Entre as principais dificuldades para quem atua na área de gestão industrial, estão os temíveis relatórios de resultados. Assim como os diagnósticos de problemas, controle e padronização dos processos. E nesses casos, o software de checklist é uma das principais soluções.
Isso sem falar na constante necessidade de reduzir os custos sem perder a qualidade, que o software de checklist consegue proporcionar.
Para superar esses e outros desafios, muitos profissionais têm buscado cada vez mais soluções tecnológicas que auxiliem nos processos operacionais do dia a dia. Tudo em busca de otimização do tempo, do trabalho e da profissionalização da consultoria de campo.
Uma das alternativas encontradas é o uso de software de checklist. Eles permitem compilar dados automaticamente, gerar relatórios gerenciais, entre outras funcionalidades que ajudam a aumentar a produtividade do consultor.
Veja o que será abordado:
O que é um software de checklist
De modo geral, o software de checklist é um sistema voltado para a padronização e controle de serviços, auditoria, gestão de perdas, segurança alimentar, processos de qualidade e outras finalidades relacionadas ao uso de checklists.
Trata-se de uma ferramenta que tem sido usada não apenas nas indústrias, mas também nos setores de farmácia, moda, alimentação, móveis, tecnologia, vendas, lojas de departamentos, educação, saúde, entretenimento, entre outras áreas.
Essa solução pode ser customizada, transferindo planilhas e relatórios para o ambiente digital, automatizando os checklists e permitindo a gestão e resolução de problemas à distância (por meio de tablets e smartphones, por exemplo).
Entre suas aplicações, estão todo tipo de checagens operacionais, como:
- pesquisas de campo;
- padronização de franquias (consultoria de campo);
- prevenção de perdas;
- vigilância sanitária;
- segurança no trabalho;
- visual merchandising.
Qual a importância de substituir o checklist em papel por um software?
As tarefas manuais têm caído em desuso em grande parte das atividades das empresas, pois elas são muito restritas em termos de possibilidades e funcionalidades.
Isso reduz significativamente o potencial de aumento da produtividade e da eficiência dos funcionários, que ficam presos a procedimentos repetitivos e demorados, cuja execução não traz resultados reais para a empresa.
Os checklists de papel, por exemplo, demoravam muito tempo para serem confeccionados, pois era necessário fazer planilhas para cada processo empresarial sem nenhuma ferramenta de automação.
Além disso, sua utilidade para os negócios era reduzida, limitando-se ao controle e padronização da execução de tarefas. Assim, os funcionários preenchiam o que tinham executado e entregavam aos gestores — que, em alguns momentos, auditavam os processos.
No entanto, com um software de checklist, as possibilidades aumentam bastante.
Primeiramente, há uma redução de tempo, visto que há várias ferramentas de automação da criação de checklists, permitindo que sua confecção seja mais rápida. Além disso, não há mais necessidade de impressão em papel — o que gasta muito dinheiro e espaço. Tudo será feito nos tablets e smartphones.
Além disso, os softwares de checklist trazem funcionalidades inovadoras que o papel não pode trazer. Por exemplo, eles podem fornecer métricas e indicadores importantes, permitir auditorias à distância, trazer uma visualização completa das atividades de um negócio etc.
Implemente um software de checklist em 5 passos
1. Faça o mapeamento dos processos
O primeiro passo para ter sucesso na implementação de um software de checklist na sua empresa é realizar um mapeamento completo de todos os processos e suas respectivas tarefas.
Desse modo, você garante que não está se esquecendo de nada durante a confecção dos checklists nos softwares.
Para isso, peça que cada colaborador elenque todos os processos pelos quais eles são responsáveis. Então, os gestores de cada departamento montarão um mapa setorial. Depois disso, será o momento de uma reunião com todos os gestores para elaborar um mapa dos processos de toda empresa.
2. Crie planos de ação
O segundo passo é aproveitar essa reunião para elaborar um plano de ação, isto é, pensar em formas de utilizar o checklist para trazer mais eficiência operacional.
Para isso, os gestores podem sugerir metas a serem propostas para os funcionários e equipes, pensar em dinâmicas para utilizar os checklists como ferramentas de motivação etc.
Desse modo, é possível aproveitar o momento da implementação de uma nova tecnologia e de um novo modelo produtivo. A ideia é justamente melhorar os resultados empresariais.
3. Coloque informações no sistema
Depois disso, será a hora de inserir as informações no sistema. Pode parecer simples, mas essa etapa precisa de muita atenção.
Por isso, pode ser necessário dedicar dois funcionários para a tarefa: uma fará a inserção e o outro a conferência dos dados. Nos sistemas mais avançados, é possível inserir os responsáveis pelas tarefas e outras informações relevantes.
4. Faça análises
Depois de implementado o sistema de checklist na empresa, será o momento de utilizá-lo para obter informações importantes sobre os negócios.
Por isso, podemos usá-los para fazer análise sobre a performance dos funcionários e do desempenho do negócio. Isso é feito por meio de métricas e indicadores, como tempo dedicado a cada processo.
5. Customize relatório
Por fim, é essencial criar relatórios customizados com informações-chave para serem repassadas à gestão da empresa. Em vez de relatórios longos e genéricos, é possível criar documentos com dados mais específicos.
Assim, em uma reunião sobre as finanças, é possível baixar do software somente os dados relacionados a essa área. Além disso, as informações podem ser geradas com tabelas e gráficos para facilitar o entendimento.
Vantagens de usar software de checklist na gestão industrial
Afinal, será mesmo que vale a pena usar um software de checklist na gestão industrial? Já sabemos que sim, mas para responder essa pergunta de forma mais completa, vamos dizer o por quê.
A primeira vantagem é a automatização das listas de checagem, que elimina o controle manual e extingue o uso de papel e planilhas nesses casos. Isso gera uma redução imediata de custos e de falhas humanas.
Esse tipo de ferramenta também permite a coleta de dados em tempo real, facilitando a tomada de decisões e o acompanhamento remoto das atividades e dos planos de ação para resolução de problemas.
Além disso, softwares de checklist otimizam o controle do que está pendente, dos prazos e processos. Também padronizam a operação e ajudam a manter a qualidade na rede com um número reduzido de funcionários na operação de consultoria de campo.
Por fim, no caso de auditorias, a solução vai auxiliar no acompanhamento de prazos de auditores. Assim fica mais fácil garantir que elas sejam realizadas de acordo com o planejado.
No geral, o sistema aumenta a produtividade, demandando menos funcionários para a operação e reduzindo custos. Sem dúvidas, essa é uma boa estratégia, não?
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