Prevenção de perdas: o que é e como pode ajudar a sua empresa

Neste post, vamos apresentar alternativas para que esse mal não afete a estabilidade do seu negócio, combinado? Confira agora!

Tempo de leitura: 4 minutos
Prevenção de perdas: o que é e como pode ajudar a sua empresa

Trabalhar em cima da prevenção de perdas é fundamental para qualquer organização. Afinal de contas, os gastos imprevistos são aqueles que não apresentam nenhum potencial de retorno para os empreendimentos.

Por isso, eles sempre foram um terror para quem trabalha no meio empresarial. Nenhum gestor ou proprietário quer que grande parte do lucro gerado seja perdido com esse tipo de gasto, não é mesmo?

É necessário que haja controle, gestão e total ciência do emprego das finanças de uma companhia. Essas medidas ajudam na prevenção de perdas.

O que é prevenção de perdas?

Em termos resumidos, ela é uma combinação estratégica de várias práticas para evitar gastos desnecessários em sua empresa. Ela se aplica nas mais diversas operações e processos internos de uma instituição, refletindo-se no controle de custos, no transporte, no estoque de produtos e equipamentos e assim por diante.

Como ela pode lhe ajudar a crescer?

A partir do momento em que você não tem mais um lucro comprometido por perdas, a tendência é que seus resultados cresçam bastante. Além dos números totais, será viável aproveitar os recursos que não estão sendo perdidos e melhorar de forma significativa os rendimentos obtidos.

Como fazer uma prevenção de perdas de eficiente?

Siga estas dicas para implementar um processo preventivo eficaz:

Trabalhe com indicadores

Antes de iniciar essa dica, saiba que trabalhar com um sistema automatizado é a questão mais fundamental na intenção de prevenir perdas. Afinal, eles ajudam a analisar a performance com maior detalhismo.

A organização e o trabalho com indicadores-chave (KPIs) é uma prática bastante recomendável. Desse modo, prefira operar com um software que tenha uma gestão integrada. Ela permite o controle conjunto dos processos mais comuns, como vendas, compras, logística e controladoria.

Isso possibilita que você defina e passe a acompanhar os indicadores envolvendo as perdas e a margem líquida. Aliás, com um planejamento facilitado pela tecnologia, a tendência é que eventuais erros de gerenciamento também sejam minimizados.

Lembre-se: não se pode controlar aquilo que não é corretamente mensurado!

Elabore inventários detalhados

Essa medida auxilia a identificar as perdas e verificar o porquê de elas acontecerem e como elas se dão. A partir disso, solucioná-las se torna uma tarefa absolutamente mais simples. O ideal é que sejam feitos inventários trimestrais e um balanço geral referente ao período de um ano.

Se possível, automatize esse processo por meio de programas que se prestam à coleta de dados, pois isso facilita o controle de estoque. Assim, você poderá armazená-los de maneira mais inteligente e passível de análises posteriores.

Utilize a “guia-cega”

A guia-cega nada mais é do que a cópia da nota fiscal proveniente do recebimento de algum lote de mercadorias. Nela, os campos destinados ao volume estão em branco e são preenchidos posteriormente, após a conferência.

Isso torna possível a comparação do que realmente foi recebido com a nota do fornecedor, evitando maiores divergências. Afinal, não há nada pior do que comparar esses números e notar que eles não batem, certo?

Centralize o lançamento das notas fiscais de compra

Faça o lançamento das notas fiscais direto no sistema. Assim, será realizada a conferência de impostos e preços, permitindo a liberação da guia-cega. Ao recorrer a um programa de gestão integrada, criar essa relação fica muito mais simplificado, pois ele relaciona as informações e sabe como cruzá-las.

Essa prática evita que o valor total simplesmente “feche”, em vez de serem conferidos todos os itens de maneira individual. Esse procedimento é de grande contribuição para que a perda financeira seja extinta e você tenha um ganho significativo nos lucros.

Crie uma área de prevenção de perdas

Criar uma área que seja voltada à prevenção é uma atitude erroneamente ignorada por muitos gestores. Afinal, trata-se de um setor que nunca para de trabalhar, pois os motivos das perdas — mesmo que sejam enfrentados e solucionados — quase sempre se repetem, o que exige ações contínuas e vigilância permanente.

De forma geral, esse âmbito é o que se responsabiliza pela mensuração dos indicadores referentes às perdas e pela instrução dos envolvidos no combate aos problemas associados. Ele também realiza auditorias a fim de alcançar uma real medida de tudo o que acontece em torno daquilo que é perdido.

