O que um SGI (Sistema de Gestão Integrado) pode fazer pelo seu negócio? Conheça as vantagens

A centralização de dados é muito importante para ter a visão geral da operação. Com um SGI isso é possível! Conheça as vantagens de utilizar esse tipo de solução agora mesmo!

ícone autor blogpost Luciana Silva ícone data de postagem e atualização04/09/2020 ícone data de postagem e atualização08/10/2020 ícone comentários1 comentários ícone categoria principal Auditoria ícone tempo de leitura 4 minutos
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É comum que as empresas tenham processos específicos para cada área. Certamente, isso se desdobra em diversos fluxos acontecendo ao mesmo tempo, em setores diferentes. Mas como ter a visão geral disso tudo? Um SGI pode ser a solução!

Essa é a sigla para Sistema de Gestão Integrado. Ele é uma ferramenta que consegue unificar processos de várias áreas diferentes em um único sistema. Assim, é possível acompanhar e monitorar amplamente a operação. 

Neste artigo, vamos apresentar para você o que é um Sistema de Gerenciamento Integrado e como ele pode reduzir os esforços e tornar seus processos mais eficientes e eficazes. Confira!

O que é um SGI?

O SGI é um sistema de gestão integrado que serve para consolidar todos os processos de negócios em um único sistema de gerenciamento. Por isso, consiste em um produto com várias vantagens:

  • Melhora o gerenciamento de dados;
  • Centraliza as informações;
  • Contribui para a eficiência;
  • Eleva a produtividade.

Conforme Eduardo Domingues (2019)*, além do Sistema de Gestão Integrado gerenciar vários aspectos de uma organização, ele também é:

“[…] um sistema de gestão para desempenho de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança do trabalho (SST) e responsabilidade social. Esse sistema de gestão integrado visa atender aos requisitos comuns em mais de uma norma de sistema de gestão”.

Nesse sentido, ele atende melhor às necessidades dos negócios quando falamos do gerenciamento da operação. Isso porque simplifica processos semelhantes para evitar duplicação de trabalho.

Não é porque existem padrões diferentes, como ISO 9001, ISO 14001, entre outros, que cada área tem que contar com seu próprio conjunto de sistemas. As empresas já podem contar com soluções que atendam a esses requisitos diferentes em um ambiente único.

Em resumo, o Sistema de Gestão Integrado mantém toda parte de controle e auditorias, que é feito separadamente, em uma única plataforma. Assim, ele pode ser compartilhado e utilizado por diversas áreas ao mesmo tempo.

Vale destacar que existem três graus de integração entre os sistemas. Para definir qual é o nível adequado para a sua empresa, vamos conhecer um pouco melhor cada um deles!

Tipos de integração

Primeiramente, é importante saber que o melhor tipo de integração de SGI para o seu negócio depende de vários fatores. Portanto, antes de tomar a decisão, Domingues (2019) destaca alguns aspectos precisam ser analisados, como:

  • custos de implantação;
  • capacitação dos profissionais;
  • grau de autonomia entre as áreas;
  • facilidade de gestão;
  • entre outros.

Dito isso, entenda como funciona cada um dos tipos de integração, agora mesmo!

SGI – Integração total

Na modalidade de integração total, há elementos comuns em processos de todas as áreas da organização. Aliás, dependendo do contexto, o procedimento pode até ser o mesmo para todos. 

Por exemplo, há uma padronização nos processos de auditoria de prevenção ao coronavírus em todos os setores. Desde a entrada na empresa, até o distanciamento entre as pessoas e o uso de EPIs.

Nesse caso, é possível seguir de maneira uniforme todas as recomendações da Organização Mundial da Saúde. A mesma dinâmica pode ser implementada no atendimento às normas regulamentadoras, ISO ou internas. 

SGI – Integração parcial

A integração parcial de SGI pode ser muito útil para grandes empresas, que possuem vários processos específicos em inúmeros setores distintos. 

Assim, podem ser integrados apenas alguns aspectos comuns, por exemplo, registros de coleta de dados, auditorias de qualidade ou treinamentos em segurança do trabalho.

