Adotar um sistema de gestão de frota é uma das formas mais eficazes de melhorar o desempenho do departamento de logística de uma empresa. Com esta solução, é possível avaliar a produtividade do motorista, planejar manutenções, inspeções e vistorias, monitorar rotas em tempo real, gerenciar recursos e muito mais.
Mesmo que você já conheça os benefícios desse tipo de software, pode estar se perguntando qual é o melhor para o seu negócio. Afinal, cada empresa tem necessidades individuais e, com tantas opções no mercado, é normal se perder entre elas.
Por isso, preparamos o post para ajudá-lo a escolher um sistema de gestão de frota confiável, que aumente a produtividade, reduza custos e melhore a qualidade dos serviços prestados em sua empresa. Então, continue lendo para conferir nossas dicas!
Neste artigo você encontrará:
Sistema de gestão de frota
Um sistema de gestão de frotas é uma solução com muitas funcionalidades para gerir a sua frota de forma mais eficiente e rentável. Este software é responsável por coletar e organizar dados sobre os veículos que os gestores podem usar para tomar as decisões corretas.
A ferramenta funciona anexando um dispositivo de rastreamento ao veículo. Quando esses dispositivos são conectados, os dados são coletados e enviados diretamente para a plataforma. Tudo isso acontece em tempo real e está acessível aos administradores da frota. Usá-la oferece várias vantagens: produtividade, redução de custos e maior segurança para os motoristas são exemplos.
Dicas para escolher um sistema de gestão de frotas
Veja, abaixo, dicas que podem ajudar a escolher o sistema de gestão frotas ideal para sua empresa:
Saiba quais são as funcionalidades de um sistema de gestão frota
Conhecer as principais funcionalidades de um sistema de gestão de frotas é o primeiro passo para selecionar o ideal. Por isso, reunimos as principais a seguir:
1- Controle de abastecimento
Os melhores sistemas de gestão de frota permitem o controle sobre o abastecimento dos veículos. Ou seja, é possível planejar, executar e monitorar o uso de combustível de cada automóvel.
Dessa forma, torna-se mais fácil identificar problemas de consumo excessivo, o que, se for o caso, possibilita encaminhar o veículo para manutenção e correção.
2- Manutenção preventiva
A manutenção preventiva da frota tem como objetivo monitorar os veículos para garantir que estejam funcionando, detectar falhas em estágio inicial e aplicar correções. Logo, ela é de extrema importância para garantir ativos funcionais.
Sendo assim, é importante optar por sistemas que possuam ferramentas para facilitar a aplicação de manutenções, como é o caso dos checklists por imagem, emissão de relatórios personalizáveis, acesso por smartphones, entre outros.
3- Rastreamento de veículos
O rastreamento dos veículos durante a rota ajuda a garantir a segurança do motorista e o controle da frota por parte dos gestores. Dessa forma, é possível acompanhar o trajeto e identificar movimentos suspeitos e que podem indicar que há algo de errado acontecendo.
Com essa ferramenta, o gestor da frota sabe exatamente onde estão seus veículos, se houve algum problema, parada inesperada, desvio de rota e afins. Desse modo, é possível ter um controle sobre o trabalho e zelar pelo bem estar do condutor.
4- Vistorias
Vistorias são essenciais para manter a segurança e eficiência da frota, então é melhor optar por sistemas que ajudem na execução dessa tarefa. Sendo assim, esse critério também deve ser levado em conta no momento da escolha.
Nesse caso, o uso de checklist digital de vistoria é uma forma de deixar o processo mais simples, mas sem perder eficiência. Nesse documento, devem ser listados todos equipamentos e componentes que devem ser vistoriados, de forma que eles não sejam esquecidos ou negligenciados.
5- Controle de frota
O sistema de gestão de frotas fornece um amplo controle sobre a frota, incluindo controle de documentos, monitoramento da postura do condutor, administração dos custos da frota, histórico de manutenção, entre outros. Dessa maneira, é possível controlar todos os veículos individualmente, garantindo um gerenciamento mais eficiente da frota.
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Veja se há possibilidade de integração com outros sistemas
Um software integrado com outros sistemas do seu negócio facilitará o controle das informações ao reuni-las em uma única plataforma, além de fornecer dados mais completos.
Nesse sentido, alguns dos sistemas mais críticos para integração são:
Gestão de documentos
A integração desses dois sistemas permite que todos os documentos relacionados à frota, como licenças e manuais de operação, estejam guardados em segurança, organizados e de fácil acesso. Dessa forma, o controle e acesso a esses documentos é feito de forma simples, eficaz e centralizada.
Controle de multas
Gerir multas e penalidades é uma parte essencial do trabalho de gestão de frota. Nesse sentido, a possibilidade de integrar os dois sistemas é uma vantagem que ajuda a acompanhar o histórico de multas, relacionar as penalidades que estão com pagamento pendente, organizar os pagamentos de acordo com vencimento, entre outros.
Auditorias e inspeções
A integração com sistemas de auditorias e inspeções auxilia no controle de todas as atividades relacionadas à manutenção dos ativos da frota, garantindo sua funcionalidade e segurança. Com a centralização dos dados, é possível programar e gerir, ações de manutenção preventiva, auditorias de qualidade, programas de gestão de riscos, entre outros.
