Conheça as vantagens de utilizar um SGI – Sistema de Gestão Integrado

A centralização de dados é muito importante para ter a visão geral da operação. Com um SGI isso é possível! Conheça as vantagens de utilizar esse tipo de solução agora mesmo!

Tempo de leitura: 7 minutos
Qual a importância de utilizar o SGI - Sistema de Gestão Integrada?

Um SGI, ou seja, Sistema de Gestão Integrado pode ser a solução para ter a visão sistêmica da sua operação. Afinal, é comum que as empresas tenham processos específicos para cada área. E, certamente, isso se desdobra em diversos fluxos acontecendo ao mesmo tempo, em setores diferentes. 

Essa ferramenta consegue unificar procedimentos de várias áreas, em um único sistema. Assim, é possível acompanhar e monitorar amplamente o funcionamento do negócio.

Neste artigo, vamos apresentar para você o que é um Sistema de Gerenciamento Integrado e como ele pode reduzir os esforços e tornar seus processos mais eficientes e eficazes. Confira!

O que é um SGI?

O SGI é um sistema de gestão integrado que serve para consolidar todos os processos de negócios em um único ambiente de gerenciamento. Por isso, consiste em uma solução com várias vantagens, a qual contribui para a eficiência operacional.

Conforme Eduardo Domingues (2019)*, além de servir para administrar vários aspectos de uma organização, ele também é:

“[…] um sistema de gestão para desempenho de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança do trabalho (SST) e responsabilidade social. Esse sistema de gestão integrado visa atender aos requisitos comuns em mais de uma norma de sistema de gestão”.

Nesse sentido, o SGI atende melhor às necessidades dos negócios quando falamos da condução da operação. Afinal, simplifica processos semelhantes para evitar duplicação de trabalho.

Não é porque existem padrões diferentes, como ISO 9001, ISO 14001, entre outros, que cada área tem que contar com seu próprio conjunto de sistemas. Ou seja, as empresas já podem contar com soluções que atendam a esses requisitos diferentes em um único ambiente.

Em resumo, o Sistema de Gestão Integrado mantém toda parte de controle e auditorias, que é feito separadamente, em uma única plataforma. Assim, ele pode ser compartilhado e utilizado por diversas áreas ao mesmo tempo.

Vale destacar que existem três graus de integração entre os sistemas. Para definir qual é o nível adequado para a sua empresa e como implementar o SGI, vamos conhecer um pouco melhor cada um deles!

Como implementar SGI?

Para implementar um sistema de gestão integrada, é interessante entender quais são as necessidades do seu negócio. Isso porque é a partir da compreensão do contexto que vai ser possível definir qual tipo de integração será mais eficiente.

Portanto, não hesite em dedicar um tempo para estudar todos os processos da empresa, ouvir feedback dos supervisores, gestores e colaboradores. Além disso, Domingues (2019) destaca alguns aspectos que precisam ser analisados, como:

  • Custos de implantação;
  • Capacitação dos profissionais;
  • Grau de autonomia entre as áreas;
  • Facilidade de gestão;
  • Entre outros.

Então, a partir do conhecimento de várias perspectivas, você consegue entender quais são as maiores dificuldades de cada área. Dito isso, acompanhe nosso passo a passo para implementar um SGI na sua empresa!

Faça um mapeamento das necessidades da empresa

Você já entendeu que o processo de identificar o que o seu negócio precisa vai exigir uma força tarefa conjunta. De fato, o trabalho em equipe é essencial para iniciar a implantação de um SGI.

Primeiramente, porque a visão do todo ajuda a escolher qual o melhor sistema para o seu cenário. E, em segundo lugar, também vai auxiliar a compreender qual o melhor formato para iniciar esse projeto.

Com essas informações, a tomada de decisão é mais assertiva na hora de considerar qual tipo de integração atende melhor a sua companhia. E esse é o próximo passo!

Defina qual é a melhor integração para o seu cenário

Há três principais opções no que se refere à introdução de um SGI em uma corporação. Confira os aspectos de cada uma delas:

SGI – Integração total

Na modalidade de integração total, há elementos comuns em processos de todas as áreas da organização. Aliás, dependendo do contexto, o procedimento pode até ser o mesmo para todos. 

