Saiba tudo sobre Procedimento Operacional Padrão (POP)

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento com uma função indispensável para as empresas. Ele serve para orientar os passos necessários para a execução de tarefas. Dessa forma, é um dos responsáveis por manter os times sempre alinhados.

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Em geral, um POP apresenta instruções pragmáticas — com base em pesquisas. O seu objetivo é elevar a produtividade e evitar o desperdício de recursos dentro da organização. Assim, resulta em maior eficiência operacional para os negócios.

Mas você sabe como aplicar o Procedimento Operacional Padrão na sua empresa? Pois é exatamente isso que vamos explicar aqui. No artigo de hoje, você vai encontrar tudo o que precisa entender sobre POP. Acompanhe a leitura!

Afinal, o que é Procedimento Operacional Padrão?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que descreve como as atividades de uma operação devem ser desempenhadas.

Dessa maneira, o POP envolve o detalhamento minucioso de cada processo. Por exemplo: a sequência do procedimento, os responsáveis por cada um deles, os equipamentos, entre outros aspectos relevantes para a realização da tarefa dentro do padrão de qualidade esperado.

Em outras palavras, trata-se de uma espécie de guia para realizar cada atividade. Ou seja, o POP deixa claro o passo a passo que a equipe deve seguir. Assim, é possível padronizar e otimizar processos, departamentos e rotinas de trabalho.

Qual o objetivo do Procedimento Operacional Padrão?

Um dos objetivos principais do POP consiste em padronizar processos dentro das equipes ou áreas de uma empresa. Dessa forma, a ferramenta ajuda a manter a qualidade do produto ou serviço prestado. Além disso, a definição de um padrão minimiza erros, retrabalhos, não conformidades e, portanto, prejuízos.

Assim, mesmo quando uma pessoa da equipe se ausenta, a substituição da tarefa pode ser feita de forma segura. Afinal, as informações acerca daquela rotina estão devidamente padronizadas por meio do POP.

É por isso que se costuma dizer que o Procedimento Operacional Padrão colabora com a implementação da qualidade total. E, nesse sentido, também ajuda a manter a competitividade do negócio.

Outro ponto de destaque é que não existe apenas um tipo de POP. Ou seja, um modelo de POP pode ser aplicado de formas diferentes, cada um com um objetivo específico para cada área ou segmento.

Quais áreas podem usar um modelo de POP?

Conforme abordamos, o POP pode ter diversas aplicações, desde que exista um processo que necessite de um padrão a ser seguido. Portanto, o POP pode ser utilizado para:

• Controle de qualidade;
• Processos de Segurança do Trabalho;
• Procedimentos de limpeza e desinfecção;
• Controle de estoque e compras;
• Manutenção preditiva de equipamentos e instalações;
• Cadastros, pagamentos e recebimentos do financeiro;
• Controle de insumos;
• No setor de comunicação;
• Etc. 

Apesar de cada POP ser único, é possível se basear em algum modelo em que há pontos em comum para a maioria das situações. Assim, é possível desenvolver seu documento personalizado.

Isso significa que um modelo de POP é aplicável em restaurantes, drogarias, farmácias, laboratórios, clínicas, hortifrutis, entre outros negócios. Isto é, desde que seja adaptado para cada situação

Mesmo com algumas características distintas entre si, todos trarão importantes benefícios para as organizações. Por isso, é exatamente para esse tópico que vamos avançar agora.

Qual a importância do POP?

Como vimos, o objetivo do Procedimento Operacional Padrão é, justamente, a padronização de processos. Portanto, além de minimizar erros, ele evita variações que podem causar falhas, uma vez que elas afetam a qualidade diretamente. 

Isso tem consequências diversas, que se aplicam das tarefas mais simples às mais complexas. Afinal, o POP garante padrões de conformidade e boas práticas, além de minimizar impactos adversos no meio ambiente.

Ele também pode maximizar requisitos de produção ou execução de tarefas, garantir a segurança no ambiente de trabalho, prever falhas e perdas da operação e, por fim, ser útil no treinamento de novos profissionais e times.

Ademais, em cenários em que vários profissionais assumem as mesmas tarefas em regime de escala, é importante garantir a repetição eficiente e exata..

Quais benefícios o POP traz para a empresa?

Como você viu, o POP é uma ferramenta que atua para padronizar processos. Com ele, a empresa consegue garantir maior qualidade e eficiência em suas atividades — independente da etapa, da tarefa ou do departamento responsável.

Dessa maneira, o Procedimento Operacional Padrão nivela todo o padrão de execução das tarefas. Isso, certamente, traz muitas vantagens à empresa, aos colaboradores e, também, ao cliente final.

