Elaborar um relatório de inspeção é uma rotina essencial para manter cuidados com a atividade organizacional e apurar detalhes de vistorias. Afinal, além de garantir a eficiência de processos, é preciso ficar de olho na fiscalização, bem como controlar exigências e normas técnicas de qualidade e segurança.
Trata-se da criação de um documento cujo objetivo é identificar, com base em uma inspeção técnica, inconformidades no maquinário e ambiente geral da empresa. O objetivo? Neutralizar riscos por meio de ações corretivas e preventivas, que assegurem a operação.
Mesmo sendo um aspecto tão fundamental para o dia a dia corporativo, a criação de um relatório de inspeção ainda desperta muitas dúvidas para os gestores. Por isso, reunimos aqui tudo o que você deve saber para ter sucesso na elaboração desse tipo de documento. Vamos lá?
Neste artigo você encontrará:
O que é relatório de inspeção?
O relatório de inspeção é um documento utilizado para registrar informações sobre o estabelecimento. Entre os pontos principais desse detalhamento, estão a qualidade de instalações, bem como de processos e atividades relacionadas aos equipamentos de uma empresa.
Ele deve ser feito pela equipe de inspeção e pode reunir dados do ambiente, além de situações e normas que não estão sendo cumpridas no dia a dia organizacional.
Seu objetivo é identificar não conformidades a fim de corrigi-las, com base em boas práticas de funcionamento ou manuseio de maquinário. Isso pode acontecer conforme normas técnicas ou mesmo sugestões dos fornecedores de equipamentos.
O relatório de inspeção deve ser feito periodicamente, de forma que os gestores possam consultar todas as avaliações, independentemente do momento. Assim, é possível fazer comparativos de performance, bem como apresentá-los à fiscalização se necessário.
Ou seja, o relatório de inspeção também serve para atestar que a organização possui condições para funcionamento!
O que caracteriza um relatório de inspeção?
Esse tipo de documento precisa ser bastante objetivo. Isso porque ele não pode dar margem a diversas interpretações do que está escrito ali.
Em suma, o relatório de inspeção pode ser criado de duas maneiras:
- A primeira é por meio de formulários, impressos ou digitais (relatórios de inspeção em formato PDF são muito comuns), cujo trabalho é apenas o preenchimento de informações previamente definidas, nos campos que constam no documento;
- Há também o relatório de inspeção dissertativo, isto é, aquele em que o inspetor pode redigir as informações que achar pertinentes seguindo campos de preenchimento, sem limitações ou regras pré-estabelecidas. Nesse modelo, os dados inseridos não seguem um padrão e, portanto, nem todos os relatórios têm as mesmas informações.
De qualquer forma, podemos afirmar que checklists, geralmente derivados do Procedimento Operacional Padrão (POP), acompanham as inspeções para garantir mais qualidade. Desse modo, nenhum detalhe passa despercebido: a compilação de tudo o que for apurado em uma ficha de inspeção permite a produção de relatórios ricos em informação.
Por falar nisso, mais adiante, abordaremos quais são os dados mais importantes para um relatório. Mas, antes, precisamos esclarecer quais são as duas principais ocasiões em que se deve criar esse documento.
Como elaborar um relatório de inspeção em 8 passos?
Independentemente de ser um relatório em formato de formulário ou dissertativo, algumas informações são muito importantes para o documento. Listamos aqui as principais:
1. Inclua uma capa
Lembra quando falamos que os relatórios de inspeção precisam ser armazenados, a fim de permitir a consulta e análise de tempos em tempos? É por isso que uma capa, ou mesmo um cabeçalho de identificação facilitam a identificação do documento.
Podem constar neste campo detalhes como:
- Nome da organização;
- Número do relatório;
- Local;
- Ano;
- Profissional responsável pela inspeção.
Quando se tratar do relatório de inspeção de uma área inteira, identifique o departamento. Por outro lado, se o relatório for especificamente para máquinas de um mesmo modelo, pontue os equipamentos analisados, bem como onde estão localizados.
Por fim, a capa também deve conter o nome da equipe técnica envolvida, além do responsável pelo preenchimento do relatório.
Vale lembrar que, para manter essas informações ainda mais organizadas, você ainda pode dividir esses dados entre a capa e a folha de rosto.
2. Defina objetivo e introdução
Descreva o objetivo de modo simples e claro. Mas, se for preciso fazer uma contextualização de todo o processo, basta criar uma introdução sobre o objeto da inspeção. Aí, também podem ser inseridas informações sobre os métodos utilizados na inspeção geral.
3. Descreva os resultados da inspeção
Trata-se de uma apresentação do que pôde ser concluído após a inspeção periódica para melhorar o controle de qualidade e outros aspectos operacionais. Ela deve seguir a sequência da inspeção e pode apresentar os fatores em forma de itens, sendo numerados sequencialmente.
4. Mencione os serviços executados
Liste os serviços de manutenção e melhorias que foram aplicados durante a fase de inspeção ou em consequência dela. Por exemplo: limpezas, reparos, substituições de componentes, entre outros.