Uma pessoa importante nessa atividade é quem é nomeado para ser o Agente de Prevenção de Perdas, função que trabalha em cada local onde o empreendimento atua. Ele lidará com a análise de vários pontos críticos. São eles:

  • a reposição de materiais de trabalho e produtos;
  • a validade daquilo que é perecível;
  • o andamento dos KPIs definidos;
  • a relação com os outros setores.

Também cabe a esse profissional fazer uma avaliação constante. É indicado que ela seja realizada pela atribuição de notas quantitativas ligadas à cada etapa. Uma nota baixa justifica um plano de ação a ser realizado dentro de requisitos que a própria companhia estabelece.

Vale frisar que, em virtude de suas diferentes complexidades, esses procedimentos demandam um determinado prazo para que as devidas providências sejam tomadas.

Use checklists

Com a utilização de checklists, você poderá organizar todas as etapas, marcando as que já foram realizadas e as que ainda não terminaram. Fazendo-o em tablets e smartphones, nenhum tempo é perdido, já que a mobilidade agiliza as marcações, que poderão ser feitas em qualquer lugar.

Dê preferência à integração de listas de checagem referentes aos mais variados campos que atuarão juntos na prevenção: transporte, logística, manutenção etc. Assim, você saberá o que está faltando, o que precisa ser corrigido e em qual setor essas carências estão acontecendo.

Conscientize os diretores

O mais complicado na implantação de um programa de qualidade é garantir a adesão incondicional das pessoas, ou seja, mobilizá-las. Sendo assim, pode ser necessário algum tipo de ação educativa que incentive a participação de todos.

Aliás, de nada adianta destinar recursos apenas para a criação de um setor responsável. A prevenção começa de cima para baixo e, sem o apoio das diretorias, torna-se mais difícil alcançar a otimização dos processos.

Dê mais atenção às necessidades dos colaboradores

Se os cargos mais altos — cujo poder de decisão é maior — precisam estar conscientes e ter uma visão sistêmica das práticas preventivas, o mesmo vale para os outros colaboradores.

Dessa forma, também é relevante dar atenção aos aspectos humanos daqueles que trabalham diretamente com a manutenção dos itens na logística e afins. Aposte em algumas destas recomendações, porque elas podem ser bastante eficazes:

  • conceda premiações de acordo com metas alcançadas;
  • invista na retenção de talentos;
  • defina estratégias a partir dos salários e benefícios oferecidos;
  • dê feedbacks constantemente;
  • faça reuniões regulares para acompanhar os setores envolvidos;
  • programe treinamentos relacionados às boas práticas preventivas;
  • crie condições seguras de trabalho.

Faça o possível para ter uma baixa rotatividade de empregados, pois o investimento que você faz em um colaborador que é demitido é irrecuperável. Afinal, toda a estratégia deverá ser reiniciada e você precisará gastar ainda mais para treinar e qualificar um novo funcionário.

Além desse tipo de perda que foi citada, um alto turnover prejudica bastante a consolidação de qualquer cultura, inclusive a de uma política de qualidade voltada à prevenção de perdas.

Esperamos que este post seja muito útil para o dia a dia do seu empreendimento!

Agora que você já sabe como a prevenção de perdas pode ajudar sua empresa, que tal fazer como Unilever, Renault, Walmart, Polishop e várias outras empresas que já utilizam o Checklist Fácil para fazer essa gestão? Então conheça todos os detalhes da nossa solução!

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3 Replies to “Prevenção de perdas: o que é e como pode ajudar a sua empresa”

  1. ACHEI SUPER HIPER MEGA ULTRA interessante a definição da otimização dos processos pois de que adianta exigir a prática de eficiência de um sistema de prevenção de perdas sem dar um suporte moral e financeiro para sua execução?

  2. Por que na maioria das empresas de grande varejo , percebo qie esses profissionais como distritais de prevencao de perdas e de operacao , sao carentes de visao, nao atuam de forma constante nas lojas e julgam sem ter uma real visao do cenario dos processos de operacoes em loja. Abs

  3. MUITO BOM !! TA DE PARABÉNS EU TRABALHO COMO PREVENÇÃO DE PERDAS Á 3 ANOS NUM VAREJO MUITO GRANDE, E PODE TER CERTEZA ESSES PROCESSOS SÃO MUITO FORMIDÁVEL PARA A REDUÇÃO DE PERDAS.

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