Assim, sua implementação é responsável por:

Aumentar a qualidade dos processos

Cada negócio conta com uma estrutura única. Portanto, o POP tem informações que variam de acordo com a empresa. Isso se dá pelo fato de descrever a forma com que as atividades são desenvolvidas dentro da própria organização.

Dessa forma, ele garante uma variação mínima na rotina das equipes. Ou seja, mantém um padrão de execução de tarefas, ainda que aconteçam mudanças de pessoal. 

Assim, essa é uma ótima maneira de assegurar qualidade nos processos. Além disso, permite que isso aconteça sem exigir investimentos contínuos em treinamentos e preparação.

Diminuir a taxa de erros

Com a determinação de um padrão de qualidade, as chances de falhas diminuem bastante. Para entender isso é simples: com documentos detalhando as formas corretas de desenvolver os processos, a rotina de trabalho é otimizada — desde a comunicação até a prática em si.

Com isso, as brechas para ruídos e dúvidas se minimizam. Assim, todo colaborador tem ao seu alcance informações claras sobre os direcionamentos que deve tomar, independentemente do nível hierárquico.

Otimizar a produtividade

Mesmo as pequenas empresas contam com diferentes departamentos que realizam diversas atividades simultaneamente. Dessa forma, todos precisam cumprir seus procedimentos para que os objetivos principais sejam alcançados. 

Contudo, processos desorganizados e a falta de orientação correta podem comprometer o nível técnico das atividades. Por isso, a produtividade dos colaboradores tende a diminuir e causar impactos negativos.

Portanto, quando há uma padronização de processos, esse cenário não se concretiza. Com definições prévias, cada profissional consegue desempenhar o seu papel com confiança e eficiência. Superando, assim, as dificuldades e trazendo melhores resultados.

O que deve conter em um modelo de Procedimento Operacional Padrão?

De acordo com tudo o que já abordamos, podemos definir uma base estrutural para esse documento. Um bom modelo de POP, portanto, possui a maioria dos seguintes componentes:

• Nome do procedimento;
• Local de aplicação;
• Responsáveis pela tarefa elencados por cargos e não por nomes, já que estes podem mudar com o tempo;
• Responsável pela elaboração do procedimento;
• Materiais envolvidos na tarefa;
• Documentação de referência, como manuais, estatuto, guias de segurança e assim por diante;
• Siglas devidamente descritas;
• Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização, além da nomeação dos responsáveis por cada etapa;
• Gráficos e fluxogramas, no caso de tarefas com alto grau de complexidade;
• Perspectiva de revisão — ou seja, dentro de qual período o POP precisará ser revisto. Recomenda-se a periodicidade de um ano.

Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão?

Com tamanha importância e benefícios inquestionáveis para a operação, elaborar um POP pode até parecer desafiador, não é? Mas saiba que o POP é um documento simples e objetivo, criado em colaboração com todos os envolvidos em um determinado processo.

Em geral, o POP costuma ser elaborado a partir de um processo que já existe, mas que precisa de padronização. Ele deve ser criado já em conformidade com a legislação vigente para apresentar bons resultados a longo prazo. 

Vale ressaltar apenas que cada empresa possui uma realidade e, portanto, o Procedimento Operacional Padrão que faz sentido em um negócio não necessariamente é aplicável em outro.

Portanto, procure olhar para a sua operação. Como está a incidência de falhas? E a produtividade do time? Os números estão alcançando os indicadores de performance?

Assim, o mais indicado é não copiar padrões de outras organizações à risca, sem levar em conta fatores como tamanho do negócio, tamanho do time, segmento de atuação, etc.

Um modelo de POP não é algo que pode ser copiado, porque além da questão da personalização, eles devem ser revisados periodicamente. Isto é, o POP não é um documento invariável. Até na mesma empresa ele pode mudar com o tempo, a fim de atender novas demandas.

Por fim, vale recapitular pontos importantes:

• Cada instituição tem particularidades em seus processos. Por isso, não se deve copiar práticas de outras empresas;
• O executor do processo precisa fazer parte da elaboração do POP, tendo em vista que ele conhece pontos-chaves da operação;
• O acompanhamento da aplicabilidade das instruções é muito importante, a fim de garantir que tudo ocorra como planejado; 
• A linguagem apresentada no POP precisa ser simples e direta, garantindo que todos entendam as informações descritas.

