Você sabe da importância de um checklist prevenção de perdas para o seu negócio? Independentemente da área de atuação ou porte, ele ajuda a evitar desperdício ou mau uso dos recursos, essencial pensando principalmente na redução de custos.
Para que isso seja possível, é preciso que seja feito um planejamento amplo, contando com a integração entre os setores. No entanto, nem sempre é fácil colocar isso em prática sem as ferramentas ideias.
Por isso, hoje vamos nos dedicar exatamente a essa temática. Neste texto, você vai conhecer o papel de um checklist prevenção de perdas e como usá-lo para conseguir os melhores benefícios. Se interessou? Então, nos acompanhe na leitura!
Veja o que será abordado:
Por que é importante utilizar um checklist prevenção de perdas?
O checklist de prevenção de perdas se estabelece como uma importante ferramenta para que a empresa consiga estruturar esse setor. Um de seus principais pontos é o auxílio na identificação de não conformidades, visando encontrar soluções com mais agilidade.
Portanto, com ele, a empresa e seus setores vão conseguir otimizar o trabalho para reduzir falhas e prevenir futuras perdas. Assim, todos os departamentos poderão desempenhar suas funções com maior produtividade.
Frequentemente, quando falamos em prevenção de perdas, muitas pessoas fazem uma associação direta com os recursos materiais. Além disso, existe uma ideia que só problemas técnicos ou de má aplicação de estratégias podem gerar perdas.
Embora esse pensamento siga uma linha correta, a questão é bem mais abrangente que apenas isso. A realidade é que esse assunto também se direciona a:
- Gestão de pessoas;
- Otimização de tempo;
- Melhor utilização da estrutura e dos recursos;
- Padronização de processos;
- Auxílio na melhora de indicadores.
Além disso, ao investir em prevenção de perdas, a empresa consegue criar um ambiente para sua melhor saúde financeira. Assim, é possível garantir longevidade e, principalmente, sustentabilidade ao negócio.
No entanto, é preciso de um planejamento claro e eficiente para conseguir aplicar as melhores estratégias. Isto é: não basta aplicar uma metodologia genérica de avaliação de processos.
Para trabalhar bem na prevenção de perdas, a empresa tem de ter em mente exatamente o que deve ser avaliado. Dessa forma, deve-se chegar regularmente aos setores, para atestar seus níveis de qualidade.
E é aqui que entra o checklist: uma ferramenta para estruturar o que deve ser avaliado e garantir que, na prática, os passos serão seguidos de acordo com o esperado.
Como fazer e usar um checklist de prevenção de perdas?
Bom, é inegável que um checklist de prevenção de perdas é fundamental para o seu negócio. Contudo, é natural que surjam algumas dúvidas sobre como fazer um.
Pensando nisso, vamos apresentar um passo a passo direto e objetivo para que você consiga criar e, principalmente, aplicar o checklist na sua empresa. Aqui, separamos cinco pontos centrais. São eles:
Passo 1 – Entender o papel do checklist de prevenção de perdas
Antes de mais nada, é fundamental entender o papel que o checklist vai desempenhar. Lembre-se que ele não é um procedimento. Logo, isso quer dizer que não é algo que deverá ser feito uma única vez e funcionará para sempre.
Na realidade, ele atua mais como um conjunto de etapas. Assim, quando há qualquer tipo de tarefa, projeto ou vistoria a ser realizada, a empresa já tem os itens que devem ser atendidos para que o processo tenha sucesso. Por isso, é preciso regularidade.
Além disso, assim como sua empresa quer continuar dando os próximos passos no seu crescimento, o checklist tem de se atualizar conforme sua realidade. Dessa forma, ele conseguirá acompanhar o desenvolvimento e continuará desempenhando seu papel da maneira mais efetiva.
Esses documentos também precisam ser personalizáveis. Assim, cada setor conseguirá utilizar as estratégias que mais se adequam à sua realidade.
Passo 2 – Definir o que será checado de forma objetiva
Agora que já há o entendimento sobre o papel do checklist, é hora de definir o que precisa ser checado. Aqui, o objetivo é conhecer sobre o funcionamento de cada setor da empresa.
