Utilizar um modelo de plano de ação pronto é uma estratégia muito efetiva. Isso porque todos os aspectos que compõem um plano de ação já estão pré-definidos, o que otimiza tempo e agiliza a execução.
Porém, é válido despender a atenção necessária para analisar com cuidado cada item do plano. Assim, quanto mais detalhado e objetivo, mais chances de resolver adequadamente a situação.
Quer saber mais sobre como um modelo de plano de ação pode contribuir para o seu negócio? Continue acompanhando!
Neste artigo você encontrará:
Por que usar um modelo de plano de ação?
O principal motivo para a sua empresa utilizar um modelo de plano de ação é a otimização das tarefas. O que ocorre é que, ao ter uma guia já estabelecida, você não precisa aplicar esforços criando novas possibilidades. A criação de um plano de ação se torna mais objetiva, focada nos pontos que realmente precisam de atenção.
Até porque, já existem muitas metodologias que foram testadas, aplicadas e comprovadas que funcionam. Neste sentido, sua equipe pode investir em soluções para as não conformidades identificadas.
Conforme Andresa Francischini e Paulino Francischini (2007), no livro Indicadores de desempenho: dos objetivos à ação – Métodos para elaborar KPIs e obter resultados, “todo plano de ação deve atacar uma causa e, combatendo a causa, resolve um problema”.
Desse modo, uma estrutura pré-determinada facilita o trabalho para encontrar as causas e delinear ações para combatê-las ou eliminá-las. Vamos entender quais as vantagens dos modelos? Acompanhe!
Benefícios de utilizar um modelo de plano de ação
Antes de falarmos dos benefícios, é importante entendermos um aspecto: utilizar um modelo de plano de ação não significa ser inflexível. Aliás, isso nem seria vantajoso para uma empresa.
Quando falamos em utilizar modelos prontos de plano de ação, estamos considerando estruturas editáveis, personalizáveis e customizáveis de acordo com as necessidades de cada negócio.
Neste sentido, é muito válido ter liberdade para reestruturar pontos que sejam relevantes para a operação em que o plano será aplicado. Dito isso, vamos às vantagens?
Otimização de tempo
Como já mencionamos, o melhor uso do tempo no dia a dia é um dos benefícios de utilizar um modelo de plano de ação. Por exemplo, imagine uma empresa de grande porte, composta por vários departamentos.
Se cada setor optar por criar seu próprio plano de ação, isso, por si só, já vai tomar muitas horas de trabalho. Sem contar que também será mais difícil estabelecer e comparar indicadores de desempenho.
Portanto, ao escolher por um modelo que seja aplicável a todas as áreas e possível de ser personalizado para cada uma delas, adianta muitos passos para os gestores e seus times.
Objetividade nas decisões
Ao ter uma estrutura definida, fica mais fácil definir o escopo das ações. Inclusive, com a prática, isso acaba ficando ainda mais ágil. Até porque, é muito provável que, com o tempo, seja estabelecida a padronização de processos que são recorrentes no dia a dia.
Assim sendo, todo o time desenvolve conhecimento suficiente para se familiarizar com o modelo de plano de ação escolhido. E, então, fica apto para tomar decisões mais assertivas e definir soluções com mais rapidez.
Isso vai impactar tanto no planejamento estratégico da resolução dos problemas quanto na execução em si. Afinal, o fluxo de trabalho envolve atividades que são dependentes e, quanto mais objetiva a etapa anterior estiver, mais descomplicada ficará a próxima.
Troca de experiências
Esse pode parecer um benefício de pouco valor, mas não é! Ter a possibilidade de trocar experiências entre colegas de trabalho, gestores e, até mesmo, terceiros, agrega mais conhecimento da operação como um todo.
Ou seja, é uma oportunidade de alimentar a visão sistêmica da empresa e compartilhar essas impressões com todos os setores. Afinal de contas, quando os colaboradores sabem mais sobre o funcionamento do negócio, eles podem ter sugestões e alternativas diferenciadas para os problemas enfrentados.
Dessa maneira, além de valorizar, é fundamental que a organização incentive esses momentos. Isso pode ser feito por meio da promoção de eventos, apresentações e divulgações destinadas ao compartilhamento de dados e informações sobre o uso de modelos de plano de ação em outras áreas ou experiências anteriores.
