Uma das tarefas que todo bom gestor deve cumprir é se atualizar sobre as principais técnicas e estratégias para otimizar a operação, não é mesmo? Nesse sentido, a gestão de ativos é um item que não pode faltar nessa pesquisa. Isso porque se trata de uma prática cada dia mais popular no mundo corporativo. Tal notoriedade é justificada pelos bons resultados que ela ajuda a alcançar.
Por isso, quem deseja melhorar a administração de bens de uma empresa, de forma a aumentar rendimentos e reduzir custos operacionais, tornando seu produto ou serviço mais competitivo no mercado, precisa praticar a correta gestão de ativos. É ela que faz a diferença na racionalização de processos, permitindo maior eficiência em todas as etapas produtivas.
Mas, afinal, o que são os ativos de uma empresa e como gerenciá-los de forma correta? É o que vamos discutir nesse texto!
O que são ativos?
O termo “ativo” já é bastante conhecido por profissionais do setor contábil, por exemplo, pois eles o utilizam para designar exatamente tudo o que uma empresa possui ao calcular balanços patrimoniais. Os ativos considerados na gestão de ativos seguem essa mesma ideia, ainda que tenham algumas diferenças e apresentem um conceito um pouco mais extenso.
De acordo com a Norma Técnica ISO 55000, os ativos são definidos como todo e qualquer objeto físico sob o controle de determinada organização. Em linhas gerais, é o mesmo que dizer que ativos são os bens materiais do patrimônio da empresa.
Nesse sentido, diversos itens estão incluídos na categoria de ativos. Não só equipamentos e maquinários em linhas de produção, como também o know how da empresa, isto é, normas, métodos e procedimentos utilizados para disponibilização do produto ou serviço.
Tudo aquilo que a empresa tem controle é considerado um ativo. Portanto, o conjunto de ativos é justamente o que representa a própria companhia, o que a faz ser como é e funcionar tal como funciona.
Isso significa que o conceito de ativos pode ser bastante amplo. E é mesmo! Por isso, existem duas formas de classificá-los: bens tangíveis, como objetivos materiais, e bens intangíveis, isto é, aqueles que estão no campo intelectual, como ideias, patentes, etc.
Assim, podem ser considerados ativos:
- Matéria-prima;
- Ferramentas;
- Veículos;
- Máquinas industriais;
- Contratos;
- Equipamentos de TI;
- Imóveis;
- Aplicações financeiras;
- Contas a receber;
- Mercadoria em estoque;
- Marcas;
- Conhecimento e experiência.
O que é gestão de ativos?
Trata-se de um conjunto de atividades coordenadas à extração de valor de todos os ativos que citamos acima. Isso envolve uma série de esforços, tais como:
- Balanceamento de custos;
- Identificação de oportunidades e riscos;
- Avaliação de performance.
A gestão de ativos não começa apenas quando a empresa já possui um ativo na organização. Afinal, essa administração deve começar antes mesmo de qualquer aquisição. Ou seja, a gestão inicia na discussão sobre a necessidade de investimento em determinado item, por exemplo. Assim, passando por todas as fases de utilização até o descarte.
Para se ter uma ideia, incluem-se as manutenções preventivas nesse ciclo, além de técnicas e ferramentas que auxiliam na extração de todo o potencial dos ativos para a operação.
Sendo assim, realizando a gestão de ativos, você consegue maximizar a vida útil de equipamentos, bem como a performance de cada colaborador.
Além disso, esse gerenciamento ajuda na adequação de procedimentos e normas técnicas, uma vez que promove o cuidado sobre todos os bens da empresa, seguindo padrões nacionais de qualidade.
Quais são os tipos de gestão de ativos?
Até aqui, podemos perceber que a gestão de ativos é um assunto extremamente amplo e característico para cada empresa, uma vez que atua sobre todos os bens que compõem a organização.
Cada negócio possui um ecossistema único, com perfis que podem variar do segmento até o tamanho do negócio. Mas, há fatores na gestão de ativos que se repetem para todo gestor, independentemente do tamanho ou nicho de atuação.