Verifique a facilidade de acessibilidade ao sistema
A ideia em contratar um software especializado é trazer simplicidade para o trabalho de gestão das frotas. Logo, deve-se optar por soluções fáceis de usar e acessar, considerando as duas opções possíveis:
Acesso por desktop
Ideal para ser usado durante a rotina, no ambiente de trabalho, por meio dos computadores da instituição. No entanto, caso essa seja a única opção, o acesso pode acabar ficando restrito, principalmente para atividades em campo, onde o profissional não terá acesso a um desktop.
Acesso por dispositivo móvel
A possibilidade de acessar o software de gestão de frotas por um dispositivo móvel torna o seu uso mais simples, pois é possível se conectar a qualquer hora e de qualquer lugar. Dessa forma, o profissional tem liberdade para consultar o sistema do seu celular ou tablet, facilitando vistorias, inspeções e demais atividades fora do escritório.
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Dê atenção ao suporte técnico
Ao escolher um sistema de gestão de frotas, é de extrema importância considerar o suporte que a empresa fornecedora oferece para seus clientes. Esse ponto faz toda a diferença em uma relação a longo prazo, portanto faça uma análise levando em conta os seguintes pontos:
Treinamento
Avalie se a organização dispõe de treinamento para uso do software que está disponibilizado. Considerando que trata-se de uma novidade, é preciso investir em capacitação para os usuários, o que pode vir diretamente da marca que fornece o sistema, o que pode ser feito por meio de manuais, treinamentos e tutoriais.
Suporte pós-venda
É comum que haja problemas ou dúvidas durante a utilização de um novo sistema, e nesse caso a existência de um setor de pós-venda faz toda a diferença. Portanto, antes de fechar negócio, certifique-se de que a prestadora oferece assistência após o ato da compra, seja por telefone, mensagem ou até visita técnica.
Atendimento personalizado
Cada empresa é única e possui necessidades específicas, por isso é indicado optar por marcas que ofereçam atendimento personalizado. Para isso, é preciso que o negócio disponha de especialistas, ou seja, pessoas capazes de entender profundamente os problemas enfrentados pelo seu cliente e indicar as melhores soluções.
Reputação da empresa
Pesquise a reputação da organização para compreender como ela atua no suporte técnico, qualidade do serviço e satisfação do consumidor. Nesse caso, é provável que empresas líderes de mercado, reconhecidas pelo seu trabalho, possam oferecer um serviço eficaz e satisfatório.
Veja a relação de custo-benefício
Outro ponto muito importante é considerar a relação custo-benefício do software pretendido. Ou seja, é preciso avaliar se o preço cobrado está de acordo com os benefícios do serviço prestado e as expectativas do gestor.
Para isso, deve-se levar em conta o caixa da instituição e suas necessidades específicas. É importante encontrar um equilíbrio entre os dois fatores e ter em mente que nem sempre a opção mais barata é a melhor alternativa.
Sistemas mais abrangentes possivelmente serão mais caros, porém, a depender do que a sua empresa precisar, pode ser a melhor opção. Com o tempo, será devolvido em lucro o que foi gasto ao investir na ferramenta.
Veja se o sistema de gestão de possui armazenamento em Nuvem
Esse é mais um fator decisivo para a escolha de um sistema de gestão. Afinal, a nuvem é uma tecnologia que torna o armazenamento e acesso de dados mais simples. Basta ter um aparelho conectado à internet para acessar o sistema, independente do horário ou local.
Além disso, soluções em nuvem permitem que os arquivos sejam guardados em segurança, em um ambiente online que conta com backup. Dessa forma, não há risco de perdas ou danos, assim como não há necessidade de instalar hardwares e nem ocupar espaço físico da empresa com documentos.
Checklist Fácil pode te ajudar a gerir sua frota com mais eficiência
Agora que você já sabe a importância dos sistemas de gestão de frotas e quais são os critérios mais importantes para a escolha, resta apenas escolher a melhor opção para o seu negócio. A boa notícia é que o Checklist Fácil possui todas as funcionalidades citadas e muito mais!
A Checklist Fácil é uma marca referência no mercado, sendo o software de checklist número 1 da américa latina, confiado por empresas de todos os portes. A marca possui uma solução completa e customizável para gestão de frotas, de forma que ela se adequa à realidade da sua organização.
Com a ferramenta Checklist Fácil, é possível fazer inspeções, vistorias e manutenções preventivas com mais assertividade, garantindo a segurança dos trabalhadores e evitando danos maiores aos veículos da empresa.
Além disso, o uso dos checklists permitem o monitoramento das atividades de colaboradores externos, organização de rotas, controle de combustível, entre outros.
Outra vantagem está na padronização do trabalho de carga e descarga de materiais, o que permite que todas as informações sejam conferidas e disponibilizadas posteriormente em relatórios. Como resultado, as entradas e saídas são mais ágeis, otimizando o trabalho de todos envolvidos.
A escolha de um sistema de gestão de frota é um momento decisivo para uma empresa, por isso deve ser feita com sabedoria. Portanto, é importante levar em conta as dicas destacadas neste artigo e compará-las com as suas necessidades, a partir disso, é possível fazer uma escolha consciente.
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