Guia completo para implementar um SGI – Sistema de Gestão Integrado

A padronização de processos é essencial para garantir uma melhor eficiência operacional para sua organização. Com um SGI, isso é possível! Conheça as vantagens de utilizar esse tipo de solução agora mesmo!

Tempo de leitura: 9 minutos
Qual a importância de utilizar o SGI - Sistema de Gestão Integrada?

Contar com um Sistema de Gestão Integrado (SGI) pode ser a solução ideal para otimizar a visão sistêmica da sua operação. Afinal, é comum que as empresas tenham processos específicos para cada área. E, certamente, isso se desdobra em diversos fluxos acontecendo ao mesmo tempo, em setores diferentes. 

Dessa forma, essa ferramenta consegue unificar procedimentos de várias áreas, em um único sistema. Assim, é possível acompanhar e monitorar amplamente o funcionamento do negócio.

Por isso, preparamos esse conteúdo pensando em apresentar para você o que é um Sistema de Gerenciamento Integrado e como ele pode reduzir os esforços e tornar seus processos mais eficientes e eficazes. Quer saber mais? Então, acompanhe a leitura!

O que é um SGI?

O SGI consiste em um sistema de gestão integrado que serve para consolidar todos os processos de negócios em um único ambiente de gerenciamento. Por isso, é uma solução que traz inúmeras vantagens, especialmente quando falamos em eficiência operacional.

Conforme Eduardo Domingues (2019)*, além de servir para administrar vários aspectos de uma organização, ele também é:

“[…] um sistema de gestão para desempenho de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança do trabalho (SST) e responsabilidade social. Esse sistema de gestão integrado visa atender aos requisitos comuns em mais de uma norma de sistema de gestão”.

Nesse contexto, o SGI atende melhor às necessidades dos negócios quando falamos da condução da operação. Isso se dá pois ele simplifica processos semelhantes para evitar duplicação de trabalho.

Assim, o fato de existirem padrões diferentes, como ISO 9001 e 14001, não significa que cada área tem de ter seu próprio conjunto de sistemas. Ou seja, as empresas já podem contar com soluções que atendam a esses requisitos diferentes em um único ambiente.

Em linhas gerais, o SGI mantém toda parte de controle e auditorias que é feito separadamente, em uma única plataforma. Assim, ele pode ser compartilhado e utilizado por diversas áreas ao mesmo tempo.

Além disso, vale destacar que existem três graus de integração entre os sistemas. Por isso, é preciso conhecê-los para  definir qual é o nível adequado para a sua empresa e como implementá-lo.

Quais os principais objetivos do SGI?

Como você viu, o SGI apresenta uma série de características positivas para uma empresa. Assim, em linhas gerais, ele visa otimizar os processos internos de uma organização — tornando-os mais ágeis e objetivos.

Outro objetivo do sistema de gestão integrada é facilitar a identificação de não conformidades. Afinal, quando você tem visão macro e transparente do negócio, é fácil perceber quando algo sai de ordem.

Além desses pontos, o SGI vai permitir uma maior clareza no alinhamento de objetivos e métricas da organização. Essa característica será fundamental para, inclusive, possibilitar uma maior satisfação dos clientes.

Por fim, esse sistema também vai atuar para reduzir os custos. Ao integrar todas as informações, a empresa economiza ao mesmo tempo em que aumenta sua produtividade.

Como implementar um SGI? 

Como você viu, o SGI tem um papel importante na sua empresa. Dessa forma, para implementá-lo, é interessante entender quais são as necessidades do seu negócio. 

Assim, a partir dessa compreensão será possível definir qual tipo de integração será mais eficiente. Portanto, não hesite em dedicar um tempo para estudar todos os processos da empresa, ouvir feedback dos supervisores, gestores e colaboradores. 

Desse modo, a partir do conhecimento de várias perspectivas, você consegue entender quais são as maiores dificuldades de cada área. 

A seguir, acompanhe nosso passo a passo para implementar um SGI na sua empresa!