Por exemplo, há uma padronização de processos de auditoria de prevenção ao coronavírus em todos os setores. Desde a entrada na empresa, até o distanciamento entre as pessoas e o uso de EPIs.

Nesse caso, é possível seguir de maneira uniforme todas as recomendações da Organização Mundial da Saúde. A mesma dinâmica pode ser implementada no atendimento às normas regulamentadoras, ISO ou internas. 

SGI – Integração parcial

A integração parcial de SGI pode ser muito útil para grandes empresas, que possuem vários processos específicos em inúmeros setores distintos. 

Assim, podem ser integrados apenas alguns aspectos comuns, por exemplo, registros de coleta de dados, auditorias de qualidade ou treinamentos em segurança do trabalho.

Dessa forma, as práticas exclusivas de cada área mantêm uma gestão autônoma, enquanto as regras gerais são padronizadas e integradas.

Sistemas de gestão concomitantes

Aqui, os sistemas de gestão são todos independentes. Vamos imaginar o cenário de uma indústria de alimentos:

  • Pedro é responsável pela ISO 14001. Ele utiliza um SGA (Sistema de Gestão Ambiental) para gerenciar suas auditorias diárias;
  • Paula é responsável pela área de qualidade, focando no ISO 9001. Para seus checklists de verificação na indústria, ela utiliza outro sistema, o SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade);
  • Já Renan garante todos os pontos da ISO 45001, na área de segurança ocupacional. Ele faz as suas verificações utilizando um terceiro sistema, o SGS (Sistema de Gestão de Segurança).

Percebe que o uso desses vários sistemas ao mesmo tempo acarreta na descentralização das informações? E, no curto prazo, isso pode se tornar um problema para sua organização.

Prepare o treinamento dos colaboradores

Novo sistema, novos aprendizados, certo? Os funcionários precisam ter acesso a treinamentos e materiais que vão auxiliá-los a entender o SGI. Além disso, a empresa precisa mostrar os benefícios do software.

Inclusive, também vale apresentar os motivos da aquisição. Afinal, isso ajuda no engajamento. Pois, quando a equipe percebe que a solução veio para facilitar o seu trabalho, a resistência é menor e a adaptação é mais rápida.

De todo modo, aprender a utilizar o software e conhecer os seus recursos é pré-requisito para o sucesso do uso do SGI. A partir do momento em que os usuários adquirem autonomia em relação ao sistema, eles estarão aptos a encontrar soluções inovadoras para resolver as falhas na operação.

Acompanhe os resultados

Neste ponto, você deve ter tudo planejado. Portanto, acompanhe o uso dos funcionários, as dificuldades, os impedimentos e as dúvidas. Isso vai ajudar a definir os próximos treinamentos.

Porém, os impactos que o SGI gera nas relações com os clientes também precisa ser avaliado. Entenda quais eram os seus principais problemas e como eles estão sendo resolvidos desde a implantação.

Esse monitoramento vai permitir encontrar novas oportunidades de melhoria e mudanças de rota, caso as primeiras decisões não tragam os resultados esperados. Dessa maneira, o aprimoramento ocorre continuamente.

Aprimore o processos constantemente

Com esse mindset, a partir da etapa inicial do uso do SGI, pode-se começar a pensar na expansão dessas ações. Se você iniciou um projeto piloto por uma área, é hora de analisar os resultados atingidos para iniciar a implementação em outros setores.

Quanto mais departamentos adotarem o sistema, maior é o aproveitamento dos benefícios que a utilização do SGI proporciona. Você já sabe quais são? Elencamos os principais, a seguir, confira!

Principais vantagens da implantação de um SGI

Os benefícios de praticidade e facilidade são os mais óbvios, quando falamos em gestão integrada. De fato, não precisar consultar diferentes sistemas para obter o conjunto das informações traz muita eficiência e autonomia aos colaboradores.

Mas, há várias outras justificativas e motivos que tornam o SGI uma excelente opção para a gestão de processos. Afinal, quando falamos de um alto processamento de dados, sabemos que a unificação das informações se torna mais complicada. Porém, vale a pena investir nessa ação. 

Entenda agora quais são as principais vantagens do uso de um Sistema de Gestão Integrado para otimizar a operação da sua empresa!

1. Centraliza informações

Com o SGI, não existe mais o trabalho penoso de coleta, exportação e registro de dados de cada área. Ou, até mesmo, o gasto significativo de tempo montando relatórios para centralizar todas essas informações.

