Como fazer uma gestão de equipe externa eficiente?

Quem atua com prestação de serviço sabe que fazer a gestão de equipe externa é um desafio e tanto. Esse é o seu caso? Então continue a leitura que temos dicas de ouro para você colocar em prática desde já!

ícone autor blogpost Estefânia Martins ícone data de postagem e atualização09/11/2020 ícone data de postagem e atualização24/11/2020 ícone comentários0 comentários ícone categoria principal Gestão da Rotina ícone tempo de leitura 4 minutos
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Realizar a gestão de equipe externa é um dos principais desafios que empresas que atuam com prestação de serviços encontram no dia a dia. Afinal, se o gerenciamento presencial já é complicado, imagine à distância.

O profissional responsável deve ficar atento a uma série de fatores, desde jornada de trabalho até a execução adequada das atividades. Devido a essa diversidade de tarefas, a tecnologia surge como grande aliada, especialmente no que tange à padronização de processos.

Mas afinal, como fazer a gestão de equipe externa? Continue a leitura, pois traremos 7 dicas práticas para você realizar a partir de agora. Vamos lá!

Quais os principais desafios na gestão de equipe externa?

Antes de saber como fazer a gestão de equipe externa, é importante ter ciência dos desafios envolvidos nessa prática. Até porque, são eles que deverão nortear todas as ações futuras.

Uma das dificuldades mais comuns é o acompanhamento do trabalho dos colaboradores. Como não é possível visualizar de perto o que eles estão realizando, nem sempre é fácil detectar falhas em tempo real. 

A questão da jornada de trabalho também gera um pouco de dor de cabeça. Especialmente se a empresa não possui processos claros, nem conta com uma tecnologia que permita o controle de ponto remoto.

Alinhar a comunicação é outra dificuldade apontada na gestão de equipe externa. Muitas vezes, informações importantes acabam ficando restritas àqueles que atuam internamente. Com isso, podem ocorrer vendas equivocadas, por exemplo, justamente por desconhecimento do cenário.

Sabendo dessas dificuldades, comuns a empresas de qualquer segmento, como fazer uma gestão de equipe externa eficiente? Confira nossas dicas a seguir!

7 práticas importantes para a gestão de equipes externas

1. Seja transparente

Como mencionamos, o compartilhamento de informações é essencial – e isso deve ocorrer da forma mais transparente possível. Em alguns casos, um simples e-mail já é suficiente para que os colaboradores externos fiquem a par das novidades.

No caso de decisões e definições adotadas pelo gestor, elas podem ficar registradas em uma pasta de acesso comum. Assim, todos podem consultar a qualquer momento. O mesmo vale para materiais de apoio, que precisam estar sempre à mão.

Lembre-se que a comunicação e transparência são a chave para o sucesso. Portanto, procure melhorar a sua comunicação!

2. Padronize os principais processos

Ter processos padronizados e claros é um dos passos mais importantes para garantir uma boa gestão de equipe externa. Isso porque permite que os profissionais saibam exatamente o que precisam executar e, com isso, consigam organizar seu roteiro.

É preciso ter em mente, porém, que podem ocorrer imprevistos no dia a dia. Todavia, quando há processos claros e planejamento, a improvisação se torna exceção – e não uma regra.

O Checklist Fácil pode auxiliar nessa padronização de processos, uma vez que permite a criação e agendamento de checklists essenciais para o seu negócio.

3. Desenvolva lideranças na equipe

Essa é uma boa prática que não se restringe à gestão de equipe externa, mas a qualquer situação. Um líder é aquele que inspira os outros e que consegue transmitir melhor o foco do trabalho.

Logo, desenvolver lideranças dentro do time pode ajudar a manter os profissionais engajados na obtenção de resultados. Além do mais, eles passam a se tornar referência – essencial para esclarecimentos de dúvidas e demais orientações rápidas.

4. Acompanhe de perto a jornada de trabalho

Mesmo que o trabalho remoto envolva uma maior flexibilidade na jornada, é essencial manter o controle sobre ela. Aqui, não estamos apenas levantando a importância de ter clareza quanto aos horários. Ao contrário!

A gestão de equipe externa envolve o desenvolvimento de metas, prazos e indicadores que permitam mensurar a performance do time. Alguns exemplos são:

  • Visitas realizadas;
  • Vendas consolidadas;
  • Tempo para entrega de mercadorias.

Mas atenção: as metas devem ser estabelecidas e repassadas para todo o time. Caso contrário, não terá como saber o que a empresa espera dele. 

5. Monitore o deslocamento

Você sabia que é possível acompanhar em tempo real a localização dos profissionais que atuam de forma remota? Ou seja, certificar-se que, de fato, eles estão no local planejado?

Essa é outra funcionalidade do Checklist Fácil que vem tornando a gestão de equipe externa cada vez mais efetiva. Através do GPS, é possível captar a localização do usuário quando está logado no aplicativo, por exemplo. Inclusive, é possível tornar obrigatório que isso seja feito para a aplicação dos checklists.

Além disso, ele permite criar uma espécie de cerca digital. Ela consiste em definir um raio mínimo de distância de um determinado local para que a aplicação seja possível.

6. Invista na capacitação do time

Entre as tarefas indispensáveis da gestão de equipes externas estão acompanhar o desempenho individual e promover capacitação contínua. Além de cursos na área em questão, é possível oferecer opções que aprimorem outras habilidades.

O líder deve, ainda, ficar atento às novidades e oportunidades de mercado. Assim, consegue propor capacitações que permitam otimizar ainda mais os resultados do time.

7. Veja a tecnologia como sua aliada

A tecnologia é capaz de encurtar a distância física entre as pessoas. Através dela, é possível contatar diretamente com as equipes externas, assim como planejar as atividades que devem ser desempenhadas.

O Checklist Fácil é uma inovação que auxilia substancialmente na gestão de equipe externa. Com ele, você organiza checklists por setores, garantindo que todas as atividades da empresa estão sendo desempenhadas adequadamente.

Quer ver uma forma de uso? Vamos supor que você tenha uma equipe de pós-venda. Adicione no seu checklist pontos que precisam ser auditados em cada visita, como:

  • Satisfação com a funcionalidade do produto;
  • Necessidades supridas;
  • Possibilidade de realizar uma nova compra.

Se a satisfação estiver baixa, por exemplo, pode tornar obrigatório o preenchimento de um plano de ação por parte do vendedor. Assim, ele também se responsabiliza por planejar ações para contornar os problemas encontrados.

Conheça todas as funcionalidades que o Checklist Fácil pode oferecer para a sua empresa: fale conosco e solicite uma demonstração gratuita agora mesmo!

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