Faça um mapeamento das necessidades da empresa

Você já entendeu que o processo de identificar o que o seu negócio precisa vai exigir uma força tarefa conjunta. Sendo assim, o trabalho em equipe é, sem dúvidas, essencial para iniciar a implantação de um SGI.

Os motivos para isso são vários. A visão do todo, por exemplo, ajuda a identificar qual o melhor sistema para o seu cenário. Além disso, auxilia na compreensão de qual o melhor formato para iniciar esse projeto.

Com essas informações, a tomada de decisão é mais assertiva na hora de considerar qual tipo de integração atende melhor a sua companhia.

Defina qual é a melhor integração para o seu cenário

Há três principais opções no que se refere à introdução de um SGI em uma corporação. São elas:

  1. Integração total;
  2. Integração parcial;
  3. Sistemas de gestão concomitantes.

No SGI de integração total, há elementos comuns em processos de todas as áreas da organização. Inclusive, dependendo do contexto, o procedimento pode até ser o mesmo para todos. 

Por exemplo, imagine que há uma padronização de processos de auditoria de prevenção ao coronavírus em todos os setores. Desde a entrada na empresa, até o distanciamento entre as pessoas e o uso de EPIs.

Nesse caso, é possível seguir de maneira uniforme todas as recomendações da Organização Mundial da Saúde. A mesma dinâmica pode ser implementada no atendimento às normas regulamentadoras.

Já a integração parcial, por sua vez, pode ser muito útil para grandes empresas, que possuem vários processos específicos em inúmeros setores distintos. 

Assim, podem ser integrados apenas alguns aspectos comuns, como registros de coleta de dados, auditorias de qualidade ou treinamentos em segurança do trabalho.

Dessa forma, as práticas exclusivas de cada área continuam tendo autonomia, enquanto as regras gerais são padronizadas e integradas.

Por fim, temos os sistemas de gestão concomitantes, que são todos independentes. Imagine o cenário de uma indústria de alimentos:

  • Pedro é responsável pela ISO 14001. Ele utiliza um SGA (Sistema de Gestão Ambiental) para gerenciar suas auditorias diárias;
  • Paula é responsável pela área de qualidade, focando na ISO 9001. Para seus checklists de verificação, ela utiliza o SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade);
  • Raquel atua na gestão de risco, estando à frente do cumprimento da ISO 31000. Em suas inspeções, adota um software exclusivo para avaliar esses riscos e prevení-los;
  • Já Renan garante todos os pontos da ISO 45001, estando focado na área de segurança ocupacional. Ele faz as suas verificações utilizando o SGS (Sistema de Gestão de Segurança).

Percebeu que o uso desses vários sistemas ao mesmo tempo acarreta na descentralização das informações? Essa estratégia, no curto prazo, pode se tornar um problema para sua organização.

Prepare o treinamento dos colaboradores

Novo sistema, novos aprendizados, certo? Os funcionários precisam ter acesso a treinamentos e materiais que vão auxiliá-los a entender o SGI. Além disso, a empresa precisa mostrar os benefícios do software.

Inclusive, vale apresentar os motivos da aquisição. Afinal, isso ajuda no engajamento. Pois, quando a equipe percebe que a solução veio para facilitar o seu trabalho, a resistência é menor e a adaptação é mais rápida.

De todo modo, aprender a utilizar o software e conhecer os seus recursos é pré-requisito para o sucesso no uso do SGI. A partir do momento em que os usuários adquirem autonomia em relação ao sistema, eles estarão aptos a encontrar soluções inovadoras para resolver as falhas na operação.

Acompanhe os resultados

Neste ponto, você deve ter tudo planejado. Portanto, acompanhe o uso dos funcionários, as dificuldades, os impedimentos e as dúvidas. Isso vai ajudar a definir os próximos treinamentos.

Entretanto, os impactos que o SGI gera nas relações com os clientes também precisam ser avaliados. É preciso entender quais eram os seus principais problemas e como eles estão sendo resolvidos desde a implantação.

