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Sistema de controle de estoque: como escolher e quais as vantagens

O controle de estoque é tarefa de extrema importância para o sucesso do negócio. Ele é essencial para assegurar que não haverá falta de matéria-prima para fabricar os produtos e evitar os prejuízos causados pela perda de mercadorias devido ao vencimento de sua validade, por exemplo.

Porém, por mais importante que seja fazer o controle do estoque, essa tarefa pode consumir muito tempo de trabalho, inviabilizando a realização de outras atividades que são igualmente importantes para o negócio. Por isso, é comum se deparar com a seguinte pergunta: qual a melhor maneira de administrar e otimizar o investimento feito nesses itens?

Os sistemas de controle de estoque são a resposta para esse dilema. Por isso, com um programa adequado, você conhece melhor suas vendas e aprimora a aquisição de novas mercadorias. Confira, a seguir, algumas dicas para escolher a melhor ferramenta para a sua empresa e os benefícios que isso vai te trazer!

O que um sistema de controle de estoque faz por você?

Em termos gerais, um sistema de controle de estoque otimiza os afazeres da área operacional e oferece suporte para as decisões administrativas. Mas como a ferramenta operacionaliza isso? Veja, a seguir, as possibilidades que ele oferece!

Amostragem de resultados

O programa emite relatórios de entradas e saídas, possibilitando uma melhor avaliação dos períodos e dos produtos com maiores vendas. Com isso, o empreendedor pode aprimorar os seus investimentos na hora de comprar a reposição para o estoque de sua loja, mercado, farmácia etc.

Otimização do fluxo de trabalho

Com um sistema de controle de estoque, menos funcionários precisam ser mobilizados para essa tarefa. Isso porque, o número de itens disponíveis pode ser visualizado facilmente pelo computador. Além disso, a contagem dos produtos é atualizada automaticamente, conforme o processo de compra e venda é realizado. Desse modo, o fluxo de tarefas fica sempre em dia, sem demandar muitas pessoas.

Controle de estoque remoto

Não é necessário ir até o estoque com tanta frequência, pois o controle é feito a partir de um sistema. Assim, é possível avaliar seus índices de qualquer lugar que tenha acesso ao programa. Essa vantagem otimiza o trabalho dos supervisores, que podem fiscalizar os índices remotamente, eliminando os desgastes de se deslocar frequentemente até o local.

O que considerar na escolha de um sistema de controle de estoque?

Alguns fatores devem ser analisados para escolher o sistema mais adequado às necessidades da sua organização. Portanto, para fazer esse diagnóstico de maneira adequada, é preciso conhecer o resultado esperado ao adotar um programa de controle de estoque. Conheça algumas dicas do que avaliar para fazer a melhor escolha!

Entenda a necessidade da empresa

Ao adotar um software, confirme se as funções dele se adequam com o que a empresa precisa. Para isso, saiba quais são os resultados que o seu negócio espera atingir ao adquirir um sistema.

Avalie o ramo da sua organização para melhor cumprir essa tarefa. Por exemplo, para um supermercado, é mais útil um sistema que mostre a quantidade disponível em estoque e a data de validade prioritariamente. Já para uma loja de roupas, é mais proveitoso que haja uma boa avaliação de quais peças são mais vendidas a cada estação.

Observe as funcionalidades e a praticidade

Verifique se a ferramenta investigada realmente oferece a praticidade que você espera. Afinal, saber quais são as funcionalidades disponibilizadas e como elas podem facilitar o dia a dia do estoque é essencial.

Outro ponto a ser observado é conferir se o sistema possibilita aprendizado dinâmico e intuitivo. Dessa maneira, os colaboradores podem se adaptar rapidamente à sua utilização, sem gerar prejuízos em decorrência de tempo gasto para entender um programa difícil.

Avalie o custo-benefício do controle de estoque

É crucial que o custo do sistema seja adequado ao orçamento da empresa. Para isso, confira quanto é possível pagar sem gerar grandes rombos ao financeiro. Assim, os benefícios adquiridos ficam alinhados com os custos despendidos.

Uma forma de executar essa tarefa é fazendo uma boa pesquisa de preços no mercado antes de contratar um serviço. Por isso, consulte várias empresas que oferecem um software de gestão de estoque e veja qual oferece mais vantagens em relação ao montante cobrado para adquiri-lo.

Verifique o comprometimento dos fornecedores com a manutenção

Confira, durante a contratação do seu sistema de controle de estoque, se a empresa que está vendendo esse serviço presta suporte técnico adequado. Assim, você garante respaldo em momentos de problemas de utilização.

