O que é relatório de ocorrências? Saiba como elaborar um na sua empresa

O relatório de ocorrências é um documento essencial para o dia a dia das empresas. Isso porque ele permite ter acesso às não conformidades, ou seja, ajuda a tornar as operações mais eficientes, bem como a reduzir custos. 

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Para que ele traga os resultados almejados, deve ser produzido por profissionais especializados, uma vez que é preciso saber distinguir os processos corretos dos errados. Outro fator importante é que ele deve descrever o que de fato precisa ser feito para solucionar as falhas. 

Se você deseja saber mais sobre relatório de ocorrências, continue com a gente. Afinal, mostraremos seus principais usos e como elaborar um na sua empresa. Vamos lá! 

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O que é um relatório de ocorrências? 

Dependendo do contexto e do tipo de conteúdo, um relatório de ocorrências pode ser considerado um tipo de relatório técnico, e deve trazer as principais informações sobre não conformidades nas operações. Ele precisa ser o mais claro e objetivo possível e trazer provas concretas, como imagens ou vídeos. Com isso, oferece embasamento para uma tomada de decisão eficiente. 

O relatório de ocorrências é muito utilizado em atividades como segurança do trabalho e prevenção de acidentes ocupacionais. Além disso, é útil para registrar perdas e furtos em estabelecimentos. 

Entre os setores que mais se beneficiam dessa ferramenta estão os departamentos de Segurança Patrimonial e Defesa Civil (mas há ainda outros casos de uso que você vai conferir ao longo do artigo). Na Segurança Patrimonial, o profissional o utiliza para registrar e comunicar circunstâncias que podem interferir na segurança da organização. 

Já os profissionais da Defesa Civil usam essa ferramenta para pontuar todos os registros de ocorrências de desastres da cidade. Assim, além de guardar as informações, também as utiliza para gerar indicadores e promover melhorias na forma de atuação. 

É importante ressaltar que o relatório de ocorrências deve ser preenchido por alguém que tenha conhecimento técnico, isto é, que possua capacidade de analisar a operação. Afinal, eles precisam avaliar e registrar de forma clara uma série de fatores. 

Caso contrário, os gestores não conseguem visualizar as etapas e entender os erros, assim como ficam impossibilitados de controlar possíveis perdas e melhorar a qualidade do serviço em questão. 

O que são ocorrências na segurança? 

Quando alguma irregularidade oferece riscos à saúde e segurança do trabalho, é considerada uma ocorrência. Sendo assim, podemos classificá-las de acordo com algumas categorias possíveis, como: 

• Acidentes, quando eventos inesperados geram algum impacto negativo, como lesões, danos ou perdas; 
• Falhas, caracterizadas por interrupções causadas por deficiências em sistemas, componentes, processos ou comportamento; 
• Desastres naturais, com interferências de condições climáticas ou eventos da natureza na atividade exercida; 
• Contaminações, quando há vazamentos de produtos químicos, por exemplo. 

Independentemente do tipo, é imprescindível que uma ocorrência, em segurança ou em qualquer outra área, seja devidamente documentada em um relatório, e você vai descobrir o objetivo desse tipo de documento no próximo tópico! 

Para que serve o relatório de ocorrências? 

A finalidade de um relatório de ocorrências é descrever um problema. Quando a operação de uma empresa possui um histórico dessas informações, portanto, gestores conseguem entender pontos cruciais para aprimorar processos, equipamentos ou até mesmo treinamentos de pessoas.  

Para ilustrar isso, vamos imaginar uma construtora: depois de uma série de inspeções de segurança, a empresa registrou, em duas semanas, mais de dez ocorrências de quedas dos colaboradores em um canteiro de obras, em diferentes lugares.  

Ao comparar os eventos e os registros dos relatórios, torna-se possível concluir se o motivo do problema é a sinalização insuficiente, EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) inadequados ou a falta de algum procedimento que deveria ter sido realizado no piso, por exemplo. Com isso, um plano de ação pode ser colocado em prática para evitar novas ocorrências. 

Percebe como a gestão das atividades tende a ser mais precisa quando esse tipo de registro é executado? Então, em resumo, podemos afirmar que o relatório de ocorrências serve para concentrar dados consistentes, oportunizando eficiência operacional e segurança a qualquer tipo de negócio.  