Esse monitoramento vai permitir encontrar novas oportunidades de melhoria e mudanças de rota, caso as primeiras decisões não tragam os resultados esperados. Dessa maneira, o aprimoramento ocorre continuamente.

Aprimore o processos constantemente

Com esse mindset, a partir da etapa inicial do uso do SGI, pode-se começar a pensar na expansão dessas ações. Se você iniciou um projeto piloto por uma área, é hora de analisar os resultados atingidos para iniciar a implementação em outros setores.

Quanto mais departamentos adotarem o sistema, maior é o aproveitamento dos benefícios que a utilização do SGI proporciona. 

Quais os desafios de implantar um SGI nas empresas?

Embora o SGI traga consigo uma série de pontos positivos e oportunidades, um dos principais desafios para sua implementação está na crença de que esse será um processo complexo.

É comum, por exemplo, encontrar gestores que acreditam que esse será um processo trabalhoso e que não vale o investimento. Contudo, essa concepção não está correta. Seguindo os passos acima, é possível fazer uma implementação tranquila do SGI.

Outro desafio usual nesse cenário é garantir uma integração completa. Especialmente em grandes empresas, com muitos setores, a tarefa de encontrar algo que sirva para todos pode ser complexo.

Por fim, também é preciso ter uma atenção especial na padronização de processos. Esse pode ser outro aspecto desafiador da implementação de um sistema de gestão integrado.

Qualquer empresa pode usar um SGI? 

O SGI é um sistema que pode ser usado por qualquer empresa — independente do seu nicho ou porte. Contudo, ele ganha ainda mais importância para organizações nos seguintes setores:

Indústrias 

As indústrias podem, definitivamente, se beneficiar da implementação de um SGI. Por normalmente terem um maior porte, essas organizações lidam com uma série de processos internos.

Por isso, é fundamental que os gestores possam acompanhá-los de perto e entender as principais métricas do negócio. Dessa forma, o sistema de gestão integrado será fundamental para trazer clareza ao processo de tomada de decisão. 

E-commerces

Os e-commerces, de maneira similar, precisam do auxílio de um SGI. Empresas nesse ramo lidam com uma série de processos, que vão desde o atendimento ao cliente até a logística. Por isso, a padronização será essencial.

Fintechs

As fintechs têm se tornado cada vez mais populares no Brasil. No entanto, uma das suas características é a necessidade de ser ágil ao mesmo tempo em que lida com dados sensíveis. Nesse contexto, a padronização que o SGI traz é imprescindível.

Quais as principais vantagens da implantação de um SGI?

São vários os benefícios quando falamos em gestão integrada. Não precisar consultar diferentes sistemas para obter o conjunto das informações por si só já traz muita eficiência e autonomia aos colaboradores.

Contudo, há inúmeras outras justificativas que tornam o SGI uma excelente opção para a gestão de processos. Afinal, quando falamos de um alto processamento de dados, sabemos que a unificação das informações se torna mais complicada. 

Por isso, entenda agora quais são as principais vantagens do uso de um sistema de gestão integrado para otimizar a operação da sua empresa!

Centraliza informações

Com o SGI, não existe mais o trabalho penoso de coleta, exportação e registro de dados de cada área. Ou, até mesmo, o gasto significativo de tempo montando relatórios para centralizar todas essas informações.

Após a implementação, é possível unificar todas as informações e fazer uma análise completa. Portanto, essa também é uma alternativa para conseguir padronizar processos, já que todas as áreas podem seguir o mesmo direcionamento em suas auditorias e checagens.

Desburocratiza os processos

O processo de unir dados para encontrar pontos de ajuste dentro da organização acaba se tornando burocrático. Essa é uma questão que envolve a contribuição de todos os setores para construir uma base completa e confiável.

Já com o SGI, tudo fica mais simples e as informações são compartilhadas em tempo real. Por isso, a equipe de gestão consegue tomar decisões com uma visão ampla do trabalho de todas as áreas.

