O que é e como fazer uma gestão de não conformidades eficiente

Você sabe como colocar em prática a gestão de não conformidades na sua empresa? Essa atividade é fundamental para que a organização consiga atingir melhores resultados. Então, nos acompanhe na leitura!

Tempo de leitura: 7 minutos
Como fazer a gestão de não conformidades

A gestão de não conformidades é uma prática que desempenha um papel fundamental na organização de uma empresa. Com ela, é possível garantir uma maior eficácia nas tarefas diárias e, consequentemente, atingir melhores resultados.

Entretanto, colocá-la em prática ainda é um desafio. Devido à grande quantidade de detalhes que esse processo envolve, é fácil que pontos importantes passem despercebidos nessa questão.

Por isso, no artigo de hoje, você vai entender a importância e os benefícios do controle de não conformidades. Além disso, vamos apresentar dicas vitais para colocar tudo em prática. Nos acompanhe na leitura!

O que é gestão de não conformidades? 

Antes de nos debruçarmos sobre como colocar essa atividade em prática, é importante entender, primeiro, o que configura uma não conformidade

Bom, em termos simples, é tudo o que acontece de forma contrária ao planejamento original. Os motivos para isso vão desde um erro de execução por parte de um profissional até algo que estava fora do alcance dos gestores.

Dessa forma, o controle de não conformidades consiste, justamente, em antecipar esses cenários. Assim, a organização consegue apresentar respostas rápidas sem que isso afete tanto o planejamento inicial.

Para que isso seja possível, é preciso ter bastante clareza na organização interna e nas demandas. Se existe uma falta de compreensão sobre os papéis, consequentemente, não há como prever de onde os erros podem vir.

Além disso, qualquer tipo de tarefa que não esteja atingindo os resultados esperados pode, também, ser considerada uma não conformidade. Nesse contexto, é importante realizar auditorias para entender os motivos para tal.

Por isso, é importante que os processos internos sejam bem definidos. Ademais, cada colaborador deve entender os indicadores de produtividade da empresa e ter em mãos equipamentos que possibilitem que o trabalho seja executado da melhor forma.

Dessa maneira, a gestão de não conformidades pode ser traduzida em:

  • Planejamento de projetos;
  • Otimização de processos;
  • Eficiência na antecipação de erros.

Qual a importância de fazer a gestão de não conformidades?

A gestão de não conformidades é um processo primordial em empresas, independentemente do seu porte ou nicho de atuação. Entretanto, ainda é muito comum vê-la ser ignorada em muitas gestões.

A prática é fundamental para organizações que buscam investir na sua estrutura interna de funcionamento. Com ela, é possível otimizar a produtividade do trabalho, garantindo mais eficácia na execução de tarefas.

Além disso, esse tipo de controle também atua para assegurar sustentabilidade no longo prazo para a empresa. Isso se dá, justamente, por gerar uma compreensão sobre as deficiências na rotina de trabalho. Assim, se torna viável buscar soluções ágeis.

Outro ponto de destaque está na possibilidade de criação de bancos de dados. Essas informações geradas podem ser compartilhadas com líderes e gestores. Assim, é possível tomar decisões mais assertivas.

Dessa maneira, a gestão de não conformidades não é apenas uma boa prática corporativa. Ela é uma estratégia capaz de melhorar e otimizar os resultados de uma empresa.

Quais os benefícios dessa prática?

É necessário que exista a compreensão sobre a importância do controle de não atividades. Entretanto, é preciso que se explique, também, o impacto positivo que essa prática tem para uma organização.

Dessa maneira, 4 pontos se destacam:

Antecipação de soluções para os problemas

Contar com uma equipe talentosa e eficiente é fundamental. No entanto, isso não é capaz de impedir que algo aconteça de forma diferente do planejado.

Mesmo as maiores organizações do mundo estão sujeitas a enfrentarem eventos como esse. Entretanto, a “chave para o sucesso” não está apenas em evitar problemas. Na verdade, o objetivo é apresentar soluções rápidas.

Por isso, a gestão de não conformidades é fundamental. Com sua aplicação logo na fase de planejamento, a empresa já consegue ter uma visão ampla das tarefas e, assim, saber onde essas ações podem acontecer.

Dessa forma, já é possível ter as respostas encaminhadas. Assim, a resolução de problemas acontece de forma rápida, sem afetar tanto o planejamento.