Por que é importante fazer um relatório de ocorrências? 

Em um primeiro instante, o preenchimento de um relatório pode parecer algo burocrático ou desnecessário. Ou seja, apenas mais um papel. Entretanto, na prática, ele se mostra muito útil, especialmente pensando na gestão adequada dos processos. 

Situações de descontrole operacional e financeiro podem ter origem em atividades corriqueiras e, portanto, passarem despercebidas pelo gestor. Quando isso se torna frequente ou mesmo diário, pode ocorrer uma série de consequências, inclusive no que tange a resultados. 

Assim, a empresa passa a operar no vermelho sem saber ao certo o motivo. Enquanto isso, também perde o controle sobre as não conformidades e os procedimentos que devem ser melhorados com urgência. 

Logo, o relatório de ocorrências é essencial para promover um entendimento claro dos problemas. Tal fator permite que as decisões sejam tomadas baseadas em dados e fatos, evitando prejuízos maiores para o negócio. 

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Principais benefícios de usar o relatório de ocorrências no trabalho  

Conforme visto, o relatório de ocorrências é um instrumento poderoso de gestão. Ele permite que a sua empresa tenha consciência sobre a rotina operacional. E consequentemente, consiga estabelecer níveis de eficiência diários. 

Além disso, traz a comodidade de eliminar, de uma vez por todas, as famigeradas bolas de neve ou efeitos dominó, como queira chamar. Ou seja, os erros que se tornam frequentes e que começam a prejudicar as demais atividades tornando, assim, as empresas disfuncionais, trazendo dano permanente aos indicadores e às metas preestabelecidas. 

Desta forma, seus principais benefícios são: 

• Melhoras no processo de gestão; 
• Conhecimento amplo sobre erros e não conformidades comuns; 
• Tomada de decisões rápidas e precisas; 
• Melhora na produtividade das equipes; 
• Redução dos desperdícios; 
• Planejamento estratégico mais conciso. 

Quem é o responsável por elaborar um relatório de ocorrências? 

Dependendo do tipo de situação e da empresa, o relatório de ocorrências pode ser elaborado por diferentes profissionais. O importante é que o documento seja preenchido com a participação de pessoas que estiveram envolvidas diretamente ou que presenciaram a ocorrência, visando a riqueza de detalhes e a veracidade das informações. 

Outra condição primordial é que o responsável pela elaboração dos registros conheça profundamente os processos e atividades da área, do equipamento ou do evento em foco. É recomendado ainda seguir um padrão definido pela empresa, a fim de que todas as informações necessárias sejam contempladas e que métricas possam ser geradas a partir dos registros.  

De forma prática, se pensamos no caso de ocorrências relacionadas à segurança do trabalho, por exemplo, o relatório pode ser formalizado por supervisores, representantes da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), ou analistas de uma equipe. O mesmo acontece com atividades relacionadas a outros setores, como produção, logística ou vendas, já que o responsável pelo documento pode ser um analista, supervisor ou coordenador do respectivo time.  

Quem utiliza o relatório de ocorrências? 

Um relatório de ocorrências pode ser utilizado por diferentes profissionais de equipes atuantes em atividades ligadas a: 

• Gestão de riscos ocupacionais; 
• Controle de qualidade; 
• Prevenção de acidentes; 
• Segurança patrimonial; 
• Gestão de ativos; 
• Defesa civil; 
• Gestão ambiental 
• Saúde e Segurança do Trabalho (SST); 
• Gestão de facilities; 
• Serviços. 

O que deve constar em um relatório de ocorrências? 

Quanto mais informações o relatório de ocorrências trouxer, melhor. Isso porque amplia o entendimento da situação e, em alguns casos, permite determinar causas e efeitos com mais precisão. 

Assim sendo, alguns dados indispensáveis são as informações completas sobre a empresa ou departamento (nome, razão social, CNPJ, endereço, e-mail, telefone), seguidas pelo nome e cargo da pessoa responsável pelo relatório, além da data e hora da emissão do relatório.  