São eles:
- Ativos de TI: como computadores, servidores, dispositivos móveis, etc;
- Equipamentos industriais: são os ativos industriais, como maquinário, peças e matéria-prima;
- Ativos humanos: trata-se da gestão de colaboradores, terceiros, parceiros e fornecedores;
- Bens intangíveis: gestão que cuida dos bens imateriais da empresa, como o conhecimento adquirido.
Essa divisão serve para nortear o trabalho do gestor ao executar a gestão de ativos na prática. É possível acrescentar ou retirar alguns fatores a depender da necessidade da própria organização. Mas, é importante definir uma estratégia-base para seguir com melhorias e implementações.
Uma das coisas que podem contribuir com a gestão de ativos é a automação de processos, que permite uma visão mais ampla de todos os ativos da organização. Mas, veremos isso mais à frente neste conteúdo.
E gestão de ativos industriais, o que é?
A gestão de ativos industriais nada mais é que a administração de todos os equipamentos e ferramentas diretamente ligados ao processo de produção e à operacionalidade industrial de uma organização.
O foco dessa atividade é justamente o ciclo de vida de equipamentos e seus respectivos custos, que têm influência inegável sobre a saúde financeira do negócio. Afinal, é o que vai definir a necessidade de investimento em manutenções corretivas e novos equipamentos e peças.
Além disso, é característica da gestão de ativos industriais o planejamento do descarte adequado de equipamentos, bem como a correta substituição, as etapas de instalação e a prevenção de perdas.
Como falamos, a ideia é preservar o desempenho técnico de cada bem. Assim, eles geram maior valor para a indústria pelo menor custo operacional.
Sendo assim, a gestão de ativos industriais permite um melhor planejamento de compras, ajuda nas tomadas de decisão a longo prazo e minimiza riscos de acidentes no trabalho, uma vez que promove a segurança.
Modelo de Checklist para Avaliação de Tratores e Máquinas
Quais os pilares da gestão de ativos?
Uma metodologia muito utilizada na gestão de ativos é o Ciclo PDCA (planejar, fazer, checar e agir). Dessa forma, é possível garantir eficiência e melhoria contínua nos processos. Confira cada passo do ciclo dentro da gestão de ativos:
Trecho de Modelo de Checklist para Gestão de Facilities
1. Planejamento
Uma gestão eficiente começa com um bom planejamento. Comece com o mapeamento, cadastro e categorização dos ativos da empresa, isso será essencial para todos os próximos passos.
Então, estabeleça os objetivos da gestão, as ações que serão colocadas em prática para atingi-los e quais indicadores podem ser acompanhados para medir o resultado das ações. O planejamento das estratégias práticas é um dos momentos mais importantes, pois irá nortear todas as atividades.
Para isso, considere fatores como custos, riscos, ciclo de vida dos ativos e requisitos regulatórios, por exemplo.
2. Execução
Chegou a hora de colocar o planejamento em ação! A execução inclui aquisição, manutenção, operação e disposição dos ativos de acordo com o plano criado. Nessa etapa, é essencial a documentação de todas as ações e procedimentos colocados em prática.
Alguns exemplos de passos práticos da gestão de ativos são o descarte e aquisição de novos itens, ajustes em cronogramas e orçamentos, atualização de tecnologias, etc. Aqui, o uso de checklists digitais é muito útil para garantir que as ações ocorrerão da forma correta.
3. Verificação
A etapa de verificação é negligenciada muitas vezes, mas é de extrema importância para a gestão de ativos. É aqui que você poderá verificar a eficácia das ações colocadas em prática, identificando possíveis erros e pontos de melhoria.
Nesse contexto, os indicadores de desempenho feita na etapa são essenciais, pois fornecem insights sobre a eficácia das estratégias e a eficiência das operações. Os indicadores podem incluir resultados de produtividade, qualidade, custo, confiabilidade e conformidade.
