Um fluxograma de processos é uma ferramenta importante para o mapeamento de tarefas e atividades dentro de um contexto empresarial. Ele auxilia na visualização de como os procedimentos acontecem, desde a entrada da demanda até a sua entrega.
Isso porque se trata de uma ferramenta totalmente visual, que apresenta de forma esquemática um fluxo operacional, que poderá ser de produção, serviço, transporte, trânsito de mercadorias e insumos, de execução, entre outros.
Para entender exatamente o que é, como é montado e para que serve um fluxograma de processos, basta seguir essa leitura! E de bônus, confira as nossas 9 dicas de como montar fluxogramas na sua empresa.
Neste artigo você encontrará:
O que é fluxograma de processos?
Fluxograma de processos é uma ferramenta utilizada para documentar, de forma esquemática e ilustrativa, as etapas que fazem parte de procedimentos, sejam eles operacionais ou intelectuais.
Ele é elaborado para representar o fluxo de tarefas que são necessárias para a entrega de um produto final, que pode ser uma mercadoria física, um serviço, um documento ou uma ação.
Criada em 1921, por Frank B. Gilbreth – engenheiro norte-americano, consultor e especialista em eficiência e movimento na indústria -, essa metodologia utiliza símbolos geométricos e elementos visuais para marcar o passo a passo da execução de uma atividade.
Sendo assim, o fluxograma de processos é uma maneira de ilustrar, de forma lógica, a sequência de tarefas que fazem parte de um processo, simplificando o entendimento das atividades e valorizando a importância de cada etapa para o melhor resultado final.
Para que serve o fluxograma de processos operacionais?
O fluxograma de processos tem inúmeras utilizações dentro de uma empresa, servindo como auxiliar em várias frentes. Por este motivo, é considerada uma ferramenta excelente na gestão da qualidade, tanto na fase de busca pela certificação quanto na de manutenção dos certificados.
Com ele, é possível fazer o mapeamento de processos de maneira bastante descritiva e detalhada, possibilitando maior compreensão do todo.
De acordo com Rubens Cavalcanti, no livro Modelagem de Processos de Negócio: Roteiro para a realização de projetos de modelagem de processos de negócios, mapeamento é o:
“Entendimento dos processos atuais e suas necessidades. Etapa de levantamento de informações e da documentação relativa aos processos como são atualmente executados pela organização.”
A partir disto, entenda os principais usos do fluxograma de processos:
Documentar as etapas
Ter um fluxograma de processos documentado possibilita a qualquer gestor ou auditor compreender como é realizada determinada operação, visualizando claramente etapa por etapa, para sugerir melhorias sempre que necessário.
Padronizar processos
A documentação das etapas dos processos, em forma de fluxo ilustrativo, facilita para que todos saibam a ordem de execução de cada tarefa, compreendendo o trabalho da equipe como a montagem de um quebra-cabeças. Onde cada um é essencial para a entrega do todo.
Com ele, em caso de ausência de um colaborador, outro poderá substituí-lo sem prejuízos ao andamento da atividade.
Ter desenhado claramente como são feitas as tarefas também ajuda a manter a qualidade, mesmo se houver necessidade de troca de equipe.
Entender a sequência de atividades e sua conexão
Com o fluxograma desenhado corretamente, todos podem compreender a ordem ideal de ações que compõem a execução de um processo, para que o resultado ou objetivo final seja o mais perfeito possível.
Implantar a melhoria Contínua
Por mapear uma a uma as etapas de execução de uma atividade, esse fluxograma auxilia na revisão constante dos processos, possibilitando a verificação de oportunidades de melhorias, analisando as consequências das últimas mudanças e mensurando resultados.
Ele permite, ainda, a localização de falhas, problemas e gargalos que possam vir a ocasionar perdas para a empresa.
Dessa forma, nenhum processo fica estagnado e a equipe pode estar em atualização contínua, implantando novos métodos e metodologias de gestão de processos.
Valorizar cada tarefa para performance empresarial
O fluxograma de processos auxilia os colaboradores a visualizarem a importância de suas tarefas dentro do contexto da empresa, valorizando sua participação para a entrega da atividade-fim da organização.
Logo, busca explicitar a relevância de cada um no processo geral, engajando a equipe para que cada um dê o seu melhor
Verificar a necessidade de insumos
Através do olhar detalhado de cada tarefa no contexto micro, é possível levantar dados sobre insumos necessários para a execução das tarefas, organizando necessidades de estoque e reposição de instrumentos que permitam a execução das atividades.
A simples falta de uma caneta em um momento necessário pode ocasionar a perda de tempo precioso de um colaborador em meio a um processo.
Incentivar o aumento da produtividade
Com as etapas claras e bem definidas, cada colaborador assimila onde começa e termina a sua responsabilidade, buscando produzir da melhor forma a sua tarefa.
Também ficam esclarecidas diferentes situações que podem surgir, não deixando espaço para dúvidas que causam atrasos na produção.