Agora, acompanhe o passo a passo para criar um Procedimento Operacional Padrão na sua organização:

Escolha o nome do POP

O primeiro passo para implementar o POP é definir um nome para o documento. Ou seja, você precisa decidir como chamará o processo ou a atividade que será desenvolvida.

Apesar de ser uma etapa aparentemente simples, é importante lembrar que a informação deve ser direta e explícita. Para, assim, deixar claro qual é a tarefa e como executá-la.

Vamos supor que você possui uma loja de varejo e quer padronizar a organização do setor de limpeza. Então, no campo da tarefa, é interessante escrever exatamente o seu objetivo — que pode ser “arrumar o setor de limpeza”.

Dessa forma, essa primeira etapa já é fundamental para gerar clareza na equipe. Garantindo, assim, uma maior facilidade para os passos seguintes.

Selecione documentos de referência

Após decidir o nome, você deve facilitar o trabalho dos executores. Por isso, é importante recomendar outros documentos para servir de referência.

Não há uma regra específica para essa escolha. Assim, é possível incluir diferentes registros, tais como:

• Manuais de instruções;
• POPs antigos;
• Normas;
• Códigos.

Além disso, é imprescindível que a referência “converse” com os novos procedimentos. Dessa forma, ela vai servir como apoio na rotina de trabalho.

Defina o local de aplicação

O terceiro passo consiste na descrição do local, que deve ser completa e específica. Portanto, use o máximo de detalhes, com o maior número de informações que tiver. 

Essa etapa ganha ainda mais destaque se a aplicação ocorrer em empresas de grande porte. Por possuírem vários setores, departamentos e filiais, essa clareza é fundamental.

Além disso, podem existir espaços com nomes semelhantes. Por isso, dê atenção aos elementos descritivos, para deixar explícito o local em que ele será executado.

Descreva tarefas e responsáveis

Conforme você já entendeu, o executor dos processos precisa participar da elaboração do POP. Pois, como conhece a fundo a maior parte das operações, a presença dele facilita na hora de definir os agentes.

Nesse ponto, é importante não misturar responsáveis e executores. Em alguns casos, eles podem ser a mesma pessoa, mas isso deve ser determinado e informado a todos os envolvidos.

Estabeleça o passo a passo dos procedimentos

Com todos os responsáveis definidos, é o momento de descrever o passo a passo que será seguido para o desenvolvimento dos processos. Diferentemente de outros planos, o POP exige que esse procedimento seja feito com o máximo de detalhes. 

Por isso, considere os elementos “óbvios”. Assim, você garante que as pessoas envolvidas compreendam a mensagem do documento.

Defina prazos para a revisão

A melhoria contínua é essencial em qualquer processo. Além disso, o mercado está em constante evolução, exigindo que as empresas estejam frequentemente se adequando.

Assim, é importante deixar claro quando o documento precisa ser revisado. Isso ajuda, inclusive, na organização dos gestores. Dessa forma, eles saberão em que momento precisam rever o passo a passo de cada atividade.

Delimite os resultados esperados com o POP

O estabelecimento de métricas é fundamental em qualquer processo. Com o POP, não é diferente. Por isso, você deve estabelecer os resultados que o Procedimento Operacional Padrão deve trazer para a sua operação. 

Essa prática é essencial para saber se o documento está adequado e se há algo a ser melhorado. Seguindo o exemplo da loja varejista, pergunte-se: por que você deseja padronizar a arrumação do setor de limpeza? 

É para otimizar o tempo dos colaboradores? Facilitar o acesso aos produtos? Garantir que o estabelecimento será higienizado em um prazo específico? No momento em que se sabe onde quer chegar, fica mais fácil otimizar seus processos.

Forneça ações corretivas

Por fim, aponte ações que devem ser tomadas caso não seja possível realizar algum passo do seu planejamento. Ou, ainda, se forem encontradas falhas e erros ao longo do tempo.

Isso será fundamental para otimizar processos. Além disso, vai permitir que a equipe consiga encontrar soluções de forma mais rápida.

Detalhe as siglas

Um Procedimento Operacional Padrão eficiente permite que até colaboradores novos sigam um padrão de qualidade na execução dos processos. No entanto, isso só é possível quando há um entendimento pleno sobre todas as informações.

Assim, para que não existam ruídos de comunicação, é essencial que as siglas sejam descritas de forma detalhada. Porém, caso você não utilize nenhuma sigla no dia a dia, pode ignorar este ponto.

Como implementar o POP?