5. Faça uma conclusão
De forma concisa, deve-se relacionar os resultados da inspeção aos objetivos propostos por ela, assim como à norma de inspeção e de fabricação do equipamento em questão.
6. Determine as recomendações de inspeção
Essa parte serve para registrar recomendações sobre inspeções futuras, que tenham como objetivo reparar ou preservar o equipamento, a fim de que ele possa operar em segurança. Redija esse trecho somente após fazer uma análise criteriosa das condições físicas da máquina.
7. Inclua anexos
O anexo nada mais é que um elemento estrutural que complementa o relatório de inspeção. Pode ser um gráfico, o resultado de um ensaio, dados estatísticos, etc.
Portanto, é válido acrescentá-lo ao relatório se necessário, mas nunca em meio às informações, para que ele não perca a objetividade.
8. Não se esqueça do glossário
É importante acrescentar a relação de palavras específicas de uma área ou profissão, para que todos que tenham acesso ao relatório possam identificar as informações ali registradas.
Portanto, todas as siglas ou palavras de uso restrito devem ter suas definições esclarecidas no glossário de um relatório de inspeção. Não se esqueça de organizá-las em ordem alfabética.
Dica extra: tabelas, figuras e fotos
Para deixar o relatório ainda mais rico sem abrir mão da clareza e objetividade, é válido inserir recursos visuais que ajudam na compreensão das informações. Porém, elas devem ser colocadas com cuidado.
Afinal, tabelas, figuras ou fotos devem ser inseridas no relatório de inspeção o mais próximo possível do trecho que as citam. Lembre-se de que tabelas devem conter títulos e, no caso de figuras ou fotos, precisam contar com uma legenda abaixo de cada uma delas.
Se esse material não for produzido internamente, é necessário citar também a fonte de onde foram tirados os dados.
Pontos que pedem atenção no relatório de inspeção
Se você está implementando uma rotina de inspeção na sua empresa, vai se beneficiar dessa lista de insights para agregar ao seu trabalho, e que também devem constar nos seus registros.
Confira os itens que podem fazer parte do seu modelo de relatório de inspeção:
- Parte elétrica da instalação;
- Fios e canos condutores;
- Proteções em áreas externas ou internas;
- Água empoçada e vazamentos;
- Armações e ferragens;
- Descarte de lixo e entulhos;
- Medidas de proteção contra quedas;
- Localização de extintores de incêndio;
- Validade de extintores de incêndio.
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Tipos de relatório de inspeção mais comuns
Existem duas situações em que é preciso fazer e manter um histórico de relatórios de inspeção no ambiente organizacional. São as seguintes:
1. Relatório de inspeção técnica de segurança
O relatório de inspeção de segurança do trabalho é indispensável para avaliar:
- Condições de trabalho;
- Infraestrutura;
- Riscos existentes;
- Uso de equipamentos de proteção coletiva (EPC);
- Uso de equipamentos de proteção individual (EPI);
- Medidas administrativas.
Tal como qualquer outro, o relatório de inspeção de segurança visa diagnosticar não conformidades a fim de solucioná-las.
Como pudemos ver na lista acima, inspeções de segurança permitem a gestores a tomada de ações preventivas ou corretivas para garantir a proteção no ambiente de trabalho.
2. Relatório de inspeção de equipamentos
Um relatório de inspeção de equipamentos tem quase a mesma função que o anterior. Porém, aqui, o foco é essencialmente no maquinário que o time utiliza. É a partir desse relatório que será possível criar laudos de normas regulamentadoras, como:
Isso significa que o relatório de inspeção de equipamentos também visa a análise de riscos, determinando ações de manutenção acerca do desempenho e utilização das máquinas.
3. Relatório de inspeção sanitária
As condições sanitárias também devem ser avaliadas periodicamente, principalmente em empresas dos segmentos de alimentos e bebidas e de saúde.
É fundamental buscar informações e necessidades de acordo com as diretrizes da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) para cada tipo de negócio.
Importância de digitalizar o relatório de inspeção
Relatórios dissertativos e manuais estão mais obsoletos a cada dia. Isso porque levam mais tempo para seu preenchimento. Além disso, tendem a ser menos específicos e abrem margem para erros e falta de informações.
Até aqui, você já deve ter percebido que, em termos de fiscalização, é inegável a importância da criação de um relatório de inspeção. Quando se fala em relatório de segurança do trabalho e eficiência da operação, sua relevância é ainda maior.
Os registros são indispensáveis, por exemplo, para o Livro de Inspeção do Trabalho (eLIT). O documento é obrigatório para todas as pessoas jurídicas e equiparadas, de acordo com o Decreto n.º 10.854 de 2021.
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É por isso que, tal como qualquer outra rotina de grande valor para a organização, deve-se considerar formas de melhorar a execução desse tipo de documentação e torná-la altamente produtiva.
A falta de padronização é outro ponto a ser destacado, uma vez que cada relatório pode conter um dado diferente, o que dificulta a análise de performance a longo prazo e, portanto, tomadas de decisões.
