica importante é testar o sistema antes de realizar a implementação definitiva na empresa. Para isso, deve-se sensibilizar os funcionários antes do período de testes e realizar um treinamento para que eles possam se acostumar com os novos procedimentos.
Ao final dessa etapa, ouvir as opiniões dos colaboradores é fundamental para alinhar o processo com as necessidades administrativas e operacionais da empresa. Implementar novas mudanças no checklist pode ser uma das ações necessárias após o período de testes.
6. Opte por um software de checklist
Muitas empresas utilizam o sistema de planilhas ou mesmo formulários impressos para os processos de verificação. Apesar de cumprirem com o objetivo proposto, tais métodos podem prolongar desnecessariamente o procedimento, pois não são facilmente acessados por todos os colaboradores envolvidos.
Por isso, optar por um software de checklist pode ser uma excelente solução para promover o compartilhamento de informações e agilizar as operações da empresa. Isso porque as ferramentas online podem ser acessadas em tempo real de qualquer local que tenha uma conexão com a internet. Isso facilita a supervisão da gerência e permite intervenções mais ágeis.
Saiba a importância de implementar o checklist na sua empresa
O checklist é uma excelente ferramenta para promover melhorias no processo operacional e administrativo da empresa, de modo a garantir um resultado melhor para o cliente. Abaixo, listamos alguns dos principais benefícios de instalar esse sistema na sua empresa. Confira!
Melhora a qualidade da entrega
Um dos principais propósitos do checklist é promover uma entrega de qualidade ao cliente. Isso porque a ferramenta garante uma melhoria no processo como um todo, o que mantém o padrão de qualidade constante.
Promove mais segurança aos colaboradores
A lista de verificação também é uma excelente ferramenta para assegurar que os funcionários cumpram com todas as normas e procedimentos de segurança durante as operações. Isso previne acidentes de trabalho, já que, além do cuidado do próprio colaborador, também são realizadas apurações em relação aos aparelhos e equipamentos utilizados durante cada procedimento.
Previne perdas
Outro grande benefício de implementar um checklist na sua empresa é que a ferramenta auxilia na prevenção de perdas, sejam elas referentes aos produtos, sejam elas relacionadas ao tempo produtivo do colaborador. O sistema reforça o ato de conferir de forma ágil e prática se todas as etapas da operação foram concluídas corretamente.
Cumprir com esses processos é um ato fundamental na hora de escolher checklist ideal para a sua empresa. Esses processos evitam soluções evasivas, que não atenderão às necessidades e expectativas da organização. Assim, a companhia obterá os melhores resultados a partir de uma escolha certeira, pois evita maus investimentos e, ademais, otimiza seus processos de modo a garantir a melhor entrega final.
E aí, gostou do nosso post? Então, não deixe de conferir o nosso artigo sobre a importância de uma plataforma de checklist! Boa leitura!
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