Tudo que precisa saber sobre as ferramentas de gestão de projetos

Neste conteúdo, você vai ver o que são as ferramentas de gestão de projetos, entender porque elas são tão importantes e, ainda, acessar as melhores opções para usar na sua empresa. Vamos lá!

Tempo de leitura: 8 minutos
Profissional utilizando as ferramentas de gestão de projetos no dia a dia

Equipes de diferentes áreas, independentemente do segmento, sempre tentam fazer mais com menos. A otimização de recursos é uma etapa fundamental para utilizar o tempo de trabalho de cada colaborador da melhor forma possível. Mas, para conseguir isso na prática, precisamos contar com as ferramentas de gestão de projetos.

Essas ferramentas são essenciais para que possamos aplicar os nossos esforços de maneiras mais produtivas. As equipes já vêm usando esse tipo de solução para aproveitar os benefícios que só elas podem oferecer. Se você está na busca dessa lista de vantagens e pelas melhores opções do mercado, veio ao lugar certo.

Se cada projeto possui restrições, como de custos, recursos, orçamento e tempo, aqui vamos apresentar como as ferramentas de gestão de projetos lidam com todos esses fatores. E mais: mostraremos uma lista com as principais opções que as empresas podem utilizar. Confira!

O que são ferramentas de gestão de projetos?

As ferramentas de gestão de projetos são soluções de software projetadas para organizar e rastrear as tarefas de um projeto. Elas são usadas em muitos ambientes de trabalho e assumem uma importância ainda maior para equipes que realizam parte do trabalho de forma remota.

Quer um exemplo para ficar mais claro? Vamos usar um projeto de auditoria realizado em várias unidades de uma franquia. Nesse caso, os auditores, responsáveis por fazer as inspeções em cada unidade, precisam de uma ferramenta central para colocar os dados e informações.

Com funcionalidades como a aplicação de checklists, esses profissionais conseguem avaliar todos os pontos necessários. Depois disso, as informações podem ser usadas para dar o próximo passo no projeto, como a criação de planos de ação para corrigir os eventuais problemas encontrados.

Esse é só um exemplo que mostra como as ferramentas de gestão de projetos permitem que as pessoas trabalhem juntas, de forma mais inteligente e eficiente. Na verdade, essa solução é indispensável não só para o trabalho em equipe remoto, mas também para times internos que lidam com demandas de projetos.

Qual o papel das ferramentas de gestão de projetos?

Os projetos geralmente têm datas de início e fim estabelecidas, com metas de curto prazo que buscam atingir um resultado. Nesse cenário, os softwares que ajudam no gerenciamento de projetos são empregados para tornar mais claro quais são as etapas que precisamos cumprir desde o início até a conclusão do projeto.

Seu papel também é permitir que você se comunique e colabore com outros profissionais, organize a agenda de trabalho e mantenha um cronograma claro para todos. Se está no papel de liderança, a solução também apoia no momento que precisa delegar tarefas às pessoas certas.

Todas essas opções proporcionam melhorias no planejamento como um todo. Isso passa tanto pela gestão de tempo como pela alocação de recursos. É por isso que podemos dizer que o software de gerenciamento de projetos está entre as ferramentas mais úteis no dia a dia.

Essa é uma das poucas opções que podem ajudar as empresas a se tornarem mais competitivas e organizadas. Quando você não usa as ferramentas de gestão de projetos, acaba perdendo muito tempo com pequenas coisas, bem como fazendo mais trabalho do que o necessário. Afinal, é difícil saber quem está trabalhando em quê.

A colaboração entre as equipes é ineficiente sem um sistema que centralize as demandas. Como resultado, os prazos são perdidos e os clientes ou outros times ficam insatisfeitos.

Com um conjunto completo de recursos, essas plataformas permitem que você divida projetos em componentes menores, crie e atribua tarefas, defina prazos e acompanhe o andamento. Dessa forma, as equipes podem aumentar ou diminuir o fluxo de trabalho na medida certa.

Principais benefícios que as ferramentas de gestão de projetos oferecem

Como sabemos, gerenciar projetos, naturalmente, não é uma tarefa fácil. Como há muitas partes envolvidas, isso pode se tornar caótico e desorganizado. Imagine, então, para os líderes que lidam com vários projetos e demandas ao mesmo tempo. Complicado, né?

Em resumo, nos casos em que vários projetos caminham juntos, é preciso fazer um verdadeiro malabarismo. Afinal, alcançar o sucesso passa por organizar as tarefas, metas e as pessoas envolvidas. É justamente para resolver essas dores de cabeça que as ferramentas de gestão de projetos se tornam indispensáveis.

Você certamente vai encontrar uma grande variedade de programas e softwares de gerenciamento de projetos. Inclusive, existem várias opções de ferramentas de colaboração disponíveis no mercado. Na maioria das vezes, todas elas compartilham benefícios em comum que as empresas podem aproveitar.

