É natural que uma empresa passe por avaliações, a fim de melhorar o serviço e/ou o produto oferecido aos clientes, além de manter-se de acordo com suas respectivas obrigações fiscais. Essas auditorias internas e externas podem ser mais ágeis e precisas com auxílio de tecnologia. Neste caso, é possível contar com um app para auditorias.
Não raro, empresas que precisam passar por auditorias externas já estão acostumadas a fazer inspeções internas periodicamente, com o objetivo de se preparar para avaliações fiscais e outras análises. Além da preocupação com a legislação, auditorias são fundamentais para otimizações e melhorias contínuas da operação, em busca de maior produtividade.
Identificar não conformidades e tomar decisões estratégicas nem sempre são tarefas fáceis, tampouco rápidas. Mas, com um aplicativo para auditorias, tudo isso pode ser simplificado. Continue a leitura e entenda como essa ferramenta funciona na prática!
Veja o que será abordado:
O que é um app de auditoria?
App ou aplicativo é um software desenvolvido para dispositivos móveis. Sendo assim, um aplicativo de auditoria tem como finalidade a realização de inspeções internas da empresa através de smartphones e tablets, por exemplo. Isso significa que os auditores podem fazer o seu trabalho de forma ainda mais precisa e em poucos cliques.
Afinal, quando os auditores vão a campo, é comum que o registro ainda seja feito por meio de checklists manuais, isto é, planilhas de papel, cujas informações precisam ser repassadas posteriormente para o computador.
Desse modo, os relatórios não são centralizados em um único ambiente, nem todos os envolvidos têm acesso em tempo real àqueles dados, e não há padronização na aplicação do checklist. Tudo isso gera lentidão, erros humanos e retrabalhos, o que pode custar caro para a organização.
Tabular e gerar manualmente os relatórios também afeta tomadas de decisão, uma vez que sem informações precisas, não é possível ao gestor ter insights mais estratégicos. Além disso, a análise de dados é comprometida, e os gargalos dificilmente são identificados.
Diante de tamanha complexidade, empresas modernas e comprometidas com inovação já consideram a tecnologia como aliada, reduzindo custos e melhorando a produtividade com auxílio da automação. É o que acontece com o app de auditoria.
O auditor preenche os checklists em seu smartphone e pronto: os dados estão alocados em nuvem, disponíveis para todos as partes interessadas, com os formulários devidamente preenchidos, além das fotos e observações já anexadas.
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9 benefícios ao utilizar um app de auditoria
Para entender na prática como funciona um app de auditoria, trouxemos as maiores vantagens dessa tecnologia para a organização. Entenda!
1. Economia de tempo e papel
A máxima “tempo é dinheiro” pode ser antiga, mas tem tudo a ver com o mercado moderno. Isso porque organizações que desejam ser mais competitivas precisam atualizar seus processos, otimizando a produção sem perder a qualidade, nem gerar grandes custos que desequilibram o caixa.
Assim, empresas que mantém operações manuais ainda precisam arcar com uma série de custos desnecessários, como é o caso de impressões e papel. Mas, talvez a maior perda financeira seja o tempo.
Após realizar a atividade em campo, o auditor repassa suas planilhas para outra equipe do escritório, que digitará os dados para compartilhamento com todos os envolvidos. Somente depois de tudo isso, então, é que será possível gerar algum relatório.
No entanto, no caminho, é comum se deparar com informações faltantes ou divergentes, fora do padrão, ou até que não representam a atual realidade do negócio. Isso significa retrabalho, pois, a fim de não comprometer a operação, os dados terão que ser analisados mais uma vez. Isso tudo sem contar o custo de armazenagem dos papeis em arquivos físicos.
Com o software de auditoria interna que possui aplicativo próprio, toda essa cadeia de processos é otimizada. O auditor passa os dados em tempo real para os gestores, e a identificação de falhas é muito mais ágil, assim como a aplicação de planos de ação que mitigam essas falhas.
Os checklists aplicados ficam alocados em nuvem, e podem ser acessados de onde e quando os gestores precisarem. Assim, o monitoramento não envolve gastos com armazenagem, nem impressões – o que também representa uma operação muito mais sustentável.
2. Facilidade na criação e edição de checklists
Um aplicativo de auditoria permite a criação personalizada de formulários para auditorias. Esse formulário pode ser aplicado e preenchido em qualquer dispositivo, mesmo quando o auditor se encontra offline.
Isso significa que, além da facilidade na elaboração do checklist em si, sua aplicação também é simplificada, não tendo sequer a necessidade de estar conectado à internet no momento da coleta de dados.
Basta que o auditor esteja conectado no momento em que o formulário seja enviado para a nuvem/web.
Isso porque mesmo em locais sem acesso à internet, como ocorre em muitas linhas de produção, os apps para auditoria continuam operando.
3. Processos padronizados
Além de possibilitar a construção de listas de verificação personalizadas, um app de checklist pode ser configurado para que seu preenchimento seja feito de forma ordenada e sistemática. O auditor não corre o risco de se esquecer de uma categoria, ou mesmo deixa-la em branco.
Além disso, o sistema só permite a evolução na aplicação do checklist com todos os campos sendo progressivamente preenchidos.
4. Mídias anexadas
Fotos, documentos e comentários podem ser anexados à lista de verificação (checklist) quando aplicado a partir de um app.
Com o celular em mãos, o próprio auditor pode fotografar o que está sendo auditado ou inspecionado, a fim de atestar alguma informação relevante durante a aplicação, como o defeito de uma máquina ou a condição de uma estrutura, por exemplo.
