Como elaborar um relatório de inspeção eficiente?

O relatório de inspeção é o primeiro passo para avaliar riscos e inconformidades, a fim de solucioná-las com eficiência. Quer saber como criar um? A gente te conta!

Tempo de leitura: 8 minutos
Profissionais analisando o relatório de inspeção

Toda atividade organizacional requer cuidado especial quando se trata de vistorias, não é mesmo? Afinal, além de garantir a eficiência de processos, é preciso ficar de olho na fiscalização, bem como exigências e normas técnicas de qualidade e segurança. Nesse cenário, a elaboração de um relatório de inspeção é uma rotina essencial.

Trata-se da criação de um documento cujo objetivo é identificar, com base em uma inspeção técnica, inconformidades no maquinário e ambiente geral da empresa. O objetivo? Neutralizar riscos por meio de ações corretivas e preventivas, que assegurem a operação.

Mesmo sendo um aspecto tão fundamental para o dia a dia das empresas, a criação de um relatório de inspeção ainda desperta muitas dúvidas para os gestores. Por isso, reunimos aqui tudo o que você precisa saber para ter sucesso na elaboração desse tipo de documento. Vamos lá? 

O que é relatório de inspeção?

Como falamos, o relatório de inspeção é um documento para registro de informações sobre a qualidade de instalações, bem como de processos e atividades relacionadas aos equipamentos de uma empresa.

Ele deve ser feito pela equipe de inspeção e pode reunir dados do ambiente, além de situações e normas que não estão sendo cumpridas no dia a dia organizacional.

Seu objetivo é identificar essas irregularidades a fim de corrigi-las, com base em boas práticas de funcionamento ou manuseio de maquinário. Isso pode acontecer conforme normas técnicas ou mesmo sugestões dos fornecedores de equipamentos.

O relatório de inspeção deve ser feito periodicamente, de forma que todas as avaliações possam ser consultadas pelos gestores, independentemente do momento. Assim, é possível fazer comparativos de performance, bem como apresentá-los à fiscalização se necessário.

Afinal, o relatório de inspeção também serve para atestar que a organização possui condições para funcionamento!

Esse tipo de documento precisa ser bastante objetivo. Isso porque ele não pode dar margem a diversas interpretações do que ali está escrito.

Em suma, o relatório de inspeção pode ser criado de duas maneiras:

  1. A primeira é por meio de formulários, cujo trabalho é apenas o preenchimento de informações previamente definidas, nos campos que constam no documento. Assim, podem ser impressos ou digitais;
  2. Há também o relatório de inspeção dissertativo, isto é, aquele em que o inspetor pode redigir as informações que achar pertinentes, sem limitações ou regras pré-estabelecidas. Nesse modelo, os dados inseridos não seguem um padrão e, portanto, nem todos os relatórios têm as mesmas informações.

Mais adiante, abordaremos os dados mais importantes que devem constar no relatório. Mas, antes, precisamos esclarecer quais são as duas principais ocasiões em que é necessário criar esse documento. 

Tipos de relatório de inspeção mais comuns

Existem duas situações em que é preciso fazer e manter um histórico de relatórios de inspeção no ambiente organizacional. A saber: 

1. Relatório de inspeção técnica de segurança

O relatório de inspeção de segurança do trabalho é indispensável para avaliar:

Tal como qualquer relatório de inspeção, este visa diagnosticar não conformidades a fim de solucioná-las. Mas, como pudemos ver, seu foco está em medidas de segurança, permitindo que o gestor determine, a partir dele, ações preventivas ou corretivas para garantir a proteção no ambiente de trabalho. 

Relatório de inspeção de equipamentos

Tem quase a mesma função que o anterior. Porém, aqui, o foco é essencialmente no maquinário utilizado pelo time. É a partir desse relatório que será possível criar laudos de normas regulamentadoras, como NR 10, NR 12, NR 18 e NR 33, por exemplo.

Isso significa que o relatório de inspeção de equipamentos também visa a análise de riscos, determinando ações de manutenção acerca do desempenho e utilização das máquinas.  

O que deve constar em um relatório de inspeção?

Independentemente de ser um relatório em formato de formulário ou dissertativo, algumas informações são muito importantes e devem ser inseridas no documento. Listamos aqui as principais:

1. Capa

Lembra quando falamos que os relatórios de inspeção precisam ser armazenados, a fim de permitir a consulta e análise de tempos em tempos? É por isso que uma capa, ou mesmo um cabeçalho de identificação, deve ser planejada, a fim de facilitar a identificação do documento.

