Você sempre quis saber como criar um workflow para realizar os seus processos de auditoria na sequência correta? Você chegou ao conteúdo certo!
De fato, criar esses fluxos de trabalho – tradução literal de workflow – é essencial para aumentar a eficiência, além de promover a melhoria contínua dos processos. Afinal, você cria a ordem correta de aplicação dos checklists, evitando que algum procedimento seja conferido antes da hora.
Então, a partir de agora, você terá acesso a um guia com as melhores práticas para criar workflows no Checklist Fácil. Verá, também, os benefícios que essa organização oferece para o dia a dia empresarial, entre outros assuntos. Continue a leitura!
Neste artigo você encontrará:
Por que é importante saber como criar um workflow?
Primeiramente, é preciso deixar claro que o workflow não é simplesmente a junção de diversas tarefas. Afinal, isso se chamaria projeto. Sendo assim, ele é visto como um trabalho que flui de um estágio a outro – seja por meio de uma ferramenta ou processos.
Também chamado de fluxo de trabalho, ele é uma espécie de cadeia de atividades que devem ser realizadas de forma sequencial. Ou seja: uma etapa apenas pode ser iniciada quando a anterior for finalizada.
Devido a esse caráter sequencial é que é tão importante saber como criar um workflow. Afinal, é preciso entender a ordem com que os processos precisam ser realizados, quem são os responsáveis por cada um deles e, ainda, o objetivo que se deseja atingir.
Sem isso, as chances de utilizar essa ferramenta de forma equivocada são grandes, assim como os de ocorrerem falhas e erros graves na operação. Consequentemente, situações com as a seguir se tornam corriqueiras:
- Processos desorganizados;
- Checagens feitas pela metade;
- Retrabalhos em auditorias;
- Falta de acesso a dados importantes;
- Checklists duplicados;
- Setores que não “conversam” entre si.
Foi para evitar esses problemas – e a pedidos de diversos clientes – que a Checklist Fácil incluiu o módulo Workflow no seu sistema.
Ele permite a aplicação de checklists em etapas, em uma sequência pré-definida. Logo, você pode criar diversos fluxos de trabalho, reduzindo falhas e otimizando sua operação.
O que é possível fazer no módulo de Workflows do Checklist Fácil?
Nós mencionamos acima que, ao saber como criar um workflow, você consegue garantir a ordem de aplicação de checklists, certo? Porém, ao utilizar o Checklist Fácil, as possibilidades vão além.
Dá só uma olhada no que você pode realizar na sua empresa:
Cadência de Checklists
Se o seu processo possui várias etapas e uma delas não for cumprida, o resultado final será impactado, concorda? Pois, com o workflow, você consegue criar uma cadência com até 10 checklists. Garantindo, assim, que serão aplicados na sequência esperada.
Imagine um processo de recebimento de mercadorias em uma indústria. É preciso seguir todo um fluxo de ingressos, desde a guarita de segurança até o responsável que irá vistoriar o pedido e a pessoa encarregada pela descarga.
Até daria para realizar essa inspeção em um único checklist. Entretanto, qual seria a garantia que, de fato, tudo foi feito na ordem correta? Afinal, o profissional não teria acesso à informação da checagem anterior, à documentação ou mesmo se foi aprovada a entrada no estabelecimento.
Vínculo entre as etapas
Com o nosso sistema, um checklist apenas pode ser iniciado quando o responsável finaliza o anterior. Isso garante a cadência na aplicação e, portanto, um controle mais efetivo do processo em questão.
Seguindo o exemplo acima, o colaborador apenas pode descarregar as mercadorias após a vistoria. Sendo assim, o seu checklist ficará bloqueado até que essa ação seja finalizada.
E mais: ele recebe um alerta quando a etapa anterior foi encerrada. Isso evita que os trabalhadores fiquem parados aguardando o seu momento de inspeção chegar. Otimizando, assim, o desempenho de todos os envolvidos.
Copiar respostas e complementos de outro checklist
Essa funcionalidade otimiza o preenchimento das etapas do fluxo de trabalho e, ao mesmo tempo, fornece insumos para uma auditoria mais eficiente.
Isso significa que, quem estiver aplicando o checklist, poderá conferir os documentos que foram anexados nas etapas anteriores. Isto é, se, no momento da vistoria, foi inserida uma foto da Nota Fiscal, o responsável por descarregar já terá a informação na palma da mão. Otimizando, portanto, o seu processo de preenchimento.
