O relatório técnico é o documento que cumpre a função de registrar as informações de uma visita técnica, formalizando um resumo com tudo o que é importante e está relacionado a determinada atividade.
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Por isso, é fundamental seguir alguns passos para garantir a produção de um relatório completo, e você verá como fazer isso em detalhes ao longo deste artigo. A leitura também vai te ajudar a entender mais sobre a definição dessa ferramenta gerencial, seu objetivo e os principais tipos de relatórios técnicos que existem.
Neste artigo você encontrará:
O que é relatório técnico?
O relatório técnico é um documento utilizado internamente para registrar os procedimentos realizados em uma visita técnica, e seu conteúdo varia. Cada empresa ou departamento, de acordo com suas especificidades, pode eleger os dados que interessem mais na hora de fazer essa formalização.
Muitas organizações ainda não possuem um processo implementado para emitir relatórios, apesar de já contarem com um fluxo de informações que requerem essa estruturação. Ainda assim, em seu escopo básico, um relatório técnico deve esclarecer tudo o que tem a ver com os serviços prestados durante uma visita, incluindo:
- Tempo decorrido;
- Qualidade da visita;
- Período previsto para retorno do técnico;
- Equipamentos utilizados;
- Ações de manutenção.
Lembre-se de incluir nesse tipo de registro tudo aquilo que, provavelmente, você deseja consultar no futuro.
Qual é o objetivo de um relatório de visita técnica?
A finalidade de um relatório de visita técnica é compilar informações, comprovar que a visita técnica foi realizada e promover uma visão analítica sobre as rotinas. Sabemos que é uma tarefa bastante trabalhosa, mas necessária, pois esse controle é capaz de reunir insights poderosos para aprimorar uma operação (seja sua ou de um cliente).
Assim, independentemente do porte da empresa, essa prática de registro é recomendada para gerar resultados mais satisfatórios e aproximar qualquer tipo de negócio da eficiência operacional.
É comum, portanto, que o profissional responsável utilize checklists para apurar todos os pontos pertinentes durante uma inspeção, auditoria ou checagem de uma visita técnica.
O que deve constar em um relatório técnico?
O conteúdo de um relatório técnico varia de acordo com a atuação de uma empresa ou a finalidade da visita realizada. Porém, algumas informações são comuns e não podem ficar de fora, como:
- Data da visita técnica;
- Dados da empresa que está prestando serviço;
- Informações do cliente;
- Horário de início e de finalização do serviço;
- Objetivo do relatório;
- Detalhes sobre os serviços executados;
- Parecer do responsável técnico sobre o que foi avaliado;
- Descritivo de conformidades e não conformidades;
- Soluções recomendadas;
- Observações;
- Pendências;
- Evidências identificadas.
Esse detalhamento compõe uma disposição dividida em seis partes, conforme você verá no tópico abaixo.
Qual é a estrutura de um relatório técnico?
Resumidamente, um relatório profissional deve conter um cabeçalho, resumo, desenvolvimento, anexos, referências e conclusão. Além desses itens, cada tipo de relatório técnico precisa considerar a inclusão de informações correspondentes às especificidades de cada situação.
Então, confira no próximo tópico quais são essas variações e algumas sugestões de itens que não podem faltar em cada uma delas.
Quais são os tipos de relatório técnicos que existem?
Existem vários tipos de relatórios técnicos gerados de acordo com o segmento de atuação de uma empresa ou o tipo de contexto a ser avaliado. A seguir, veja uma lista com 13 possibilidades e estruturas sugeridas para esse documento.
1. Relatório de Inspeção de Qualidade
As inspeções de qualidade podem contemplar produtos, serviços, processos ou ambientes. Sendo assim, um relatório de inspeção de qualidade é essencial para detectar não conformidades, implementar ações preventivas ou mesmo fazer correções para que padrões e normas regulatórias sejam atendidas.
Essa categoria de relatório deve ser emitida regularmente, permitindo o acompanhamento e o comparativo entre períodos a fim de comprovar a evolução de uma operação, produto ou serviço.
