Um elemento fundamental para o sucesso da gestão no varejo é saber identificar problemas nos processos de compra e venda. A falta de controle resulta em dificuldades na correção de falhas e os prejuízos podem ser gigantes, com altos índices de perda nos estoques e atrasos nas entregas. Consequentemente, a confiança dos clientes fica abalada, impactando o faturamento.
Um dos principais entraves para que essas questões sejam solucionadas é a necessidade de fazer a gestão à distância, afinal, é impossível estar em todos os lugares ao mesmo tempo.
Realize um bom planejamento estratégico
Qualquer processo produtivo é formado por uma série de etapas interligadas. No caso do varejo, a gestão de estoque precisa estar conectada aos procedimentos de compra e venda.
Para obter um bom desempenho geral, é essencial que todos os elementos dessas áreas estejam alinhados. E isso é possível com a construção e execução de um planejamento estratégico eficaz.
A estratégia é o que faz todos os pontos da cadeia produtiva trabalharem sob as mesmas diretrizes, reduzindo a necessidade de reuniões longas e cansativas. É preciso mapear todos os processos e as relações entre eles. Além disso, deve-se avaliar a eficácia de cada um para localizar os gargalos que limitam a capacidade de gerar resultados.
Depois de visualizar os pontos problemáticos, chega o momento de desenvolver planos de ação capazes de otimizar os processos internos. Isso exige trabalho em equipe e sistemas que possibilitem uma análise detalhada do desempenho, pois soluções criativas e abrangentes demandam visão ampla do negócio.
Depois de definir os métodos, é hora de colocá-los em prática. Ao mesmo tempo, é importante contar com ferramentas que auxiliem no monitoramento das tarefas e acompanhamento dos resultados.
Quanto maior a agilidade na avaliação de desempenho, maiores serão as chances de reagir, mesmo à distância, corrigindo a rota e estabelecendo novamente o que foi planejado.
Padronize os procedimentos de controle de estoque
Implementar métodos efetivos de controle de estoque afeta diretamente os departamentos de compras e vendas, pois eles dependem de informações detalhadas sobre a disponibilidade de cada item. Sem isso, as chances de ter furos de estoque ou comprar mais itens que o necessário ficam perigosamente maiores.
A primeira medida a tomar nesse departamento é utilizar os princípios da padronização para garantir o registro correto de tudo que entra ou sai dos armazéns. Por meio de softwares específicos, pode-se manter um controle dos níveis de estoque em tempo real, transmitindo essas informações para os demais departamentos com precisão e rapidez.
Organizar a disposição dos itens no depósito é outro ponto-chave. Aqueles com maior rotatividade devem estar mais acessíveis para retirada e transporte. Utilizar códigos padronizados para indicar a localização da mercadoria no armazém faz com que a rotina de organização seja mais produtiva.
Os mesmos códigos podem ser usados para registrar nos sistemas as características de cada produto. Isso facilitará a consulta dos demais setores e ajudará a evitar uma série de erros.
Juntos, todos esses elementos colaboram para a análise do fluxo de vendas, ou seja, será possível verificar com dados precisos os níveis de demanda de cada produto e as sazonalidades. Como veremos na sequência, essa capacidade melhora muito o desempenho do setor de compras.
Aperfeiçoe os processos de compras
Gerenciar as compras é um dos aspectos mais sensíveis para empresas do varejo. Comprar produtos demais resulta em custos excessivos de estocagem e risco de ficar com itens obsoletos encalhados.
Comprar menos que o necessário faz com que a organização perca oportunidades de venda e afeta sua credibilidade no longo prazo. Nos dois casos, há impacto nos lucros.
A integração com o estoque por meio de softwares de gestão, bem como a aplicação das práticas que já mencionamos anteriormente, reduz bastante esses problemas. Mas há outras peculiaridades da área de compras que merecem atenção. Uma delas é a escolha dos fornecedores, com a busca incessante por preços mais vantajosos.
Os responsáveis por fazer as cotações e negociar com os fabricantes, além de bem preparados, devem ter fácil acesso a uma série de informações. Usar ferramentas informatizadas reduz o tempo gasto para consolidar grandes quantidades de dados. Com isso, há mais agilidade para mapear as melhores oportunidades de negócio.
A consequência mais evidente de uma ampla capacidade de negociar com fornecedores é a redução de custos. E isso é uma vantagem competitiva importantíssima, pois aumenta a rentabilidade e possibilita maior flexibilidade na oferta de preços ao consumidor final.
Melhore os processos de venda
Da mesma forma que nos itens anteriores, há métodos para aprimorar o ciclo de vendas e aproveitar ao máximo cada oportunidade. Além dos mais óbvios, como definir bem o mercado alvo, é importante ter a capacidade de customizar as ofertas.
Cada cliente têm suas próprias razões para fazer uma compra, portanto, devemos fazer o possível para mapeá-las.
Isso pode ser feito com softwares que auxiliem no estudo dos dados de vendas. O desenvolvimento e análise de indicadores cria condições para encontrar gargalos no processo e compreender as peculiaridades no comportamento de compra dos consumidores.
A equipe deve estar bem treinada para agir com maior autonomia, reconhecendo o problema do cliente, cruzando informações rapidamente e oferecendo as melhores alternativas.
O pós-venda também merece atenção, pois funciona como um diferencial importante para garantir que o consumidor volte a procurar a empresa no futuro.
Aposte em tecnologia para gestão no varejo
Com tudo que foi dito até aqui, fica claro que o bom uso da tecnologia é o ponto de encontro entre os processos, o elemento capaz de fazer com que o fluxo de trabalho torne-se eficiente e eficaz. A aplicação de softwares especializados possibilita o gerenciamento de uma grande quantidade de informações.
Com isso, será possível praticar a melhoria contínua, aperfeiçoando gradativamente a integração entre departamentos e reduzindo a necessidade de atuação direta do gestor para correção de erros.
Uma das principais vantagens das ferramentas informatizadas é permitir uma visão ampla do desempenho organizacional, mesmo sem estar o tempo todo presente em determinado setor.
Como vimos ao longo deste artigo, a melhor maneira de controlar os processos da gestão no varejo, mesmo à distância, é promover uma forte integração entre eles. Todo o fluxo produtivo deve ser pensado para atender adequadamente as necessidades de cada área. Ao conectar todos os pontos, a tecnologia é determinante para promover a sintonia entre os departamentos e aperfeiçoar os resultados.
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