Assim, é possível evidenciar o que está sendo descrito na auditoria.
5. Motivação e produtividade do time
Se o tempo gasto na criação e aplicação de checklists é otimizado, o principal impacto é a facilidade e fluidez da operação. Desse modo, as equipes se tornam mais produtivas e, consequentemente, mais motivadas.
Com o trabalho em campo mais eficiente, a relação entre auditores e gestores também fica mais equilibrada, evitando ruídos de comunicação.
6. Tomada de decisões assertivas
Uma ferramenta de auditoria por app auxilia a organização. Assim, riscos são melhor gerenciados, uma vez que os registros estão centralizados em uma única plataforma, e podem ser visualizados em tempo real.
Os gestores têm facilidade na extração e análise de relatórios. Com a auditoria completa, incluindo seus anexos e evidências, é possível priorizar pontos críticos e designar rapidamente as ações a serem tomadas para mitigação de problemas.
Além disso, a facilidade no monitoramento das informações também favorece a identificação de tendências, fazendo com que a empresa tenha maior controle sobre sua operação, preparando-a para as demandas específicas do mercado.
7. Mobilidade na operação
Sabendo em tempo real o que acontece em campo, as ações corretivas são agilizadas. Com o app, o envio de informações é feito diretamente para o portal web, comprovando que o trabalho do auditor está de acordo com os prazos estabelecidos.
Do mesmo modo, as ações corretivas são designadas aos responsáveis rapidamente, que podem iniciar seus projetos de melhoria assim que a auditoria é finalizada.
Sempre que um colaborador é selecionado para tratar uma não conformidade, o próprio sistema envia a notificação do pano de ação, com as devidas prioridades e ações corretivas. O acompanhamento e gestão de todo esse processo é feito em tempo real.
8. Agendamento de auditorias
Também vale destacar o recurso de agendamento que um software próprio para auditorias pode proporcionar. Bastante útil para fins de manutenção, por exemplo, o sistema identifica prazos estabelecidos e gera agendamentos para auditorias periódicas, emitindo lembretes aos envolvidos.
A auditoria agendada, por sua vez, fica salva no app.
9. Personalização e abrangência
Um app de auditoria facilita a análise do desempenho 360º na empresa, uma vez que os checklists podem ser rapidamente aplicados. Como podem ser personalizados, podem ser utilizados pelas mais diferentes áreas da empresa, em mais de um processo, cada qual com seus respectivo checklist.
Assim, segurança, qualidade, entre outros setores, podem se beneficiar com auditorias feitas pelo sistema.
Quem pode usar app para auditoria?
Como falamos, a personalização do checklist digital faz com que a maioria das empresas, independentemente de seu porte ou mesmo segmento de atuação, possam se beneficiar do uso dessa tecnologia.
Em franquias, por exemplo, o app de checklist de auditoria serve para averiguar se os procedimentos estão sendo seguidos à risca pelos franqueados. Esta é, aliás, uma questão muito importante, uma vez que, para que a franquia seja bem-sucedida, deve-se ter muita atenção aos padrões de qualidade seguidos por todos.
Do mesmo modo, prestadores de serviço também podem usar o app de auditoria para garantir a qualidade dos serviços oferecidos e melhorar a satisfação de seus clientes.
Na indústria e no varejo, o app de auditoria é utilizado para inspeções internas, auditorias de processos para certificações, além de manter a eficiência e qualidade em cada procedimento.
Como utilizar app de checklist para auditoria?
Em resumo, preparar a empresa para uma auditoria resulta em uma operação mais econômica e produtiva, com maior qualidade nos processos. Essas auditorias internas frequentes garantem a segurança dos colaboradores, além da eficiência de processos.
Empresas que fazem auditorias internas para se preparar avaliações externas também tendem a gastar menos do que aquelas que não tomam essa atitude proativa. Afinal, não é preciso investir tempo e dinheiro em medidas corretivas, que costumam ser mais onerosas e demandar mais tempo.
Como vimos, um software para checklist digital, com uso de aplicativo na operação, aposenta o uso de pranchetas, papel e caneta, reduzindo significativamente falhas humanas. A tecnologia passa a fazer parte da rotina da empresa, inserida nos processos de forma natural e eficiente.
O software centraliza informações, padroniza processos e integra dados entre todos os envolvidos. Isso tudo pode ser aplicado com o Checklist Fácil, nossa ferramenta de checklist automatizado que dispõe de app de auditoria para facilitar sua operação.
Quais são os diferenciais do Checklist Fácil?
O Checklist Fácil abrange as principais demandas acerca da gestão de qualidade nas empresas, facilitando o cumprimento de normas, além de servir de base para a aplicação das mais diversas análises e ferramentas de controle de qualidade.
Assim, independente da especificidade necessária para o processo de auditoria, os gestores podem contar com o app do Checklist Fácil.
- Antecipe falhas;
- Identifique não conformidades;
- Agilize a aplicação de planos de ação;
- Fortaleça sua gestão preventiva;
- Agende auditorias;
- Inclua anexos ao checklist;
- Receba notificações automáticas;
- Tenha maior controle e confiabilidade dedados;
- Otimize o tempo do auditor;
- Faça auditorias offline;
- Identifique a localização da auditoria via GPS;
- Extraia relatórios e dashboards para fácil e rápida visualização de dados.
Agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e otimize suas auditorias por meio de aplicativos!