Podem constar neste campo o nome da organização, número do relatório, local, ano, etc. Quando se tratar do relatório de uma área inteira, identifique o departamento. Por outro lado, se o relatório for especificamente para máquinas de um mesmo modelo, pontue os equipamentos analisados, bem como onde estão localizados.

Por fim, a capa também deve conter o nome da equipe técnica envolvida, além do responsável pelo preenchimento do relatório.

Vale lembrar que, para manter essas informações ainda mais organizadas, você ainda pode dividir esses dados entre a capa e a folha de rosto. 

2. Objetivo e Introdução

O objetivo deve ser descrito de modo simples e claro. Mas, se o inspetor considerar que é preciso fazer uma contextualização de todo o processo, basta criar uma introdução sobre o objeto da inspeção. Aí, também podem ser inseridas informações sobre os métodos utilizados na inspeção, quando necessário. 

3. Resultados da inspeção

Trata-se de uma apresentação do que pôde ser concluído após a inspeção. Ela deve seguir a sequência da inspeção e pode apresentar os fatores em forma de itens, sendo numerados sequencialmente. 

4. Serviços executados

Devem ser listados os serviços de manutenção e melhorias que foram aplicados durante a fase de inspeção ou em consequência dela. Por exemplo: limpezas, reparos, substituições de componentes, entre outros. 

5. Conclusão

De forma concisa, deve-se relacionar os resultados da inspeção aos objetivos propostos por ela, assim como à norma de inspeção e de fabricação do equipamento em questão. 

6. Recomendações de inspeção

Essa parte serve para registrar recomendações sobre inspeções futuras, que tenham como objetivo reparar ou preservar o equipamento, a fim de que ele possa operar em segurança. Essa parte só pode ser redigida após criteriosa análise das condições físicas da máquina.

7. Anexos

O anexo nada mais é que um elemento estrutural que complementa o relatório de inspeção. Pode ser um gráfico, o resultado de um ensaio, dados estatísticos, etc. 

Portanto, é válido acrescentá-lo ao relatório se necessário, mas nunca em meio às informações, para que ele não perca a objetividade. 

8. Glossário

É importante acrescentar a relação de palavras específicas de uma área ou profissão, para que todos que tenham acesso ao relatório possam identificar as informações ali registradas. 

Portanto, todas as siglas ou palavras de uso restrito devem ter suas definições esclarecidas no glossário. Não se esqueça de organizá-las em ordem alfabética. 

Dica extra: tabelas, figuras e fotos

Para deixar o relatório ainda mais rico sem abrir mão da clareza e objetividade, é válido inserir recursos visuais que ajudam na compreensão das informações. Porém, elas devem ser colocadas com cuidado.

Afinal, tabelas, figuras ou fotos devem ser inseridas no texto o mais próximo possível do trecho que as citam. Lembre-se de que tabelas devem conter títulos e, no caso de figuras ou fotos, precisam contar com uma legenda abaixo de cada uma delas.

Se esse material não for produzido internamente, é preciso citar também a fonte de onde foram tirados os dados.  

Pontos que pedem atenção no relatório de inspeção

Se você está implementando uma rotina de inspeção na sua empresa, vai se beneficiar dessa lista de insights para agregar ao seu trabalho, e que também devem constar em relatórios de inspeção. Confira:

  • Parte elétrica da instalação;
  • Fios e canos condutores;
  • Proteções em áreas externas ou internas;
  • Água empoçada e vazamentos;
  • Armações e ferragens;
  • Descarte de lixo e entulhos;
  • Medidas de proteção contra quedas;
  • Localização de extintores de incêndio;
  • Validade de extintores de incêndio.

Importância de digitalizar o relatório de inspeção

Até aqui, você já deve ter percebido que, em termos de fiscalização, é inegável a importância da criação de um relatório de inspeção. Quando se fala em segurança do trabalho e eficiência da operação, sua relevância é ainda maior.

É por isso que, tal como qualquer outra rotina de grande valor para a organização, deve-se considerar formas de melhorar sua execução e torná-la altamente produtiva.

Relatórios dissertativos e manuais estão cada dia mais obsoletos. Isso porque levam mais tempo para seu preenchimento. Além disso, tendem a ser menos específicos e abrem margem para erros e falta de informações.

A falta de padronização é outro ponto a ser destacado, uma vez que cada relatório pode conter um dado diferente, o que dificulta a análise de performance a longo prazo e, portanto, tomadas de decisões.