Agora que você já sabe como elaborar seu próprio modelo de POP, é hora de implementá-lo. É muito importante oficializar o POP e incentivar que todos cumpram o que estiver descrito no documento. Pensando nisso, veja como aplicar o Procedimento Operacional Padrão na sua equipe, área ou empresa:

Reúna os responsáveis pelo procedimento

Reunir os envolvidos pela execução da tarefa ou procedimento que se precisa padronizar. Eles são os que mais têm experiência sobre essa rotina e conhecem suas particularidades, indispensáveis para um POP. 

Defina um grupo de trabalho

Iniciar um grupo de trabalho dedicado à criação de POP, definindo os papéis de cada um nessa missão. Elencar rotinas, estabelecer metas, aprovar dados, etc. 

Especifique as etapas

É o momento de descrever as etapas do procedimento de forma detalhada. Isso inclui o tempo demandado para ela, bem como todos os materiais utilizados e quais os resultados esperados, compatíveis com as metas estabelecidas. 

Analise possíveis obstáculos e imprevistos

O que pode comprometer o bom funcionamento daquela tarefa? Essa análise também precisa ser feita para se definir políticas sobre o que fazer em emergências. Portanto, avalie as etapas de maior criticidade. 

Crie um checklist de acompanhamento do POP

Elabore um prognóstico para a rotina de checagem, certificando a realização adequada do procedimento em questão. Ela pode ser feita por meio de um checklist, que pode ser de um questionário ou lista de conferência. 

Documente e oficialize o POP

Por fim, basta organizar todos os tópicos levantados em um único documento e redigi-lo, publicando-o oficialmente na empresa. Todos devem ter conhecimento de sua existência, e ele deve ser acessível aos envolvidos. Afinal, trata-se de um guia da sua operação. 

Exemplos de modelos de POP

Como você viu, o Procedimento Operacional Padrão varia de acordo com cada empresa. Inclusive, trouxemos alguns exemplos para facilitar o entendimento.

Indústrias e fábricas

Empresas que trabalham em setores industriais sabem da importância da manutenção de equipamentos. Essa prática é fundamental para garantir produtividade no serviço e, principalmente, segurança para os colaboradores.

Portanto, um exemplo de POP para indústrias e fábricas pode ter foco nessa atividade. Com isso, a equipe deve definir claramente qual é a tarefa — que, neste caso, será a manutenção de equipamentos.

Após esse primeiro momento, classifique a ordem das atividades. Uma sugestão pode ser:

1. Levantamento de todas as máquinas;
2. Criar um plano de manutenção;
3. Fazer um checklist com os itens a serem avaliados.

O passo seguinte vai consistir na definição de uma regularidade e, consequentemente, os resultados que se esperam atingir. Abaixo, separamos uma imagem para facilitar o seu entendimento:

Segurança do trabalho

Um POP também é fundamental para a segurança do trabalho. Nesse caso, um exemplo pode ser o uso de Equipamentos de Proteção Individual, os EPIs. Assim, o documento deve conter os seguintes pontos:

• Orientação de como usar o EPI;
• Definição de qual item é necessário para cada atividade;
• Criação de um calendário para manutenção dos equipamentos.

Assim, a empresa consegue identificar se há problemas se repetindo. Dessa forma, é possível trabalhar em ações corretivas — que podem ser treinamentos para os colaboradores sobre o uso de EPI.

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Quais são os tipos de POP?

Mesmo que POP tenha um objetivo próprio, suas aplicações podem ser mais específicas. Por isso, além dos modelos de POP e suas possibilidade de personalização, falamos também em tipos de POP e seus direcionamentos específicos. Confira os mais utilizados:

POP fundamental

É o modelo de POP que contém a lista de componentes que mencionamos anteriormente. Seu objetivo é fornecer registros e orientações que facilitem o entendimento da pessoa que irá utilizá-lo na operação. 

POP metódico ou de teste

A utilização desse tipo de POP é muito comum para orientar profissionais em situações em que há falha de equipamentos, ou ainda em atividades em geral. É o POP que definirá como será a abordagem do problema, que tipos de dados devem ser colhidos, bem como quais análises serão realizadas.

Como é bastante específico, deve ser utilizado por pessoal devidamente treinado e preparado para aplicar as atividades orientadas com eficiência. 

POP de segurança

Nele, são descritos os procedimentos que visam a segurança dos trabalhadores na execução de uma atividade, a fim de evitar acidentes na operação. 

A necessidade de cortar a alimentação de energia para realizar manutenções, a utilização de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), recomendações de segurança, enfim, todos são exemplos do que mencionar nesse modelo de POP. 

POP de produção

Etapas de produção costumam ser complexas devido aos seus vários processos. Por maior que seja a experiência do colaborador, há o risco de um ou outro detalhe passar despercebido, colocando em risco a qualidade do produto e, consequentemente, a segurança do cliente.