Esses problemas podem ser resolvidos com a automatização de processos, isto é, contando com a tecnologia como aliada. Hoje, ela já é uma realidade em rotinas de inspeção, agilizando processos e garantindo a exatidão de dados – o que contribui para a eficiência de custos e aumento da produtividade.
Alguns dos maiores benefícios em contar com a tecnologia para o relatório de inspeção são:
1. Melhor organização de dados
Com relatórios de inspeção padronizados e bem estruturados, as informações ficam mais claras. Na prática, isso ajuda na eliminação de retrabalhos, uma vez que o preenchimento fica mais fácil. Todos os dados pertinentes ficam concentrados em um único lugar, o que também facilita a comunicação.
Afinal, com o relatório de inspeção em versão digital, todos os envolvidos podem acessá-lo, o que antecipa ações de manutenção, compras, entre outros processos, e favorece a cultura de dados do negócio.
Além disso, a padronização traz ainda um benefício extra: não depende somente de um único inspetor. Isso significa a possibilidade de contar com a emissão de relatórios com a mesma estrutura e padrão de qualidade, mesmo que sejam feitos por inspetores diferentes.
2. Informações precisas
A eficiente extração e gestão de dados da operação é tarefa primordial para o sucesso de um relatório de inspeção. Afinal, se esses dados estiverem incorretos, será impossível identificar problemas, tampouco solucioná-los.
Vale lembrar que processos automatizados viabilizam dados em tempo real. Isso ajuda no mapeamento em busca de gargalos que podem afetar não apenas a produção, como também a segurança no ambiente de trabalho. Encaixam-se nesse exemplo dados para todos os tipos de manutenção, como:
Isso também significa que a avaliação da saúde e da vida útil de equipamentos e ativos também pode ser simplificada, garantindo o cumprimento das boas práticas acerca destes ativos.
Nesse sentido, a tecnologia ajuda na geração de tabelas e gráficos de desempenho para o relatório de inspeção. Dessa maneira, o gestor atua com dados concretos e tem mais chances de mitigar problemas definitivamente.
3. Rapidez e objetividade
Podemos concluir até aqui que, embora o relatório de inspeção seja um documento que exige extrema objetividade, ele deve contar com diversos elementos, e nem sempre é tão simples de se fazer. Este é o seu principal desafio: manter produtividade sem perder agilidade.
Esse é um trabalho que a tecnologia jamais falha em entregar. Afinal, o uso de softwares facilita uma série de processos, substituindo tarefas estritamente feitas à mão e por atividades automatizadas. Portanto, muito mais rápidas!
Isso também eleva a qualidade de inspeções realizadas, uma vez que o time começa a ter uma percepção mais analítica do trabalho, com foco em otimizações contínuas.
Pense que esse aumento da produtividade também significa redução de custos, o que contribui para aumentar a competitividade da sua empresa frente à concorrência.
4. Garantia de segurança de dados
O arquivamento de relatórios de inspeção de forma digital, com acesso em nuvem, resguarda o gestor de quaisquer danos que possam ocorrer com documentos impressos.
Isso porque eles só podem ser acessados mediante login e senha dos envolvidos, além de contar com backup de dados caso seja necessário.
Como automatizar o preenchimento do relatório de inspeção?
Escolher uma boa tecnologia é o primeiro passo para preencher relatórios de auditorias ou inspeções com mais agilidade. Porém, ainda são muitas as empresas que fazem esse processo no papel ou em planilhas comuns, com preenchimento em campo e finalização no escritório. Todo esse trabalho é bastante longo.
O papel de um sistema de auditoria é justamente encurtar esse tempo, simplificando o dia a dia de todos os envolvidos na criação do relatório de inspeção. A extração de dados é mais dinâmica, e o monitoramento de informações é preciso. Com problemas identificados rapidamente, fica mais fácil propor soluções.
Uma ferramenta de checklist digital, como o Checklist Fácil, é capaz de criar listas personalizadas de itens que apresentam inconformidades, bem como acompanhá-las para que sejam definitivamente resolvidas por meio de ações específicas – que também devem ser registradas no relatório.
Isso significa que também é possível acompanhar uma Ordem de Serviço em tempo real!
Todos os processos passam a seguir um fluxo lógico de coleta e tratamento de informações, o que ajuda na objetividade e coerência do relatório de inspeção.
Além disso, essa ferramenta facilita a geração de gráficos e indicadores para acompanhamento do processo de ponta a ponta. Isso significa que você pode realizar comparativos e obter um histórico de inspeções, visando garantir que as melhorias contínuas estão sendo aplicadas.
Esses são apenas alguns dos principais atributos do Checklist Fácil quando se fala em gestão de relatórios de inspeção. Bacana, não é mesmo?
Então, se você deseja otimizar esse processo na sua empresa, basta fazer um teste grátis ou solicitar uma demonstração da nossa ferramenta e comprovar tudo isso na prática!
Uma resposta
Acho este conteúdo super útil pra quem queira saber mais sobre a segurança no local de trabalho e outras aplicações