Conheça a estrutura requerida

É importante garantir que os computadores do local têm compatibilidade com o sistema de controle de estoque. Saber que é possível rodar o programa em dispositivos que já são da empresa evita maiores gastos com a implementação. Não considerar esse fator antes de contratar um serviço pode gerar muitas dores de cabeça, pois, sem computadores que suportem o software, o dinheiro empregado será um desperdício.

Por que você deve ser exigente na escolha?

Avaliar adequadamente o melhor sistema de controle de estoque antes de implementar em seu negócio é prioritário para que as necessidades sejam atendidas. É importante que o software contemple de maneira satisfatória o segmento da sua empresa, para se obter todos os benefícios do programa. O que é possível ter ao escolher um modelo apropriado?

Corte de gastos desnecessários

Um bom software traz uma visão mais compreensível do processo de estoque para a empresa. Quando o programa é adequado para sua necessidade, isso acontece de maneira ainda mais clara. Um benefício da clareza de informações adquiridas é poder minimizar os custos com armazenagem, conhecendo melhor suas vendas e despesas.

Aprimoramento do processo de compras

Um sistema de controle de estoque eficiente permite visualizar quais são os produtos embargados. Com esse dado para as próximas aquisições, otimizam-se as escolhas de compra, evitando os que não têm boa saída.

Módulos adequados ao segmento

Quando o programa é bem escolhido, você conta com funcionalidades pertinentes ao segmento. Isso é importante pois permite que o software utilizado se ajuste aos requisitos da empresa e aumente a eficiência do controle.

Analisar o perfil do seu negócio é fundamental para fazer uma boa escolha entre sistemas de controle de estoque. Com esse cuidado, você agrega um programa pertinente aos seus interesses, gerando maior aproveitamento da gestão. 

Um dos maiores benefícios de automatizar esse processo é poder extrair, do seu sistema, dados úteis, que realmente trazem informações relevantes para promover melhorias e tomadas de decisão.

Vantagens de uso de um sistema de controle de estoque

Você já entendeu o que precisa considerar para escolher o sistema de controle de estoque ideal para a sua empresa. Agora, descubra as vantagens de adotar uma ferramenta para tornar o gerenciamento do estoque mais ágil, simples e muito mais eficiente!

1. Otimização dos processos no controle de estoque

Com um sistema de controle de estoque, você digitaliza seus processos internos e elimina o uso de papel ou planilhas. 

Com todos os processos de verificação e controle de estoque organizados em forma de checklist no sistema, você ganhará tempo na gestão. Afinal, os processos estarão centralizados, padronizados e de fácil acesso para a equipe.

Todas essas facilidades e agilidades que são garantidas ao adotar o uso de um sistema automatizado na empresa asseguram não apenas a otimização dos processos referentes a gestão de estoque, mas de vários setores do negócio.

2. Redução no índice de erros

No meio de tanta demanda de serviços, acaba sendo impossível não deixar que alguma situação passe despercebida. Contudo, mesmo que um erro pareça insignificante, ele pode causar dificuldades na hora de conciliar os dados, resultando em problemas nos processos contábeis e gerenciais.

Com o passar do tempo, esses pequenos erros podem trazer grandes transtornos para a empresa. Então invista em um sistema de controle de estoque em que você pode criar um checklist de verificação customizado!

Assim, ele vai conseguir atender as necessidades da sua empresa, ajudando a prevenir esse tipo de problema e reduzir o índice de erros.

3. Prevenção de prejuízos

Ao contar com um sistema, você vai saber com exatidão quais mercadorias estão saindo rapidamente, quais estão demorando para sair, qual a frequência de reposição dos produtos e muitas outras informações.

Com esses dados em mãos, é possível prevenir as perdas de produtos. Afinal, você poderá:

  • Identificar o que está causando essas perdas;
  • Elaborar procedimentos para que a prevenção vire um hábito de toda a equipe;
  • Desenvolver ações promocionais para fazer as vendas dos produtos em tempo hábil, sem que a empresa ou seus clientes saiam prejudicados.

O controle de estoque bem feito é extremamente relevante para o negócio, é o alicerce de uma empresa. Afinal, se não é feito o controle da entrada e saída de produtos, perde-se a qualidade do atendimento prestado ao cliente, além dos riscos aos quais a empresa fica sujeita.       

Considerando nossas dicas na hora de eleger o seu software, você garante os benefícios esperados. Quer conhecer um bom sistema de controle de estoque que se ajuste ao perfil do seu empreendimento? Um sistema de checklist inteligente permite a customização dos itens que você precisa para controlar o estoque.

Gostou deste artigo? Então confira também como a padronização de processos pode ajudar na gestão de estoque!

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