Assim, o aumento da produtividade é comprovado no dia a dia da rotina operacional.
Quais são as etapas de um fluxograma de processos?
O fluxograma de processos pode ser dividido em diversas etapas, com muitos símbolos diferentes. Mas, torná-los muito complexos pode ser contraproducente. Dessa forma, apresentamos aqui as 9 principais etapas utilizadas:
1. Etapas de Início e Fim
A etapa de início e a de fim são essenciais em qualquer processo, para entendimento da geração das ações e da saída da entrega.
Essa etapa é marcada pelo símbolo que imita o formato de uma pílula. Resumidamente, o início é a entrada da demanda, e o fim, a saída.
Imaginemos, por exemplo, a cozinha de um restaurante. O início seria o pedido do cliente e o fim, a entrega do prato na mesa.
Sendo assim, é imprescindível que apareça sempre em todos os fluxogramas.
2. Processo
A etapa de processo é ilustrada por um retângulo. E, dentro dele, será especificada a etapa a ser realizada no processo.
Por exemplo, utilizando a mesma cozinha de restaurante, o processo pode ser “assar a carne”, “dourar a cebola”, “picar o tomate”, considerando que cada prato oferecido no cardápio exigirá um fluxograma próprio.
Já em uma indústria, as etapas podem ser “receber o pedido”, “separar os insumos”, “pintar a peça”, “costurar partes de uma roupa”, “encaixotar o produto”, entre outros.
3. Fluxo
Para indicar o sentido do fluxo das atividades, são usadas setas.
Elas esclarecem a sequência em que as etapas precisam ser realizadas para o melhor resultado, determinando o sentido do fluxo.
4. Decisão
Os momentos que exigem decisão são marcados por losangos. Quando eles aparecem, significa que há necessidade de uma decisão clara entre dois ou mais caminhos diferentes.
Esta figura geométrica normalmente vem acompanhada de setas que indicam 2 possibilidades, por exemplo: o SIM e o NÃO.
No caso do restaurante, se o cliente pede para excluir a cebola de seu lanche, o colaborador deverá saber qual o próximo passo, caso seja feita essa solicitação, sem titubear.
Já na indústria, pensando no setor comercial, no fluxograma após a etapa de envio de orçamento do cliente, a sequência será “orçamento aprovado”, se SIM, a sequência será uma tarefa. Se a resposta for NÃO, será outra.
Ambos os casos ilustram um momento de decisão no fluxograma de processos operacionais.
5. Processo pré-definido
Quando surgir o desenho de um retângulo com bordas laterais mais escuras, significa que, neste ponto, a etapa sugerida já foi validada em outro fluxograma.
Dessa forma, é possível saber que essa etapa já compõe outros fluxos operacionais.
6. Operação Manual
O símbolo de um trapézio invertido atenta para a necessidade de uma operação manual.
Um exemplo é o caso de uma indústria de confecção, que em determinada etapa do processo de fabricação de uma roupa, é necessária a aplicação manual de um detalhe ou acessório mais delicado.
7. Documento
O símbolo utilizado para esta etapa é um retângulo com uma onda compondo a base ou lado inferior. Ele é utilizado para demarcar a necessidade de geração de um documento, que pode ser um relatório, um checklist ou uma certidão, por exemplo.
Caso haja exigência de mais de um documento, este símbolo aparecerá de forma repetida.
8. Espera
O símbolo que representa uma etapa de espera é composto por um retângulo com uma das laterais em formato circular. Quando ele aparece num fluxograma de processos, atenta para um momento de pausa entre as atividades.
Um exemplo é quando, em uma indústria de peças, é necessária uma parada para secagem de determinada tinta. Ou na indústria têxtil, quando um enfesto de malha precisa descansar antes de ser cortado, visando não encolher depois.
9. Conector
O último símbolo deste tipo de fluxograma é o círculo e representa a conexão entre etapas muito longas ou diferentes fluxos. Nesta situação, eles substituem as setas para garantir maior entendimento.
Confira um exemplo abaixo:
Conheça os tipos de fluxogramas mais comuns
Os tipos de fluxogramas mais comuns utilizados nas empresas são os fluxogramas de processos lineares e os fluxogramas de processos funcionais.
Os fluxogramas de processos lineares são regularmente utilizados para ilustrar procedimentos e atividades simples, com início, etapas e fim explícitos, somando alguns pontos de decisão durante o fluxo.
Já o fluxograma de processos funcionais tem o objetivo de esclarecer procedimentos mais complexos, que envolvem mais de um setor da empresa.
Neste tipo, as etapas são divididas entre os departamentos, deixando evidente quem são os responsáveis por cada atividade. Embora tenha um único ponto de entrada e de saída.
Muitas organizações acreditam que o fluxograma funcional é ideal para alinhar colaboradores de áreas diferentes, para que interajam entre si, com o fim de entregar um único produto ou serviço.