2. Relatório de Não Conformidade
Um relatório de não conformidade cumpre o papel de evidenciar e descrever qualquer desvio de padrão em um processo, produto, serviço ou ambiente. Dessa forma, é essencial que os registros apontem informações como: causa da ocorrência, padrão esperado, impacto gerado pela não conformidade e proposta de solução.
Sempre que possível, a inclusão de provas em fotos ou vídeos torna esse relatório técnico ainda mais completo. Uma vez em posse de todas as informações necessárias, os responsáveis podem conduzir tratativas para reverter a situação.
3. Relatório de Visita Técnica
Uma visita técnica pode ocorrer em variados contextos. Porém, de forma geral, esse é um tipo de serviço solicitado por um cliente sempre que há necessidade de avaliar um ativo, um processo, um serviço ou um ambiente.
Desse modo, a documentação das informações deve contemplar todas as conformidades e não conformidades encontradas, além das observações e das tratativas recomendadas.
4. Relatório de Visita Técnica em Obra
O relatório de visita técnica em obra pode ser feito pelo engenheiro ou arquiteto responsável pela construção. Tal documentação é imprescindível para garantir o controle do que foi executado frente ao planejado, além de permitir o acompanhamento dos recursos utilizados e a gestão orçamentária.
Esse é um tipo de relatório técnico em que a inclusão de imagens favorece muito as análises, com a comprovação visual das atividades para resultar um diário de obra (como é chamada a documentação do dia a dia em uma construção) completo.
5. Relatório de Visita Técnica Logística
Na parte de logística e transporte, um relatório de visita técnica deve reunir os dados relacionados à respectiva etapa examinada. As avaliações podem ser feitas, por exemplo, no estoque, e neste caso normalmente indicam informações relacionadas ao total de mercadorias armazenadas, valor, etc.
Há também inspeções mais voltadas à entrada e saída de veículos, que em seus relatórios precisam incluir dados sobre motoristas, características sobre a aparência do caminhão ou do carro, etc.
Outras situações possíveis para a composição de relatórios técnicos são condições do transporte de cargas, vistoria veicular, logística reversa, gestão de frotas, multas e irregularidades, entre outras.
6. Relatório Fotográfico
O relatório fotográfico é um recurso que complementa os outros registros e, como já comentamos anteriormente, tem a capacidade de aprofundar o detalhamento técnico de um documento.
Anexar imagens na hora de formalizar uma visita técnica contribui para análises exatas e comparativas, demonstrando o que foi realizado ou o que ainda precisa ser corrigido.
7. Relatório Técnico Ambiental (RTA)
Também conhecido como RTA, o Relatório Técnico Ambiental pode ter diferentes finalidades, como expor um problema a um órgão público, documentar o histórico de uma área ou projeto, melhorar a prestação de serviços, entre outras.
Por esse motivo, os itens de registro abrangem assuntos relacionados aos aspectos ambientais, a impactos e exigências de normas e regulamentações — a exemplo da ISO 14001 (no caso de Sistemas de Gestão Ambiental) —, ou a leis ambientais.
8. Relatório Técnico de Avaria
Uma avaria pode acontecer em diversos tipos de ativos, como equipamentos ou veículos. Sendo assim, é comum que esse tipo de relatório técnico seja realizado por indústrias ou mesmo por empresas de logística (para registrar danos em carros e caminhões, por exemplo).
Neste último caso, um checklist para apoiar a elaboração deste documento pode contemplar questões relacionadas à conservação, mecânica, elétrica, peças (como retrovisores e faróis), extintores, entre outras.
9. Relatório Técnico de Sistema de Combate a Incêndio
O relatório técnico de sistema de combate a incêndio precisa descrever detalhes sobre instalações, projeto, manutenção e avaliação do sistema destinado a prevenir, controlar ou extinguir incidentes com fogo.