Após a implementação, é possível unificar todas as informações e fazer uma análise completa. Portanto, essa também é uma alternativa para conseguir padronizar processos, já que todas as áreas podem seguir o mesmo direcionamento em suas auditorias e checagens.

2. Desburocratiza os processos

Certamente, o processo de unir dados para encontrar pontos de ajuste dentro da organização acaba se tornando burocrático. Até porque, isso envolve a contribuição de todos os setores, para construir uma base completa e confiável.

Já com o SGI, tudo fica mais simples e as informações são compartilhadas em tempo real. E, por isso, a equipe de gestão consegue tomar decisões com uma visão ampla do trabalho de todas as áreas.

3. Reduz custos

A unificação de atividades de várias áreas em um só sistema traz economia para as empresas pelo fato de diminuir o custo com outros softwares. 

Você deixa de bancar diversos sistemas e foca em colocar os esforços, de todas as áreas, em uma solução única, o SGI.

Assim, você também pode abandonar o uso de papel em áreas que ainda não contavam com uma gestão digitalizada.

4. Melhora o gerenciamento dos dados

A centralização das informações também traz como consequência uma gestão melhor dos dados. Isso ocorre porque é possível ter uma visão sistêmica da operação, facilitando o processo de identificar oportunidades para otimizar a rotina.

Desse modo, quando você precisa consultar procedimentos ou resultados de outras áreas, já possui um acesso facilitado. Afinal, o trabalho em equipe traz impactos ainda maiores, já que conta com perspectivas distintas e torna a execução mais rica.

5. Evita retrabalhos

Quando falamos dos tipos de integração, vimos que há o uso de sistemas de gestão concomitantes. Esse formato abre espaço para atividades repetidas e, até mesmo, relatórios com informações duplicadas. 

Com a implementação de um SGI, a base de dados é uma só. Portanto, isso previne que gestores de áreas diferentes utilizem fontes de informação distintas ou, ainda, que façam o cadastro de informações que já contêm no sistema.

6.  Aumenta a confiabilidade das informações

É indiscutível que quando uma empresa não tem seus dados centralizados, fica difícil saber, ao certo, qual é a tabela mais confiável. Ou, então, quais relatórios têm os dados mais recentes.

Quando tudo está cadastrado, registrado e monitorado no mesmo sistema, todos os gestores e colaboradores possuem acesso às mesmas informações. Assim, isso possibilita um trabalho mais assertivo, já que todo mundo olha para os mesmos dados.

7. Acelera a eficiência

Não é segredo para ninguém que a melhoria contínua da eficiência operacional precisa ser medida a partir de testes e análise de resultados. Neste sentido, um SGI vai facilitar esse processo, já que há uma padronização dos dados no sistema.

Então, basta definir os indicadores que vão servir como base para a análise e monitorar as mudanças. Além disso, essa ação permite identificar os gargalos na operação com mais objetividade.

Afinal, vale a pena utilizar um SGI?

Você já entendeu mais sobre o sistema e suas vantagens, mas ainda pode estar na dúvida: será que é realmente importante utilizar um SGI no seu negócio?

A resposta é SIM! Com ele, você consegue fazer toda a padronização de processos e auditorias em qualquer área da sua organização, de forma integrada. Isso vai proporcionar maior eficiência e agilidade para o seu negócio. 

Além disso, independente do tamanho da sua organização, você vai usufruir dos benefícios desse tipo de software. Se você tem uma pequena ou média empresa, os custos são reduzidos ao centralizar os dados em uma única solução.

Agora, se a sua companhia é de grande porte, além da redução dos gastos, você facilita a análise de informações, com uma visão geral da operação. Ótimo, não é? Em pouco tempo, as áreas operacionais já vão ter resultados impossíveis de conseguir no modelo atual!

E para você que não quer perder mais tempo e precisa manter essa visão integrada com um SGI, que tal fazer como Unilever, Renault, Natura e várias outras empresas que já utilizam a solução Checklist Fácil para fazer essa gestão? Então peça já uma demonstração!

Referência:

DOMINGUES, Eduardo. Gestão dos sistema integrados: Qualidade, meio ambiente, segurança e saúde no trabalho e responsabilidade social, 2019.


Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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