Como controlar frota de veículos: benefícios de fazer + passo a passo prático

No dia a dia de diversas empresas, é comum precisar de veículos para realizar partes importantes do trabalho. Seja para atividades de logística ou comerciais, contar com uma frota de carro, caminhão ou SUV pode ser um importante diferencial competitivo. Mas afinal, como controlar a frota de veículos?

Encontrar a maneira ideal de gerenciar uma frota de veículos tem o potencial de economizar tempo e dinheiro. Isso é um benefício tanto para pequenas como para grandes empresas. O desafio é encontrar as ferramentas e soluções certas para cada situação, sem causar interrupções operacionais excessivas no fluxo da empresa.

Para ajudar você a entender os detalhes, vamos explorar aqui a resposta para algumas perguntas comuns, como: quais os benefícios e qual é a melhor maneira de gerenciar uma frota de veículos da empresa?

Por que é importante saber como controlar a frota de veículos?

Uma frota é formada por uma série de veículos motorizados, de propriedade ou alugado por uma empresa. Várias formas de organizações podem usar esses veículos para disponibilizar a funcionários, como representantes de vendas ou gerentes. O mais comum é utilizá-los para entrega de mercadorias e trabalhos de logística.

As locadoras ou operadoras de serviços, como o caso dos táxis, também podem usar veículos de frota. Mas dependendo do tamanho da frota da empresa, ela pode ser difícil de gerenciar, não é mesmo?

Inicialmente, é importante que as empresas avaliem seus objetivos e desafios gerais com os esforços de gerenciamento de frota. Os insights coletados nessa análise ajudarão as empresas a juntar as peças do quebra-cabeça que é fazer esse trabalho. Mas saiba que ter um desenvolvimento estratégico da frota é ideal na logística.

Geralmente, as empresas têm duas opções para trabalhar no meio logístico: oferecer veículos próprios ou reembolsar os funcionários pelo uso comercial de seus veículos pessoais. Embora os dois modelos ofereçam muitos benefícios distintos, há momentos em que contar com a própria frota faz mais sentido.

A seguir, examinamos os motivos mais comuns pelos quais as empresas optam por incorporar a frota em seus programas de gestão de veículos.

Motivos para contar com uma frota própria de veículos

O objetivo geral de saber como controlar frota de veículos deve ser a utilização ideal de equipamentos e de capital. Isso inclui fatores como:

• Gestão de combustível;
• Atualizações, manutenção e reparos de veículos;
• Longevidade de veículos e equipamentos;
• Segurança e conformidade.

Todos esses fatores de controle de frota têm o potencial de economizar tempo e dinheiro para as empresas, se forem gerenciados de forma otimizada. Nesse caso, buscar o melhor tipo de gerenciamento interno é fundamental para ter os melhores resultados.

Por exemplo: fazer a manutenção preventiva em vez de fazer só a corretiva em uma frota de 15 veículos pode economizar milhares de reais em despesas. Assim, ter esse cuidado vai ajudar e muito, expandindo as possibilidades de investimentos.

As organizações buscam encontrar soluções que possam se integrar perfeitamente com os sistemas comerciais já existentes. Elas também devem atender e escalar com as necessidades de gerenciamento de frota da empresa e as suas projeções de crescimento.

3 benefícios de ter o controle total da frota de veículos

Embora as necessidades e as formas de como controlar a frota de veículos mude muito conforme o tamanho da empresa, existem benefícios claros para todas elas.

Vamos apresentar quais os 3 principais:

1. É mais fácil atender as necessidades específicas

Contar com uma frota de veículos pode ser uma opção atraente para as organizações que precisam fornecer transporte para funções específicas. Isso inclui caminhões de serviço, vans, veículos de entrega ou aqueles particulares com outros requisitos.

Com o controle adequado, você garantirá que as necessidades de transporte especializado dos trabalhadores serão atendidas. Otimizando, assim, o desempenho de todos os profissionais envolvidos.

2. Maior supervisão e controle dos veículos

Com os programas de controle de veículos, é possível obter domínio total sobre a frota que os profissionais utilizam. Isso significa que também fica mais fácil administrar qualquer fator e informação relacionada a eles, como a cobertura de seguro e a manutenção.