Esses problemas podem ser resolvidos com o uso da automação, isto é, ver a tecnologia como aliada. Hoje, ela já é uma realidade em rotinas de inspeção, agilizando processos e garantindo a assertividade de dados – o que contribui para a eficiência de custos e aumento da produtividade.

Alguns dos maiores benefícios em contar com a tecnologia para o relatório de inspeção são: 

1. Melhor organização de dados

Com relatórios de inspeção padronizados e bem estruturados, as informações ficam mais claras. Na prática, isso ajuda na eliminação de retrabalhos, uma vez que o preenchimento fica mais fácil. Todos os dados pertinentes ficam concentrados em um único lugar, o que também facilita a comunicação.

Afinal, com o relatório de inspeção em versão digital, todos os envolvidos podem acessá-lo, o que antecipa ações de manutenção, compras, entre outros processos.

Além disso, a padronização traz ainda um benefício extra: não depende somente de um único inspetor. Isso significa que, mesmo que inspetores diferentes atuem em relatórios distintos, todos serão emitidos sob a mesma estrutura, seguindo o mesmo padrão de qualidade. 

2. Assertividade das informações

A eficiente extração e gestão de dados da operação é tarefa primordial para o sucesso de um relatório de inspeção. Afinal, se esses dados estão incorretos, será impossível identificar problemas, tampouco solucioná-los.

Com a automação, os dados podem ser consultados em tempo real. Isso ajuda no mapeamento em busca de gargalos que podem afetar não apenas a produção, como também a segurança no ambiente de trabalho. Dados de manutenções preventivas, preditivas e corretivas se encaixam nesse exemplo.

Isso também significa que a avaliação da saúde e da vida útil de equipamentos e ativos também pode ser simplificada, garantindo que as boas práticas acerca destes equipamentos sejam cumpridas.

Nesse sentido, a tecnologia ajuda na geração de tabelas e gráficos de desempenho para o relatório de inspeção. Dessa maneira, o gestor atua com dados concretos e tem mais chances de mitigar problemas definitivamente. 

3. Rapidez e objetividade

Podemos concluir até aqui que, embora o relatório de inspeção seja um documento que exige extrema objetividade, ele deve contar com diversos elementos, e nem sempre é tão simples de se fazer. Este é o seu principal desafio: manter produtividade sem perder agilidade.

Esse é um trabalho que a tecnologia jamais falha em entregar. Afinal, o uso de softwares facilita uma série de processos, que deixam de ser estritamente feitos à mão e passam a ser automáticos. Portanto, muito mais rápidos!

Isso também eleva a qualidade de inspeções realizadas, uma vez que o time começa a ter uma percepção mais analítica do trabalho, com foco em otimizações contínuas.

Pense que esse aumento da produtividade também significa redução de custos, o que contribui para aumentar a competitividade da sua empresa frente à concorrência

4. Garantia de segurança de dados

O arquivamento de relatórios de inspeção de forma digital, com acesso em nuvem, resguarda o gestor de quaisquer danos que possam ocorrer com documentos impressos.

Isso porque eles só podem ser acessados mediante login e senha dos envolvidos, além de contar com backup de dados caso seja necessário. 

Como automatizar o preenchimento do relatório de inspeção?

É comum encontrar empresas que ainda fazem esse processo no papel ou em planilhas comuns, com preenchimento em campo e finalização no escritório. Todo esse trabalho é bastante longo.

O papel da tecnologia é justamente encurtar esse tempo, simplificando o dia a dia de todos os envolvidos na criação do relatório de inspeção. A extração de dados é mais dinâmica, e o monitoramento de informações é assertivo. As soluções são encontradas facilmente, uma vez que os problemas são logo identificados.

Com o auxílio de um checklist digital, como o Checklist Fácil, é possível criar listas personalizadas de itens que apresentam inconformidades, bem como acompanhá-las para que sejam definitivamente resolvidas por meio de ações específicas – que também devem ser registradas no relatório.

Isso significa que também é possível acompanhar Ordens de Serviço em tempo real!

Todos os processos passam a seguir um fluxo lógico de coleta e tratamento de informações, o que ajuda na objetividade e coerência do relatório de inspeção.

Além disso, essa ferramenta facilita a geração de gráficos e indicadores para acompanhamento do processo de ponta a ponta. Isso significa que você pode realizar comparativos e obter um histórico de inspeções, visando garantir que as melhorias contínuas estão sendo aplicadas.

Esses são apenas alguns dos principais atributos do Checklist Fácil quando se fala em gestão de relatórios de inspeção. Bacana, não é mesmo? Então, se você deseja otimizar esse processo na sua empresa, basta agendar uma demonstração da nossa ferramenta.

Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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