Criação de processos mais eficientes e ágeis

Ter mais eficiência e agilidade na execução de atividades é o sonho de muitas empresas. Assim, a gestão de não conformidades desenvolve um relevante papel para tornar isso palpável.

Como dissemos no início, a falta de clareza na organização das atividades tem um impacto negativo na empresa. Assim, não há uma visão ampla sobre a importância de cada ação no contexto geral da instituição.

Por isso, a gestão de não conformidades atua, também, como uma solução para essa realidade. Com ela, a empresa consegue estruturar melhor os seus processos e, assim, ter maior agilidade para cumprir com as demandas.

Além disso, com esse controle é possível criar indicadores para a avaliação. Dessa forma, os colaboradores vão saber os resultados que devem alcançar e podem atingi-los com mais eficiência.

Aumento da produtividade da equipe

Contar com uma equipe produtiva é fundamental para uma organização. Entretanto, é difícil ter bons resultados com um baixo entendimento sobre os processos internos da empresa.

Assim, esse é o outro ponto positivo do controle de não conformidades. Ela vai ajudar a definir os padrões esperados para cada processo. Dessa forma, a empresa consegue otimizar o seu tempo, concorda?

Portanto, para que isso seja possível, é preciso que a empresa defina as métricas necessárias de resultado para cada área interna. Assim, o processo de avaliação é simplificado.

Além disso, uma auditoria interna é fundamental. Com ela, é possível identificar:

  • Os equipamentos que não estão nas melhores condições de uso;
  • Se as normas regulamentadoras e de segurança estão sendo cumpridas;
  • Quais cenários podem ocasionar uma não conformidade.

Dessa maneira, a empresa consegue buscar soluções rápidas para essas situações. Consequentemente, há o ganho de produtividade por parte da equipe.

Otimização do uso de recursos

A gestão de não conformidades também vai possibilitar uma economia para a empresa no longo prazo. Isso porque, com as avaliações dos três pontos que citamos acima, é possível planejar melhor o uso de recursos.

Com a clareza na definição dos processos e do que não está de acordo com o planejado, é possível buscar as soluções necessárias. Esses pontos podem, à vista disso, serem convertidos em relatórios de avaliação.

Esses documentos serão fundamentais para que a empresa consiga identificar suas forças e, principalmente, suas deficiências. Assim, é possível fazer uma alocação mais estratégica dos recursos da companhia.

Dessa forma, há o ganho de tempo, produtividade e eficiência. Esses itens serão fundamentais para o crescimento sustentável da empresa.

O passo a passo para fazer o controle de não conformidades

Bom, agora que você já sabe o que é, qual a importância e quais os benefícios da gestão de não conformidades, chegou o momento mais importante: entender como colocar em prática.

Para isso, elaboramos esse passo a passo fundamental para ser aplicada no cotidiano da empresa. Com ele, será possível identificar as situações que podem se tornar um problema e buscar as melhores soluções.

Aqui, você vai encontrar os 7 passos necessários para realizar o gerenciamento de não conformidades de forma eficiente. Conheça-os agora: 

1 – Faça uma auditoria completa da organização

O primeiro passo para garantir um bom controle de não conformidades é, justamente, fazer uma auditoria completa na organização. Esse processo será fundamental para identificar os pontos que precisam de melhorias. 

Dessa forma, a empresa consegue traçar um panorama geral da sua situação. Assim, é possível, sobretudo, destinar recursos para as áreas mais deficientes.

Com isso, todo o processo de gestão de processos se torna mais claro. Consequentemente, a empresa consegue aplicar uma metodologia de gestão de não conformidades de forma mais simples e eficiente.

2 – Identifique as não não conformidades

Após a auditoria junto da identificação dos pontos de melhoria, é preciso identificar quais são as não conformidades. Não há como criar um sistema de gerenciamento sem que este ponto esteja claro.

Esse processo de checagem precisa seguir um método de avaliação a ser definido pela própria empresa. Além disso, ele precisa estar alinhado e categorizado de acordo com cada setor e o tipo de projeto.

Assim, com essas não conformidades em mãos, a organização consegue detectar as causas para isso. Dessa forma, é possível destinar os recursos necessários para as respectivas soluções.

Com isso, a empresa otimiza sua gestão de tempo e consegue criar um ambiente de trabalho propício para o aumento da produtividade.