Dessa forma, as práticas exclusivas de cada área mantêm uma gestão autônoma, enquanto as regras gerais são padronizadas e integradas.

Sistemas de gestão concomitantes

Aqui, os sistema de gestão são todos independentes. Por exemplo, vamos imaginar o cenário de uma indústria de alimentos:

  • Pedro é responsável pela ISO 14001. Ele utiliza um SGA (Sistema de Gestão Ambiental) para gerenciar suas auditorias diárias;
  • Paula é responsável pela área de qualidade, focando no ISO 9001. Para seus checklists de verificação na indústria, ela utiliza outro sistema, o SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade);
  • Renan garante todos os pontos da ISO 45001, na área de segurança ocupacional. Ele faz as suas verificações utilizando um terceiro sistema, o SGS (Sistema de Gestão de Segurança).

Percebe que o uso desses vários sistemas ao mesmo tempo acarreta na descentralização das informações? E, no curto prazo, isso pode se tornar um problema para sua organização.

Por isso, elencamos as principais vantagens de implementar um Sistema de Gestão Integrado na sua empresa, confira!

3 vantagens de utilizar o SGI

Os benefícios de praticidade e facilidade são os mais óbvios, quando falamos em gestão integrada. De fato, não precisar consultar diferentes sistemas para obter o conjunto das informações, traz muita eficiência e autonomia aos colaboradores.

Entenda mais alguns motivos que tornam um SGI uma excelente opção para a gestão de processos:

1. Análise completa e unificada

Com o SGI, não existe mais o trabalho penoso de coleta, exportação e registro de dados de cada área. E, principalmente, não há investimento de horas montando relatórios para centralizar todas essas informações.

Após a implementação, é possível unificar todas as informações e fazer uma análise completa. Portanto, essa também é uma alternativa para conseguir padronizar processos, já que todas as áreas podem seguir o mesmo direcionamento em suas auditorias e checagens.

2. Desburocratização dos processos

Certamente, o processos de unir dados para encontrar pontos de ajuste dentro da organização acaba se tornando burocrático. Até porque isso envolve a contribuição de todos os setores, para construir uma base completa e confiável.

Já com o SGI, tudo fica mais simples e as informações são compartilhadas em tempo real. E, por isso, a equipe de gestão consegue tomar decisões com uma visão ampla do trabalho de todas as áreas.

3. Economia

A unificação de atividades de várias áreas em um só sistema traz economia para as empresas. Sobretudo, pelo fato de diminuir o custo com outros softwares. 

Você deixa de bancar diversos sistemas e foca em colocar os esforços, de todas as áreas, em uma solução única, o SGI.

Assim, você também pode abandonar o uso de papel em áreas que ainda não contavam com uma gestão digitalizada.

Qual a importância de utilizar um SGI?

Agora você já entendeu mais sobre o sistema e suas vantagens, mas ainda pode estar na dúvida: será que é realmente importante utilizar um SGI no seu negócio?

A resposta é SIM! Independente do tamanho da sua organização, você vai usufruir dos benefícios desse tipo de software. Se você tem uma pequena ou média empresa, os custos são reduzidos ao centralizar os dados em uma única solução.

Agora, se a sua companhia é de grande porte, além da redução dos gastos, você facilita a análise de informações, com uma visão geral da operação.

Em pouco tempo, as áreas operacionais já vão ter resultados impossíveis de conseguir no modelo atual!

E para você que não quer perder mais tempo e precisa manter essa visão integrada com um SGI, que tal fazer como Unilever, Renault, Walmart, Polishop e várias outras empresas que já utilizam a solução Checklist Fácil para fazer essa gestão? Então peça já uma demonstração!

Com ela, você consegue fazer toda a padronização de processos e auditorias em qualquer área da sua organização, de forma integrada. 

Referência:

DOMINGUES, Eduardo. Gestão dos sistema integrados: Qualidade, meio ambiente, segurança e saúde no trabalho e responsabilidade social, 2019.


Luciana Silva

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