Metodologias definidas
Ao optar por planos de ação como 5W2H, PDCA, entre outros, já se tem as metodologias de uso definidas. Assim, algum membro da equipe precisa ter ou adquirir os conhecimentos necessários para aplicá-la.
Isso porque o entendimento geral sobre como funciona o modelo de plano de ação escolhido vai proporcionar melhores resultados e facilitar a identificação de erros na aplicação.
Neste sentido, é válido iniciar com um teste, em uma área específica, para avaliar todo o processo, do início ao fim. Assim, é possível ajustar o que não estiver bem alinhado para, então, expandir para o uso na empresa toda.
Indicadores estabelecidos
Geralmente, ao escolher um modelo de plano de ação que já é conhecido, também é de fácil acesso os indicadores mais comuns utilizados. Portanto, se a sua empresa está começando, vai ser ótimo ter uma referência do que pode ser medido.
Porém, isso também se aplica aos negócios que já utilizam os planos de ação há mais tempo. Afinal, é sempre uma oportunidade de otimizar o tempo e testar novas possibilidades, apostando na melhoria contínua.
É com os indicadores que você vai conseguir perceber se o modelo de plano de ação escolhido funciona para o objetivo que foi planejado. Então, será possível encontrar os gargalos e fazer os ajustes necessários.
Agora que você já entendeu os benefícios de utilizar um modelo, vamos entender quais são as etapas de um plano de ação? Confira!
Quantas e quais são as etapas de um plano de ação?
A aplicação de um plano de ação – utilizando modelo ou não – possui 5 etapas principais:
1. Planejamento;
2. Execução;
3. Monitoramento;
4. Encerramento;
5. Análise.
Como aqui estamos falando do uso de um modelo de plano de ação, vamos entender como funciona cada uma das fases, pensando neste contexto. Acompanhe!
1. Planejamento
Neste primeiro estágio, é preciso ter uma visão sistêmica de toda operação. Então, os gestores – com o apoio dos colaboradores – devem listar todos os pontos que precisam ser melhorados, otimizados ou resolvidos.
É neste momento, também, que se faz a análise para definir qual ou quais modelos de são a melhor alternativa para os problemas identificados. Portanto, dedique um tempo de qualidade para realizar essa análise, afinal, ela impacta no processo inteiro, do início ao fim.
Aqui devem ser consideradas, ainda, as causas e as soluções para as não conformidades mais evidentes. Eventualmente, depois da execução, novas adversidades podem se manifestar. Então, é possível rever os planos e, assim, melhorar continuamente.
De todo modo, tente ser mais detalhista que puder nessa etapa. Todos esses aspectos podem ser elencados em uma planilha ou em um checklist online, o que vai facilitar as ações subsequentes. Feito o planejamento, é hora de colocar a mão na massa. Vamos lá?
2. Execução
Chegou o momento da ação! Após o planejamento e a escolha do modelo de plano de ação, as atividades começam a ser realizadas. É importante que se tenha tudo registrado e priorizado para iniciar os processos.
Além de checklists e listas de verificação, uma prática muito válida, nessa fase, é um painel de controle. Disponibilizar todas as informações em um local de fácil acesso a todos os envolvidos, traz a visão geral do status das atividades.
E, ainda, facilita muito os fluxos de trabalho que possuem tarefas dependentes, garantindo a boa administração e o autogerenciamento do tempo de cada colaborador. Isso também estimula a autonomia do time, o que é um diferencial na hora de colocar projetos em prática.
Desse modo, uma comunicação objetiva é fundamental nessa fase do processo. Ela vai ser a chave para uma boa execução de tudo aquilo que foi planejado. Além de proporcionar insights de melhorias para os próximos ciclos.
3. Monitoramento
Os líderes da gestão de processos devem acompanhar as aplicações. Existem vários formatos de monitoramento e eles variam de acordo com as ferramentas utilizadas para colocar o plano de ação em prática.
Uma forma fácil de acompanhar as atividades é fazendo a checagem das ações acordadas. Também é possível submeter as inspeções à aprovação de técnicos responsáveis ou supervisores. Isso pode ser feito por meio de tabelas ou de checklists digitais.
A vantagem de trabalhar com softwares está na coleta mais confiável dos dados e na geração de relatórios em tempo real. Assim, dá para identificar mais rapidamente os gargalos na operação e iniciar o planejamento de melhorias.
