Você chega à sua empresa e tem uma pilha de documentos em um canto da mesa, papéis com recados espalhados em outro, a lixeira cheia, e ainda vai tomar café e fazer um lanche em cima do computador. Com certeza você está longe de ter um ambiente de trabalho limpo.
Essa rotina é comum a diversos profissionais em todo o país. Essa falta de organização é ampliada pelo tempo apertado, que deixa as pessoas relapsas com algumas ações de assiduidade. Porém, manter o ambiente de trabalho limpo é vital.
A limpeza do local de trabalho se faz necessária por diversos aspectos: melhorar a sintonia do clima organizacional e preservar a saúde dos funcionários são alguns deles. E sem contar que um local organizado garante um aspecto bem melhor para qualquer empresa.
Para isso, é importante dedicar alguns minutos do dia para organizar a sua mesa de atividades e facilitar o trabalho da equipe de limpeza.
Por que você deve garantir um ambiente de trabalho limpo?
Para iniciar, apresentaremos razões factíveis pelas quais você deve garantir um ambiente de trabalho limpo e organizado permanentemente.
1. Bem-estar e conforto
Chegar para trabalhar e encontrar o local todo bagunçado é desestimulante. Só de imaginar ter que revirar uma pilha de papel para encontrar um documento pode causar calafrios em alguns.
Começar o dia dessa maneira não é legal. Agora, se você chega em um ambiente organizado a sensação é outra: o trabalho é estimulado, o funcionário se sente mais confortável e até a produtividade melhora.
2. Boa impressão
Seus clientes podem aparecer na sua empresa buscando um serviço ou para participar de uma reunião. E se, nesse momento, eles encontrarem um ambiente todo sujo e bagunçado?
Vão ficar com uma péssima impressão sobre a sua empresa, o que pode prejudicar os seus negócios. Afinal, a desorganização também pode ser associada como hábito das pessoas que trabalham naquele ambiente.
3. Organização
A desorganização, como falamos no tópico anterior, pode ser associada à mentalidade da própria empresa. Com a organização acontece o mesmo — só que, dessa vez, de maneira positiva.
Além de criar uma boa imagem, um ambiente de trabalho organizado contribui para que os funcionários consigam encontrar tudo o que precisam, o que permite a melhora na rotina produtiva.
4. Saúde em dia
Poeira e sujeira aumentam as chances de aparecerem bactérias e microrganismos que possam prejudicar a saúde. Restos de comidas são atrativos para animais e insetos, como ratos e baratas.
E tudo isso tem um preço para a saúde das pessoas. Portanto, a limpeza do escritório é um item fundamental para a qualidade de vida de empresários, colaboradores e, até mesmo, do cliente.
5. Mais produtividade
Em alguns tópicos acima, citamos que a organização contribui para a produtividade. E isso acontece porque pessoas estimuladas e saudáveis tendem a ter um desempenho melhor em suas funções.
Em contrapartida, ter que trabalhar em espaços mal conservados é um fator real para diminuir a produtividade de todos. No mínimo, o funcionário perderá mais tempo desviando de obstáculos ou procurando por seus materiais.
6. Maior retenção de talentos
A verdade é que ninguém quer permanecer em um ambiente sujo e desorganizado. Esse conceito vale tanto para questões sociais (casa de amigos, parentes etc.) quanto para comerciais (supermercados, restaurantes, entre outros). E na empresa em que trabalhamos não é diferente.
Se a limpeza deixa a desejar, conclui-se que algo essencial não está funcionando e não há atitude concreta por parte de gestores e proprietários. Esse “descaso” só demonstra para os profissionais que a empresa não se importa com o bem-estar geral. Por tudo isso, a motivação dos funcionários passa a ser menor, bem como o interesse de se manter na empresa.
Então, para evitar a perda dos melhores talentos, é essencial garantir o ambiente de trabalho limpo e organizado, fazendo com que os profissionais se sintam valorizados durante a sua rotina de atividades.
7. Melhora nas relações interpessoais
Diferentemente das máquinas, os seres humanos são afetados diretamente por questões externas. Ou seja, o ambiente ao nosso redor impacta na nossa produtividade, sentimentos e, consequentemente, nas nossas relações interpessoais.
Se estivermos com raiva ou chateados com alguma coisa, dificilmente conseguimos tratar o outro da forma adequada. Por mais que nos esforcemos, a boa interação não é natural. E, com certeza, trabalhar em um espaço sujo pode trazer à tona muitos sentimentos negativos.
Por outro lado, saber que o ambiente profissional é um local asseado e bem organizado faz o trabalhador chegar mais motivado para executar suas tarefas e ser, naturalmente, mais cordial com seus companheiros.
O bom gestor deve entender a importância de um bom clima organizacional para a sua empresa. Qualquer situação que esteja prejudicando uma continuidade estável precisa ser tratada com prioridade.