É imprescindível que o documento contenha informações sobre a conformidade da estrutura com normas técnicas e regulamentações, capacidade operacional do sistema, validade e manutenção periódica dos equipamentos e detalhes sobre treinamentos de equipes ou responsáveis.
10. Relatório Técnico de Manutenção
Os tipos de manutenção de ativos variam entre preventiva, preditiva e corretiva. Portanto, os relatórios técnicos de manutenção também acompanham essa diversidade, mas seguem objetivos em comum ligados à gestão de custos, segurança e eficiência das operações.
De forma ampla, os registros devem se referir a equipamentos e instalações, discriminando o procedimento que foi (ou deverá ser) realizado, eventuais trocas de itens e as condições de funcionamento ou conservação, contribuindo para a análise de indicadores de manutenção de equipamentos.
11. Relatório Técnico de Qualidade
O foco de inspeções ou auditorias de qualidade é verificar padrões em processos, produtos, serviços ou ambientes a fim de assegurar a excelência nas entregas de uma empresa. Para tanto, o relatório técnico de qualidade visa relacionar comprovações ou desvios identificados durante uma avaliação.
É muito comum que esse tipo de documento esteja atrelado às diretrizes de normas como a ISO 9001, que orienta empresas para fins de certificação nesse âmbito, ou de Procedimentos Operacionais Padrão (POP).
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12. Relatório Técnico de Saúde e Segurança no Trabalho (SST)
As Normas Regulamentadoras (NR) se aplicam a vários segmentos de mercado para que as organizações mantenham ambientes laborais saudáveis e seguros. Nesse sentido, os relatórios técnicos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) acompanham essas orientações e são destinados a averiguações de condições de trabalho e a fichas de Equipamentos de Proteção Individual (EPI).
É possível elaborar checklists de acordo com as particularidades da operação, considerando processos ou a NR específica, como NR 8, NR 11, NR 17, NR 21, NR 26, NR 28, NR 33, entre outras.
13. Relatório Técnico de Recebimento de Materiais
O relatório técnico de recebimento de materiais é essencial para garantir que mercadorias recebidas estejam em conformidade com os requisitos de uma operação.
Por essa razão, é importante considerar principalmente o descritivo de aspectos como qualidade, quantidade, condições da embalagem e informações da nota fiscal apresentada.
Como elaborar um relatório técnico?
Para facilitar a criação de um relatório técnico completo, preparamos a seguir algumas etapas que não podem ficar de fora desse processo. Confira!
Escolha qual formato utilizar
Existem diferentes possibilidades de ferramentas e modelos para gerar um relatório profissional, como:
- Relatório técnico em papel, que demanda mais esforço para preenchimento manual, mais tempo para execução, e que pode ser feito previamente em um aplicativo de textos (como o Word), mas que precisa ser impresso posteriormente;
- Relatório técnico em planilha, com dados cadastrados em um computador ou celular em aplicativos como o Excel, fato que dificulta a inclusão de arquivos em imagem e a visão completa sobre as avaliações (dependendo da quantidade de abas planilhadas);
- Relatório técnico em aplicativo ou sistema especializado, que torna tudo mais prático com padrões de preenchimento, viabilidade para inclusão de mídias (fotos e vídeos), compilação de dados em tempo real e assinatura digital, entre outros artifícios possíveis de uso.
Os recursos que mencionamos no último formato podem ser encontrados em uma solução como o Checklist Fácil, adaptável a qualquer tipo de negócio para padronizar processos, facilitar checagens e concentrar dados das operações em um só lugar.
Pense na estrutura
Depois de ter escolhido o formato, relembre tudo que não pode faltar no seu relatório técnico e faça uma organização macro de toda a estrutura que será preenchida.
Mesmo que você ainda não saiba os detalhes de cada tópico, essa prática vai te ajudar a não se esquecer de nenhuma informação importante na hora de elaborar o conteúdo.
