Dentro do ambiente corporativo, há uma série de boas práticas e processos que visam otimizar o trabalho diário, trazendo uma maior eficiência. Uma das principais é a ordem de serviço.
Essa é uma alternativa que visa deixar claro todos os serviços realizados, seja no ambiente externo ou interno. Assim, pode manter a organização dos processos, mesmo quando várias ações são feitas ao mesmo tempo, principalmente em unidades de franquias.
Dessa forma, para apresentar melhor essa temática e a sua importância, neste artigo você entenderá o que é uma ordem de serviço. Além disso, trouxemos 4 opções para auxiliar em seu gerenciamento. Acompanhe a leitura!
Neste artigo você encontrará:
O que é uma ordem de serviço?
Antes de avançarmos no conteúdo, é fundamental compreender o conceito que vamos abordar. Dessa maneira, de forma simples, a ordem de serviço consiste em uma ferramenta de controle para os trabalhos realizados que passam por um agendamento prévio.
Em linhas gerais, ela é desenvolvida como um documento formal, tanto digital como impresso. O seu objetivo é descrever o trabalho já aprovado para execução.
Imagine, por exemplo, que a sua empresa é uma fábrica. Nesse contexto, ao fazer inspeções de rotina, foi constatado que uma máquina estava fora dos padrões estabelecidos pela organização — podendo até ser um risco para os colaboradores.
Assim, a ordem de serviço será uma solicitação para a manutenção desse equipamento. Esse documento passa a ser fundamental no momento de conhecer os detalhes sobre qualquer tipo de serviço que precisa ser realizado.
Lembrando que sua utilização pode acontecer tanto no trabalho direto com os clientes como no ambiente interno de uma empresa.
Por isso, ela pode ser utilizada de várias formas diferentes, sendo algumas das principais possibilidades as seguintes:
- Gestão de não conformidades;
- Ajustes de comunicação interna;
- Controle de estoque;
- Controle financeiro.
Para que serve uma ordem de serviço?
A ordem de serviço serve para padronizar processos e garantir uma maior eficiência operacional para a empresa.
Imagine que sua empresa é focada em prestação de serviços. Isso significa que é possível receber o contato constante do cliente em busca de projetos e outros trabalhos.
Para garantir que todas sejam atendidas com a melhor qualidade possível, é preciso ter um controle delas, não é mesmo? Nesse caso, contar apenas com a memória ou com planilhas não é a melhor opção.
Desse modo, a ordem de serviço visa trazer uma maior clareza para isso. Ou seja, sempre que uma nova demanda surgir, ela logo entra em um fluxo e passa a ser encaminhada aos setores responsáveis.
Por isso, ela atua para:
- Organizar as demandas de uma empresa;
- Criar fluxos de trabalho;
- Guiar os profissionais sobre a execução;
- Documentar os processos.
Assim, para os colaboradores também é imprescindível. Ela pode deixar claro como cada etapa faz parte de um todo. Com isso, é possível conseguir um maior engajamento entre os setores.
Mas você sabe como fazer uma ordem de serviço? Esse é o nosso próximo tópico. Continue a leitura!
Como se faz uma ordem de serviço?
Como você entendeu, a ordem de serviço desempenha um papel importante para uma empresa e seus colaboradores. Além disso, um de seus pontos positivos está na simplicidade de se colocar em prática.
Dessa forma, para fazer uma ordem de serviço, basta descrever de forma clara qual o serviço que precisa ser desempenhado. Ou seja, ela é criada a partir da identificação das informações e da passagem da responsabilidade para a pessoa que deve executar as ações.
Assim, imagine que um cliente contatou a sua empresa para solicitar um orçamento. Assim, após as negociações, o setor comercial poderá abrir a ordem de serviço.
Ela vai conter as informações sobre o serviço e indicar o profissional responsável. Conforme as atividades forem sendo concluídas, há o avanço de etapas até a conclusão de todo o processo.
