Em um cenário corporativo, ter um sistema de gestão se torna essencial devido à alta demanda de tarefas e responsabilidades que vão se acumulando ao longo dos dias – cada uma com suas exigências e prioridades.
Trata-se de uma necessidade indispensável para qualquer tipo de empresa, principalmente aquelas que têm muitos setores trabalhando em conjunto ou com muitos projetos acontecendo ao mesmo tempo.
Para entender melhor sobre sistema de gestão e como implementar na sua organização, fique ligado neste artigo. Boa leitura!
Veja o que será abordado:
O que é sistema de gestão?
Um sistema de gestão é exatamente o que o nome especifica: um sistema, ou seja, um meio de classificar e organizar algo, seguindo uma ordem pré-estabelecida. Nesse caso, isso acontece em softwares tecnológicos e voltados para uma gestão de qualidade.
Sendo assim, um sistema de gestão pode existir em diferentes formatos. É possível implementar de forma generalizada em uma empresa ou até mesmo utilizá-lo para projetos específicos.
Em resumo, seu uso é voltado para profissionais que querem obter uma gestão de qualidade, mantendo total controle das etapas e processos. Bem como a integração de dados, informações, logística, finanças, resultados e muito mais a partir de um software tecnológico.
Atualmente, existem diversos tipos de sistemas de gestão tecnológicos e modernos que prometem gerar mais inovações e melhoria contínua nas empresas.
Falaremos mais sobre isso nos próximos tópicos, mas, primeiro, é necessário compreender melhor em que casos o sistema de gestão é indicado.
Quando o sistema de gestão é necessário?
Um sistema de gestão pode ser eficiente em pequenos, médios e grandes negócios. Afinal, quanto mais organizada é a rotina de trabalho, maior é o controle sobre as demandas e resultados. Entretanto, sua real necessidade é para grandes empresas.
Isso porque, quanto mais setores e serviços diferentes trabalhando em conjunto e em projetos diferentes ao mesmo tempo, maior a necessidade de uma gestão eficiente.
Em outras palavras, podemos imaginar o seguinte cenário: pense em um lugar onde temos setores como marketing, financeiro, contabilidade, recursos humanos, tecnologia ee operacional, todos trabalhando juntos.
Nesse sentido, já podemos entender que existem muitas demandas e tarefas sendo executadas por diferentes profissionais e com objetivos ou necessidades distintas.
De antemão, já sabemos que não é nada fácil gerenciar tudo isso, né?
Então, nesses casos, um sistema de gestão se faz necessário para automatizar processos de trabalho e gerar melhoria na performance da empresa.
Dessa forma, quando bem aplicado, será possível ter o controle de tudo em um único lugar e em poucos cliques.
Além disso, vale destacar que alguns softwares já tornam possível a integração com diversos tipos de sistemas, ou seja, sua empresa poderá estar totalmente integrada e trabalhando em conjunto de forma mais simples.
7 vantagens de utilizar um sistema de gestão
No tópico acima, já explicamos em quais casos o sistema de gestão é realmente necessário e, consequentemente, os benefícios que ele pode trazer ao negócio.
Para uma empresa que esteja passando por um processo de transformação digital, um sistema de gestão será o casamento perfeito para um funcionamento mais moderno.
Leia também: Passo a passo para digitalizar negócio de forma eficiente
Agora, para você visualizar melhor essa possível mudança de acordo com sua necessidade, enumeramos as principais vantagens de utilizá-lo. Veja agora!
1. Mais eficiência
Primeiramente, a característica mais forte que um sistema de gestão traz a uma empresa é sua garantia de mais eficiência.
Afinal, com um negócio organizado, com objetivos bem definidos e execução com padrão de qualidade, a garantia de resultados positivos é quase certa.
2. Mais economia
Outro ponto que qualquer empresário busca é cortar gastos desnecessários, certo? Pois o sistema de gestão visa justamente promover mais economia.
À primeira vista, temos o investimento para seu planejamento e implementação na empresa. Porém, o retorno disso é garantido, pois através do software é possível desenvolver diversos processos burocráticos, trabalhosos e mais operacionais.
Ou seja, ele possibilita economizar em diversos setores do seu negócio.
3. Maior controle
Seja na palma da mão ou em poucos cliques no seu computador de trabalho, o controle de tudo que está em andamento, concluído ou a fazer é bem mais simplificado.
Sobretudo, pelo fato de ter todas as necessidades concentradas em um único lugar. Bem como devido a possibilidade de integração de sistemas, facilitando o monitoramento da empresa.
4. Indicadores e dados confiáveis
Assim como vimos no último tópico, o sistema de gestão garante maior controle de um gestor, entregando dados e indicadores mais confiáveis.
