Como fazer um checklist e padronizar seus processos?

O checklist é uma ferramenta que ajuda na padronização de processos e otimização do tempo. Mas como fazer um checklist e obter esses e outros benefícios? Continue a leitura que a gente te conta!

ícone autor blogpost Estefânia Martins ícone data de postagem e atualização11/11/2020 ícone comentários0 comentários ícone categoria principal Checklists ícone tempo de leitura 4 minutos
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Padronizar processos para, assim, tornar o trabalho das equipes mais dinâmico e eficiente. É isso que você quer? Então precisa saber o que é e como fazer um checklist. Afinal, essa ferramenta é considerada uma grande facilitadora no dia a dia empresarial.

Se durante muito tempo o checklist era preenchido em planilhas manuais, hoje ele está se tornando cada vez mais digital. Com isso, profissionais conseguem desempenhar suas atividades de forma rotineira, gerando indicadores e gráficos automatizados. Enquanto isso, os gestores, passam a ter controle na palma da mão, criando planos de ação e realizando ajustes em tempo real.

Neste conteúdo, você vai ver na prática como fazer um checklist utilizando o Checklist Fácil. Além disso, entenderá melhor o conceito dessa ferramenta, bem como porque ela é tão importante. Boa leitura!

O que é e como fazer um checklist?

Antes de mostrarmos como fazer um checklist, é essencial entender o que de fato ele é. Trata-se de uma listagem de tópicos e itens que devem ser executados para se atingir determinado objetivo.

Isso é especialmente útil em empresas que contam com uma série de processos que devem ser realizados periodicamente. Assim, evita-se que algo seja deixado de lado, bem como garante o registro das ações efetuadas.

Passada essa explicação, como fazer um checklist, afinal? Primeiramente, é preciso realizar um planejamento de tarefas, elencando prioridades e responsabilidades. Neste último caso, o ideal é que sejam estipulados o horário e a ordem da aplicação do checklist, para garantir a organização.

Outro passo importante consiste em criar o hábito de usar a ferramenta. Para isso, todos devem entender a necessidade da sua realização para a empresa – algo que abordaremos ainda neste conteúdo.

Além disso, é essencial que tudo seja devidamente registrado, permitindo que haja um controle próximo. 

Vale destacar, ainda, que existem duas formas distintas de realizar essa tarefa:

  1. Checklist manual, em que são utilizadas planilhas de papel;
  2. Checklist digital, usando-se de uma plataforma de checklist.

Por se tratar de uma modalidade mais prática e eficiente, o checklist digital vem ganhando cada vez mais espaço. Tanto é que existem diversos softwares acessíveis no mercado que permitem realizar essa atividade.

A seguir, vamos mostrar como fazer um checklist utilizando a ferramenta da Checklist Fácil – líder na América Latina.

Como fazer um checklist usando o Checklist Fácil?

Uma das vantagens do Checklist Fácil é que ele permite realizar auditorias e inspeções através da web ou aplicativo de celular. E mais: na hora da aplicação, não é necessário contar com acesso à internet, bastando realizar a sincronização depois.

Mas vamos por partes, para que você consiga entender de fato como fazer um checklist.

Para criar um novo checklist, é possível fazer isso do zero ou então utilizar as sugestões desenvolvidas para cada um dos principais segmentos.

Página inicial para criar um novo checklist

Ao selecionar um dos segmentos, ainda assim é possível personalizar de acordo com as necessidades do negócio. Ou seja: não significa que terá que utilizar apenas as perguntas indicadas.

Caso você selecione para criar um novo checklist, além de registrar as perguntas que devem ser respondidas, pode definir:

  • Tipos de respostas, como avaliativas, texto, múltipla escolha, localização, GPS e código de barra;
  • Anotações;
  • Imagem;
  • Assinatura.

Caso a aplicação tenha que ser realizada em um horário específico, a ferramenta permite promover o agendamento prévio. Inclusive, já adicionando a pessoa responsável por realizá-la.

Outras funcionalidades que tornam o sistema muito útil no dia a dia operacional são:

Relação de obrigatoriedade

Na hora da aplicação, é possível determinar que, obrigatoriamente, outra ação seja efetuada. Vamos supor que o checklist é sobre a limpeza diária do estoque de um supermercado.

Caso a resposta seja negativa, ou seja, que ela não foi realizada, automaticamente pode requerer o preenchimento de um comentário justificando tal falha. Para, após, passar para a próxima questão.

Funcionalidade de obrigatoriedade do Checklist Fácil

Criação de planos de ação

Seguindo o mesmo exemplo acima, a ferramenta também permite gerar um plano de ação para resolver a não conformidade detectada. Ou seja, se a limpeza não foi realizada, o que precisa ser feito em seguida para solucionar o problema?

Uma opção que o Checklist Fácil oferece é o plano de ação 5W2H, sigla em inglês composta por 7 perguntas principais:

  • What? – o que será feito?
  • Why? – por quê?
  • Where? – onde?
  • Who? – por quem?
  • When?  – quando?
  • How? – como será feito?
  • How Much? – quanto custará?

Com esses pontos devidamente descritos, é possível direcionar os próximos passos para que não ocorram mais inconformidades.

Múltiplas assinaturas

Outra funcionalidade que torna o Checklist Fácil ainda mais seguro é a questão de múltiplas assinaturas. No caso, é possível estipular que a validação apenas será completa após a checagem de cada colaborador envolvido.

Com isso, evita-se finalizar checklists sem que todas as áreas responsáveis tenham ciência.

Você viu como fazer um checklist utilizando uma ferramenta digital e ainda assim tem dúvidas sobre aderir ou não à ferramenta? Então continue a leitura, pois iremos mostrar suas principais vantagens!

Qual a importância do checklist para um negócio?

O seu uso é especialmente vantajoso para os gestores. Isso porque ele facilita o controle dos diversos processos da empresa. Assim como a gestão dos profissionais em si, avaliando de perto se estão desempenhando as atividades delegadas.

No momento em que centraliza as informações em um único local, o sistema também influencia no ganho de tempo, diminuindo erros e aumentando a produtividade

Outros benefícios que merecem destaque são:

  • Organização e padronização de processos;
  • Centralização das informações;
  • Aumento da eficiência operacional;
  • Redução de não conformidades;
  • Agilidade na tomada de decisão;
  • Ajuda na realização de tarefas repetitivas – para que não sejam esquecidas.

O Checklist Fácil conta com mais de 10 milhões de checklists aplicados em 14 países. Sem falar que atende grandes, médias e pequenas empresas de diferentes segmentos. Clicando aqui você confere todos os benefícios que ele oferece para a sua empresa.

Agora se você quiser ver na prática como fazer um checklist utilizando o Checklist Fácil, solicite uma demonstração agora mesmo!

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