Guia completo para montar uma ficha técnica de produto na indústria

Montar uma ficha técnica de produto eficiente pode ser um desafio, afinal, existem alguns erros comuns cometidos pelas empresas. Veja o passo a passo para fazer a sua da forma correta!

Tempo de leitura: 6 minutos
Profissional fazendo análise com base na ficha técnica de produto

A ficha técnica de produto é um item essencial para manutenção do controle de qualidade, supervisão das demandas e registros de dados da empresa. Apesar de ser mais comum em indústrias, varejo ou ramo alimentício, é indispensável em qualquer negócio. 

Através da ficha técnica de produto, é possível obter uma gestão com maior controle e registro de fluxos de trabalho. Além de facilitar diversos processos, uma vez que estabelece padrões a serem seguidos

Neste artigo, você irá entender tudo sobre a ficha técnica de produtos, como usá-la, passo a passo para montar na sua empresa, os principais erros e a importância dela. Confira! 

O que é uma ficha técnica de produto? 

Basicamente, a ficha técnica de produto é um documento feito para controle e registro das demandas e produtos que estejam em meio aos processos de trabalho da empresa

Nela, você encontra características e especificações técnicas. Logo, torna-se muito útil principalmente para inspeções, consultas ou acompanhamento das etapas de produção.

Por outro lado, vamos falar agora o que a ficha técnica do produto não é. Ela não é um Procedimento Operacional Padrão (POP)

Isso porque, diferentemente dela, o POP está voltado para a operação em si: suas informações, instruções, objetivos e padrões. Entretanto, a ficha técnica do produto é voltada para especificações, padronização de qualidade e auditoria.

Ou seja, são coisas bem diferentes, mas que podem ser úteis quando usadas e complementadas de forma inteligente. 

Bom, agora que você já entendeu melhor o que é uma ficha técnica de produto, vamos compreender para que ela serve, afinal. 

Para que serve a ficha técnica de produto? 

De forma geral, a ficha técnica funciona como um elo que une todas as informações sobre os processos e os produtos/serviços para uma gestão de qualidade eficiente

Dessa forma, é possível conferir dados, responsáveis, etapas, tipo, prazos e muito mais. Assim, visando melhorar a produção para os funcionários responsáveis por cada processo, bem como garantir uma gestão mais clara. 

Basicamente, a ficha técnica de produto precisa funcionar como um roteiro a ser seguido, um lugar onde o funcionário pode consultar as informações, evitando erros e enganos. Além, é claro, de manter tudo bem registrado para monitoramento e revisão. 

Principalmente dentro das indústrias, a ficha técnica torna-se ainda mais indispensável. Isso porque quando falamos em produção nas fábricas e indústrias, temos que pensar que o menor erro pode causar um prejuízo indeterminado. Bem como acidentes, atrasos e insatisfação do cliente final. 

Por isso, este setor deve priorizar o uso da ficha técnica de produto como um item obrigatório em todas as etapas de produção e pós-produção, garantindo averiguação fiel à realidade, eliminando dados que possam gerar dúvidas. 

Além disso, vale destacar que seu uso serve como guia em diversos momentos. Afinal, ela, é possível incluir dados como: 

  • Tamanho;
  • Espessura;
  • Etapa;
  • Objetivo;
  • Tipo;
  • Formato;
  • Responsável. 

Agora que você já sabe para que serve, confira o passo a passo para montar uma ficha técnica de produto que seja eficiente na sua empresa. 

Passo a passo para montar uma ficha técnica de produto eficiente

O segredo para manter um sistema de organização de processos que funcione é encontrar os formatos certos para montá-lo e utilizá-lo no dia a dia de trabalho. 

Afinal, se você é um gestor, deve saber que é muito comum encontrar empresas que possuem enormes burocracias que acabam não ajudando, como também atrapalhando. Mas, isso não pode acontecer e é extremamente prejudicial aos resultados. 

Por esse motivo, é essencial montar uma ficha técnica de produto eficiente e que realmente funcione para a realidade da sua empresa. 

Confira agora o passo a passo:

1. Identificação 

Primeiramente, comece a preencher uma identificação básica na ficha: o que é e o nome. Assim, você pode separar os documentos de acordo com essas informações – o que ajudará muito na hora de pesquisar e consultar. 

2. Categoria 

Separe tudo por categorias. Assim, você pode colocar esse tópico na ficha técnica de produto e facilitar a busca por itens ou processos, quando for necessário. É um tipo de filtro essencial. 

3. Dimensões 

Dados como altura e largura não podem faltar em uma ficha técnica de produto, principalmente dentro do meio industrial. Essas informações são indispensáveis para um funcionamento de trabalho organizado, seguro e controlado.

4. Peso

Assim como as dimensões de altura e largura, sempre evidenciar o peso e a carga daquele produto é essencial. Na indústria, sua produção não pode acontecer sem essas informações na ficha técnica.

5. Materiais 

Faça uma análise e separe os materiais que a equipe irá precisar durante o processo de trabalho. Em seguida, enumere todos os itens necessários e registre o que será utilizado. 

6. Código SKU

O SKU, sigla de Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Estoque, é indispensável na sua ficha técnica de produto. 

Basicamente, trata-se do código criado automaticamente para identificação de cada item ou material. É uma forma de dar um “nome” ao que está sendo posto na ficha. 

7. Responsável 

Outro ponto muito importante na hora de desenvolver uma ficha técnica de produto eficiente é inserir dados do responsável por aquela demanda ou item

Dessa forma, é mais fácil obter controle dos resultados de cada funcionário, bem como encontrar o responsável para obter mais informações.