Isso significa que podemos encontrar erros em trabalhos de funcionários e ao mesmo tempo determinar quais processos estão mais eficientes.
Vale destacar que, quando falamos em sistema de gestão, indiretamente estamos nos referindo à Inteligência Artificial, Logo, toda a parte de centralização e análise dos números, informações e dados é feita de forma automatizada. Com isso, a chance de erros e golpes é quase zerada – se compararmos ao trabalho realizado manualmente
5. Redução de trabalho
Ao mesmo tempo em que o sistema de gestão possibilita a melhoria nas demandas mais operacionais, ele também favorece o uso de uma mão de obra mais inteligente.
Afinal, com uma plataforma resolvendo questões operacionais, é possível remanejar as equipes para propostas inovadores e serviços mais criativos ou estratégicos.
Além de valorizar os profissionais e oferecer chances de criação, sua empresa ganha com melhorias e inovações que podem mudar tudo.
6. Identificação de falhas
É humanamente impossível garantir que não haverá falhas em qualquer tipo de serviço, mas com Inteligência Artificial isso é diferente.
Através do controle de software, identificar falhas e possíveis “buracos” nos processos de uma empresa torna- se muito mais fácil. Permitindo agir com mais agilidade, bem como testar novas estratégias.
7. Funcionamento estratégico
Por fim, destacamos o benefício de desenvolver um funcionamento mais estratégico para sua empresa.
Como resultado dos últimos tópicos que destacamos, sobra tempo para gerenciar melhor todas as etapas, equipes, demandas, processos e, até mesmo, os serviços ou produtos oferecidos.
Ao passo que se desenvolve um sistema de gestão eficiente em uma empresa, fica cada vez mais fácil organizar a rotina, gerando melhorias em todos os pontos.
De forma geral, ele é um grande aliado para qualquer tipo de gerenciamento de negócios. Isso significa que qualquer empresa que deseja definir a melhoria contínua, ele se torna mais que necessário.
Como destacamos acima, com um sistema de gestão você possui dados confiáveis e poderá analisá-los melhor. Para isso, é preciso entender quais são os indicadores que merecem sua atenção, visando garantir mais eficiência operacional.
Indicadores que você deve acompanhar através do sistema de gestão
Atualmente, existem diversos tipos de indicadores que podem ser obtidos através de um sistema de gestão empresarial. Mas, é necessário identificar o tipo ideal para o seu negócio.
Sendo assim, inicie avaliando fatores como:
- Segmento;
- Serviço/produto;
- Principais problemas;
- Melhorias;
- Prioridades;
- Necessidades.
A partir disso, será possível obter um panorama mais específico da sua empresa e, assim, entender qual é o melhor indicador para monitorar.
Agora, conheça quais são os principais indicadores utilizados no mercado:
Indicador Quantitativo
Ideal para acompanhamento do desempenho da empresa, seja ele financeiro, comercial ou operacional.
Quer um exemplo? Temos aqui o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), um indicador para analisar o desempenho financeiro em períodos específicos, como campanhas ou em momentos de testes de melhorias de processos. Ele ajuda a entender o que funcionou ou não.
Indicador Qualitativo
Inicialmente, falamos de dados mais quantitativos, mas não é só de números que se vive uma empresa. Na hora de analisar dados, também é necessário pensar no cenário qualitativo.
Ou seja, neste indicador serão monitorados os trabalhos desenvolvidos, status de processos, tempo e dinheiro gastos, o que está dando errado e quais as melhorias necessárias.
Indicador Social
Aqui, um indicador a ser observado em um sistema de gestão é a posição social da sua empresa, que envolve impacto no meio ambiente, na sociedade, na geração de empregos e na cabeça do consumidor.
Bem como o clima organizacional, isto é, como anda a gestão de equipes, a satisfação dos funcionários, quem precisa entrar ou sair e quais são as necessidades internas mais urgentes.
Basicamente, esses três indicadores são os mais importantes e utilizados em um cenário empresarial saudável. Inclusive, já existem sistemas focados em controle de indicadores.
Agora que você entende melhor sobre o que é um sistema de gestão, seus benefícios, necessidades de uso e principais indicadores, saiba como escolher um para seu negócio.
Como escolher o melhor sistema de gestão para a minha empresa?
Escolher o melhor sistema de gestão requer conhecimento e análises cuidadosas. Afinal, ninguém quer trocar ou modificar alguma coisa depois da implementação, não é mesmo?
Sendo assim, na hora de selecionar, é essencial pensar em uma proposta certeira, treinar seus funcionários para estarem preparados e ficar de olho no decorrer do processo.