Outra questão que não pode ser esquecida é que, apesar de o monitoramento ser uma responsabilidade da gestão, os colaboradores devem estar cientes de todo o processo. Ao acompanhar os dados, a equipe adquire maior senso de responsabilidade e é motivada a encontrar alternativas para melhorar os resultados.
4. Encerramento
Para concluir o plano de ação, o ideal é que os objetivos traçados tenham sido atingidos. Também é o momento de conferir se tudo está de acordo, antes de finalizar, de fato, o processo.
É claro que, em uma fase inicial, nem sempre será possível fazer o fechamento com as atividades 100% resolvidas. Pois, muitas vezes, o problema pode estar na própria solução proposta.
Por isso, mais uma vez, ressaltamos a importância de criar um planejamento detalhado e testar o que funciona e o que não funciona para o seu negócio, especificamente. A personalização é a chave do sucesso quando utilizamos modelos prontos de plano de ação.
Enfim, quando a conferência estiver concluída e os problemas solucionados, a aplicação do plano de ação pode ser dada como encerrada.
5. Análise
A análise é um ponto fundamental em todo o processo: ela permite a comparação das situações antes e depois dos planos de ação aplicados. E isso gera novos insights e indicativos para propor novas melhorias.
Por exemplo, se todos os passos foram cumpridos adequadamente e as metas foram atingidas, o plano de ação funcionou e pode servir como modelo para outros procedimentos ou departamentos.
Agora, se as etapas foram realizadas, mas o objetivo não foi alcançado de acordo com o que estava previsto, houve alguma falha. Ela pode estar na identificação dos problemas, nas soluções sugeridas ou no planejamento realizado.
Aqui, assim como na primeira etapa, é necessária uma atenção especial. Pois é a oportunidade de rever os resultados e tomar decisões baseadas nas atividades realizadas. Mesmo que tenham havido imprevistos, todos os dados servem como referência para futuras ações.
Esses são os 5 estágios da aplicação de um plano de ação. Ao passar por cada uma dessas fases, as chances de obter bons resultados na gestão de não conformidades são ainda maiores. Veja agora alguns modelos que selecionamos para você analisar e utilizar na sua empresa!
Conheça alguns modelos de plano de ação
Existem muitas metodologias que possuem uma estrutura própria de plano de ação para ser utilizada. Isso porque, cada uma delas, tem seus próprios critérios de organização, planejamento e aplicação.
Selecionamos, aqui, 3 modelos principais para te ajudar na escolha: 5W2H, PDCA e Diagrama de Ishikawa.
5W2H
O 5W2H é um modelo de plano de ação que consiste em 7 perguntas:
- What? – O que fazer?
- Why? – Por que fazer?
- Where? – Onde a ação será executada?
- When? – Quando fazer?
- Who? – Quem vai executar os processos?
- How? – Como as etapas devem ser realizadas?
- How much? – Qual será o custo para executar os planos?
Portanto, ao respondê-las, define-se, detalhadamente, todos os itens necessários para solucionar o problema encontrado ou atingir o objetivo definido. Veja um exemplo:
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PDCA
O PDCA é uma sigla que significa:
- Plan – Planejar;
- Do – Executar;
- Check – Checar;
- Act – Agir.
Assim, a gestão das não conformidades é realizada a partir desses quatro passos. Veja como funciona:
Diagrama de Ishikawa
Com o diagrama de causa e efeito, também conhecido como espinha de peixe, a ideia é elaborar um esquema visual com as causas de determinado problema e o efeito que isso gera. Assim fica a representação gráfica:
- Além dos planos de ação, temos vários outros materiais gratuitos para colaborar com o seu conhecimento.
É importante destacar que você pode utilizar um ou mais modelos de planos de ação no seu negócio. Porém, é preciso atentar para o acompanhamento de resultados. Afinal, cada metodologia tem os seus critérios e isso impacta diretamente na operação.
Crie planos de ação com a tecnologia da Checklist Fácil
Acabamos de apresentar as principais metodologias para planos de ação e os benefícios de utilizá-las como modelo para as necessidades da sua empresa. Você já deve ter baixado alguns dos nossos modelos de plano de ação para uso futuro, e isso é ótimo!
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A ferramenta de plano de ação do Checklist Fácil vem com um modelo pré-cadastrado, baseado na metodologia 52WH, mas todos os campos são personalizáveis de acordo com a realidade de cada negócio.
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Uma resposta
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