Dessa forma, pode escolher os recursos de segurança de cada veículo que sua empresa considera importante. As empresas também podem contar com uma visão 24 horas por dia, 7 dias por semana, sobre onde seus veículos estão localizados e são conduzidos.

Hoje, essa é uma funcionalidade simples que pode ser obtida ao instalar GPS nos veículos. A partir disso, você consegue saber exatamente onde eles estão em relação à rota de destino e se estão de acordo com o horário de chegada previsto, por exemplo.

3. Divulgação da marca e das ações de marketing

As empresas também utilizam os veículos da frota como forma de divulgar sua marca enquanto os funcionários realizam suas tarefas diárias.

Isso pode ser feito ao exibir o nome da empresa e o logotipo nos seus veículos de serviço. Essa ação aumenta o reconhecimento da marca à medida que a frota circula de porta em porta.

Sendo assim, saber como controlar frota de veículos influencia diretamente na forma com que as pessoas enxergam sua empresa. Se você não tiver os cuidados necessário, pode passar a ideia de desleixo, por exemplo. 

Passo a passo de como controlar frota de veículos 

Agora que você já sabe dos benefícios, é hora de entender os passos que pode seguir para começar a fazer o controle da sua frota de veículos.

Na prática, a maioria das empresas adotam uma maneira simplificada de gerenciar veículos, através de fluxos de trabalho diários. A dificuldade começa a aparecer, porém, quando outros pontos relevantes começam a surgir e você precisa resolver. 

Para isso, é fundamental usar os checklists. A partir deles é que poderá executar uma série de tarefas específicas e necessárias. Um exemplo é a lista de checagens que precisam ser feitas sempre que um veículo da frota vai ser utilizado. De forma a garantir que todos os itens de segurança estão funcionando.

Então, vamos conhecer na prática esses passos de como controlar a frota de veículos:

1. Conte com uma ferramenta central para ter maior visibilidade 

A centralização de processos e soluções de controle de frotas é essencial no dia a dia. Afinal, é preciso lidar com o controle de manutenção de frota, inspeções de segurança e controle de carga e descarga com checagens periódicas.

É importante destacar que esse trabalho já não pode ser feito mais com papel e caneta. Se a ideia é otimizar tempo e ter um controle confiável, as ferramentas digitais e os aplicativos são a melhor opção hoje.

Um ótimo exemplo é a Checklist Fácil! Com essa ferramenta, você consegue ter todas as informações da frota em um só lugar. Com as funcionalidades disponíveis, você pode, ainda, monitorar essas atividades com a análise de relatórios, implementando melhorias pontuais com foco na eficiência operacional. Além disso, você ainda conta com:

• Recursos automatizados para solucionar não conformidades;
• Acompanhamento ideal das informações para gerenciar o uso de combustível;
• Ferramenta acessível para criar planos de ação e atribuir responsáveis;
• Usar recursos de gerenciamento em tempo real.

Para conseguir ter tudo isso, é preciso ter acesso a dados operacionais e históricos para avaliações de risco e auditorias de conformidade. É justamente aqui que usar uma ferramenta que centraliza tudo se mostra tão importante.

2. Planeje um programa de controle de frota completo

Um plano de controle de frota de veículos bem executado pode contribuir muito para os resultados financeiros de qualquer empresa.

O programa bem planejado inclui:

• Funções de rastreamento;
• Monitoramento da frota;
• Gerenciamento de custos com manutenção;
• Treinamento de motoristas;
• Acompanhamento do conjunto de requisitos de segurança;
• Criação de KPIs ou indicadores de desempenho logístico.

Prever todas essas funções é fundamental para o bom funcionamento do seu planejamento. Sem o plano, fica difícil fazer o controle de toda frota, uma vez que as informações mais relevantes poderiam passar despercebidas da operação.

3. Mantenha registros adequados de todos os dados

A frequência de preenchimento de registros é crucial para o gerenciamento de veículos. Se o time de gestão é responsável por saber todos os detalhes, como qual veículo será usado, por qual motorista e em que tempo, cabe a toda equipe passar essas informações corretamente dentro da central de registros.

