Como fazer um relatório de visita técnica?

O relatório de visita técnica nada mais é do que um documento com as informações relevantes sobre o atendimento prestado aos clientes. Veja como criar um na sua empresa!

Tempo de leitura: 6 minutos
Gestores utilizam o relatório de visita técnica para medir desempenho

O relatório de visita técnica é um documento importante. Isso porque é nele que é registrado tudo que foi feito durante um trabalho externo. Permitindo, com isso, avaliar a qualidade do serviço e o tempo gasto nele.

Mas engana-se quem acredita que ele é uma espécie de ata. Na verdade, vai muito além disso. Ele pode ser um registro do histórico das visitas realizadas em cada cliente. Podendo ser utilizado, posteriormente, para promover melhorias na qualidade e agilidade do atendimento.

Mas como fazer um relatório de visita técnica? Ou seja, quais os passos que devem ser realizados para que ele seja eficiente? Continue a leitura que a gente te conta!

O que é relatório de visita técnica?

É um documento que apresenta as principais informações referentes à visita técnica feita em um determinado cliente. Com ele, é possível avaliar a qualidade do atendimento e se os procedimentos sugeridos foram seguidos.

Diante disso, o relatório de visita técnica é visto como um dos elementos essenciais para garantir um bom desempenho das equipes externas. Isso porque o gestor terá acesso a dados que permitem realizar avaliações e melhorias. Seja na postura do colaborador ou no tempo investido em cada atividade.

O ideal é que esse documento seja o mais objetivo possível. E, ao mesmo tempo, completo. Ou seja, ele deve conter apenas os campos que permitam ter uma visão global do trabalho executado e ser respondido de forma clara.

Resumidamente, as informações que devem constar em um relatório técnico são:

  • Informações sobre a tarefa realizada;
  • Histórico do cliente;
  • Descrição ou alguma observação sobre a visita.

Abordaremos mais sobre as informações que ele deve trazer ao longo deste conteúdo!

Qual a importância de um bom relatório de visita técnica?

O relatório de visita técnica é importante porque oferece insumos para avaliar o desempenho do serviço. E, portanto, do profissional que o realizou. Com isso, é possível promover capacitações para que ele execute essa atividade com mais excelência.

O documento também é essencial pensando na satisfação e relacionamento com o cliente. No momento em que se tem acesso a um histórico das visitas, é possível oferecer serviços ou produtos complementares, por exemplo. Sem falar que aumenta as chances de gerar indicação, fortalecendo ainda mais a marca.

Lembre-se que o relatório de visitas técnica é uma comprovação da qualidade dos serviços prestados. Ao criá-lo adequadamente, ou seja, inserindo as informações relevantes, ele passa a oferecer benefícios como:

  • Maior eficiência nas visitas;
  • Aumento da produtividade da equipe;
  • Ajuda a identificar pontos de melhoria;
  • Ganho de qualidade nos serviços disponibilizados;
  • Redução de custos das atividades;
  • Incremento no histórico de atendimento e base de dados dos clientes;
  • Proporciona tomadas de decisões mais estratégicas;
  • Aumento significativo da satisfação.

Além disso, esse documento evita uma série de problemas futuros. Incluindo:

  • Perda de informações importantes;
  • Desorganização da agenda da equipe externa;
  • Falta de comprovação dos serviços realizados;
  • Despadronização no atendimento;
  • Perda de clientes.

E visita técnica, o que é?

Resumidamente, é uma visita realizada com o objetivo de solucionar algum problema. Ou então oferecer esclarecimento sobre uso de um produto ou serviço.

Ela pode ser solicitada por uma pessoa física ou jurídica. Bem como pode ser cobrada ou não. 

Tudo que foi realizado no local deve ser registrado. Assim, a empresa ganha uma espécie de garantia, especialmente no caso de reclamações futuras. E é justamente aí que entra o relatório de visita técnica e a importância de ser o mais claro e realista possível.

Qual a diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço?

É comum haver confusão entre os dois termos. Afinal, eles são parecidos. Porém, cumprem papéis diferentes.

O relatório é um documento para uso interno. Ou seja, ele serve para avaliar as atividades que estão sendo executadas. Não sendo necessário qualquer tipo de formalização. Assim como não deve ser encaminhado ao cliente.

Em contrapartida, a ordem de serviço é o comprovante do atendimento e de tudo que foi realizado. Ou seja, é o formulário oficial, cuja segunda via deve ser deixada para o consumidor.

Passo a passo para elaborar um relatório de visita técnica simples e eficiente

De todos os passos para desenvolver o documento, a parte de coleta de informações certamente é a mais importante. Isso porque é ela que irá diferir entre um relatório bom daquele que não tem serventia alguma.

Agora, veja todos os passos considerados essenciais:

1. Decida a tecnologia que irá utilizar

Durante muito tempo, o relatório de visita técnica foi desenvolvido no papel. No caso, o prestador de serviços fazia suas anotações e ela era repassada para uma tabela de excel. Ou, ainda, era simplesmente guardada nos arquivos.

Entretanto, hoje, existem diversos sistemas que permitem o registro e armazenamento mais seguro dos dados. Inclusive, é possível utilizar um checklist online. Nele, basta criar uma lista de verificação para que o profissional utilize no momento da visita. 

Após o preenchimento, as informações ficam guardadas na nuvem. Facilitando o acesso e a geração de relatórios de controle.