Portanto, a partir daí será criado o checklist em si. Nele, a equipe vai conseguir definir todas as verificações a serem feitas. O ideal é que se siga uma ordem de prioridades para criar uma lógica ao trabalho do inspetor.
Dessa forma, será realizado uma avaliação prévia do negócio. Com isso, os gestores conseguirão visualizar o que está funcionando e quais os pontos da organização estão gerando perdas.
É importante, ainda, que o checklist seja objetivo. Assim, fica mais fácil conferir os seus processos e realizar a prevenção de perdas, otimizando o tempo da auditoria.
Outro ponto fundamental aqui é a definição das “perguntas” da checagem. Isso vai orientar o trabalho de inspeção, que trará exatamente as respostas que a empresa necessita para aquele momento.
Passo 3 – Realizar as auditorias
O nosso terceiro passo consiste, justamente, nos processos de auditoria. Nesse ponto, os responsáveis vão receber os checklists que a empresa produziu e dar início à avaliação.
O objetivo é que este processo seja simples e de fácil compreensão. Por isso, nada de explicações muito complexas ou abrangentes. É preciso gerar clareza tanto para quem for realizar a auditoria quanto para quem for receber os relatórios.
Portanto, quanto mais direto for o direcionamento, maiores as chances de eficácia na avaliação. Consequentemente, é mais fácil desenvolver as estratégias adequadas para a resolução dos problemas geradores de perdas.
Ainda hoje, muitas empresas ainda optam por usar papel ou planilhas convencionais para produzir essas listas. Entretanto, um software especializado nessas tarefas é capaz de agilizar todo o trabalho. Eles, além de ajudarem a criar os checklists, permitem também acompanhar os resultados em tempo real.
Passo 4 — Buscar e aplicar as soluções
Finalizando com a auditoria, chegamos ao momento principal: buscar e investir em melhorias. A partir do documento da avaliação, os gestores vão trabalhar para buscar os melhores resultados.
Assim, qualquer ponto de melhoria que a auditoria identificou se traduz em uma “meta” para o seu negócio. Dessa forma, a empresa consegue extrair o melhor do seu checklist prevenção de perdas.
O objetivo é, justamente, investir nessas otimizações para que seja possível ver resultados positivos já no curto prazo. Com isso, a empresa consegue alinhar economia com a melhor performance da equipe.
Passo 5 — Definição de indicadores
Quando estabelecemos indicadores e métricas, o trabalho fica mais objetivo. Esse conceito se relaciona com muitos aspectos dentro de uma empresa. Portanto, com a prevenção de perdas, não é diferente.
Por isso, é importante ter essas definições também no seu checklist. Com isso, ao fim das avaliações, é possível ter mais uma visão clara das prioridades.
Esses indicadores vão servir, também, para orientar o trabalho da equipe, promovendo melhorias na produtividade e na gestão de tempo.
Dessa maneira, você consegue uma maior clareza quanto a situação do seu negócio. Consequentemente, todo o processo de busca de alternativas e soluções se torna mais rápido, ágil e eficiente.
Vale a pena automatizar a aplicação de checklist prevenção de perdas?
Um dos grandes riscos de não contar com um checklist em uma checagem é deixar de atender alguns pontos necessários. Ou seja, não avaliar um dos itens que era obrigatório.
Durante nosso conteúdo, ressaltamos que já existem softwares capazes de automatizar todo o processo de produção e preenchimento de checklists. O uso de uma ferramenta como essa possibilita um enorme ganho de tempo para a empresa.
Nesse cenário, o Checklist Fácil se posiciona como uma das soluções mais completas para quem busca investir em prevenção de perdas. Com a ferramenta, é possível padronizar e otimizar todo o processo de checagem.
Consequentemente, a empresa conquista uma maior eficiência nas suas operações e identifica não conformidades rapidamente. No cenário da prevenção de perdas, algumas funcionalidades se destacam, como:
Checklist por imagem
Aqui, é possível adicionar imagens aos checklists com perguntas específicas em alguns pontos. Assim, os responsáveis pela inspeção terão acesso às informações de uma forma visual.