Nesse sentido, vale destacar que os primeiros meses devem ser de testes e descobrimentos, sempre explorando as possibilidades e vendo o que funciona ou não para sua empresa. Assim, será possível encontrar seu uso ideal no dia a dia.
Por fim, preparamos uma rápida lista com alguns critérios que devem ser estudados antes da decisão final da escolha de um sistema de gestão para seu negócio. Confira!
Segurança
De antemão, pense na segurança da informação – tanto para os dados internos da sua empresa quanto para dados de seus clientes que ficam registrados em seus sistemas.
Atualmente, temos a LGPD, a Lei de Proteção de Dados Pessoais, uma das regras mais fundamentais e indispensáveis para qualquer empresa que deseja se colocar em pleno funcionamento mantendo suas informações em segurança.
Vale destacar os recorrentes ataques hackers que empresas do mundo inteiro estão sofrendo nos últimos anos. Prefeituras, empresas privadas e grandes organizações tiveram prejuízos enormes com a situação. Portanto, é essencial se proteger o máximo possível!
Assim, na hora de escolher o melhor software, busque aquele que lhe dê segurança para seu uso, que possua fortes padrões de proteção e de recuperação de informações digitais.
Integração
No segundo tópico, destacamos a integração de plataformas, pois é um fator primordial para uma empresa que trabalha com muitos setores e em diferentes serviços, por exemplo.
Dessa forma, é possível integrar dados e concluir tarefas através de Inteligência Artificial. Bem como, manter todas as informações concentradas em apenas um ou em menos lugares, facilitando o processo de gestão.
Do mesmo modo, a integração de plataformas já traz meios descomplicados de organizações, como, por exemplo, sistemas de gestão que possuem integração com plataformas como a Agenda Google, automatizando tarefas, compromissos e demandas.
Custo-benefício
A implementação de algo novo na empresa sempre requer algum tipo de investimento financeiro, mas o correto é pensar no custo-benefício disso e se existe algum tipo de retorno a longo prazo (seja em dinheiro ou através de vantagens).
Além disso, no cenário de tecnologia é muito comum encontrar serviços e produtos com alto nível de investimento, mas ser mais caro não necessariamente significa ser melhor.
Em outras palavras, é possível encontrar qualidade sem precisar investir uma fortuna. Sendo assim, use critérios como estabelecidos neste tópico, fazendo a comparação de custo-benefício.
Disponibilidade
Qualquer serviço de tecnologia pode passar por panes, complicações, atualizações ou outras situações que saem do controle de quem não conhece a área.
Por isso, busque por um sistema de gestão que ofereça tutoria para seu uso. E mais: treinamentos para seus funcionários, atendimento em problemas técnicos e que mantenha uma relação de proximidade com o cliente, mesmo depois do contrato fechado.
Dessa forma, sua empresa terá apoio para utilizar o software de forma mais completa e agregadora, sabendo de tudo sobre seu funcionamento e tendo um controle mais eficiente.
Serviços
Por fim, busque um sistema de gestão que ofereça serviços úteis para sua empresa.
A princípio, encontramos opções de todos os tipos, formatos e que ofertam serviços diferentes. Então, aqui, é o momento de pensar em quais serviços você precisa e encontrar a plataforma compatível com suas necessidades.
Algumas empresas utilizam sistema de gestão generalista, que atende todos os setores e necessidades, por exemplo. Enquanto outras, possuem necessidades apenas em alguns projetos, processos ou setores, como estoque, operações e organização de demandas.
Ou seja, encontre a compatibilidade ideal de acordo com as especificidades da sua empresa, para não obter serviços desnecessários ou até mesmo que atrapalhem.
Pronto, agora você está preparado para implementar um sistema de gestão eficiente que ofereça melhoria contínua, benefícios na rotina de trabalho e retorno a longo prazo.
Agora, entenda as possibilidades de integração com o Checklist Fácil para melhorar ainda mais sua experiência digital.
Integre o Checklist Fácil a um sistema de gestão
Antes de mais nada, se você ainda não conhece o Checklist Fácil, vamos a um breve resumo das utilidades dessa plataforma.
Ele é responsável por gerar a concentração de dados essenciais, obtido através de checagens, inspeções e vistorias. Com ele, você constrói checklists inteligentes e personalizados, identifica inconformidades, gerencia seus processos e controla a operação do negócio como um todo.
Apesar de poder ser adquirido apenas para essas finalidades, um dos diferenciais do Checklist Fácil é a capacidade de ser integrado ao sistema de gestão e demais softwares do seu negócio, como Power BI.
Nesse sentido, fica mais fácil obter a padronização de processos, o controle de equipes e dados e, ainda, garantir relatórios e indicadores confiáveis, levando à eficiência operacional. Além disso, todo o processo de integração é simples, funcional e apoiado por especialistas.
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