Outro diferencial da opção digital é a possibilidade de adicionar fotos e outros tipos de mídia. Isso incrementa o relatório, além de fornecer insumos mais precisos.

2. Faça o registro adequado das informações

Depois de selecionar a tecnologia mais adequada, é hora de registrar os dados. Antes mesmo da visita técnica, algumas informações devem estar claras, como:

  • Nome do cliente ou da empresa. Neste último caso, adicione a pessoa responsável que lhe atendeu e seu cargo;
  • Endereço e telefone, essenciais para, respectivamente, pensar na logística e otimizar a comunicação;
  • Objetivo da visita.

Após a realização do atendimento, outros dados devem ser inseridos no documento. São eles:

  • Nome do responsável pelo serviço;
  • Qual trabalho foi, de fato, executado no cliente;
  • Data da visita e o tempo que ela durou

Este último dado é essencial para medir a produtividade do profissional. Além disso, sabendo ao certo a hora de entrada e saída, o gestor consegue estipular um tempo médio ideal. E, assim, planejar a agenda com mais eficiência.

3. Tenha o histórico do cliente

Ter um histórico dos clientes é essencial para otimizar cada vez mais o atendimento. No caso de uma primeira visita, é importante descrever como ele chegou até a sua empresa e quais eram as suas necessidades iniciais. Junto a isso, registre tudo que foi realizado. 

Nas próximas chamadas, vá adicionando os novos dados no sistema. Isso permite identificar comportamentos, auxiliando (e muito) no processo de fidelização.

Além de saber os serviços que foram prestados, que peças foram trocadas e quem visitou determinado cliente, este histórico permite criar um plano de manutenção preventiva. Ou seja: ao invés de esperar que ele procure a sua empresa, você pode agir de forma proativa. Entrando em contato quando for necessário realizar algum tipo de serviço complementar.

Essa ação demonstra que a sua empresa realmente se importa com o consumidor. E que oferece um atendimento, de fato, personalizado.

4. Descreva a visita

Tudo que foi feito durante a visita deve ser registrado no relatório. Inclusive, se ficou faltando algo, igualmente deve ser anotado, junto com as justificativas.

Imagine que um serviço não pode ser finalizado porque o profissional não tinha a peça no momento. Neste caso, é importante escrever:

  • Porque o serviço não pode ser realizado – ou o motivo de ter entregue parcialmente a atividade;
  • Quais peças são necessárias para a resolução do problema;
  • Custos extras que irão incidir sobre o cliente;
  • Quando será a próxima visita para o término do serviço.

Passo opcional: Satisfação com o atendimento

Colher a satisfação do cliente é uma etapa opcional, mas que engrandece ainda mais o relatório de visita técnica. Isso porque permite obter uma avaliação precisa de como a pessoa viu o atendimento. E mais: se de fato ele supriu suas necessidades.

Geralmente, a pesquisa de satisfação é enviada logo após a prestação do serviço. Isso pode ser realizado através de e-mail ou mensagem de texto (SMS), por exemplo. Algumas perguntas que podem ser adicionadas neste formulário são:

  • Você ficou satisfeito com o serviço?
  • O agendamento e atendimento foram satisfatórios?
  • O colaborador chegou no horário agendado?
  • Observações.

Apesar de facultativa, essa etapa pode esclarecer pontos importantes sobre o desempenho da sua equipe. E, consequentemente, permitir que você adote medidas para melhorar o atendimento como um todo.

Como analisar um relatório de visita técnica?

É comum que os gestores tenham acesso aos relatórios, mas não saibam ao certo como tomar decisões baseado neles. Afinal, o que fazer com essas informações?

Esses dados servem para uma série de finalidades. Uma delas envolve o desempenho dos colaboradores. Duas métricas em específico permitem acompanhá-lo são:

  1. Quantidade de visitas realizadas;
  2. Tempo de duração da visita do técnico.

Com esses indicadores em mãos, é possível avaliar se a performance foi adequada. Em caso negativo, o gestor pode entender o motivo para isso. E, em seguida, trabalhar as dificuldades ou padronizar processos para que eles otimizem sua produtividade.

A análise também deve envolver o lado do cliente. Ou seja, se ele ficou satisfeito com o atendimento que recebeu. Isso pode ser obtido através das pesquisas de satisfação, direcionando os treinamentos e capacitações dos profissionais.

Automatize o seu relatório de visita técnica!

Por fim, para que você seja assertivo no seu trabalho de campo, é essencial que os dados sejam devidamente registrados e armazenados. E é para isso que a tecnologia serve!

Ao automatizar o seu relatório de visita técnica, você evita gastos desnecessários com papel e, ainda, protege as informações do negócio. Sem falar que torna a gestão como um todo mais eficiente, uma vez que permite a geração de relatórios para um acompanhamento mais preciso.

Um exemplo de sistema que facilita a realização desse documento é o Checklist Fácil. Com uma lista de verificação já criada, basta o profissional preencher os campos – adicionando mídias ou observações, quando necessário. 

Após a finalização, os dados ficam registrados em um único local. Permitindo, assim, que os gestores acompanhem ou mesmo comparem o desempenho dos profissionais.

Outro diferencial do Checklist Fácil é que ele oferece a funcionalidade de pesquisa de satisfação. No caso, você cria as perguntas e envia um link diretamente para o cliente – sem a necessidade de login. Aumentando, assim, as chances de receber as respostas.

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Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial. Sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar - inclusive nas horas vagas.
Estefânia Martins

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