O controle operacional é a gestão e monitoramento das atividades e rotinas diárias de uma organização a partir do uso de sistemas e procedimentos para supervisionar processos, recursos e desempenho. Tal prática garante eficiência e cumprimento de metas por meio da identificação e correção de problemas.
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Se você é gestor já deve ter ouvido falar sobre controle operacional. O termo se refere ao monitoramento de algo que esteja em funcionamento e, quando levamos isso ao âmbito corporativo, estamos falando da supervisão de equipes.
Neste artigo, vamos explorar mais sobre o assunto, explicar seu funcionamento e as melhores formas de utilizá-lo na rotina de trabalho. Tendo em vista que, ao realizá-lo, você poderá obter muitos ganhos em termos de produtividade e eficiência.
Inicialmente, deve-se compreender que o controle operacional pode representar diversas situações em nossas vidas, dentre elas, o próprio gerenciamento pessoal. No meio profissional, porém, o termo se mostra ainda mais forte – e é sobre esse cenário que vamos tratar aqui.
O que é controle operacional?
A princípio, o controle operacional nada mais é que o método para identificar dores e problemas, entender as necessidades e gerar soluções para uma equipe, projeto ou até mesmo uma empresa como um todo.
Em outras palavras, é o método responsável por um gerenciamento de qualidade, pois apenas com o controle operacional é possível obter um relatório completo do andamento de demandas, status de projetos e se todo o trabalho está sendo feito com a qualidade esperada.
Dessa forma, o principal objetivo é alcançar melhorias nesses resultados e trazer benefícios à empresa, como o aumento de lucros, renda e prospecção. Bem como conquistar uma equipe mais engajada – até mesmo, identificar quem precisa entrar ou sair para melhorá-la.
De forma geral, o controle operacional é tudo aquilo que você precisa para otimizar seus resultados, diminuir os riscos e ter os melhores profissionais por perto.
Na prática, você pode utilizá-lo como uma espécie de “controle de qualidade”, tendo a possibilidade de fazer isso em um formato geral na empresa ou até mesmo dividido de acordo com o interesse.
O controle operacional pode ser utilizado entre setores, equipes, em projetos específicos, em apenas alguns profissionais ou em momento decisivos. Tudo depende do seu objetivo!
Para entender melhor como utilizá-lo na prática e a motivação para isso, acompanhe o próximo tópico que este artigo aborda!
Qual é a importância de realizar um bom controle operacional?
Ao passo que entendemos melhor sobre o controle operacional, como fizemos no tópico passado, podemos perceber que sua presença é essencial em empresas que buscam aperfeiçoar processos e resultados.
Sendo assim, o fator mais importante de seu uso é que você verá mudanças significativas em passos essenciais da empresa, em todas as etapas de produção.
Além de deixar as equipes mais engajadas, preparadas e motivadas, com um controle operacional bem executado, ainda é possível definir metas, melhorar processos e obter indicadores específicos depois.
Primordialmente, sua execução costuma ter um formato mais imediatista, mas também pode ser utilizado para objetivos a longo prazo.
De antemão, vale destacar que tudo dependerá de suas necessidades e objetivos com o uso do controle operacional.
Em contrapartida, seu uso para áreas que geram lucratividade de forma direta é mais essencial ainda. Uma vez que a organização de processos é a palavra-chave para o sucesso!
Agora, você já sabe qual é a importância de realizar um controle operacional, certo? Sendo assim, o próximo passo é entender quais são os principais problemas que podem surgir em um controle operacional mal feito.
A questão é que ter essa administração de risco é muito importante. Primeiro, é a partir disso que você consegue entender as possibilidades e as precauções necessárias para utilizar o controle operacional. Assim como controlar possíveis erros que possam surgir.
Definitivamente, ter um cenário favorável te ajudaria ainda mais. E isso inclui contar com uma equipe pronta para inovar e uma gestão ciente de suas principais necessidades de mudança.
Mas, se você se encaixa ou não nesse quesito, fique tranquilo! Continue a leitura e perceba que o controle operacional pode ser a solução para o seu caso.
Como a falta de controle operacional pode atrapalhar minha empresa?
Resumidamente, o que podemos dizer é que são muitos os perigos! O controle operacional é um ponto crucial para qualquer empresa, principalmente naquelas voltadas para as áreas comercial e vendas.
Quando falamos em controle operacional, estamos falando do controle de riscos, inclusive aqueles relacionados a prejuízos financeiros ou de imagem, por exemplo. Mas, quais são eles? Dá só uma olhada.
Principais riscos
- Falta de planejamento estratégico;
- Falta de monitoramento nos trabalhos das equipes;
- Trabalho sem metas bem definidas, ou seja, que não chega a lugar algum;
- Desorganização de processos e prazos;
- Descontrole nos custos e receita;
- Crises de clima organizacional;
- Credibilidade: seus clientes estão satisfeitos?
Em suma, apenas o último fator já é suficiente para arregaçar as mangas e fazer essa mudança tão essencial em um negócio.
Agora, vamos analisar cada uma delas para entender melhor o contexto do controle operacional dentro de uma empresa.
Falta de planejamento estratégico
Primeiramente, temos a falta de planejamento estratégico, o ponto de partida para uma série de erros possíveis. Antes do início de qualquer serviço, parar para estudar, analisar e projetar cada passo é essencial. Afinal, planejamento é inteligência!
Falta de monitoramento nos trabalhos das equipes
Em relação ao monitoramento de equipes, não estamos falando sobre impor regras absurdas ou limitar a criatividade e o trabalho dos profissionais, mas sim, ter o controle sobre o processo.
Afinal, como sua equipe está? Eles precisam de ajuda? Podemos melhorar o que está sendo feito? Estes questionamentos devem ser realizados constantemente.