Acesso rápido a dados
Outra funcionalidade incrível do Checklist Fácil é o rápido acesso a dados. Com ele, você confere os fluxos pendentes, em andamento ou finalizados.
Além disso, o sistema visualiza e exporta as informações de cada checklist aplicado, para realizar comparativos de produtividade, gerar indicadores de qualidade ou mesmo tomar decisões mais certeiras.
Aplicação mobile
Como aplicar um workflow composto por vários processos e pessoas quando um computador não está de fácil acesso? Muitas empresas escrevem tudo em papel e depois passam para um sistema.
Convenhamos que esse processo é burocrático e suscetível a falhas e perdas de informação.
É por isso que o Checklist Fácil permite colocar em prática o seu fluxo de trabalho tanto na web quanto no aplicativo. Porém, diferentemente da aplicação tradicional de checklist – que pode ser feita offline – neste caso, é obrigatório ter acesso à internet.
Assim, os dados são sincronizados automaticamente, evitando duplicidades.
Confira um resumo de como criar um workflow por meio da nossa solução no vídeo a seguir:
Afinal, como criar um workflow no Checklist Fácil?
Agora que você entendeu um pouco sobre a funcionalidade da solução da Checklist Fácil, que tal ver na prática como criar um workflow nela? Adiantamos que é um processo super simples e requer apenas 4 passos. Confira:
1. Crie os checklists
Um ponto importante que você precisa saber é que, para criar um fluxo de trabalho, é preciso estar com os seus checklists prontos.
Sendo assim, avalie o processo como um todo e veja se possui os questionários referentes. Caso contrário, crie os checklists normalmente antes de entrar na próxima etapa.
2. Crie um workflow
No momento em que o módulo adicional é liberado no sistema, ele aparece no menu principal, logo abaixo de “Checklists Aplicados”.
Clicando nele, você consegue criar um novo workflow, sendo que as etapas correspondem aos checklists – e você consegue selecioná-los facilmente.
É nessa etapa que você deve liberar – ou não – funcionalidades como:
- Copiar respostas de itens da etapa anterior;
- Copiar comentários e anexos dos itens.
3. Aplique o seu workflow
Com o fluxo de trabalho criado, é o momento de colocar a mão na massa. Não esqueça de oferecer um treinamento aos colaboradores envolvidos, para que eles saibam como agir quando forem notificados que é o seu momento de aplicar o checklists.
Um detalhe interessante é que o administrador geral consegue conferir que etapas foram finalizadas, estão em andamento, pendentes e as demais, ainda bloqueadas.
Desta forma, ele avalia o andamento do trabalho como um todo, bem como a produtividade dos envolvidos em cada workflow.
4. Gere os relatórios
Lembra que falamos que é possível acompanhar dados e indicadores? No caso do workflow, as informações disponibilizadas são de cada checklist, individualmente.
Sendo assim, basta visualizar cada etapa para conferir:
- Informações gerais;
- Resumo da aplicação;
- Últimos resultados;
- Resultados detalhados;
- Histórico.
E o melhor: consegue gerar o PDF, para compartilhar com gestores e demais encarregados das áreas.
Com esses dados em mãos, fica mais fácil encontrar erros, promover melhorias de processos e avaliar o desempenho em cada inspeção.
Como criar um workflow: exemplos práticos de uso
Após ver um passo a passo de como criar um workflow no Checklist Fácil, você deve estar se perguntando: em quais situações eu posso utilizar essa funcionalidade? São diversas!
Na verdade, basta ter processos que precisam ser realizados de forma sequencial que o módulo já passa a ser útil.
Porém, o workflow se torna ainda mais importante quando pensamos em indústrias e organizações bem estruturadas, que possuem processos de auditoria que devem ser realizados de forma cadenciada. Mas, vejamos alguns exemplos práticos:
Fluxo de pessoas na empresa
Pensando na segurança do trabalho, algumas empresas precisam aprovar a entrada do colaborador em determinadas áreas. Sendo assim, é necessário seguir etapas como:
- Conferir o crachá do profissional para avaliar a necessidade de ele estar ali;
- Comprovar que ele está com os Equipamentos de Proteção Individuais (EPIs) necessários;
- Conferir todas as informações para, então, aprovar sua entrada.