8. Custos

Os custos devem ser definidos, analisados e repensados em qualquer que seja a etapa do trabalho. Afinal, o corte de gastos não só gera menos prejuízo, como possibilita que o dinheiro seja investido em melhorias. 

Sendo assim, lembre-se sempre de incluir na ficha técnica de produto todos os custos envolvidos.

9. Tecnologia

Pense na possibilidade de investir em softwares eficientes. Afinal, quando falamos em dados e informações tão importantes como essas, a tecnologia funciona melhor do que a mão de obra humana. 

Através de sistemas digitais como o Checklist Fácil, você encontra uma maneira de integrar as informações e salvá-las na nuvem, ou seja, sem riscos de perder ou se enganar. 

Além da diminuição de erros, você ainda encontra uma série de facilitações essenciais como checklists, agendamentos, automatização de processos e integração de equipes. É a chave para melhorar o seu modelo de gestão, tornando-o mais eficiente e com foco na melhoria contínua.

10. Dados extras

Por último, faça uma revisão geral da ficha técnica de produto e inclua todos os dados extras que julgar necessário. Você pode incluir fotos, registros, documentos ou alguma informação que possa ser útil para quem realiza o trabalho e para quem inspeciona depois.

De forma geral, esses são os passos simples para montar esse modelo de ficha de forma básica e eficiente. 

Entretanto, vale destacar que ela deve ir de acordo com as especificações e necessidades dos processos de trabalhos de cada empresa. Leve em consideração, portanto, o cenário interno e a personalize conforme for preciso. 

Agora que você já entendeu melhor sobre o assunto e o passo a passo para implementar a ficha técnica de produto na sua empresa, identifique também os principais erros que todo gestor deve evitar. 

Principais erros no processo de montagem da ficha técnica de produto

Anteriormente, vimos todas as informações necessárias e o passo a passo para a montagem de uma boa ficha técnica de produto. Mas, existem alguns erros muito comuns que podem acontecer e devem ser evitados ao máximo. 

Conheça agora os principais erros no seu processo de montagem: 

Não revisar as informações 

Inicialmente, é preciso pensar que a ficha técnica de produto possui uma importância imensa no controle de dados e monitoramento para gestão de qualidade e padronização de processos. Ou seja, evitar inconsistências aqui é primordial. 

Por isso, um dos principais erros é a falta de revisão das informações. É necessário sempre incluir os dados com atenção e revisar todo o conteúdo no final,  evitando problemas que possam se desdobrar lá na frente por conta de um número ou uma palavra equivocada. 

Lembre-se sempre de revisar a ficha técnica de produto

Esquecer uma informação importante 

Seguindo a mesma linha do tópico anterior, um erro que deve ser evitado ao máximo é a falta de informações essenciais. 

A ficha técnica funciona como um guia do trabalho, ao mesmo tempo que serve como relatório de resultados. Por isso, qualquer informação esquecida pode modificar todo um processo e gerar dados errados. 

Fazer tudo no papel 

Certamente você pode – e deve – registrar algumas coisas em documentos e papéis impressos, mas não contar com a tecnologia à esta altura do campeonato pode ser equivocado. 

Assim como já falamos anteriormente, com softwares modernos você pode ter tudo registrado na nuvem, além de ter integração e automatização dessas informações. É literalmente a análise de dados e controle de processos na palma da mão. 

Ficha técnica padrão 

Um erro muito comum das empresas é manter uma ficha técnica padrão para objetivos diferentes. Ela deve sempre ser personalizada conforme a empresa e o tipo de processo para o qual será usada. 

Além disso, vale destacar que é necessário mantê-la em constante atualização. O padrão deve existir para organizar, não para burocratizar. 

Finalmente, você já possui todo o conhecimento necessário para criar e conduzir as montagens de ficha técnica de produto dentro da sua empresa. 

Mas, caso ainda haja alguma dúvida de que ela é indispensável na rotina de trabalho, entenda agora porque você deve implementá-la já! 

Qual a importância da ficha técnica de produto? 

Vimos ao longo desse artigo uma série de informações sobre a ficha técnica do produto, como formas de usá-la, os erros que devem ser evitados e para quê ela serve, certo? Mas, você já parou para pensar nos diversos benefícios que ela pode gerar? 

A ficha técnica de produto vai além de um simples documento. Ela é um guia, ao mesmo tempo que é histórico dos serviços realizados, ou seja, um ponto indispensável para empresas realmente organizadas. 

Além disso, sua presença ou a falta dela, reflete diretamente nos resultados alcançados lá na frente, especialmente no que tange à gestão de qualidade. 

De forma geral, sua empresa ganha diversos benefícios com a ficha técnica de produto, como: 

  • Padronização de processos
  • Padrão de qualidade na produção;
  • Controle de gastos e demandas
  • Redução de erros e desperdícios
  • Otimização na gestão de tempo e de equipes
  • Melhoria contínua

Em outras palavras, a empresa ganhará um novo cenário, com resultados mais positivos e melhorias a curto e longo prazo, impactando na gestão e no relacionamento com os clientes. 

Sendo assim, se a sua empresa ainda não a utiliza, é hora de implementar a ficha técnica de produto. E, caso não esteja utilizando da forma certa, é só ficar ligado nas dicas e melhorar sua utilização. 

Para isso, faça treinamentos das equipes para uma padronização do uso e melhoria dos processos. Além de, é claro, encontrar o software perfeito para ser seu aliado nessa atualização, como o Checklist Fácil. Veja agora mesmo como funciona e mãos à obra!

Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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