Crie um cabeçalho profissional
O cabeçalho é a parte do documento com o resumo das informações mais relevantes para identificação do registro. Logo, é primordial que ele contenha detalhes indispensáveis, como:
- Título;
- Dados da empresa (razão social, endereço, telefone, e-mail e CNPJ);
- Dados do especialista responsável pela avaliação (nome, telefone, e-mail, empresa e CNPJ);
- Data da visita;
- Ambiente, ativo ou processo da empresa que passou pela avaliação;
- Data de emissão do relatório.
Dependendo do tipo de relatório ou das exigências da empresa em questão, o cabeçalho pode ter menos ou mais informações além dos itens mencionados acima.
Faça um resumo para introdução
Na sequência, antes de iniciar de fato o relatório técnico, apresente qual foi o serviço prestado. Aqui, é recomendado indicar qual foi o tipo de apuração realizada (inspeção, auditoria, instalação, revisão, etc.), objetivo, tempo de duração da visita e informações pertinentes a cada caso, como equipamentos e metodologias utilizados.
Liste tudo que foi conferido
Chegamos à parte principal do documento, em que você deve listar todos os itens de checagem, o que foi constatado e quais ações deverão ser tomadas em cada tipo de situação.
Independentemente do foco (padrões, critérios, normas, desempenho, etc.), recomenda-se que um relatório técnico completo inclua tudo que está conforme e também as não conformidades encontradas no cenário analisado.
Anexe imagens ou fotos
Os registros visuais aumentam a credibilidade das informações e, como já falamos anteriormente, deixam um relatório profissional ainda mais completo. Fotos e vídeos podem chegar a um nível de detalhe maior do que descrições por texto, e isso facilita a compreensão de quem vai analisar o documento posteriormente.
Essa etapa se torna muito mais simples com o uso de um sistema especializado como o Checklist Fácil. A versão do aplicativo permite a inclusão de mídias durante o preenchimento de checklists, armazenando os arquivos em nuvem e relacionando-os ao item correspondente automaticamente.
Registre as assinaturas dos responsáveis
O reconhecimento final de quem solicitou a visita técnica e do profissional que fez a conferência são determinantes para validar o documento, e não podem faltar no relatório.
Em alguns casos, pode ser necessária a inclusão da assinatura de outros envolvidos, como supervisores, clientes ou técnicos auxiliares.
Conclua o relatório
Faça um apanhado geral das informações de forma conclusiva, fornecendo um parecer final sobre a situação do que foi avaliado durante a visita técnica.
Como analisar um relatório de visita técnica?
Os dados obtidos em relatórios de visita técnica servem para uma série de finalidades, e a análise do documento depende das particularidades de cada situação. Um dos métodos mais comuns, porém, é a comparação entre diferentes períodos.
Por exemplo: vamos pensar em uma rede de farmácias. Em alguns meses, depois de oportunidades observadas e de melhorias implementadas, qual foi a variação na performance dos atendimentos em lojas?
Supondo que, no início das avaliações, 50% das lojas haviam apresentado algum problema com documentos desatualizados (e que isso tenha sido documentado em um relatório), a situação foi revertida na visita técnica do mês subsequente? Qual é o percentual de lojas que estão em conformidade com as documentações exigidas por lei? Essas são algumas perguntas que podem ser respondidas com a análise.
É apenas um caso para demonstrar quão importante é acompanhar o histórico das operações e utilizar as informações dos relatórios técnicos para retirar insights. Outra avaliação possível seria sobre o próprio desempenho das visitas técnicas, considerando métricas como:
- Quantidade de visitas realizadas;
- Tempo de duração da visita do técnico;
- Número de apontamentos e de resoluções executadas a partir da visita.
Com esses indicadores em mãos, é possível concluir se a performance foi adequada. A análise também deve envolver o lado do cliente, ou seja, se ele ficou satisfeito com o atendimento que recebeu durante a avaliação. Isso pode ser obtido através das pesquisas de satisfação após o envio dos relatórios.
Qual a diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço?