Trabalho sem metas bem definidas
Em relação à falta de metas, podemos dizer que muitas empresas sofrem com isso. Já viu negócios que ficam estagnados? A falta de controle operacional é parte disso, pois é uma maneira de trabalhar sem chegar a lugar algum!
Em outras palavras, com um monitoramento bem feito, todo o seu negócio estará voltado para os objetivos previamente definidos. Em resumo, é um trabalho para conquistar.
Desorganização de processos e prazos
Já quando falamos em desorganização de processos e prazos, lembre-se que cumprir prazos e ter processos eficientes vai além de uma regra qualquer. Estamos falando da satisfação de quem você atende e da imagem que seu negócio pode estar passando. Quer se destacar por eficiência ou desleixo?
Descontrole nos custos e receita
No quinto ponto, tratamos de algo indispensável e que pode desenvolver ou destruir qualquer empresa: custos e receitas. Passos simples dos processos de trabalho podem deixar seu negócio no vermelho – e não queremos isso.
Crises de clima organizacional
Em seguida, vamos para o relacionamento corporativo. Como está o clima organizacional da sua empresa? Pode parecer besteira, mas ele é importantíssimo para seu sucesso.
Credibilidade
Por último, como está a credibilidade do seu negócio com o público? Tenha em mente que seu cliente final percebe seus “furos” e busca por melhorias constantemente.
Em resumo, essas são apenas algumas das características que podem prejudicar sua empresa, caso ela não possua um controle operacional.
Mas, afinal, como ter um controle operacional que dê certo? É isso que vamos ver no próximo tópico!
Como ter um controle operacional verdadeiramente eficiente?
De antemão, pense que o controle operacional precisa estar na palma da sua mão. Por isso, buscar plataformas digitais que facilitem essa gestão é o primeiro passo.
Entre as opções mais reconhecidas no mercado, o checklist online é uma das mais buscadas pelas principais empresas do Brasil. Fica a dica!
Agora, no dia a dia, existem algumas boas práticas que você deve investir no seu negócio para ter um controle operacional verdadeiramente eficiente. Vamos para o passo a passo para implementação prática na sua empresa!
1. Identifique necessidades e trace objetivos
Antecipadamente, você deve fazer uma análise geral da saúde da sua empresa para estudar o cenário e identificar as principais necessidades. Tanto as necessidades imediatas, quanto as de longo prazo.
Com essas informações em mãos, é hora de traçar os principais objetivos do negócio. A dica é dividir por prioridade, focando em cada um, separadamente.
2. Crie padrões
Entenda: trabalho que gera sucesso – e lucro – é um trabalho definido por processos padronizados e bem executados!
Seu negócio precisa de padrões bem definidos em cada etapa do trabalho e, quando digo isso, falo até mesmo do básico como organização de tempo e de tarefas do dia.
Por exemplo, se sua empresa é focada em vendas, cada etapa do processo de atração e retenção do cliente deve ser padronizada. Sua marca precisa ter um tom de voz único para ser lembrada, bem como processos bem definidos para evitar erros.
3. Faça parte do time
Você é um chefe ou um líder? Existe uma enorme diferença entre essas posições e isso reflete diretamente no seu time. Vestir a camisa da empresa vai além de dar ordens.
Respeite, conheça e confie na sua equipe. Para isso, contrate profissionais bons, pois o investimento valerá a pena lá na frente. Até porque ter alta rotatividade na equipe é um ponto a menos – e que gera prejuízos.
4. Fique de olho
O controle operacional existe justamente para isso: esteja no controle de tudo que acontece na sua empresa. Sabemos que não é possível ter olhos para tudo, mas cada processo e ações devem ter a qualidade exigida. Por esse motivo, o item 2 é indispensável!
Esteja na rotina da empresa, conheça cada ação e mantenha-se por dentro dos processos.
5. Preveja os gastos
O orçamento é algo que jamais deve sair do controle de um empresário de respeito. Para isso, a dica é fazer um planejamento financeiro no final de cada ano, definindo gastos previstos para todo o ano seguinte.
Dessa forma, você saberá o que pode ou não fazer, além de ter maior controle mensal, sem risco de surpresas desagradáveis.
6. Mantenha a credibilidade
Primordialmente, clientes sabem quando as empresas não estão bem em alguns aspectos e isso irá refletir diretamente em sua receita.
Do mesmo modo que você conhece seu cliente, ele também conhece seu negócio. Por vezes, uma simples falha em um processo lá no início pode chegar até o destino final.
Por esse motivo, seguir os passos anteriores é essencial para chegar até aqui: manter a credibilidade da sua marca e uma relação positiva com o público. E, consequentemente, obter sua satisfação.
7. Fiscalize
Por fim, um controle operacional bem definido requer fiscalização do início ao fim. Chegando ao fim, reveja cada detalhe e busque por opções de melhorias.
Sendo assim, para obter um controle operacional verdadeiramente eficiente, sua empresa deve manter a constância dele. Fazer, refazer, encontrar possíveis melhorias, testar e fazer novamente, até chegar em sua excelência.
De forma geral, é crucial entender que cada negócio possui suas necessidades, dores e metas diferentes. Por isso, testar é a chave do sucesso.
Nesse sentido, ressaltamos que o importante é dar o primeiro passo. Um controle operacional eficiente pode salvar o seu negócio, seus projetos ou até mesmo uma equipe.
Após a leitura desse artigo, você está preparado. É hora de pôr a mão na massa! Quer contar com o apoio de uma tecnologia que torna esse controle mais ágil e eficiente? Conheça a Checklist Fácil, empresa líder na América Latina em checklist digitais. Agende uma demonstração gratuita agora mesmo!
