São tantas normas a serem seguidas pelos estabelecimentos farmacêuticos que pode ser complicado acompanhar se o seu empreendimento está, de fato, regular. Daí a importância de um checklist para farmácias.
Uma lista que serve para conferir se as tarefas estão sendo executadas da maneira esperada, o checklist diminui a chance de erros e permite acompanhar o cumprimento das recomendações da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Veja o que será abordado:
Como elaborar um checklist para farmácias
Para os atuantes no segmento farmacêutico é importante conhecer as legislações do ramo de forma a garantir o funcionamento do estabelecimento, assim como evitar práticas que possam colocar em risco a saúde das pessoas, seguindo o código de ética da profissão.
É a partir desses conhecimentos que um checklist deve ser elaborado. Um modelo, por exemplo, é a planilha do Centro de vigilância sanitária que tem o intuito de guiar as farmácias sobre alguns aspectos da legislação. Veja algumas sugestões valiosas para elaborar sua própria lista de checagem:
1. Conheça as legislações pertinentes
Além de requerer uma autorização para funcionamento, as farmácias devem seguir as boas práticas indicadas pela Anvisa. As regras fundamentais para controle sanitário estão na Resolução de Diretoria Colegiada (RDC) , mas as drogarias também devem se atentar às suas atualizações, bem como às normas municipais. Não deixe de incluir essas diretrizes no seu checklist!
2. Tenha a documentação adequada
Para atuar, uma farmácia deve estar regularizada. Por isso, lembre-se de checar as declarações necessárias, de acordo com os órgãos competentes. Entre os documentos obrigatórios para os estabelecimentos que dispensam medicamentos estão:
- Autorização de Funcionamento de Empresa (AFE) e Autorização Especial de Funcionamento (AE), se for o caso, expressa pela Anvisa;
- Licença ou Alvará Sanitário, emitida pelo órgão municipal ou estadual de Vigilância Sanitária;
- Certidão de Regularidade Técnica, expedida pelo Conselho Regional de Farmácia do local;
- Manual de Boas Práticas Farmacêuticas.
3. Inclua a checagem da infraestrutura do negócio
As instalações das farmácias são um dos primeiros aspectos conferidos na fiscalização. O adequado é que o estabelecimento possua ambientes distintos para o estoque dos medicamentos controlados e os isentos de prescrição, o depósito de materiais de limpeza, a área administrativa, a dispensação de produtos aos clientes e o descarte de remédios inadequados.
Todos os espaços devem manter a limpeza e organização para evitar contaminação e assegurar a inviolabilidade dos produtos. Além disso, como muitas drogarias também comercializam produtos de beleza e higiene, é importante dar uma atenção às condições da estrutura do local para a prevenção de perdas no setor farmacêutico.
4. Crie uma lista para o recebimento de produtos
Toda vez que um novo medicamento é entregue, a farmácia não pode deixar de verificar o seu estado de conservação e sua autenticidade. Essa prática serve para evitar que os consumidores recebam produtos impróprios ou corrompidos.
Dessa forma, é relevante que a empresa estabelece um checklist específico para os procedimentos de recebimentos de produtos e faça a conferência dos mesmos, incluindo a verificação do prazo de validade e do rótulo.
Ademais no momento de entrega dos medicamentos ao cliente, também deve ser feita uma breve inspeção visual para averiguar, pelo menos, a identificação do produto, a integridade da embalagem e a data de validade.
5. Defina o procedimento para entrega dos medicamentos controlados
Em uma drogaria, os remédios que precisam de receita médica devem ser vendidos somente após a verificação de alguns itens pelo farmacêutico. Para assegurar a padronização de processos, uma lista pode auxiliar e deve incluir de certos aspectos da prescrição como:
- a legibilidade e a ausência de rasuras;
- a identificação do paciente;
- a identificação, a concentração e a quantidade do medicamento
- a posologia ou o modo de usar;
- a duração do tratamento;
- a data e o local de emissão;
- a identificação e a assinatura do médico.
6. Lembre-se do Manual de Boas Práticas
Apesar de existir uma legislação geral definida pela Anvisa, cada estabelecimento deve elaborar o seu próprio Manual de Boas Práticas Farmacêuticas, de acordo com as atividades realizadas.
Esse documento tem a função de guiar os funcionários do local em relação às atribuições e responsabilidades dos colaboradores, assim como sobre as políticas da empresa. Assim, há maior possibilidade de automatizar processos na farmácia e menos espaço para dúvidas entre as equipes.
O manual deve conter ainda os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) do estabelecimento, que inclui as regras, no mínimo, em relação às atividades de:
- manutenção das condições higiênicas e sanitárias de cada ambiente da drogaria;
- aquisição, recebimento e armazenamento dos produtos;
- organização e exposição dos produtos para comercialização;
- dispensação de medicamentos;
- destinação dos produtos com prazos de validade vencidos, bem como os próximos ao vencimento;
- utilização de materiais descartáveis, assim como sua destinação após o uso;
- prestação de serviços farmacêuticos permitidos, se houver.
Para as farmácias que vendem medicamentos de maneira fracionada, o manual também deve conter a forma como a dispensa deve ser realizada. Além disso, o documento deve ser aprovado por farmacêutico e, caso haja necessidade de qualquer alteração, precisa ser revisado também por esse profissional.
7. Use ferramentas para checklists
Uma excelente forma de otimizar processos é investir em um software de checklist. Como os estabelecimentos de interesse à saúde são fiscalizados constantemente, as listas automatizadas ajudam a diminuir os riscos de erros e problemas de gestão.
Por isso, vale a pena pesquisar sistemas que auxiliem na criação de listas. Essas ferramentas ajudam no gerenciamento do seu negócio e garantem as boas práticas para uma gestão de processos operacionais eficiente nas farmácias.
Ao criar um checklist não esqueça de ser sucinto, priorizar o mais importante e dividir a lista por segmentos, assim você facilita a visualização dos quesitos a serem verificados e a gestão de tarefas. Com um documento bem elaborado fica bem mais fácil seguir as normas da vigilância sanitária.
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