Só que a dúvida que sempre existe é onde colocar essas informações e também de qual tipo de plataforma utilizar para executar esse passo. É esse o seu caso? Agora vamos explicar o que se deve conter em uma ordem de serviço. Acompanhe!
O que deve ter em uma ordem de serviço?
Agora que você entendeu o que é, para que serve e como fazer uma ordem de serviço, chegamos a mais uma etapa fundamental: o que ela deve conter.
Bom, de forma direta, a ordem de serviço precisa ter uma série de informações para que a solicitação seja atendida de maneira efetiva. Alguns desses pontos que devem constar são:
- Número ou código de registro;
- Responsável pela ordem de serviço;
- Motivo da solicitação;
- Descrição do que deve ser feito;
- Data de realização;
- Local onde deve ser feito;
- Área de observação.
Com essas informações, fica mais fácil para calcular quais materiais precisarão ser utilizados no serviço. E não apenas isso, mas também quantos profissionais serão envolvidos na atividade e quanto tempo, em média, essa ação pode levar.
Para uma maior clareza, podemos voltar ao exemplo do tópico acima. Desse modo, o criador da ordem de serviço deve apontar o profissional ou setor responsável pelo trabalho.
Após esse momento, ele descreve o motivo da solicitação e o que o profissional deve desempenhar. O objetivo é aumentar a eficiência do processo.
Continuando, ele indica a data que o trabalho deve ser concluído — para que o colaborador que recebeu a demanda possa se organizar —, bem como outras informações pertinentes ao trabalho.
Quer conhecer algumas soluções para gerenciar essas ordens? Separamos 4 alternativas. Conheça-as!
4 opções de soluções para gerenciar cada ordem de serviço
Como você entendeu, as ordens de serviços servem para trazer mais clareza e eficiência para o trabalho cotidiano. Agora vamos listar algumas opções que você pode escolher para começar a gerenciar as ordens de serviço dentro da sua operação.
1. Documento impresso
A maneira tradicional de utilizar a ordem de serviço é através do documento impresso, como uma planilha. Essa é, possivelmente, a forma mais comum até hoje.
No entanto, é também a que traz mais dificuldades para realizar um controle preciso das atividades. Especialmente no longo prazo e pensando no crescimento da empresa, essa pode não ser a melhor alternativa.
O motivo para isso é que a dificuldade ao implementar essa opção está justamente na parte do gerenciamento. Lidar com vários papéis, referentes a execução das ordens de serviço, não vai permitir que sua empresa acompanhe números e métricas importantes. E sim, elas precisam ser observadas.
Assim, a partir do momento que a empresa passa a receber muitas demandas, é muito fácil cometer erros aqui. Assim, embora seja uma alternativa mais simples, os documentos de papel não são indicados para o futuro da organização — visto que aumentam as chances de falhas.
2. Planilha eletrônica
Outra plataforma bastante utilizada para fazer toda a operação em torno das ordens de serviço é a planilha eletrônica. Essa é também uma possibilidade comum e que, em um primeiro momento, pode ser mais acessível.
Com ela, é possível dividir por coluna cada uma das áreas de informação necessárias. Mas quando há um grande volume de informações, fica mais difícil identificar pontos relevantes no trabalho de execução dos planos de ação.
Para automatizar o processo de ordem de serviço, facilitar o rastreamento de trabalhos, trazer acessibilidade, agendamento recorrente, geração de relatórios e fechamento, o caminho ideal é partir para uma solução digital que funcione em diversos dispositivos diferentes.
Desse modo, assim como os documentos impressos, as planilhas eletrônicas apresentam falhas conforme a empresa vai crescendo. Por isso, as alternativas tecnológicas cumprem melhor esse papel.
3. Plano de ação
A ideia é evitar o retrabalho e já manter todas as informações no padrão que precisa para organizar melhor cada atividade? E se ainda conseguir criar relatórios automáticos a partir das informações?