Confira agora a lista com os 5 principais benefícios:

1. Melhor colaboração da equipe

Quando uma equipe é pequena, é fácil solicitar atualizações de status e alinhar tudo em algumas reuniões rápidas. Conforme sua equipe cresce, você terá dificuldade e problemas para transmitir sua mensagem e garantir que todos estejam unidos.

As ferramentas de gestão de projetos entram nessa lacuna para ajudar sua equipe a manter o foco e atribuir facilmente novas tarefas e trabalhos. Todos podem visualizar o que está pendente, dentro ou fora do prazo.

2. Ajuda a manter o foco no que faz a diferença

O que você deve fazer a seguir? Qual o próximo passo do projeto? O que é importante para sua equipe ou o seu líder pode não ser aquilo em que você está focado.

É por isso que essa solução direciona cada profissional para sua próxima entrega. Isso porque ela ajuda a definir prioridades e permite que saiba em qual estágio do processo você está trabalhando. Isso mantém o seu fluxo de trabalho funcionando sem problemas.

3. Geração de relatórios

Para alcançar o sucesso em praticamente qualquer projeto, monitorar o andamento do trabalho é essencial. O software dedicado à gestão também desempenha um papel importante no monitoramento dos estágios de trabalho.

Ele fornece informações que mostram se as coisas serão concluídas no prazo ou não. Isso é alcançado por meio de registros diários que alimentam diretamente o mecanismo de relatório.

Também podemos dizer que um dos benefícios do software de gerenciamento é o apoio na tomada de decisões. Com ele, você centraliza todos os detalhes em um único local, o que permite fazer análises mais aprofundadas com base em relatórios.

4. Produtividade e eficiência

Muitas vezes, um projeto fica atrasado porque todos os envolvidos participam de reuniões demais para descobrir quem está fazendo o quê. É uma situação clássica que não pode mais acontecer no modelo de trabalho colaborativo. Ou seja: nenhuma equipe pode tolerar reuniões que não seriam necessárias ao utilizar uma ferramenta.

O software de gerenciamento ajuda a eliminar muitas dessas demandas de alinhamento. Ter as informações claras e compartilhadas em tempo real proporciona, para todos os envolvidos, mais produtividade.

Com a ferramenta de gestão de projetos, você também melhora a eficiência nas etapas . Afinal, todos sabem o status das atividades e, então, podem fazer com que suas reuniões tratem realmente da parte estratégica.

5. Acesso e compartilhamento mais fácil das informações

Acessar e compartilhar informações ou documentos importantes com segurança é muito importante. Sendo assim, os profissionais têm usado as ferramentas de gestão de projetos como a opção mais prática para isso.

Esse software de gerenciamento oferece uma capacidade de organização e armazenamento que nenhuma outra consegue oferecer. Os usuários podem fazer alterações, deixar comentários e realizar anotações com facilidade nas principais ferramentas. 

Os programas também mantêm um registro de alterações para garantir a transparência do projeto dentro da equipe.

Principais funcionalidades que uma boa ferramenta de gestão de projetos deve ter

Para conseguir aproveitar todos os benefícios que falamos agora, é importante que as ferramentas tenham as funcionalidades certas.

Com funções complementares, é possível estruturar qualquer projeto, dos mais simples aos mais complexos. Por isso, listamos agora a seguir são as funcionalidades que uma boa ferramenta de gestão de projetos precisa oferecer:

  1. Planejamento de projetos: Ser capaz de planejar facilmente, levando em consideração o histórico dos projeto anteriores;
  2. Acompanhar a evolução do projeto: Quando se trata de início, conclusão, tempo e custos, as pessoas responsáveis pelo projeto precisam saber quando as coisas estão saindo do caminho. Ter a funcionalidade de acompanhamento contínuo, portanto, entrega de forma clara essa visão;
  3. Programação e gerenciamento de tempo: A ferramenta de gestão de projetos precisa ser capaz de registrar facilmente o tempo nos itens de trabalho e levar em consideração o cronograma de atuação das pessoas;
  4. Alocação de atividades e recursos: É preciso ter a certeza de que as pessoas estão trabalhando nas coisas certas, no momento certo. Sendo assim, delegar as ações diretamente para cada profissional é uma funcionalidade indispensável;
  5. Comunicação e colaboração: Precisamos publicar facilmente comentários e imagens, além de incluir as informações necessárias para que todas as partes interessadas no projeto tenham acesso. Tudo isso ajuda a manter a colaboração e um registro do histórico completo de todas as ações realizadas;
  6. Interface intuitiva: Além de funcionalidades práticas, é preciso contar com uma interface simples para que todos possam utilizá-la da melhor maneira. 

