Todas as empresas querem aumentar a produtividade e eficiência, reduzindo erros e acidentes, mas isso é especialmente importante para as pequenas empresas, que operam com orçamentos mais apertados e equipes menores. A padronização pode ser um método eficaz para o alcance desse objetivo, uma vez que define expectativas, formaliza e cria processos de prestação de contas.
Nem todos os empregados recebem bem a padronização de processos, uma vez que pode reduzir as oportunidades para a criatividade e tomada de decisão individual.
Padronização de processos
Existe um conjunto de normas técnicas, médicas e psicológicas para prevenir acidentes e melhorar a qualidade de vida dos colaboradores, elevando seu desempenho, mas antes é preciso mudar a mentalidade dos gestores do negócio, mostrando que investir na saúde e bem-estar da equipe é investir na própria empresa.
Um dos papéis fundamentais da normatização no local de trabalho é criar procedimentos de rotina os quais os gerentes e funcionários devem seguir para executar e concluir tarefas e responsabilidades.
A padronização pode se dar inicialmente em processos como atender ao telefone, completar operações de venda ou fechar a loja no final do dia, mas também na questão da utilização dos equipamentos de segurança obrigatórios, escopo de trabalho e outras questões. Ela ajuda a reduzir a chance de alguém omitir algo sobre os aspectos do processo ou ainda sofrer um acidente de trabalho.
Desde que os empregados não tenham que parar e considerar a melhor maneira de executar as tarefas atribuídas, a uniformização de processos mantém o trabalho produtivo e eficiente. Ela também ajuda a assegurar a uniformidade com a qual os produtos finais e serviços são entregues.
Medições
A padronização de processos precisa passar por medições periódicas para saber se tudo está correndo conforme planejado. Uma vez que as normas para baixo, médio e alto desempenho foram definidas, os funcionários podem ser avaliados quanto a sua adesão a esses padrões.
Ao identificar um funcionário que não esteja atendendo à normatização, você pode direcionar treinamento adicional e recursos de forma a garantir a segurança do trabalho e a produtividade geral do negócio. Documentar as medições em relação aos padrões pode ajudá-lo a atingir metas de melhorias mais facilmente.
Turnos padronizados
Um bom exemplo de como a padronização de processos para a segurança do trabalho pode aumentar a produtividade da empresa é adequar a jornada de trabalho dos colaboradores. Inicialmente, essa medida pode parecer desnecessária. Contudo, as muitas horas de trabalho e plantões sem intervalos comprometem o desempenho dos colaboradores diretamente.
Também vale citar uma doença comum no ambiente corporativo. Conhecida como Lesão por Esforço Repetitivo (LER), ela é a que mais causa afastamentos. Por isso é necessário padronizar procedimentos e atentar-se ao horário máximo tolerável para que o profissional não prejudique sua saúde ao realizar a mesma função ou movimento constantemente.
Campanhas de conscientização para prevenir esse tipo de doença trazem bons retornos para a empresa. Isso melhora a relação entre gestores e funcionários, que passam a se sentirem amparados pela organização.
Tecnologia como suporte operacional
A tecnologia pode, por vezes, ajudar com a padronização da gestão de segurança do trabalho. Por exemplo, você pode automatizar os seus procedimentos para que os funcionários cumpram o checklist dos processos de forma digital e para que você tenha acesso aos relatórios de forma online. Equipar os funcionários com sistemas automatizados pode ajudar a padronizar soluções para que eles permaneçam em alinhamento com o protocolo da empresa.
Para as empresas que pensam em conquistar uma certificação ISO, é fundamental garantir a segurança do trabalho por meio da normatização dos processos. Um sistema de verificação automatizado, certamente, será um diferencial.
Outra modalidade tecnológica que está sendo aplicada em muitas corporações é o treinamento de segurança do trabalho online, que permite a padronização do treinamento. Com ele, toda a equipe recebe a mesma instrução por meio da plataforma. Confira outros benefícios abaixo:
- acessibilidade: a empresa pode treinar e capacitar seus empregados em qualquer local e data, o que diminui gastos com deslocamento;
- flexibilidade: com o treinamento online você não terá que se preocupar com o fechamento de turmas para fazer valer o investimento. Cada colaborador poderá iniciar os estudos quando for solicitado pelo técnico de segurança;
- gerenciamento e controle: a plataforma online oferece ao gestor a possibilidade de acompanhar o andamento do treinamento, sabendo exatamente quanto tempo falta para a capacitação e em quais assuntos o funcionário teve mais dificuldade;
- baixo custo de implantação: não é preciso comprar um software e muito menos instalá-lo! O treinamento é realizado somente pela plataforma, bastando criar um cadastro com usuário e senha.
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Divisão de responsabilidades
Você sabia que a padronização de processos para a segurança do trabalho pode tirar a sobrecarga de responsabilidades de líderes e gestores?
Com a equipe já capacitada em medidas de segurança, basta selecionar as pessoas que serão responsáveis pela realização de cada um dos procedimentos ambientais e de saúde. Por exemplo: indique profissionais específicos que serão responsáveis pelo controle e inspeção das atividades de risco. Forneça uma planilha para aqueles que terão autonomia para corrigir os perigos identificados, tais como fiação solta e vazamento de gases ou líquidos perigosos, por exemplo.
Vale ressaltar que, muitas vezes, os gestores ou técnicos de segurança podem não localizar todos os riscos da linha de produção. Por isso, é essencial perguntar para o próprio funcionário quais são os riscos que ele pode ter notado em seu local de trabalho e em suas atividades. É importante verificá-lo regularmente, pois podem surgir outros problemas com o passar do tempo.
Redução de falhas operacionais
Já na etapa de implementação da rotina de padronização operacional, a empresa terá que identificar com clareza todos os percursos de cada tarefa. Assim, se alguma coisa dentro dessas atividades não sair como o esperado, o problema será facilmente identificado.
Nunca se esqueça que, além do treinamento dos funcionários, é preciso realizar uma auditoria para checar tudo. Os ganhos com redução de falhas tornarão esse trabalho mais padronizado conforme o andamento do processo de produção e a experiência adquirida.
Inconvenientes
O processo de padronização pode incorrer em alguns inconvenientes no ato da sua implantação. Funcionários acostumados a fazer as coisas à sua maneira podem não gostar de um novo treinamento para que sigam os procedimentos padronizados. Essa fase de implementação pode fazer com que a produtividade e eficiência diminuam, já que os funcionários estão reaprendendo tarefas habituais.
É importante explicar à equipe como a normatização vai garantir maior segurança do trabalho e aumento da produtividade. Se os procedimentos e políticas padronizadas não forem intuitivos ou bem considerados, os funcionários podem voltar aos métodos antigos. Por essa razão, você pode solicitar feedback ao empregado em relação à padronização de procedimentos.
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