Certifique-se de ter um registro que será assinado pelos motoristas diariamente, até mesmo usando um aplicativo para isso. Ele deve incluir detalhes como nome do motorista, data, número de veículos que dirigem e a hora em que partiram e retornaram.

As empresas também devem manter registros físicos ou digitais de informações como:

• Condição do veículo, o que ajuda a prever todos os problemas mecânicos;
• A quilometragem antes e depois do turno;
• Condições e pressão dos pneus;
• Histórico de manutenção detalhado, como data da última troca de óleo para todos os veículos da frota;
• Rotas comuns pelas quais os veículos são conduzidos.

Com esses registros digitais, você consegue encontrar qualquer relatório muito mais rápido do que se precisasse pesquisar em uma pilha de papéis.

4. Use soluções com aplicativos móveis

Aplicativos de controle de frota baseados em sistemas mobile são indispensáveis nos dias de hoje. Isso porque esse software ajuda a assumir o controle total sobre quase todos os aspectos das operações da frota. 

Junto com a adesão aos requisitos do planejamento de cada empresa, esses aplicativos podem trazer retorno como:

• Reduzir os custos operacionais;
• Melhorar a visibilidade da frota;
• Facilitar o gerenciamento de combustível;
• Aumentar a satisfação do motorista com a facilidade da operação.

As empresas estão fornecendo plataformas de automação para transporte que ajudam a converter seu procedimento operacional de frota atual em procedimentos via aplicativos, que são muito mais simples de fazer. Eles podem aumentar o engajamento e criar uma experiência mais segura para todos os envolvidos.

Com esse tipo de sistema, os gerentes também podem se beneficiar de recursos como alertas em tempo real, planos de otimização de rotas e muito mais. Escolha aquele que pode se integrar perfeitamente aos seus sistemas e que opera sem necessidade de conexão com a internet.

• Veja mais detalhes para fazer a melhor escolha ao acessar o conteúdo Como escolher um app de checklist mobile eficiente?

5. Ofereça treinamento contínuo para os motoristas

Não dá para pensar na lista de ações de como controlar a frota de veículos sem pensar nas pessoas que irão utilizá-los, não é mesmo? Apesar de contar com motoristas que foram contratados com experiência, fornecer treinamento é uma ação obrigatória.

Passar instruções para dirigir em diferentes tipos de estradas, alertar para os perigos da direção e primeiros socorros são tópicos que ajudarão nesses treinamentos.

Você também deve orientar quanto a políticas de direção segura para reduzir os riscos de incidentes de tráfego de veículos. Com programas de treinamento de segurança bem-sucedidos, as organizações podem:

• Diminuir as taxas de acidentes;
• Reduzir os custos de reparo de veículos;
• Diminuir os riscos jurídicos.

Certifique-se de fornecer aos seus motoristas orientações sobre casos de quebra do veículo ou acidente. Implemente também regras de segurança para toda a frota e torne obrigatório que os funcionários as sigam.

Com isso mapeado e identificado, peça para que assinem este documento de regras de segurança para garantir que entendam essas políticas.

6. Mantenha um fluxo de manutenção nos veículos

Ao gerenciar a sua frota, lembre-se de que seus veículos precisam de cuidados constantes. Considere ter políticas de segurança específicas do veículo em vigor para proteger cada um de quaisquer danos ou acidentes.

O desenvolvimento de uma ampla programação de manutenção preventiva e de avaliação para cada veículo da frota ajuda as empresas a gerenciarem os riscos relacionados às operações. Além de garantir a segurança e reduzir os gastos desnecessários.

Lembre-se, ainda, de atualizar e documentar regularmente essas diretrizes. O programa de manutenção da sua frota funciona sempre como uma ação preventiva, e deve ser seguido mesmo que apareçam ações emergenciais.

Isso é fundamental para que não tenha gastos acima do planejado, bem como emergências.

Agora que você viu como controlar a frota de veículos, chegou a hora de contar com uma solução cheia de recursos. Por isso, comece agora sua jornada de digitalização: solicite o seu orçamento da Checklist Fácil!