Dessa forma, é mais fácil para eles conduzirem o processo. Além disso, gera um melhor entendimento sobre as funcionalidades necessárias para cada item avaliado.
Criação de planos de ação
O Checklist Fácil também permite a criação de planos de ação. Eles podem ser gerais ou específicos para cada item.
Assim, é possível priorizar atividades e agilizar o processo de busca por soluções. Além disso, a ferramenta também disponibiliza a criação de planos de ação avulsos, que não têm vínculo com a aplicação do checklist, ou personalizados – de acordo com as necessidades do seu negócio.
Gerenciamento de não conformidades
Não podemos falar de controle de perdas na produção sem citar a gestão de não conformidades. Nessa questão, com o Checklist Fácil é possível apresentar:
- Status da solução;
- Fluxo de aprovação;
- Data limite de solução;
- Plano de ação;
- Relatórios de reincidência.
Com isso, todo o processo de administração é facilitado. Consequentemente, a empresa consegue minimizar as chances de não conformidades e elaborar estratégias para as que surgirem.
Além destes itens que citamos, o Checklist Fácil também permite que se criem workflows completos e personalizados. Isto é: cadências de aplicação de checklists para processos que contam com mais de uma etapa – e que precisam ser cumpridas em uma ordem específica.
Outro ponto de destaque é que, mesmo sendo um software, a solução pode ser acessada offline. Isso significa que, através do aplicativo, as checagens podem ser feitas em campo independentemente de acesso à internet. Basta sincronizar os dados quando estiver online.
Quais riscos podem existir em não seguir a metodologia de um checklist?
Como dissemos, o checklist prevenção de perdas não é apenas um método ou uma prática esporádica. Ele consiste em um conjunto de atividades que vai nortear esse processo de avaliação como um todo.
Por isso, deixar de usar esse tipo de ferramenta pode acarretar algumas dores de cabeça, como:
Falta de clareza durante o processo
Um checklist vai guiar todo o desenvolvimento da checagem. Com ele, os responsáveis terão o nítido entendimento do que deve ser avaliado. Consequentemente, os gestores terão em mãos informações, de fato, mais úteis.
Dessa forma, não fazer uma pesquisa prévia com os setores ou deixar de definir anteriormente o que deve ser avaliado será um grande problema. Além da falta da orientação adequada, também é possível que as checagens atinjam os níveis de satisfação desejados.
Por isso, é essencial que a empresa faça esse processo de forma completa, sem pular as etapas de pré-checagem.
Não identificar as prioridades
Além dos problemas relacionados à clareza, a falta de um checklist também vai causar uma má compreensão sobre as prioridades. Sem um método, o auditor não tem o material necessário para orientar sua atividade.
Ao não se identificar as prioridades, não há uma sequência lógica de como a avaliação deve ser conduzida. Com isso, o resultado dos relatórios podem não traduzir a realidade da empresa.
Além disso, será mais difícil detectar os processos e as atividades que estão gerando perdas. Logo, você deixa de ter a segurança necessária para alocar recursos.
Prejuízos com retrabalho
A falta de clareza e de identificação das prioridades se alinham em outro ponto: prejuízos com retrabalho. Isso significa que sempre que o trabalho for feito sem a estratégia correta, muito provavelmente ele terá de ser desenvolvido novamente.
Assim, a empresa terá de arcar com novos custos de implementação.
Além disso, por não detectar os problemas, as perdas continuarão a acontecer. Ou seja, os prejuízos ainda existirão.
Por isso, o processo de auditoria deve ser tratado como uma prioridade. Além disso, entregar as ferramentas ideais facilitará a identificação de não conformidades.
Portanto, é imprescindível seguir uma metodologia que se alinhe com a realidade do negócio. Só assim será possível atingir os melhores resultados quando falamos em prevenção de perdas.
Além disso, lembre-se de incorporar a tecnologia para aplicar o seu checklist. Afinal, ela otimiza essa atividade e torna o acompanhamento muito mais seguro e ágil.
Por isso, agende agora uma demonstração gratuita do Checklist Fácil, plataforma líder em soluções para auditorias na América Latina, e entenda como ela se adapta ao seu negócio.
