Melhorar o gerenciamento de projetos é possível com a metodologia Scrum. Você sabe do que trata esse método e como funciona sua aplicação?
Quando se fala em gestão de projetos é preciso ter em mente que a prática possui muitos desafios. Os principais envolvem: integrar as equipes, monitorar todas as tarefas, manter os colaboradores engajados e garantir o cumprimento dos prazos.
A metodologia Scrum foi desenvolvida para melhorar o fluxo dos trabalhos por meio da aplicação de ciclos curtos chamados Sprints. Saiba como usar esse método no gerenciamento de projetos da sua empresa, neste artigo!
O que é a metodologia Scrum?
A metodologia Scrum, também conhecida como metodologia Scrum Agile, nada mais é que um método ágil de gestão criado pelos desenvolvedores Jeff Sutherland e Ken Schwaber para melhorar o fluxo de trabalhos e a qualidade dos projetos.
Nesse método, os projetos se dividem em Sprints, ciclos curtos de desenvolvimento, nas quais se aplicam estratégias, como listar prioridades, planejar tarefas e executar reuniões semanais para direcionar as equipes, gerar mais produtividade e reduzir a incidência de erros.
Qual a função principal do Scrum?
A principal função do Scrum é entregar um framework completo que ajude os usuários a melhorarem o desempenho e o fluxo das tarefas. No entanto, a metodologia também tem como função criar um ambiente de trabalho mais colaborativo e eficiente.
Características e princípios do Scrum
Por se tratar de uma metodologia de gestão, o Scrum se baseia em quatro pilares:
- Uso de ferramentas modernas e intuitivas para melhorar a produtividade dos usuários, reduzir a incidência de erros e agilizar os prazos de entrega;
- Integração de pessoas para aumentar a união entre os times e favorecer a troca mútua de conhecimentos e experiências;
- Treinamento para que cada integrante reconheça o seu papel no desenvolvimento de projetos, e saiba como desempenhar suas funções e auxiliar seus colegas;
- Times pequenos, mas multidisciplinares, para que as equipes não fiquem engessadas e possam desenvolver e melhorar suas capacidades criativas e de liderança.
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Exemplos de aplicação do método Scrum
A metodologia Scrum é geralmente aplicada em empresas de tecnologia para o desenvolvimento de softwares, mas sua aplicação pode ser realizada, também, em outros modelos de negócio.
Por ser um método adaptável, se aplica o Scrum para:
- Marketing, para direcionar as estratégias e melhorar os resultados de campanhas;
- Financeiro, para garantir que as equipes trabalhem mais rápido e melhor;
- Gerenciamento de projetos, para definir melhor os planejamentos, coordenar recursos e otimizar a comunicação entre os times.
Como aplicar a metodologia Scrum?
Aplicar o método Scrum não é necessariamente difícil. Exige, apenas, que a empresa aplique as seguintes etapas: montar a equipe, listar prioridades, definir prazos, planejar o Sprint e programar reuniões. Abaixo explicamos mais detalhes sobre cada uma:
1- Montar a equipe
Quais profissionais farão parte do projeto?
Nessa etapa, os líderes precisam escolher colaboradores que possuem habilidades distintas, são responsáveis e têm capacidade para motivar outros talentos. O sucesso do projeto vai depender muito dessa escolha, por isso, deve-se priorizar aqueles que se mostram realmente comprometidos e interessados em participar.
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2- Listar prioridades e ferramentas
Quais são as tarefas mais importantes? Que ferramentas serão utilizadas?
Definir uma lista com todas as prioridades pode ajudar os líderes a manterem o foco e o engajamento de seus liderados. Além disso, deve-se, também, definir as ferramentas que vão servir de apoio para a execução dos trabalhos. Portanto, sem objetivos definidos, qualquer coisa pode dispersar a atenção dos talentos e prejudicar o andamento do projeto. Sem o apoio das ferramentas certas, a equipe pode demorar mais tempo que o previsto para cumprir suas responsabilidades.
3- Definir os prazos
Até quando a equipe pode entregar o projeto?
Além de listar as prioridades, será preciso também definir os prazos de entrega para que cada colaborador saiba quanto tempo tem disponível para desenvolver suas funções. Os prazos precisam ser sempre realistas e não podem, de forma alguma, gerar esgotamento.
4- Planejar o Sprint
Quem fica encarregado por cada função?
Nessa etapa, os líderes precisam estabelecer e planejar uma Sprint, considerando os diferentes talentos que compõem o time. As sprints possuem ciclos curtos que duram entre uma a quatro semanas, então, caso alguma atividade seja complexa demais para ser realizada nesse período, deve-se preparar treinamentos internos para instruir os colaboradores.
5- Programar reuniões
Quando será avaliado o desempenho individual dos colaboradores e o projeto?
É importante, ainda, que os líderes programem reuniões semanais ou mensais para avaliar o andamento dos projetos. Nesses encontros, devem questionar os colaboradores acerca das dificuldades encontradas ao executar as tarefas e se existe a necessidade de realizar mudanças para melhorar o desempenho.
Quais os benefícios de utilizar o Scrum em projetos?
Ao aplicar a metodologia Scrum, a empresa pode garantir entregas mais rápidas e frequentes, uma vez que o fluxo de trabalhos se torna ágil e contínuo. Da mesma forma, pode melhorar o senso de time, uma vez que os participantes se tornam mais unidos e propensos a trocar informações e conhecimentos.
A empresa também pode reduzir a incidência de erros e atrasos, uma vez que as tarefas são planejadas e existem prazos definidos de entrega, bem como garantir a melhoria contínua, já que as reuniões podem ser usadas para identificar gargalos e pontos fortes.
O gerenciamento de projetos pode até ser desafiador porque envolve, na maioria das vezes, múltiplas equipes, tarefas, departamentos e recursos. Mas é possível otimizar toda a prática com tecnologia e padronização de processos.
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