Isso tudo é possível utilizando um sistema que possibilita a criação dos planos de ação. Em resumo, usando o método 5W2H, você consegue garantir que todas as informações importantes para o gerenciamento de cada ordem de serviço fiquem devidamente salvas.
Assim, o responsável que fará a tratativa da ordem de serviço ou do plano de ação terá em mãos uma série de facilidades. Outros métodos, como o papel ou a própria planilha, não proporcionam.
Com essa opção, você consegue fazer o controle das suas ordens de serviço. Inclusive, consegue ter a vantagem de utilizar um app mobile para realizar a aplicação prática.
4. Gestão de rotas
Por último, quando tratamos de ordem de serviço, automaticamente, falamos sobre a gestão e controle de rotas dos profissionais que precisam executar os serviços. Contar com essa funcionalidade ajuda a manter o controle sobre a operação, identificando onde cada profissional está realizando o trabalho agendado.
Inclusive, tanto a opção de gerenciamento de rotas como o de planos de ação você pode utilizar através da plataforma Checklist Fácil. Essas são funcionalidades presentes na solução que é líder em checklist eletrônico na América Latina.
Ao todo, os clientes que já utilizaram a plataforma aplicaram mais de 4 milhões de checklists. E o resultado disso? Mais de 9 toneladas de papel economizados em diversos setores de atuação! Por exemplo: indústria, varejo, farmacêutico, hoteleiro, logístico e vários outros!
O objetivo principal é fornecer detalhes claros do trabalho a ser executado. E por conta disso, os dados registrados nas ordens de serviço permitem que a empresa monitore o desempenho de cada ação prática que foi realizada com a gestão de rotas.
Quais as vantagens de usar a tecnologia para as ordens de serviços?
Que as soluções de papel ou mais básicas, como planilhas, não são capazes de servir no longo prazo você já entendeu. Mas, para complementar ainda mais essa abordagem, destacamos 3 vantagens de usar a tecnologia para suas ordens de serviço. Saiba mais:
Otimização do tempo
O primeiro ponto positivo é a otimização de tempo. Com um documento de papel ou planilha, há todo um gasto para organizar as informações e destiná-las para os setores responsáveis.
Todo esse processo pode atrasar o trabalho. Além disso, aumentam consideravelmente as chances de erros nos processos.
Com a tecnologia, esse problema não existe. A empresa tem mais facilidade para cadastrar as ordens e faz isso com maior eficiência.
Além disso, sempre que uma etapa é finalizada, ela avança para o novo setor. Assim, o tempo de trabalho fica mais curto e mais ágil.
Maior produtividade e agilidade
Em adição à vantagem acima, a tecnologia vai permitir uma maior produtividade de todos os setores. Com fluxos mais claros e otimizados, será mais fácil cumprir prazos e desempenhar o trabalho com maior eficiência.
Isso também vai garantir mais agilidade. Como permite uma melhor organização interna, assegura que todas as etapas do processo serão cumpridas da forma correta.
Diminuição de erros
Por último, a tecnologia permite uma diminuição de erros na sua empresa. Como ficou claro, ao usar soluções defasadas, especialmente as impressas, é possível que chegue um momento em que o acúmulo de trabalho gere equívocos.
Isso pode causar uma série de problemas. O primeiro é o retrabalho, que afeta consideravelmente a produtividade e a eficiência da empresa.
O segundo ponto é no relacionamento com o cliente. Caso o trabalho não atenda às expectativas, é possível que ele busque um concorrente. Assim, o faturamento da empresa será impactado.
Desse modo, a tecnologia serve para evitar esses cenários. Ela vai garantir uma maior organização que, consequentemente, traz uma maior eficiência para a empresa como um todo.
A ordem de serviço é, definitivamente, uma alternativa com grande potencial positivo. Por isso é fundamental entender como ela funciona para usufruir de todos os seus benefícios — especialmente com o suporte da tecnologia.
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