3 ferramentas de gestão de projetos que as empresas podem utilizar

Já sabemos os benefícios e o que não pode faltar nas ferramentas de gestão de projetos. Agora, vamos apresentar algumas soluções que a sua empresa pode utiliza:

1. Wrike

Já ouviu falar no Wrike? Essa é uma ferramenta digital de gerenciamento de trabalho que permite aos usuários rastrear e coordenar projetos. Para quem gerencia várias equipes em um ambiente distribuído e projetos diferentes, é uma das principais opções.

O Wrike inclui o uso de fluxos de trabalho personalizados, campos específicos e estruturas de pasta em cada projeto para fornecer flexibilidade às equipes. Assim, elas são capazes de criar e adequar o trabalho aos desafios de hoje.

A ferramenta, ainda, ajuda combinando a experiência do usuário de forma simples com uma interface recheada de opções.

Um diferencial são os fluxos de trabalho automatizados e formulários de solicitação personalizados. Eles permitem que as equipes aumentem a eficiência operacional enquanto se concentram nas tarefas que importam.

2. Checklist Fácil

Que tal contar com a ferramenta líder na América Latina em checklist eletrônico para fazer a gestão dos seus projetos? O Checklist Fácil é o sistema para padronização de processos ideal para esquecer os papéis, otimizar o tempo da sua equipe e digitalizar a rotina de gestão.

A solução entrega tudo que é necessário para empresas que utilizam checklists e planos de ação em auditorias ou inspeções de processos, sejam de lojas, fábricas, veículos, pessoas, equipamentos ou ambientes. Independente do projeto, o Checklist Fácil é adaptável a qualquer tipo de negócio.

Veja no vídeo como sua empresa pode padronizar os processos e gerar eficiência com a Checklist Fácil:

Principais diferenciais do Checklist Fácil

Que tal fazer a construção de checklists inteligentes para cada projeto? E, ainda, o que acha de contar com um aplicativo nativo e desenvolvido para a melhor experiência do usuário (Android e iOS)?

Tudo isso funciona como importantes diferenciais da solução em comparação com outras opções do mercado. Mas eles não param por aí! Confira o que mais pode fazer com o Checklist Fácil:

  • Utilizar uma interface intuitiva;
  • Registro de mídia (fotos, áudios e vídeos);
  • Possibilidade de aplicação offline;
  • QR Code e código de barras;
  • Plano de ação por item;
  • API para integração com sistemas externos;
  • Possibilita localização via GPS.

Quer saber mais sobre como o nosso sistema de checklist digital e automatizado pode ajudar na gestão dos seus projetos? Então entre em contato conosco!

3. Trello

O Trello é uma das ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas do público. Com uma opção gratuita, ela é simples de usar e permite distribuir as informações de cada  projeto no que chamamos de “quadros”.

Cada quadro do Trello é formado por colunas ou listas e cartões. As colunas podem ser usadas para determinar algum estágio específico dos projetos, como:

  • Quais são as atividades pendentes?
  • O que está sendo trabalhado?
  • Quem está trabalhando em quê? 
  • Qual é o progresso do projeto?
  • Quais as tarefas concluídas?

Cada cartão é usado para determinar os detalhes das tarefas. Além do título e da descrição, é possível incluir links, anexar arquivos, imagens e também determinar os prazos de conclusão de cada uma.

Como escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos para a sua empresa?

À medida que as necessidades de diversas equipes são melhor compreendidas, as plataformas de gerenciamento de projetos estão se tornando mais populares. Está claro que elas oferecem uma alternativa poderosa para muitas das soluções usadas no passado, como as tabelas de Excel.

Mas afinal, como podemos escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos? Existem alguns requisitos que precisamos olhar:

Objetivo da empresa com o uso da ferramenta

O primeiro ponto para observar é se a ferramenta que você está avaliando atende os objetivos da organização. Ou seja, pergunte-se: dentre as atividades que precisam realizar com ela, a solução em análise entrega tudo que precisa?

Além de ter funcionalidades nativas para lidar com os desafios de cada projeto, a integração com outras ferramentas também é um fator essencial.

Opções de funcionalidades

Cada projeto, junto das suas atividades e também da equipe, costuma evoluir ao longo do tempo. É por isso que a ferramenta de gestão de projetos precisa entregar soluções não só para o presente, mas também para o futuro.

Ao reunir todas as suas soluções mais importantes em uma plataforma centralizada, o dia a dia das equipes fica bem mais simplificado. Então, escolha a solução que consiga entregar o melhor conjunto de funcionalidades.

Agora é o momento certo de escolher a sua opção! Então, que tal contar com as mais de 150 funcionalidades da Checklist Fácil? Agende já a sua demonstração e veja tudo isso na prática!

Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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