Outros tipos de fluxogramas de processos são o setorial e o de linhas de montagem, muito utilizados em indústrias.
Como montar um fluxograma de processos operacionais?
Para montar um fluxograma de processos operacionais, listamos 9 dicas preciosas, que servem como um passo a passo para colocar em prática essa ferramenta na sua empresa.
Dica 1: Estudo prévio
Antes de mais nada, é preciso ter uma visão geral da organização, fazendo um estudo prévio de todos os processos existentes e executados para a entrega do serviço final ou produto acabado, compreendendo os pontos de conexão entre eles.
Dica 2: Processo em foco
Se o objetivo é montar o fluxograma de processos operacionais, essa é a hora de conversar com o gestor de produção industrial. Ele poderá guiar pelos procedimentos, mostrando como a produção acontece no chão de fábrica.
Se o processo for de gestão administrativa ou financeira, busque na figura do gestor destes setores o apoio necessário para compreender o passo a passo de seus processos.
Dica 3: Priorizar para não acumular
Toda organização possui muitos processos, que acontecem ao mesmo tempo, para a entrega do seu serviço ou produto acabado.
Nesta fase, definir prioridades é a única saída, já que é preciso compreender detalhadamente cada processo para poder desenhar o fluxograma de forma eficiente.
Se tentar fazer muitos ao mesmo tempo, o responsável pela criação do fluxograma de processos pode ver-se sobrecarregado e começar a confundir áreas e tarefas. Por isso, escolha as prioridades e faça um por vez.
Dica 4: Mapeamento das etapas
Definido o processo por onde começar, reúna-se com sua equipe para analisar as etapas que acontecem sob seu comando.
Esforce-se para entender como são desempenhadas as tarefas e como elas se encaixam em sequência.
Além de demonstrar transparência no trabalho realizado e valorizar o papel de cada um, essa ação engaja a equipe e acrescenta pontos de vista que só que realiza a rotina pode acrescentar.
Dica 5: Hora de desenhar
Nesta fase, um quadro ou mesmo uma janela pode ser a base para colocar as figuras geométricas e os elementos visuais do fluxograma de processos na ordem da sequência em que acontecem
Essa ação permite uma visualização mais ampla do processo esquematizado, podendo corrigir e continuar sem perdas de tempo.
Dica 6: Criticar e analisar
Este é o momento em que os envolvidos na montagem do fluxograma de processos devem aguçar sua visão crítica para analisar friamente o processo desenhado, fazer questionamentos sobre cada etapa para validá-las com assertividade.
Algumas perguntas que podem ser feitas para cada etapa são:
Etapa de processos:
- Esta tarefa é mesmo importante?
- Existe possibilidade de melhoria?
- É possível fazer de forma mais simples?
Etapa de decisão:
- É necessária uma decisão neste momento?
- Trata-se de uma decisão tomada com base em dados?
- É clara e objetiva, ou abre espaço para interpretações?
Etapa de documentação:
- Qual a importância deste documento?
- Deve ser arquivado para consultas posteriores?
- É uma informação pertinente e única?
Etapa de espera:
- Essa espera é indispensável?
- É viável reduzir esse tempo?
- Essa espera pode significar atrasos ou perdas?
Após esses questionamentos, a equipe terá certeza da necessidade de cada etapa e das melhorias possíveis de serem realizadas.
Dica 7 – Fotografe o fluxograma
Se você desenhou, rabiscou e montou o fluxograma, fotografe a versão final como registro do processo de sua montagem.
Fotografe também a equipe que participou, para tornar o momento ainda mais valioso e arquive esses registros.
Ah! E não se esqueça de pedir a autorização de uso de imagem para arquivar a foto dos colaboradores no banco de imagens da empresa.
Dica 8: Documente o fluxograma
Após validadas todas as etapas e registrado de forma fotográfica, é hora de criar um arquivo no seu computador com o fluxograma de processos, para que se torne um documento da empresa.
Para isso, você poderá usar softwares de desenho de fluxogramas como o Microsoft Visio, ferramentas gráficas como o Canva ou utilizar os SmartArt dos programas PowerPoint e Excel.
Por que um checklist é essencial para monitorar esses processos?
Como vimos, para montar um fluxograma de processos é preciso mapear todas as atividades que são necessárias para que um procedimento seja feito, um produto produzido ou um serviço entregue.
Em meio a ele, muitos detalhes de etapas e tarefas são listados.
Dessa forma, uma ferramenta de checklist mostra-se essencial para a qualidade da operação, já que será utilizada para controle e monitoramento da conformidade dos processos, segundo o que foi acordado com a equipe na montagem do fluxograma.
Com uma ferramenta como o Checklist Fácil, é possível medir objetivamente os resultados de melhorias implantadas, com dados atualizados, relatórios e históricos registrados e documentados.
E mais: com o Checklist Fácil você consegue elaborar planos de ação, padronizar processos de checagem e ganhar um importante aliado nas auditorias da qualidade.
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