Em uma gestão de farmácia, a padronização de processos é um dos itens mais importantes. Ou seja, é ela que garante a redução do número de erros, de conflitos interpessoais e da perda de materiais — além de favorecer as vendas. Assim, todo o estabelecimento é beneficiado e pode crescer de forma sustentável.
Nesse contexto, é importante contar com algumas táticas a seu favor. Dessa forma, é preciso saber criar fluxogramas, eliminar gargalos, otimizar a comunicação interna e incluir tecnologias que padronizem as atividades diárias, promovendo a organização e o controle.
Pensando em tudo isso, criamos um guia especialmente para você. Acompanhe!
Saiba quais são as 6 dicas para a gestão de farmácia
1. Defina os 20% que devem ser aprimorados
Existem muitos processos que garantem o funcionamento de uma farmácia. Destacamos:
- o faturamento de pedidos;
- o recebimento de encomendas;
- a contratação de novas pessoas;
- o próprio atendimento aos clientes do estabelecimento.
O fato é que todas as etapas precisam ser organizadas e padronizadas, visando o aumento do faturamento, a redução dos custos e a satisfação dos clientes internos e externos. Mas, afinal, por onde começar? Quais processos devem ter prioridade?
Isso varia bastante, de acordo com cada estabelecimento. É preciso identificar onde há um maior número de problemas, bem como os processos que mais influenciam nos resultados.
Primeiramente, reflita sobre qual resultado quer alcançar. Uma maior lucratividade? Então, comece melhorando os seguintes pontos:
- recebimento dos pedidos;
- estocagem;
- precificação estratégica;
- vendas;
- envio para os clientes (distribuição).
De acordo com o princípio de Pareto, 80% dos resultados são provenientes de apenas 20% das causas. Ao aplicar isso à gestão de processos, é possível dizer que apenas 20% de seus processos contribuem para 80% dos resultados desejados. Foque nesses 20%!
2. Dê início a um 5S no ambiente de trabalho
Essa metodologia originou-se no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, e tem como objetivo melhorar a forma com a qual os gestores organizam seus espaços. Ela é representada por 5 palavras em japonês, que começam com a letra “S”. Veja:
- SEIRI (senso de utilização): mantenha apenas o que é útil;
- SEITON (senso de organização): tenha tudo disponível de forma estratégica;
- SEISO (senso de limpeza): mantenha o ambiente limpo constantemente;
- SEIKETSU (senso de padronização): padronize a arrumação das prateleiras;
- SHITSUKE (senso de autodisciplina): mantenha as mudanças no longo prazo.
Com a ajuda da tecnologia apropriada, crie um checklist para dar início ao processo de 5S, mas lembre-se de que não basta arrumar: é preciso incentivar toda a equipe a manter os padrões. Para tanto, dê incentivos, feedbacks e treinamentos.
3. Facilite o processo de comunicação interna empresarial
Independentemente do tamanho da farmácia, é preciso ter uma comunicação fluida e eficaz. Segundo Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, mais de 60% dos problemas e conflitos internos acontecem por falta de diálogo.
Para tanto, não basta usar os antigos murais de recados ou a famosa caixinha de sugestões. É necessário apostar em ferramentas mais modernas, como softwares específicos, que facilitem a colaboração e o compartilhamento de dados entre os membros da equipe.
É indispensável que cada líder da farmácia, incluindo seu CEO, também se comprometa com o assunto. É de responsabilidade dos líderes cascatear as informações importantes, garantindo que elas cheguem até onde devem chegar, com qualidade e no prazo certo.
4. Defina como os processos devem (de fato) acontecer
Para que os processos sejam padronizados, é preciso definir como devem acontecer no dia a dia da empresa. Mas como estabelecer esse passo a passo para a realização de cada procedimento? É necessário conhecer um pouco sobre fluxogramas.
Essa ferramenta representa visualmente um processo. Basicamente, significa demonstrar a ordem correta dos acontecimentos por meio de elementos geométricos, como triângulos, retângulos e quadrados.
O fluxograma em blocos é o mais simples e consiste apenas em blocos ligados por linhas que apontam a direção correta. Dentro de cada um, há uma palavra-chave (ou frase-chave) que representa determinada ação, como:
- recebimento das caixas;
- contagem;
- assinatura das notas fiscais;
- estocagem (e assim por diante).
A representação gráfica pode ser feita no Excel, em um sistema especializado ou na forma de um checklist. O mais importante é alinhar toda a equipe sobre a ordem certa dos acontecimentos. Para tanto, garanta que todos os envolvidos conheçam e obedeçam o fluxograma.
5. Crie um plano de ação para a melhoria contínua
Se você já identificou os processos que precisam de melhoria, bem como criou um plano (ou fluxograma) para a padronização e a adequação de cada um, é hora de executá-lo! Tenha em mente que, para obter resultados, é preciso tirar as ideias do papel e colocá-las em prática.
Para tanto, uma ferramenta bastante útil é o 5W2H. Ou seja, ela consiste em 7 perguntas do inglês que devem ser feitas para executar uma tarefa. Veja:
- 5W: what (o que será feito?); why (por que será feito?); where (onde será feito?); when (quando?); who (por quem será feito?);
- 2H: how (como será feito?); how much (quanto vai custar?).
Responda a cada uma dessas perguntas com objetividade, atribuindo responsabilidades para os membros de sua equipe. Isso contribuirá para que haja mais chances de sucesso na padronização e na organização dos processos da farmácia.
6. Use a tecnologia a favor do estabelecimento
O uso de novas tecnologias é cada vez mais importante, especialmente para padronizar os processos desejados. No entanto, não basta utilizar planilhas e relatórios impressos para manter a “casa” em ordem: é crucial contar com sistemas específicos.
Por exemplo, um software de checklist customizável permite a criação de planos de ação, o compartilhamento dos dados desejados em tempo real e o anexo de fotos e comentários, dentre outras funcionalidades. Tudo isso, claro, beneficia o estabelecimento.
Tenha em mente que será cada vez mais importante se adaptar às novas demandas tecnológicas, especialmente para manter o negócio competitivo em relação à concorrência. Dessa forma, também é possível obter grandes resultados nas atividades diárias.
Agora você está por dentro do assunto! Portanto, aproveite para otimizar a gestão de sua farmácia, garantindo processos padronizados e que entreguem resultados reais.
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