Checklist para transportadoras: como melhorar a operação logística

Checklist para transportadoras: como melhorar a operação logística

As operações de uma transportadora podem ser lucrativas até certo ponto, mas nem sempre estão no ápice em termos de capacidade. Para a maioria das operações produtivas, que seguem rotinas, há margem de melhora graças à adequação dos protocolos produtivos e ao uso contínuo de um checklist para transportadoras.

Uma ferramenta checklist é capaz de ajudar sua empresa a deixar os processos mais organizados e aplicáveis, algo satisfatório a médio e longo prazo. Por isso, neste post vamos mostrar como um checklist para transportadoras facilita operações e garante rapidez para a rotina do negócio. Acompanhe!

Quais as vantagens de um checklist para transportadoras?

Dadas às especificidades do transporte rodoviário, o checklist figura como boa alternativa para o aumento dos níveis de qualidade nesse tipo de serviço e, consequentemente, na satisfação dos clientes atendidos.

O checklist identifica, por exemplo, quando há um feedback negativo por parte do cliente atendido, o que está registrado nele e o que foi realizado enquanto o processo de transporte acontecia. A identificação ganha agilidade, com a possibilidade de obter uma visão geral do serviço executado. Continue lendo e confira outros benefícios.

Permite a visão real dos estoques

Uma empresa de transportes deve ter um controle muito bem feito dos componentes de seu estoque. Materiais usados como suporte que não são para comércio, como produtos para embalagem de itens e artigos para manutenção dos veículos de transporte consistem em boas demonstrações.

A utilização de um checklist na conferência desses itens faz com que os níveis de estoques de tais materiais nunca fiquem abaixo do mínimo esperado. Assim, assegura-se a fluidez do fornecimento e o suporte necessário.

Ajuda na prevenção de acidentes

Um dos atributos mais vantajosos do uso de um checklist para transportadoras é a redução de acidentes. Antes de cada saída, os veículos passam por inspeções monitoradas pelos checklists.

Isso garante que itens primários de segurança sejam revistos e com teste de integridade, dando mais segurança aos motoristas. Essas verificações também reduzem custos com manutenções corretivas, pois peças desgastadas podem ser identificadas e trocadas antes da saída. Ainda se evita perdas com tempo ocioso em estrada e atrasos, permitindo que os montantes pagos fiquem sempre dentro do esperado.

Possibilita a redução de perdas por roubos

O checklist também serve para fazer com que as transportadoras não sofram perdas com seus produtos. Com os estoques mais controlados e os itens de segurança dos veículos controlados por meio da tecnologia, a empresa sabe exatamente o caminho feito pelos produtos que compõem o estoque.

Isso auxilia na contenção dos gastos, considerando que as perdas são diminuídas praticamente a zero. Na prática, o próprio checklist é vital para o processo de manutenção dos níveis de estoque durante os procedimentos de rotina.

Quais as aplicações do checklist para transportadoras?

Como explicado, o checklist figura como uma ferramenta de otimização capaz de garantir diferentes benefícios para a sua corporação. Agora que você já conheceu algumas dessas vantagens, confira onde aplicar o checklist na transportadora!

Manutenção da frota

Realizar uma manutenção eficiente da frota é essencial dentro da gestão de uma transportadora. Afinal, além de trazer maior segurança para trabalhadores e cargas, as intervenções ajudam a reduzir os impactos negativos da corporação.

Sem receber os cuidados necessários, uma frota se torna vulnerável a imprevistos, podendo comprometer o orçamento da organização. Por isso, é importante manter o controle das atividades e identificar os problemas de forma prévia.

A ferramenta checklist consiste em fator primordial justamente nesse ponto. Com ela, o gestor armazena e analisa informações sobre as intervenções feitas nos veículos, auxiliando na tomada das próximas decisões. As possibilidades são inúmeras, como por exemplo:

  • envio de lembretes mais importantes para a equipe de mecânica;
  • checklist de manutenção preventiva dos veículos;
  • agendamento de manutenção periódica;
  • checagem das condições dos pneus.

Criação de ordens de serviço

Úteis para informar a respeito dos trabalhos internos que devem ser realizados, as ordens de serviço são fundamentais para a otimização do fluxo comunicacional e operacional de uma transportadora.

Porém, para que sejam efetivas, as ‘OS’ precisam apresentar dados básicos de identificação, como número e data, bem como a assinatura do responsável pela criação do documento.

A ferramenta checklist é capaz de melhorar não só a elaboração das ordens de serviço em si, como também no processo geral. Algumas aplicações nesse ponto são:

  • relatório das ordens de serviço pendentes e prazos de resolução por placas;
  • definição de prazos, responsáveis e lembretes automáticos;
  • integração com ERP para abertura automática de OS;
  • registro de inconformidades por foto, vídeo e áudio;
  • opção para gerar OS de cada item do checklist.

Controle da documentação de motoristas e veículos

Tão relevante quanto gerenciar a manutenção da frota é manter atualizada a documentação de veículos e motoristas. Na verdade, a segunda ação figura como ponto vital, pois funciona como espécie de garantia da aptidão de circulação dos meios de transporte.

