Automatizar processos é uma das prioridades de muitas empresas que buscam ganhos de produtividade e eficiência. Hoje, é inviável administrar um negócio sem utilizar softwares de gestão e sistemas integrados.
Afinal, é preciso manter um controle permanente sobre estoques, logística, volume de vendas e indicadores financeiros. Além disso, o relacionamento com o cliente também está atrelado a essa automatização, por meio da segmentação, dos canais de comunicação e do autoatendimento, por exemplo.
Dentre os principais benefícios da automatização, estão a padronização de rotinas de trabalho, a redução de custos, o fim dos improvisos e a compatibilidade com políticas e legislações em vigor. E tudo isso proporciona mais agilidade e segurança para o dia a dia de empresários e gestores.
Porém, a adoção de soluções tecnológicas sempre exige certos cuidados.
Aprenda a automatizar processos em 6 passos
Então, confira agora algumas dicas para automatizar processos com sucesso.
1. Faça um mapeamento completo
O primeiro passo é mapear todos os processos internos e também os subprocessos e as interdependências. Assim, é mais fácil ter uma visão sistêmica de toda a operação. E, por meio de uma análise criteriosa, é possível identificar gargalos, atividades em duplicidade ou que não agregam valor.
Algumas situações ainda são bastante comuns, como a descentralização das informações, a necessidade de consulta a diversas fontes, tarefas manuais e arquivos físicos de documentos. Essas condições caracterizam a subutilização do capital humano, que deve ser melhor aproveitado dentro do universo corporativo.
2. Desenvolva processos mais eficientes
Após a identificação dos problemas, é preciso desenvolver processos mais eficientes, eliminando as fragilidades e os desperdícios. Nesse momento, é fundamental pensar no sequenciamento, na lógica, nos gatilhos, nos checklists, no fluxo ideal de informações e nos avisos sobre inconsistências, atrasos ou falhas.
Após a elaboração desse desenho inicial, é preciso buscar fornecedores capazes de idealizar propostas adequadas à realidade do negócio.
3. Defina um cronograma e uma equipe de implementação
A recomendação é sempre começar pelo mais simples. Por isso, é importante criar um cronograma de implantação, dividido em etapas. A cada módulo implementado, os processos se integram.
Testes também devem ser previstos, com a finalidade de localizar e corrigir desvios. Vale lembrar que é essencial designar uma equipe multidisciplinar para conduzir todo o projeto.
4. Mantenha o foco no cliente
Muitas empresas planejam automatizar processos, mas mantêm o foco apenas nas melhorias internas. Contudo, a atenção deve estar voltada às demandas e necessidades dos clientes.
Ou seja, o retorno deste investimento depende de mudanças sensíveis na qualidade do atendimento, na velocidade da entrega, na inovação dos produtos e serviços, nas condições de pagamento e, claro, nos preços oferecidos.
5. Programe treinamentos
A automatização também exige treinamento. Desse modo, é possível garantir a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas.
E, com a eliminação de uma série de tarefas pouco relevantes, a empresa pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, o que reforça a motivação e o engajamento.
6. Monitore constantemente
Para alavancar a produtividade, não basta automatizar processos. É necessário avaliar quais os resultados e os impactos gerados. Logo, é preciso estabelecer um monitoramento constante, por meio de indicadores de desempenho e checklists específicos.
Assim, é possível confirmar os avanços e localizar os pontos a serem aperfeiçoados.
Seguindo essas dicas, a sua empresa pode automatizar processos com tranquilidade, evitando riscos e ameaças ao negócio. Ao mesmo tempo, garante mais produtividade e, consequentemente, mais competitividade perante a concorrência.
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A automatização de processos é uma arte. Ótimo conteúdo. Parabéns!
A automatização de processos é sempre muito importante para o desempenho organizacional.