Essas checagens podem ser feitas por uma mesma pessoa ou não. Seja como for, estando o passo a passo do que deve ser realizado em um sistema, evita esquecimentos.
Solicitação de matéria-prima
Neste exemplo, geralmente existem vários setores envolvidos. Afinal, a equipe operacional pode reparar a necessidade de mais matéria-prima e ter que pedir autorização para a compra. Somente depois disso que o pedido chega ao encarregado pelo estoque.
Confira um exemplo de fluxo de trabalho que pode ser criado:
- Checklist solicitando o material que está em falta;
- Após receber o pedido, o gestor avalia e aprova ou não a compra, deixando isso discriminado em um novo checklist;
- Após receber a solicitação, o setor de estoque aplica um checklist informando tudo relacionado ao pedido (quantidade, prazo, quantos materiais ainda estão disponíveis no estoque, por exemplo);
- No momento em que o pedido chega, um novo checklist é aplicado, atualizando as informações para a operação.
Manutenção de máquinas em mineradoras
Muitas mineradoras fazem a manutenção dos seus equipamentos calculando as vibrações do motor, para saber o seu tempo de vida útil. Sendo assim, todos os dias, alguém aplica um checklist de inspeção de máquinas e, caso encontre uma falha, as etapas seguintes são:
- Checklist informando o problema;
- Checklist do gestor, que irá avaliar se a inconsistência necessita de manutenção;
- Uma equipe especializada se desloca até o local para ver se consegue realizar uma manutenção corretiva. Caso sim, o ciclo se encerra aqui;
- Caso o problema não seja solucionado, o profissional preenche um checklist que chegará ao setor de compras, informando a necessidade de adquirir a peça;
- Por fim, o responsável pelo estoque preenche o questionário, informando a data, o preço e outras informações referentes à compra.
Aqui, vemos um exemplo claro em que várias equipes estão trabalhando juntas e otimizando o seu tempo. Afinal, o workflow permite acessar o checklist anterior para ver se já houve a aprovação – não sendo necessário outro tipo de contato.
Controle de carga e descarga
Contar com um workflow para controle de carga e descarga é essencial para evitar recebimentos indevidos, desvios, entre outros problemas comuns nessa atividade.
Sendo assim, empresas de transporte e logística podem organizar seu fluxo de trabalho da seguinte forma:
- Separação dos produtos;
- Geração de Nota Fiscal;
- Entrega à transportadora;
- Criação da rota de entrega;
- Entrega realizada no cliente.
A partir do momento em que cada etapa possui seu próprio checklist, evita-se que algum procedimento seja deixado para trás e, consequentemente, problemas legais que isso poderia causar.
Principais benefícios de criar o seu workflow no Checklist Fácil
Mais do que saber como criar um workflow, é essencial deixar claro os benefícios que a sua empresa irá obter ao utilizá-lo.
Uma das mais nítidas é a padronização e controle de processos. Isso torna a execução mais segura e eficiente, impactando diretamente na rotina e na produtividade dos seus colaboradores.
Junto a isso, as auditorias passam a ser feitas de forma ordenada, ou seja, na sequência esperada. Logo, você tem uma visão do cenário como um todo – essencial para promover a melhoria contínua.
Consequentemente, esses benefícios elevam a eficiência operacional, bem como a sua assertividade. Afinal, os processos são realizados na cadência adequada, reduzindo os erros e falhas.
Outro benefício que demonstra a importância de saber como criar um workflow é a economia de tempo e energia que ele gera. Uma vez que você cria fluxos de trabalho estruturados, inteligentes e produtivos que automatizam processos realizados periodicamente.
Com isso, seu time sabe exatamente o que precisa fazer, otimizando seu tempo para que se dediquem mais a atividades estratégicas.
Outras vantagens são:
- Unificação das informações e o rápido acesso a elas;
- Integração de setores;
- Monitoramento em tempo real do time – e do processo;
- Melhoria no fluxo das atividades;
- Otimização dos serviços;
- Redução de erros e refações;
- Tomada de decisões mais assertivas.
O módulo de Workflows, entre tantas outras funcionalidades, você encontra no Checklist Fácil! Líder em checklist digital na América Latina, ele permite:
- Construir checklists inteligentes e personalizados;
- Agendar e aplicar checklists;
- Gerenciar não conformidades;
- Aplicar planos de ação diretamente no sistema;
- Controlar a operação em tempo real.
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