Apesar de haver muita confusão entre esses termos, eles cumprem papéis diferentes. O relatório técnico é um documento para uso interno, ou seja, ele serve para avaliar as atividades que estão sendo executadas, dispensando qualquer tipo de formalização.
Em contrapartida, a ordem de serviço é a formalização de uma solicitação enviada pelo cliente, que pode ser externo ou interno (colaborador ou área da empresa). Nela, constam todas as especificações para que um trabalho seja prestado, como o que deve ser feito, o cronograma e o custo.
Qual a diferença entre laudo técnico e relatório técnico?
Embora ambos sejam documentos profissionais, há algumas diferenças entre laudo técnico e relatório técnico. O primeiro tem como intuito se aprofundar com uma análise mais detalhada sobre determinada situação, apontando um parecer, descrevendo condições específicas ou mostrando uma avaliação minuciosa sobre um dano.
Já o segundo pode ter objetivos variados, como comunicar resultados, documentar o progresso de um projeto ou apresentar dados para uma posterior análise.
Qual a importância de um bom relatório de visita técnica?
Há diversos pontos que fazem o relatório profissional ser relevante em qualquer tipo de operação, departamento ou segmento de atuação. Confira abaixo alguns deles!
Documentação
Os registros detalhados são um bem valioso para uma empresa. As informações compõem um histórico de informações confiáveis e se tornam referências criteriosas para tomadas de decisão.
Ganho na eficiência operacional
A eficiência operacional é alcançada a partir da melhoria contínua dos processos de uma organização. Por essa razão, os relatórios técnicos colaboram para que ela seja conquistada, comprovando conformidades e identificando oportunidades no cenário avaliado.
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Aumento da produtividade da equipe
Documentos técnicos fornecem às equipes o poder da informação. Esse acesso favorece o aprimoramento das atividades e da comunicação interna. Consequentemente, a empresa passa a constatar aumento da produtividade.
Comunicação
Dependendo do porte da empresa ou da complexidade das atividades, muitas pessoas — ou até mesmo ambientes diferentes — podem fazer parte de um mesmo processo. O relatório técnico é, portanto, uma ferramenta eficaz para transmitir a informação de forma padronizada e com capilaridade.
Identificação rápida e precisa de pontos de melhoria
Uma das finalidades de documentos técnicos é viabilizar o aperfeiçoamento de uma operação com evidências claras do que deve ser executado. Com isso, equipes, produtos e serviços podem se aproximar cada vez mais da excelência.
Redução de custos
Considerando que relatórios técnicos ajudam a identificar não conformidades, melhoram o desempenho de equipamentos e de profissionais, otimizam processos e apoiam ações preventivas (como na parte de segurança e de manutenção de máquinas industriais), podemos concluir que também colaboram para reduzir custos na empresa.
Decisões mais estratégicas
Tudo que é fundamentado na formalização desse tipo de documento serve como base para orientar definições no dia a dia. Sendo assim, gestores, supervisores e colaboradores podem aumentar o acerto nas decisões a serem tomadas.
Aumento da satisfação dos clientes
Cada um dos pontos que vimos até aqui converge para um nível elevado do padrão de qualidade de produtos e serviços. Logo, podemos entender que, como resultado disso, a satisfação dos clientes tende a aumentar.
Exemplo de relatório técnico
Trouxemos aqui um modelo básico que pode servir como ponto de partida. Note que as informações podem estar dispostas conforme sua necessidade, desde que bem organizadas e claras. Nenhum campo pode ficar em branco, e isso deve ser repassado e cobrado dos técnicos. Confira:
Além deste modelo, que é manual e envolve o uso de papéis ou planilhas de Excel, o relatório técnico pode ser feito também por meio de um sistema de checklist online. Vamos abordar a seguir algumas vantagens desse uso!
Por que você deve usar um software para relatórios técnicos?