Na sequência, alguns itens não podem faltar, como: 

• Data e hora da ocorrência, já que, a menos que a sua empresa utilize um software de gestão para obter o documento em tempo real, é muito comum que o relatório seja emitido algum tempo depois do evento; 
• Local, indicando exatamente onde a não conformidade foi identificada (em operações de grande porte, recursos como a geolocalização podem ajudar muito nesse quesito); 
• Descrição do ocorrido, relatando o assunto (por exemplo: segurança, manutenção, etc.) e todas as informações técnicas relacionadas ao evento; 
• Pessoas envolvidas, mencionando quem da equipe estava presente no momento da ocorrência; 
• Prejuízos gerados pela ocorrência, listando criteriosamente quais foram as consequências que a não conformidade já causou ou ainda pode vir a provocar. 

Vamos supor que você tem um estabelecimento e teve problemas com a segurança. O profissional deve descrever o que ocorreu, ou seja, se foi furto ou arrombamento. Precisa, ainda, pontuar os demais fatores que auxiliam no entendimento, como: 

• A loja estava aberta ou fechada? 
• O alarme estava acionado? 
• A polícia foi chamada? 
• Algum produto foi furtado? 

Ainda nessa parte de análise, devem ser tiradas fotos do local, para oferecer provas claras e objetivas. Além disso, o relatório de ocorrências deve trazer as ações adotadas e uma análise precisa dos fatos, bem como recomendações de melhorias para evitar que a situação se repita. 

Dicas para fazer e utilizar um relatório de ocorrências 

O relatório de ocorrências também pode ser interpretado como uma espécie de controle diário da rotina, ou seja, ser inserido no dia a dia da gestão estratégica. Caso aplicado da forma correta, torna-se um poderoso aliado no combate ao amadorismo, falta de profissionalismo e hábitos perdulários na produção e administração. 

Mas, como utilizar essa ferramenta a seu favor? Confira 8 dicas! 

1. Oriente a equipe 

Fale sobre a relevância desse tipo de documento com a equipe e especifique o que a empresa espera de um relatório de ocorrências. Com isso, todos saberão colher as informações cruciais para análise da operação. 

2. Siga uma metodologia 

Adote como rotina o uso do Ciclo PDCA – que consiste em planejar, executar, checar e agir. A grande vantagem dessa metodologia é a melhoria contínua de processos, evidenciando a necessidade de formalizar desvios de conformidade no dia a dia.  

3. Preencha as informações com objetividade 

A linguagem de um relatório como esse deve ser concisa e de fácil entendimento. Por essa razão, seguir padrões com o uso de um sistema especializado para digitalizar esse tipo de registro pode ser o ideal, eliminando problemas com rasuras ou informações incompletas (você vai conferir uma super dica sobre isso daqui a pouco!). 

4. Registre não conformidades o mais rápido possível 

Não espere que a situação piore ainda mais para tomar alguma providência. Com o relatório de ocorrências em mãos, identifique imediatamente as não conformidades, perdas e/ou insatisfações e faça um plano de ação para minimizá-las. 

5. Cadastre o máximo de dados que conseguir (e utilize-os!) 

De nada adianta elaborar registros completos e não fazer uso disso para aprofundar o conhecimento sobre a operação. Portanto, utilize os dados coletados para identificar problemas técnicos e lacunas de habilidade nas equipes. Após isso, estabeleça programas de treinamento e aperfeiçoamento. 

6. Sempre revise o documento 

Certificar-se de que o relatório não possui erros ou informações faltantes e uma etapa que não pode faltar antes de conclui-lo. Preste atenção nisso, pois o documento fará parte do histórico de dados da operação. 

7. Mantenha as informações em segurança 

Há empresas que ainda optam pela impressão de relatórios. Porém, o melhor a se fazer é gerar arquivos bloqueados para edição, como é o caso do formato PDF. Essa é a única forma de eliminar qualquer chance de adulterações.  

8. Utilize o documento em ritos da equipe 

Promova reuniões diárias para analisar os dados levantados em relatórios de ocorrência. E, ainda, incentive os profissionais a sugerirem soluções.   

Como promover a melhoria contínua com a análise de relatórios de ocorrências? 

Os relatórios de ocorrências colaboram com a melhoria contínua nas operações porque viabilizam uma visão detalhada sobre os motivos que levam a erros, desvios, falhas ou acidentes nas rotinas das organizações.  