4. Melhoria contínua
No Ciclo PDCA, a última etapa diz respeito à ação que acontece depois da verificação dos indicadores e erros. Portanto, na gestão de ativos, está totalmente relacionada à melhoria contínua.
Aprimorando processos, sistemas e práticas organizacionais de forma constante, é possível aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e maximizar o valor dos ativos ao longo do tempo. A mentalidade da melhoria contínua envolve análises regulares de resultados, identificação de oportunidades de aperfeiçoamento e implementação de ações corretivas e preventivas, por exemplo.
Passo a passo: como realizar a gestão de ativos?
Assim como já pontuamos, não existe uma fórmula única e padronizada para a gestão de ativos de uma empresa, pois ela pode variar de acordo com o fluxo de processos que possui.
Entretanto, alguns passos são essenciais para cumprir todos os tipos de gestão de ativos que falamos neste texto. Vamos ao passo a passo?
Passo 1: busque especialistas
Um time qualificado para analisar a situação como um todo é importante para o pontapé inicial. Essa especialização pode acontecer com a criação de uma equipe de gestão de bens do negócio, treinamento de um time já existente na empresa ou mesmo a contratação de uma consultoria terceirizada.
Não pule essa etapa! Os esforços para a correta gestão de ativos são muitos, e não será um único gestor que conseguirá identificar e organizar todos os processos em busca de melhorias.
É recomendável, portanto, entregar tudo o que há de melhor na organização nas mãos de quem sabe o que está fazendo.
Passo 2: crie um inventário
Não é possível gerenciar aquilo que não conhecemos, não é mesmo? É por isso que essa é a parte mais abrangente e demorada, pois a análise deve ser profunda e completa, buscando todos os pontos importantes que compõem a empresa.
Ao inventariar os bens, também é necessário descrever cada um desses itens. Isso porque um inventário confiável é aquele que possui um registro detalhado de todos os bens, incluindo dados como:
- Modelo;
- Número de série;
- Descrições técnicas;
- Estado de conservação.
Certifique-se de que todas essas informações são confiáveis e verídicas, pois os números incompatíveis prejudicam toda a gestão, obrigando a empresa a partir novamente do zero.
Nessa etapa, fique atento, ainda, ao que chamamos de ativos fantasmas, isto é, aqueles que não pertencem mais à empresa, mas ainda constam em controles antigos.
Passo 3: avalie custos
Após o inventário, é importante definir o valor desses ativos, entendendo o custo de reposição e manutenção de cada item, bem como o preço estimado que terão até o fim da vida útil econômica e transcorrida.
A vida útil econômica refere-se ao tempo estimado que o item deve durar. Já a transcorrida diz respeito ao registro do período em que o bem foi utilizado – importante para analisar a vida útil remanescente.
Passo 4: implemente uma política de gestão de ativos
Com base no inventário completo e devidamente detalhado, incluindo as respectivas características contábeis, é hora de definir normas e procedimentos que devem ser mantidos a longo prazo e seguidos por todos da organização.
Assim, deve-se divulgar a política de gestão de ativos, educar os departamentos envolvidos e criar um setor destinado à gestão do patrimônio, tudo isso de forma integrada.
Passo 5: avalie os resultados
Toda implementação requer acompanhamento. Afinal, é isso que define o sucesso de qualquer estratégia.
Sendo assim, selecione indicadores e métricas e acompanhe-os periodicamente. Assim, você sabe se a política está sendo mantida e se a produtividade e os custos estão de acordo com o que foi pensado na organização do patrimônio.
Por que a empresa deve realizar a gestão de ativos?
Com tantos pontos de eliminação de custos em vista, você já deve ter percebido o valor da gestão de ativos para as organizações, certo? Mas não é só no retorno sobre investimentos materiais que o gestor encontra vantagens nessa prática. Confira alguns dos principais benefícios:
Minimização de riscos
A gestão de ativos ajuda a identificar e reduzir riscos relacionados à manutenção, segurança e conformidade regulatória dos ativos. Assim, a empresa protege seus funcionários, clientes, reputação e, claro, seus ativos.