8. Conservação dos equipamentos e materiais
Não é segredo para ninguém que a utilização incorreta não é a única razão para que os equipamentos apresentem defeitos em um curto período de tempo. O acúmulo de poeira e outras substâncias externas também afetam o bom funcionamento das ferramentas.
Ou seja, toda vez que a limpeza na sua empresa não acontece corretamente ou não se mantém com frequência, você está correndo o risco de perder os investimentos feitos em equipamentos e materiais caros.
Para garantir a correta operação de todos os itens e mantê-los em produtividade por um longo período dentro da sua empresa, deixe-os sempre limpos e livres de substâncias adversas, tais como:
- poeira;
- água, café e outros líquidos;
- substâncias corrosivas.
Qual a importância e de que forma o checklist ajuda a manter o ambiente de trabalho limpo?
Agora que você já entendeu quais benefícios um ambiente de trabalho limpo pode trazer para o seu negócio, saiba como o checklist pode auxiliá-lo nessa tarefa.
Definindo a periodicidade da limpeza
Para que uma ação prática apresente os resultados esperados, ela não pode ser realizada de maneira aleatória. É preciso periodicidade na execução da tarefa.
Memorizar tempo e ciclos de cabeça é bastante arriscado e utilizar um equipamento básico pode não ser o suficiente. Aqui, o checklist se mostra um adicional fundamental e preciso. Com a ferramenta, você consegue realizar um planejamento completo de ciclos e manter a limpeza do local sempre em dia.
Dividindo o processo em etapas — organização, higienização e limpeza
Você não pode manter a organização do ambiente profissional se não conseguir nem mesmo dividir de maneira assertiva as etapas das atividades a serem executadas. Os bons resultados são alcançados a partir da realização de um trabalho de base coeso.
Utilizando uma ferramenta checklist, você pode dividir o processo em determinadas fases e planejá-las da melhor maneira. Como o intuito é ter um ambiente asseado e receptivo para todos, a definição das etapas pode acontecer de acordo com as maiores necessidades do espaço de trabalho.
Por exemplo, se o local se mostra sujo além do normal, o ideal é criar um checklist com limpeza, higienização e organização, sequencialmente. Como mencionado, a ordem deve mudar perante a análise de urgência.
O fato é que com o checklist você não corre o risco de executar a mesma atividade duas vezes, ou mesmo, dividir os processos de forma equivocada.
Listando os equipamentos e espaços que precisam ser limpos
Mais um motivo pelo qual você precisa de uma ferramenta exclusiva para garantir eficácia na limpeza da sua empresa.
Como apresentado no texto, o acúmulo de poeira e outras substâncias interferem diretamente no funcionamento dos equipamentos. Isso só mostra o quanto é imperativo um trabalho direcionado e correto quanto se trata da conservação dos equipamentos.
Não obstante, os espaços físicos da empresa também sofrem degradação em razão do acúmulo de sujeira. É inaceitável, por exemplo, que locais como refeitórios e salas de descanso apresentem ambientes desorganizados e nada receptivos.
No entanto, em uma empresa em pleno funcionamento, é muito difícil detalhar com precisão todos os equipamentos e espaços. Com isso, a eficiência da limpeza fica comprometida e algumas ferramentas correm o risco de não receberem o cuidado necessário.
O checklist pode ser utilizado justamente para solucionar essa dificuldade. Aqui, não existe exercício de memorização ou adivinhação. Todo poderio estrutural e de equipamentos da empresa são colocados de maneira ordenada, garantindo que nada fique sem receber o correto trabalho de higienização.
Envolvendo e direcionando corretamente os colaboradores
“Quem é o responsável pela limpeza do espaço x?” Hoje em dia, ainda é muito comum esse tipo de indagação em muitas empresas. Quando se trata de alguns setores como manutenção e arrumação, por exemplo, vários gestores acabam se atrapalhando na definição dos responsáveis por cada tarefa.
A incidência do erro se dá muito pela falta de cuidado no planejamento principal. Ainda que seja criada uma lista com nomes, a maior parte dos gerentes utiliza folhas de papel ou ferramentas comuns para direcionar os colaboradores. O resultado? Caso o documento seja perdido ou a ferramenta seja utilizada para outros fins, a desorganização toma conta.
Com o checklist acontece justamente o contrário: o gestor não apenas consegue cobrir todas as áreas da empresa, como também tem facilidade em nomear os colaboradores responsáveis. Além disso, os dados inseridos são atualizados de acordo com as instruções do usuário, evitando qualquer tipo de confusão.
Um ambiente de trabalho limpo é um dos elementos que mais contribui para a motivação, a saúde e o bem-estar dos seus funcionários. Investir em ferramentas que garantam a preservação desse cenário só agrega vantagens para a sua empresa. Então, analise as informações apresentadas e assegure um espaço agradável para todos!
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