Contar com a tecnologia para elaboração de relatórios profissionais facilita o processo de coleta e compilação das informações, e proporciona ainda muitos benefícios, como:
- Velocidade no registro das informações com funcionalidades de automação, otimizando o tempo dos profissionais envolvidos;
- Padronização do preenchimento, o que viabiliza a metrificação das informações para posterior análise;
- Centralização dos registros realizados, eliminando riscos de extravios;
- Organização das coletas, com a disposição correta de imagens e texto;
- Segurança da informação, com recursos de proteção a dados sensíveis;
- Rastreabilidade, já que todas as alterações e histórico de preenchimento ficam registrados no sistema;
- Customização dos relatórios, adaptando-os à realidade e necessidade de cada negócio ou situação;
- Comunicação alinhada, com envio de informações por e-mail ou notificações via aplicativo;
- Economia de milhares de folhas de papel, concentrando todos os registros em ambientes online;
- Integração de dados, uma vez que um software permite reunir informações de diferentes sistemas e departamentos (desde que ele ofereça essa opção);
- Fácil acesso ao histórico da operação, dispensando a armazenagem de documentos físicos e favorecendo consultas de dados a qualquer momento.
Além de tudo isso, é muito mais prático elaborar um processo de checagem e um documento com registros técnicos em uma ferramenta digital. Veja o porquê a seguir!
Como fazer um relatório técnico em um sistema de checklist?
Um sistema de checklist online possui várias funcionalidades personalizáveis. Elas permitem criar diferentes tipos de estruturas de checagem, controle, monitoramento, inspeção, entre outros.
Com um sistema de auditoria, contudo, você pode automatizar muitas ações com tipos de resposta de seleção, campos numéricos, reconhecimento ótico de caracteres, QR Code para identificação de equipamentos, etc.
E mais: ao identificar não conformidades, pode-se criar um modelo de plano de ação para o item ou para a inspeção completa, especificando a solução. Ou seja, todos os seus dados ficam centralizados em um só lugar!
Padronização
O checklist digital favorece que tudo seja feito sob o mesmo padrão de qualidade e lógica de informações. Isso também facilita a análise posterior dos dados ali contidos, ajudando na comparação de processos, monitoramento do desempenho, identificação de pontos de melhoria e tomada de decisões mais estratégicas.
Afinal, as chances de se ter mais de um técnico em campo são grandes, e se cada um deles preencher o relatório conforme quiser, toda essa vantagem deixará de existir.
Criação de seções
Com tantos relatórios diários, eles podem ficar desorganizados se não houver cuidado redobrado. Aqui, a dica é utilizar o sistema para que isso não aconteça, já que ele permite trabalhar dados de forma bem mais organizada, classificando cada ação de acordo com a necessidade de cada setor, gestor ou técnico.
É a funcionalidade perfeita para a identificação da equipe e para garantir o uso de EPIs, por exemplo. Além disso, os campos não podem ficar em branco na ferramenta, o que ajuda no cumprimento de todas as informações ao longo do trabalho.
Relatório fotográfico
Como falamos, o registro por imagem é essencial para o relatório técnico. Afinal, sem ela, há certa dificuldade em comprovar a execução do trabalho ou mesmo fazer análises e comparativos da situação de um equipamento ou instalação.
Em trabalhos de manutenção e inspeção, esse tipo de registro pode ser compartilhado entre técnicos, clientes e gestores, garantindo a exatidão da operação, evitando retrabalhos e conflitos.
Além disso, o bloqueio de galeria exige que os recursos de mídias sejam registrados no momento exato da visita. Desse modo, a confiabilidade do relatório técnico é muito maior.
Qual é a melhor solução para gerar relatórios técnicos completos?
Uma tecnologia ideal para criar relatórios profissionais precisa reunir todos os recursos que mencionamos anteriormente, como configurações de tipos de resposta em um checklist, leitura de QR Code, inclusão de mídias, fluxos com diferentes etapas de checagem e, claro, geração de relatórios em PDF ou outros formatos.
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Utilizar o Checklist Fácil também otimiza o tempo de trabalho e favorece a gestão de processos e dados de empresas, com ROI comprovado de 204% em até três anos.
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