3 – Defina e padronize as métricas e informações

Dando continuidade aos dois pontos acima, é preciso definir as métricas. Não há como criar um sistema de avaliação de produtividade sem números claros e, principalmente, padronizados.

Com isso, é possível criar um sistema estruturado. Assim, sempre que algo sair da ordem estipulada, o processo de identificação é mais ágil.

Dessa forma, quando for identificada uma não conformidade, os profissionais competentes para aquela área já trabalharão em busca da solução. Assim, a empresa otimiza seu tempo e sua produtividade.

Além disso, a organização também pode criar relatórios a partir desse controle. Dessa maneira, é possível constatar as ações mais recorrentes e, assim, trabalhar em uma metodologia para resolvê-las.

Por exemplo, caso o auditor identifique que a não conformidade em uma máquina foi causada por uma falha humana, ele pode especificar isso no seu relatório. Logo, os gestores conseguem tomar decisões a partir dessas informações. 

Continuando na situação hipotética que criamos, a solução seria investir em uma capacitação sobre o uso correto daquele equipamento.

4 – Procure as soluções

No item acima, já criamos um cenário fictício em uma organização. Esse ponto serve de base para o próximo ponto da gestão de não conformidades: a busca pelas soluções.

Como dissemos no passo número dois, as informações da auditoria devem estar padronizadas de acordo com cada setor. Isso será fundamental para a definição de prioridades e gestão de recursos.

As questões de segurança do trabalho, por exemplo, devem ser resolvidas de forma mais rápida. Os demais itens que estão fora dos padrões de produtividade da própria organização vêm em seguida.

Em um cenário ideal, seria possível solucionar todos os pontos identificados na auditoria. No entanto, dificilmente isso será possível. Por isso, a empresa deve criar planejamentos que já prevejam que as não conformidades acontecerão.

5 – Capacite os colaboradores e defina os papéis

Além de buscar resolver as não conformidades, existe outro ponto que pode ajudar a evitar situações como essas: treinamento dos colaboradores. 

É preciso que a equipe esteja plenamente capacitada para executar suas tarefas da melhor forma.

Com essa compreensão, a empresa cria um ambiente mais produtivo. Assim, cada colaborador saberá como exercer determinadas funções e quais são as métricas a serem alcançadas.

Além disso, essa capacitação será fundamental para que a própria equipa consiga identificar não conformidades. Tendo o conhecimento necessário, eles podem reportar essas situações para a liderança ou buscarem as soluções necessárias para a situação.

6 – Procure consolidar os processos

O sexto ponto do nosso passo a passo é a consolidação de processos. É necessário que a empresa invista bastante em criar fluxos de trabalho bem estruturados.

Essa fase é fundamental para que as lideranças consigam ter uma visão ampla e clara de toda a organização. Dessa forma, a empresa aproveita a oportunidade para estabelecer processos bem definidos, onde cada colaborador saiba como seu trabalho se enquadra no plano geral. 

Assim, é possível identificar as áreas que estão com boa performance e quais precisam de uma maior atenção no momento de se avaliar.

7 – Use um checklist para alinhar todos os pontos

Como ficou claro, a gestão de não conformidades é uma tarefa que traz consigo muitos detalhes. Dessa forma, é importante encontrar métodos para identificar todos e buscar as soluções em tempo hábil. 

Por isso, o sétimo e último passo consiste, justamente, em ter em mãos um bom app de checklist para atender. Dessa forma, a empresa consegue listar todos os pontos identificados na auditoria, buscar soluções e estruturar processos.

Nesse cenário, o Checklist Fácil se estabelece como a solução completa para essas demandas. Com ele, é possível, por exemplo, criar planos de ação com obrigatoriedade de preenchimento. Dessa maneira, a organização ganha rapidez e eficácia na solução.

Outro ponto de destaque é que os pontos identificados na auditoria podem ser imediatamente direcionados ao time responsável. Assim, é possível otimizar o tempo e ganhar produtividade.

Além disso, o sistema é customizável e pode ser acessado de qualquer lugar, facilitando criar listas atualizáveis em tempo real e que atendam totalmente às demandas de cada setor.

Por isso, não perca mais tempo com fórmulas ultrapassadas. Agende agora uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e entenda o funcionamento da solução.

Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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