Para evitar falhas na manufatura, principalmente em casos de rotatividade na equipe, é importante criar esse modelo de POP. Assim, evita-se a perda de conhecimento e experiência acerca de uma determinada função mesmo com a saída de um funcionário.

POP de qualidade

No controle de qualidade, é importante que os envolvidos saibam exatamente quais características verificar a fim de atestar a qualidade de um produto, certo? 

Essas diretrizes também precisam ser estabelecidas e institucionalizadas utilizando o POP. Dessa maneira, evita-se o envio de peças defeituosas, por exemplo. 

POP de arquivamento

Esse modelo de POP tem como objetivo registrar orientações de organização e arquivamento de documentos específicos, especialmente ordens de fabricação e relatórios. 

Afinal, organizar esses documentos é essencial na tarefa de coletar dados e buscar respostas para a solução de problemas. Além disso, são importantes para clientes e órgãos fiscalizadores, quando qualquer um deles solicita qualquer análise. 

POP de armazenamento

O POP de armazenamento determina como, onde e de que forma guardar recursos e produtos da empresa.

Nele, precisam constar o método de armazenagem logística utilizado, dados específicos sobre segurança, informações sobre periculosidade e características gerais do produto para armazenamento, temperaturas ideais, prazos, etc.

POP de conduta para reclamações

Quando o cliente está insatisfeito, ele tem o direito de manifestar sua percepção. Nesse sentido, a equipe de atendimento precisa estar preparada para receber essas reclamações e conduzir esse atendimento da melhor forma possível — pensando na satisfação do consumidor e relacionamento com o público. Afinal, a retenção é tão importante quanto a prospecção. 

Assim, esse POP ajuda a contornar a situação, contendo respostas e abordagens ideais para cada tipo de situação.

Como aplicar o POP com auxílio da tecnologia?

Como vimos, o Procedimento Operacional Padrão é uma ferramenta de controle que promove a gestão de processos. Afinal, ele garante que um processo seja feito da forma mais eficiente possível. Isso ajuda na previsibilidade de riscos, variações e desvios.

Basicamente, isso é feito pela aplicação de fichas e questionários, o que pode ser executado de forma manual ou com auxílio de tecnologia.

De forma manual, as empresas tendem a repetir problemas já encontrados antes de implementar o POP. Isso porque a aplicação de checklists no papel é lenta, permite ainda mais falhas humanas, além de gerar desperdícios e impactar o meio ambiente.

A saída é, portanto, inserir a tecnologia no dia a dia da empresa como grande aliada na gestão. Com um sistema automatizado, a aplicação de checklist é feita de forma muito mais rápida e organizada. 

Como o Checklist Fácil pode ajudar?

A tecnologia tem um papel importante no POP. Principalmente em termos de agilidade — que é fundamental para uma melhor execução de tarefas. Hoje, inclusive, já existem ferramentas digitais capazes de otimizar todo esse processo.

Uma dessas soluções é o Checklist Fácil. Por ser totalmente digital e possibilitar acesso de diferentes dispositivos, ele garante uma maior eficiência operacional e uma análise de dados em tempo real.

Com ele, você cria checklists por atividades e adiciona todas as etapas que devem ser seguidas – exatamente como é o POP, mas no digital!

Desta forma, no dia a dia ou na periodicidade desejada, o profissional aplica o checklist, dando “check” nos passos que estão de acordo.

Com o Checklist Fácil, o questionário ou ficha só pode ser concluído quando todos os seus requisitos são cumpridos e seus campos preenchidos. 

Mas e quando algo está fora do padrão? Aqui entra uma funcionalidade muito útil da ferramenta, que é o de planos de ação. Inclusive, é possível tornar obrigatório o seu preenchimento quando uma não conformidade é detectada – ou seja, só é possível avançar para o próximo passo quando o anterior é concluído.

Tudo isso gera eficiência no controle de dados, que podem ser monitorados em tempo real e extraídos posteriormente para análise detalhada, em relatórios e dashboards personalizados.

Conclusão

Estas foram as nossas dicas de como elaborar um Procedimento Operacional Padrão na sua empresa. Tenha em mente que o segredo está na organização e na checagem dos seus processos, assegurando a sistematização das ações, das demandas, dos investimentos e dos procedimentos como um todo.

Com um trabalho de sucesso nessa área, a sua empresa tende a contar com um gerenciamento otimizado. Assim, é possível aumentar a eficiência nos serviços e na qualidade dos produtos oferecidos.

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