Ao negligenciar a verificação dos documentos, a empresa fica suscetível a problemas com a fiscalização, o que pode render grandes prejuízos financeiros. Em uma blitz na estrada, por exemplo, a falta da correta documentação resulta em apreensão do veículo, da carga e até do motorista.

Todavia, ao implementar o checklist, o gestor praticamente extingue essas possibilidades. A ferramenta auxilia nos pontos centrais de um monitoramento, tais como:

  • checagem de documentação do motorista (validade da CNH);
  • inspeção de itens obrigatórios (step, triângulo, outros);
  • checagem de documentação da frota.

Segurança do motorista (relato de eventos e incidentes)

Em uma transportadora, boa parte dos serviços é desenvolvido de maneira externa, com os motoristas se deslocando para pontos diferentes com as cargas. Essa realidade apresenta diversos perigos para a segurança do profissional, das cargas e dos equipamentos da empresa.

Um dos maiores diferenciais de uma ferramenta checklist de alto padrão é o fato de seu uso não se limitar a etapas internas. Entre outras coisas, o checklist possibilita que os colaboradores registrem eventos e incidentes ocorridos fora da empresa, tanto em viagens longas como em locais próximos.

A solução é excelente para trazer maior segurança ao motorista e facilitar a resolução dos problemas. Na prática, a ferramenta permite:

  • mostrar a localização do incidente capturado pelo GPS;
  • registrar ocorridos por meio de fotos, áudios e vídeos;
  • reportar qualquer incidente através do aplicativo;
  • acionar o escritório à distância.

Registro de ponto/horários de trabalho

Outro aspecto de grande dificuldade em companhias com funcionários externos é o registro de ponto. Por não estarem continuamente dentro das instituições, alguns profissionais não conseguem reportar seus horários de modo convencional.

Esse tipo de situação sempre foi prejudicial tanto para o trabalhador quanto para a empresa, que precisava se basear em anotações básicas para fechar os relatórios mensais.

De fato, no passado era complicado. Mas graças à evolução tecnológica, soluções como o checklist para transportadoras surgiram para transformar essa situação. E as mudanças aqui são significativas:

  • o motorista pode registrar os horários de intervalo através do aplicativo;
  • a ferramenta captura data/hora e localização do motorista pelo GPS;
  • é criado um relatório mensal consolidado dos horários de trabalho.

Checklist de saída e retorno da frota

Acompanhar as informações sobre entrada e saída dos veículos é uma maneira de garantir que todos os processos estão funcionando como planejado. Controlar esses dados permite que o gestor analise, por exemplo, o desempenho dos equipamentos, a eficiência do planejamento de rotas, entre outros.

Afinal de contas, não adianta pensar e criar estratégias sem um acompanhamento dos resultados efetivos de cada ideia. Assim, a ferramenta funciona como um suporte em várias frentes. Abaixo, listamos exemplos.

Módulo de rotas para auxiliar o gestor a:

  • planejar o trajeto levando em consideração fatores como horário de entrega;
  • confirmar o melhor caminho entre as várias paradas programadas do dia;
  • definir horários para refeições e descanso do motorista;
  • gerar relatórios de reembolso.

  Checklist comparativo entre a saída e o retorno:  

  • quando o veículo retorna, o sistema apresenta no aplicativo checklist da saída para comparação e validação;
  • registro da quilometragem e demais informações do veículo para comparação saída e retorno.

Validação da carga (quantidade e produtos) via aplicativo:

  • integração com o ERP para leitura dos itens da NF e geração automática do checklist.

Relatório sobre a rota do veículo:

  • sistema registra data/hora e localização em cada check-in;
  • motorista faz check-in em cada entrega.

Relatórios indicadores

Os relatórios indicadores têm participação de extrema importância no alinhamento dos serviços desenvolvidos com os resultados pretendidos. É por meio deles que gestores e funcionários organizam a leitura de desempenho organizacional e as metas de cada colaborador ou equipe.

No entanto, para ser efetivo, um bom relatório precisa ser de fácil entendimento e acompanhamento. Documentos de alta complexidade de acesso ou de informação dificilmente alcançam a todos, dificultando a homogeneização das atividades.

O checklist permite que a empresa crie relatórios claros e eficientes, capazes de serem acessados de forma simples, por exemplo, inserindo o número da placa do veículo, o nome do motorista ou mesmo o número do grupo do equipamento. Os tipos de registros criados também são variados:

  • relatório de horários de intervalo de cada motorista;
  • status da documentação do veículo e motorista;
  • itens da frota que geram mais manutenção;
  • situação de cada ordem de serviço aberta;

Como o Checklist Fácil facilita criação e execução dos checklists?

Principal referência no mercado, a ferramenta Checklist Fácil executa todas as aplicações citadas anteriormente. E as ações podem ser desenvolvidas sem nenhuma dificuldade, pois a solução oferece:

  • programação das atividades da equipe (diariamente, semanalmente etc);
  • aplicação através da web ou tablet/smartphone (app offline);
  • armazenamento em nuvem (Amazon Web Service);
  • integração com Active Directory (Windows);
  • assinatura digital.

Viu só como um checklist para transportadoras é uma boa e rápida solução para a sua empresa, melhorando bastante a gestão? Lembre-se de que os checklists são ferramentas completamente informatizadas e integradas à sua plataforma gerencial!

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