Veja o que é modelo de orçamento e como utilizá-lo para otimizar sua prestação de serviços

Durante a rotina de empreendedores e prestadores de serviços, enviar propostas de vendas é um desafio que faz parte dos afazeres mensais. Para melhorar sua rentabilidade e evitar perdas de tempo, é importante otimizar essa tarefa e obter um modelo de orçamento adequado.

Para gerar mais confiança aos seus futuros clientes, padronizar seus modelos de orçamentos é fundamental. Afinal, a proposta vai além do valor e é um dos primeiros contatos entre você e o cliente, podendo causar ou não uma boa impressão sobre os seus serviços.

Com o objetivo de ajudar você nessa missão, preparamos este conteúdo completo sobre como ter um bom modelo de proposta de venda, qual a importância de fazer isso, quais informações não podem faltar e algumas dicas práticas para criar o seu. Acompanhe!

O que é um modelo de orçamento?

O modelo de orçamento é um documento que deve ser enviado para o possível cliente em questão, a fim de facilitar a visualização dos serviços que serão realizados e o valor cobrado por eles, além de outras informações importantes, como:

• Responsáveis e prazos para cada tarefa; 
• Definições claras do que será feito e do que não será executado;
• Tempo limite de aceitação para o orçamento;
• Dados atualizados da empresa;
• Data de envio do orçamento;
• Esclarecimento do tempo da proposta e do serviço.

Por meio desse material, os prestadores de serviço conseguem explicar todo o trabalho a ser realizado para o cliente com mais clareza e transparência, evitando desentendimentos ou falhas.

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Quais são os 6 tipos de orçamento de serviço?

O orçamento de prestação de serviços deve englobar as principais informações sobre a empresa e as especificações do trabalho que será feito, além dos valores e dos objetivos. Para saber qual modelo utilizar e como criar o seu, é importante conhecer os tipos de orçamentos. Confira a seguir!

Orçamento estático

Esse tipo, que também é chamado de orçamento fixo ou tradicional, é indicado para quem precisa definir receitas e despesas de forma fixa, não levando em conta o que pode mudar ao longo da realização da proposta.

Orçamento flexível

O orçamento flexível pode alterar as metas e as despesas de acordo com as mudanças nas atividades solicitadas ou na realização das tarefas a serem cumpridas, podendo variar a partir de mudanças da organização ou do mercado.

Orçamento base zero

O modelo base zero é mais desafiador do que o método tradicional de orçamento, pois demanda uma revisão constante e aprofundada das despesas, o que pode gerar uma sensação de instabilidade financeira para a organização.

Orçamento incremental

Esse tipo de orçamento precisa ser atualizado e ajustado de acordo com os valores que foram passados no ano ou ou semestre anterior, a fim de aumentar ou diminuir os preços.

Orçamento contínuo

O orçamento contínuo deve ser atualizado frequentemente ao longo da proposta, acompanhando as mudanças do mercado e os objetivos atuais da empresa, sendo normalmente utilizado por organizações altamente dinâmicas.

Orçamento ajustado

Semelhante ao modelo flexível, esse tipo de orçamento demanda ajustes de forma planejada, a cada semestre ou trimestre, para analisar as alterações mercadológicas e empresariais regularmente.

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Importância de um modelo de orçamento adequado

Ter um modelo de orçamento de serviço condizente com o seu trabalho e com os objetivos da organização do seu cliente é fundamental para detalhar todos os serviços que serão realizados, além dos valores a serem pagos por eles e as definições de prazo e duração do que será trabalhado.

Com um bom modelo de proposta em mãos, você evita riscos de desentendimentos ou prejuízos ao longo da realização dos seus serviços, além de conseguir enviar orçamentos com mais agilidade e confiabilidade para os seus clientes. Esse documento também gera mais segurança para o consumidor.

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Vantagens de ter um orçamento padronizado

Algum cliente em potencial já solicitou um orçamento do seu serviço e você teve que fazer malabarismos com suas tarefas para poder enviar a tempo? Pois é, isso é mais natural do que você imagina na rotina de prestadores de serviços e empreendedores e, por isso, padronizar orçamentos é tão importante.

Confira, a seguir, algumas das principais vantagens de garantir um modelo de orçamento padronizado para enviar aos seus clientes:

• Otimização de tempo e recursos;
• Visão clara do que deve ser feito;
• Detalhamento dos projetos a serem realizados;
• Aumento da credibilidade da empresa;
• Praticidade e eficiência para captar novos clientes.

Quais informações são essenciais em um orçamento?

Além de entender a importância de ter um bom texto para orçamento de serviço, é essencial saber quais informações não podem faltar nesse documento. As principais delas são:

• Dados básicos e objetivos do cliente;
• Descrição detalhada de cada serviço a ser realizado;
• Valores;
• Prazos;
• Condições adicionais;
• Formas de pagamento;
• Validade da proposta;
• Contato da empresa;
• Assinatura.

Como criar seu modelo de orçamento?

Para criar o seu próprio modelo de orçamento de prestação de serviço, é recomendado ter como base as informações essenciais independente da empresa que você vai atender. Isso reduz desperdícios de tempo e ajuda você a enviar a proposta com mais praticidade.

Veja a seguir um passo a passo para fazer seu modelo de orçamento!

1. Insira as informações da sua empresa

Como quase toda conversa de contato inicial começa com uma apresentação, é importante colocar os dados da sua empresa logo no início da proposta de orçamento. 

Nesse sentido, você pode inserir o nome da sua organização, o CNPJ e outros detalhes básicos, como tempo de serviço, experiências, serviços realizados e clientes, por exemplo.