Conformidade legal
A gestão de ativos garante que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações legais relacionadas à gestão e manutenção de ativos, como normas de SST, ambientais e contábeis, por exemplo. Isso ajuda a evitar multas, penalidades e danos à reputação.
Redução de custos
Um dos principais benefícios da gestão de ativos é a redução de custos, pois ela permite uma alocação eficiente dos recursos e evita gastos desnecessários com a aquisição, manutenção e substituição de ativos.
Aumento da produtividade
A gestão de ativos contribui para o aumento da produtividade da empresa, pois garante que eles estarão disponíveis e em boas condições de uso sempre que necessário. Isso significa menos tempo de inatividade, maior capacidade de produção e melhor aproveitamento dos recursos, sejam eles humanos ou materiais.
Quais os impactos de uma gestão de ativos eficiente nas áreas da empresa?
Entre os principais impactos positivos de acompanhar de perto o patrimônio da empresa, estão os seguintes aspectos:
Financeiro
Mesmo quando os ativos não são utilizados, eles podem representar alguma vantagem para a empresa e gerar lucro. É o caso da gestão de ativo imobilizado. Um exemplo clássico são os veículos corporativos, que ficam parados quando os colaboradores não estão trabalhando.
Nesse sentido, a gestão pode avaliar a possibilidade de alugar esses bens para terceiros durante o período ocioso. Esse aumento de receita pode ser direcionado a mais investimentos na própria frota, seja em manutenção preventiva ou mesmo renovação.
Assim, ele se torna praticamente um ativo sustentável, que passa a cobrir seus próprios custos.
Estoque
Outro ponto interessante a ressaltar é a agilidade do estoque, que melhora toda a cadeia produtiva, qualificando-a e reduzindo despesas.
Isso significa que é possível prever cenários, verificar em tempo real a disponibilidade de produtos e peças e até evitar desperdícios com itens estocados – que simplesmente podem acabar esquecidos.
Manutenção
Faz parte da gestão de ativos promover a manutenção de todos os equipamentos e sistemas utilizados. Isso evita que o maquinário, por exemplo, quebre de forma irremediável, forçando a compra de um novo.
Manutenções preventivas e periódicas são mandatórias para aumentar a vida útil desses ativos. Além disso, com a eficiência no controle, é possível acompanhar os devidos prazos de validade e preparar o bolso para novos investimentos – seja em consertos ou substituições.
Isso ajuda na agilidade da reposição, de forma que a empresa não sofre com a operação desfalcada por máquinas que demoram dias para chegar.
E a manutenção não diz respeito somente aos equipamentos! Treinamentos e capacitações de funcionários também são tarefas periódicas que o gestor deve acompanhar, promovendo um fluxo de trabalho qualificado e assertivo, evitando perdas e retrabalhos.
Papel da tecnologia para uma gestão de ativos eficiente
Tantas adaptações importantes diretamente ligadas à estrutura e ao funcionamento de uma empresa requer cuidado e, acima de tudo, assertividade para manter tudo o que é necessário ao longo do tempo.
Nesse sentido, se apoiar em uma solução tecnológica é fundamental para o sucesso da gestão de ativos.
Afinal, com um software apropriado, as tarefas podem ser automatizadas, e os dados, mantidos em segurança, podendo ser acessados em tempo real. As informações ficam integradas e de fácil acesso a todos os departamentos, o que ajuda na padronização de processos.
A tecnologia torna, ainda, mais fácil o controle de ativos dos mais diversos, como a organização do estoque, a necessidade de manutenções ou substituições, registro de ocorrências, avaliação de performance e qualidade de processos produtivos.
Embora muitas empresas encarem a tecnologia como uma despesa, ela é, na verdade, um investimento, que garante possibilidades administrativas comprovadas quando bem aplicada. O uso de checklists online, por exemplo, pode economizar em até 25% as horas trabalhadas da sua equipe.
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