Gestão de equipe externa é a coordenação de colaboradores que exercem funções fora do ambiente físico da empresa. Depende de estratégias eficazes de comunicação junto a treinamentos e feedbacks constantes. Para garantir o bom desempenho e o sucesso desse acompanhamento, recomenda-se também o uso de tecnologias.
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O deslocamento dos colaboradores é algo comum em diversas funções, como no caso de trabalhos de trade marketing e merchandising, ou serviços de facilities. Em exemplos como esses, a gestão de equipe externa é uma prática fundamental.
Desse modo, é comum que gestores enfrentem desafios muito presentes nesse tipo de atividade, como conhecimento insuficiente sobre as ações realizadas, falhas de comunicação e descumprimento de acordos.
Então, o que é preciso para exercer o controle de equipe externa de forma eficaz? Descubra com a leitura deste artigo.
O que é equipe externa?
Uma equipe externa, ou equipe de campo, pode ser definida como aquela em que os integrantes executam seus papéis fora do espaço físico da organização.
Por isso, geralmente é formada por profissionais que estão em contato direto com clientes ou parceiros.
Entre as atividades mais comuns que se enquadram neste perfil, podemos listar:
- Vendas e prospecção de novos negócios;
- Serviços de manutenção, instalação e suporte técnico;
- Auditorias e inspeções;
- Logística e transporte;
- Serviços de saúde e atendimento e domicílio.
O que é gestão de equipe externa?
A gestão de equipe externa compreende o conjunto de práticas que mantêm a produtividade de profissionais em campo. Em outras palavras, abrange atividades de coordenação, liderança e supervisão de trabalhadores que precisam se deslocar para exercerem suas funções.
Por esse motivo, gestores de equipes de campo precisam contar com boas práticas de comunicação, organização das tarefas e ações de motivação do time.
Além disso, a tecnologia é uma importante aliada, oferecendo recursos como geolocalização e ferramentas para gestão de desempenho.
Quais são os tipos de equipe externa?
Times de campo podem ser, resumidamente, de dois tipos diferentes: próprios ou terceirizados.
No primeiro caso, a empresa possui vínculo empregatício com os colaboradores e realiza o gerenciamento das atividades de forma direta, administrando treinamentos e alinhamento à cultura organizacional.
Em contrapartida, há o intermédio de outra empresa quando se terceiriza o trabalho de equipes de campo. Isso pode fornecer mais flexibilidade, reduzindo custos e estruturas, mas oferece menor influência e poder de gestão à contratante.
Quais os principais desafios na gestão de equipes de campo?
Uma das dificuldades mais comuns é o acompanhamento do trabalho dos colaboradores. Como não é possível visualizar de perto o que eles estão realizando, nem sempre é fácil detectar falhas em tempo real.
A questão da jornada de trabalho também pode ser um obstáculo, especialmente se a empresa não possui processos claros, ou não conta com uma tecnologia que permita controlar o time remotamente.
Outro potencial problema são as falhas de comunicação na gestão de equipes externas. Muitas vezes, informações importantes acabam ficando restritas a colaboradores que atuam internamente.
Portanto, sabendo dessas dificuldades, comuns a empresas de qualquer segmento, como fazer uma gestão de equipe externa eficiente? Confira a seguir!
Como fazer a gestão de equipe externa?
O sucesso do gerenciamento de equipes externas está diretamente relacionado a boas práticas como:
- Processos padronizados;
- Capacitação de líderes;
- Atualização constante sobre as atividades executadas;
- Monitoramento da localização das equipes;
- Uso de tecnologia.
Então, confira cada uma delas em detalhe a seguir.
Padronize os principais processos
Ter processos padronizados e claros é um dos passos mais importantes para garantir uma boa gestão de equipe externa.
Isso porque permite que os profissionais saibam exatamente o que precisam executar e, com isso, consigam organizar seu roteiro.
Uma vantagem dessa padronização é a possibilidade de gerir todas as atividades por meio de checklists, como no exemplo abaixo, retirado de um modelo de checklist gratuito para merchandising, considerando as tarefas que uma equipe terceirizada dessa área precisa realizar:
Capacite o time e desenvolva lideranças
Desenvolver lideranças dentro do time pode ajudar a manter os profissionais engajados na obtenção de resultados. Esses profissionais passam a se tornar referência – essencial para esclarecimentos de dúvidas e demais orientações rápidas.
Ademais, acompanhar o desempenho individual e promover capacitação contínua estão entre as tarefas indispensáveis da gestão de equipes externas. Além de cursos na área em questão, é possível oferecer opções que aprimorem outras habilidades.
Acompanhe de perto a jornada de trabalho
Estabeleça metas e indicadores alinhados à jornada de trabalho para medir a produtividade. Alguns exemplos são:
- Visitas realizadas;
- Total de atendimentos;
- Cumprimento de prazos.
Mas atenção: as metas devem ser estabelecidas e repassadas para todo o time. Caso contrário, os colaboradores externos não terão como saber o que a empresa espera deles.
Monitore o deslocamento
Utilize ferramentas que ajudem a supervisionar o deslocamento de equipes de campo. O Checklist Fácil, por exemplo, apoia diversas empresas com isso.
Por meio do GPS, o aplicativo capta a localização e o horário das atividades do usuário. Inclusive, é possível tornar obrigatório que isso seja feito para permitir a aplicação dos checklists.
Além disso, outra funcionalidade de destaque nesse sentido é a Cerca Digital. Com ela, o usuário só consegue realizar a tarefa programada dentro de um perímetro específico configurado previamente no sistema.
Tenha a tecnologia como sua aliada
Recursos tecnológicos encurtam a distância física entre as pessoas. Com determinadas soluções e apps para gestão de equipes externas, é possível contatar diretamente os colaboradores, assim como planejar as atividades que devem ser desempenhadas.
Como otimizar a gestão de equipe externa?
O segredo para otimizar essa prática está em aprimorar a gestão de processos com um sistema de gerenciamento de equipes externas.
Por isso, junto a todas as opções de geolocalização que já comentamos anteriormente, padronizar e digitalizar o fluxo de trabalho com uma solução como o Checklist Fácil é uma iniciativa capaz de impactar positivamente a operação.
O sistema controla a produtividade da equipe externa a partir da metrificação de qualquer tipo de processo. Ou seja, com o software, é possível organizar checklists por setores, coletar e gerir dados, garantindo que todas as atividades da empresa estão sendo desempenhadas adequadamente.
Quer um exemplo de uso? Vamos supor que você seja gestor de uma equipe de trade marketing. Adicione no seu checklist pontos que precisam ser auditados em cada visita ao ponto de venda, como:
- Execução do planograma;
- Ativações de merchandising;
- Efetividade do reabastecimento;
- Negociações de ponto extra.
Se algum item não estiver dentro do planejado, o sistema encaminha o usuário para o preenchimento de um plano de ação. Assim, a gestão imediatamente toma conhecimento sobre a necessidade de ajuste para assegurar a correção do problema.
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