2. Adicione dados do cliente

Você pode inserir também alguns dados sobre o cliente em questão. Além de colocar o nome da empresa e o segmento de atuação, é recomendado mencionar os canais onde serão efetuados os serviços solicitados e os objetivos da marca.

3. Detalhe os serviços a serem realizados

Quais serviços você vai oferecer? Detalhe todas as características do trabalho a ser feito, como ele será executado, quais são os prazos para cada etapa do projeto, quais objetivos deve alcançar e quais os resultados esperados de forma transparente e objetiva.

Nesse ponto, para evitar dúvidas, também é fundamental estabelecer algumas condições, como possibilidades de refação e tarefas que não serão realizadas em conjunto com as que você especificou.

4. Defina um cronograma para o projeto

Além de estabelecer um prazo final para a entrega de todo o projeto, é importante separar as atividades em etapas diferentes e determinar períodos e prazos para cada uma delas. 

No cronograma, você pode adicionar, inclusive, tarefas que não dependem de você, como revisão e solicitação de ajustes por parte do cliente, por exemplo, estabelecendo um prazo para isso e um limite de refações que você pode fazer.

5. Adicione o valor na proposta

Para estabelecer o valor do seu orçamento de forma justa e digna, você pode analisar alguns fatores, como: 

• Tempo de realização do projeto;
• Equipamentos e recursos necessários para os serviços;
• Conhecimento e experiências que você já tem;
• Nível de dificuldade do trabalho;
• Objetivos do cliente;
• Preços oferecidos pelos concorrentes.

6. Inclua as condições

A parte das condições serve para oferecer mais segurança e evitar problemas no futuro. 

Nessa área do orçamento, você deve adicionar todos os detalhes que podem reduzir prejuízos e falhas de comunicação, como formas de pagamento, data de pagamento, data de emissão da NF, prazo de validade do orçamento, entre outros.

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Como tornar seu orçamento mais atrativo para o cliente

Além das informações necessárias, um ponto que pode tornar seu orçamento mais atraente e, com isso, aumentar a probabilidade de captar mais clientes para o seu negócio, é investir no visual. 

Não é necessário fazer um layout totalmente diferenciado, mas é importante seguir uma linha estética que tenha a ver com a sua empresa e adicionar também algumas fotos ou imagens que ajudem na compreensão do orçamento.

Você pode adicionar depoimentos de clientes ou exemplos de serviços que você já realizou, além de incluir outros detalhes importantes, entre eles:

• Explicar com objetividade como o seu trabalho pode solucionar as necessidades e dores do cliente;
• Falar sobre os benefícios dos seus serviços para as organizações e os principais diferenciais do seu trabalho;
• Mostrar possíveis facilidades de pagamento, como parcelas.

Caso queira trabalhar melhor o visual do orçamento, é possível encontrar modelos gratuitos e personalizáveis na internet. O Canva é um bom site para começar. Confira um exemplo de modelo abaixo, criado pela Zendesk:

Exemplos de orçamento por segmento

A depender do segmento de cada cliente, o orçamento pode incluir alguns detalhes adicionais de acordo com os serviços solicitados. Confira, a seguir, alguns exemplos de orçamento.

Orçamento para engenharia

O modelo de orçamento para a área de engenharia civil, por exemplo, pode incluir:

• Precificação total;
• Unidades de atendimento;
• Quantidade de serviços;
• Valores unitários para cada atividade;
• Prazo final;
• Despesas de itens a serem utilizados.

Orçamento para área jurídica

Já no segmento jurídico, como deve ser feito por advogados para seus clientes, por exemplo, é preciso especificar:

• Despesas;
• Registro da OAB;
• Prazos e formas de pagamento;
• Detalhamento das atividades jurídicas;
• Remuneração.

Orçamento para odontologia

Caso os serviços sejam feitos por dentistas, é necessário especificar alguns pontos principais, entre eles:

• Período do tratamento;
• Registro CRO;
• Detalhamento de cada procedimento;
• Valor total do serviço e valor individual de cada serviço;
• Formas de pagamento;
• Horários de funcionamento do consultório.

Orçamento para projetos

Projetos podem fazer parte de diversos segmentos, como design, publicidade, programação de sites e aplicativos, arquitetura, entre outros, e devem incluir no modelo de orçamento:

• Propósitos e objetivos de cada projeto;
• Prazos para as entregas de cada etapa;
• Valores de cada tarefas e valor total do projeto;
• Definições de cada fluxo de trabalho;
• Recursos necessários para a realização do serviço.

Modelo de texto para enviar com com seu orçamento

Além de enviar orçamento, é necessário elaborar um texto que deve acompanhar o envio da proposta para facilitar a comunicação com o seu cliente. Contar com um texto pronto pode agilizar e muito a sua rotina e facilitar essa tarefa. Aqui vai um exemplo que você pode utilizar:

Olá, (nome do cliente), segue o orçamento dos serviços solicitados. Nele especifiquei tudo o que será trabalho, o período do projeto, os prazos para as entregas e o valor total, além das formas de pagamento. 

A proposta tem prazo de validade de 7 dias, então aguardo seu retorno até lá para iniciarmos a nossa parceria! Para entrar em contato comigo, no caso de qualquer dúvida, pode responder esse e-mail ou falar pelo WhatsApp, por esse número: _________. Obrigado(a) e até mais!

Modelo de orçamento pronto

Agora, para facilitar ainda mais sua vida, segue um modelo de orçamento pronto para você utilizar na sua rotina de prestação de serviço. Aproveite!

Pronto! Agora que você já conhece os exemplos de orçamento e já tem o seu modelo em mãos para facilitar a sua vida, é o momento de entender como uma ferramenta tecnológica pode ajudar você e a sua empresa.

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