Com isso, é possível causar impactos positivos e aproveitar oportunidades reais nas rotinas. Por exemplo: 

• As análises podem revelar que uma máquina da linha de produção de uma fábrica tem apresentado falhas consecutivas durante algumas semanas, demonstrando que o ativo precisa de manutenção antes de chegar a uma parada; 
• Uma loja consegue entender qual é a variação no total de reclamações dos clientes e, se um aumento desse tipo de ocorrência for detectado, a gestão pode planejar ações para reverter a situação a tempo de prejudicar as metas de vendas. 

Enfim, são inúmeros casos em que esse instrumento tem o potencial de favorecer o aprimoramento no dia a dia de um negócio. E, agora que você já virou expert no assunto, só falta descobrir qual é o tipo de ferramenta mais indicado para registrar as ocorrências na sua empresa. Veja a seguir! 

Qual ferramenta posso utilizar para fazer um relatório de ocorrências? 

Existem algumas possibilidades na hora de escolher a melhor opção para gerar relatórios de ocorrências, como os famosos aplicativos de Word e Excel, ou até mesmo ferramentas especializadas em digitalização de processos e checklists. Confira nos tópicos abaixo! 

Relatório de ocorrências com Word  

Embora seja um recurso bem limitado a textos, o Word é uma das alternativas para colocar em prática os seus registros de não conformidades. A desvantagem é que a compilação das informações deverá ser feita à parte, e sua operação corre o risco de perder o controle sobre o histórico de registros, acumulando muitos documentos ao longo do tempo.  

Relatório de ocorrências com Excel 

O Excel segue a mesma linha do Word, com um ponto favorável na organização e tabulação de alguns registros que você pode obter por meio da aplicação de fórmulas e de cálculos. Ainda assim, é necessário ter conhecimento avançado sobre o aplicativo e, da mesma forma que o Word, a sobreposição de muitas informações pode dificultar a visão estratégica da empresa depois de um período.  

Software para gerenciamento de ocorrências 

Um software para gerenciar ocorrências é a melhor opção para configurar relatórios de acordo com o padrão que melhor atende a sua gestão de processos, além de gerar relatórios completos em tempo real, uniformizar o preenchimento por parte da equipe e permitir o acesso aos dados a qualquer momento via aplicativo ou web.  

O Checklist Fácil é muito mais do que um software de checklists online e cumpre todos os requisitos que uma operação precisa para gerenciar não só ocorrências, mas também checagens, auditorias, ações e qualquer tipo de processo de forma completa.  

O Checklist Fácil pode ajudar minha empresa com relatórios de ocorrências? 

O Checklist Fácil certamente é a solução ideal para implementar uma estratégia com relatórios de ocorrências em qualquer tipo de negócio com várias das centenas de funcionalidades do software, como: 

• Checklists online para criar uma lista de verificação em situações diversas, com fluxos ou ordem de preenchimento; 
• Uso via web ou aplicativo, sendo que as aplicações de checklists podem ser feitas offline e não dependem de conexão com a internet para armazenar informações; 
• Inclusão de mídias, como fotos e vídeos, com a opção de bloquear o uso da galeria do dispositivo móvel a fim de assegurar a credibilidade do registro realizado; 
• Criação do Plano de Ação, uma funcionalidade que facilita o acompanhamento das tratativas focadas em aumentar a performance e a produtividade da operação; 
• Geração de dashboards completos com todas as métricas e resultados obtidos a partir das aplicações, permitindo a visão completa sobre ocorrências e desempenho das atividades; 
• Exportação dos relatórios em PDF com a identidade visual da empresa; 
• E muito mais.  

Vamos supor que você queira criar um checklist para segurança do trabalho. Pegue as informações que precisam ser conferidas, disponha na ordem de prioridade e crie obrigatoriedades. Ou seja, se uma das respostas for negativa, você pode exigir que seja adicionada uma mídia ou que o profissional já preencha um plano de ação. 

O melhor disso tudo é que o trabalho é otimizado, evitando perda de tempo e erros durante a inspeção de ocorrência. Além disso, os dados ficam todos registrados no sistema, facilitando no momento de conferência do relatório de ocorrência. Bem como a geração de gráficos e indicadores. 

Quer saber mais sobre essa solução? Então, conheça o Checklist Fácil. Com ele, você acompanha e compara os resultados das avaliações realizadas de maneira simples e rápida. Assim como utilizar para uma série de tipos de relatório. Não perca mais tempo e comece a utilizar o quanto antes! 

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