Reduz custos

A unificação de atividades de várias áreas em um só sistema traz economia para as empresas pelo fato de diminuir o custo com outros softwares. 

Você deixa de bancar diversos sistemas e foca em colocar os esforços, de todas as áreas, em uma solução única. Assim, também pode abandonar o uso de papel em áreas que ainda não contavam com uma gestão digitalizada.

Melhora o gerenciamento dos dados

A centralização das informações também traz como benefício uma gestão melhor dos dados. Isso ocorre porque é possível ter uma visão sistêmica da operação, facilitando o processo de identificar oportunidades para otimizar a rotina.

Desse modo, quando você precisa consultar procedimentos ou resultados de outras áreas, já possui um acesso facilitado. Afinal, o trabalho em equipe traz impactos ainda maiores, já que conta com perspectivas distintas e torna a execução mais rica.

Evita retrabalhos

Quando falamos dos tipos de integração, vimos que há o uso de sistemas de gestão concomitantes. Esse formato abre espaço para atividades repetidas e, até mesmo, relatórios com informações duplicadas. 

Com a implementação de um SGI, a base de dados é uma só. Portanto, previne que gestores de áreas diferentes utilizem fontes de informação distintas ou, ainda, que façam o cadastro de informações que já constam no sistema.

Aumenta a confiabilidade das informações

É indiscutível que quando uma empresa não tem seus dados centralizados, fica difícil saber, ao certo, qual é a tabela mais confiável. Ou, então, quais relatórios têm os dados mais recentes.

Quando tudo está cadastrado, registrado e monitorado no mesmo sistema, todos os gestores e colaboradores possuem acesso às mesmas informações. Assim, isso possibilita um trabalho mais assertivo, já que todo mundo olha para os mesmos dados.

Otimiza a eficiência

Não é segredo para ninguém que a melhoria contínua da eficiência operacional precisa ser medida a partir de testes e análise de resultados. Neste sentido, um SGI vai facilitar esse processo, já que há uma padronização dos dados no sistema.

Então, basta definir os indicadores que vão servir como base para a análise e monitorar as mudanças. Além disso, essa ação permite identificar os gargalos na operação com mais objetividade.

Afinal, vale a pena utilizar um SGI?

Com todas essas informações em mãos, fica claro que implementar um SGI é um investimento que vale a pena. Com ele, você consegue fazer toda a padronização de processos e auditorias em qualquer área da sua organização, de forma integrada. Isso vai proporcionar maior eficiência e agilidade para o seu negócio. 

Além disso, independente do tamanho da sua organização, você vai usufruir dos benefícios desse tipo de software. Se você tem uma pequena ou média empresa, os custos são reduzidos ao centralizar os dados em uma única solução.

Agora, se a sua companhia é de grande porte, além da redução dos gastos, você facilita a análise de informações, obtendo uma visão geral da operação. 

Ótimo, não é? Em pouco tempo, as áreas operacionais já vão ter resultados impossíveis de conseguir no modelo atual!

Como o Checklist Fácil pode auxiliar nesse processo?

Uma das principais características do Checklist Fácil é o seu potencial de integração. A ferramenta traz uma série de alternativas de personalização para agir de acordo com o que sua empresa precisa.

Desse modo, como você entendeu, a implementação do SGI vai demandar a superação de alguns desafios por parte da organização. Nesse contexto, contar um checklist será fundamental para trazer mais eficiência para a organização.

Assim, o Checklist Fácil pode ser integrado ao seu sistema de gestão. Consequentemente, vai permitir que você tenha uma visão ampla sobre o seu negócio e consiga fazer uma melhor gestão de processo — otimizando, assim, toda a operação.

Então que tal dar o próximo passo na sua eficiência operacional? Agende agora mesmo uma demonstração totalmente gratuita do Checklist Fácil e entenda os resultados que ele pode trazer para a sua empresa!

Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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