Tudo sobre padronização de processos: princípios, implementação e benefícios

A padronização de processos traz benefícios como aumento da produtividade, melhor utilização dos recursos e aumento da qualidade do seu produto ou serviço. Descubra agora mesmo como começar essa estratégia no seu negócio!

Tempo de leitura: 8 minutos
tudo sobre padronização de processos

Padronizar significa submeter um processo a um determinado modelo ou método. A padronização de processos busca normatizar e organizar fluxos de trabalho, a fim de aumentar a produtividade e efetivar os lucros. 

Quando abordamos a padronização de processos, estamos falando em uma maneira de formalizar a produção. No entanto, isso não significa deixar de lado a criatividade e a flexibilidade ou submeter os trabalhadores a normas rígidas e rotinas monótonas.

Ao aplicar a padronização de processos, é possível atingir resultados visivelmente positivos, tanto de ordem quantitativa quanto qualitativa. 

  1. Qualitativos: trata-se do treinamento de atendentes e de mão de obra em geral.
  2. Quantitativos: trata-se da redução de gastos monetários, economia de tempo e melhor utilização dos materiais.

Desse modo, esse método vem sendo cada vez mais utilizado como um meio para se alcançar a redução de custos da produção e do produto ou serviço final. Porém, com o objetivo de manter ou melhorar a qualidade.

Quer saber como ter todos esses benefícios na sua empresa e como ocorre essa padronização de processos? É exatamente isso que você verá no post de hoje! Leia até o final e não perca nenhum detalhe!

Princípios da padronização de processos

Antes de iniciar qualquer processo de padronização, é preciso uma reunião informando como as coisas serão feitas. Além disso, a equipe também precisa ser treinada para fazer com que o novo conceito dê certo.

Descentralizar e simplificar a implementação são estratégias adequadas. Certamente, ter o gerenciamento por áreas com um responsável definido, torna o controle da padronização de processos mais fácil e a análise, por setor, mais apurada.

Os padrões a serem seguidos devem ser claros e de fácil entendimento por parte dos funcionários. Assim, os novatos poderão padronizar os seus processos com mais segurança para aplicá-los no dia a dia.

É necessário que o padrão adotado pela empresa seja acompanhado de perto. Desse modo, fica mais identificar a realização das mudanças que visam a melhoria do desempenho. 

Também é interessante definir a periodicidade em que a padronização de processos sofrerá revisões, para adaptar-se melhor ao ambiente. Agora, vamos entender como implementar tudo isso?

Implementação da padronização de processos

Antes de partir para a efetiva padronização dos processos da empresa, é importante pensar nos motivos dessa iniciativa. Cada instituição vai trabalhar com um objetivo:

  • reduzir custos,
  • ganhar tempo na produção,
  • minimizar erros,
  • seguir uma tendência de mercado.

Independentemente do motivo, nunca deixe de se fazer essa pergunta, pois isso vai nortear toda a ação do grupo. Padronizar processos não é uma tarefa trivial, inclusive, pode ser muito trabalhosa no início. 

Mas, depois das mudanças implementadas, os resultados são compensadores. Tenha clareza e reforce aos colaboradores, frequentemente, o motivo pelo qual a empresa optou por esse caminho. Isso é importante para manter todos na mesma página.

Quais processos devem ser padronizados?

É importante destacar que todas as atividades primordiais da empresa devem ser incluídas na padronização de processos. Por exemplo, operações básicas do dia a dia, realizadas em grande quantidade, precisam ser padronizadas para evitar a ocorrência de vários erros. 

Inclusive, áreas que trazem risco à segurança e ao meio ambiente também precisam de padronização. Certamente, isso impacta na satisfação do cliente, pois, a organização interna reflete no que é apresentado externamente. 

Consequentemente, há uma maior chance de que ele retorne para adquirir algo novo e estreitar seu relacionamento com a empresa. Ou, até mesmo, passe a recomendar o seu produto ou serviço a outras pessoas.

Como iniciar a padronização de processos?

Primeiramente, é necessário realizar um estudo prévio do cenário e dos objetivos da empresa. Desse modo, é fundamental fazer um mapeamento, a fim de identificar os processos e as rotinas dos setores internos. 

Aliás, ao elaborar essa visão geral, é muito importante considerar e contabilizar os recursos e a mão de obra dos colaboradores. Feito isso, é hora de propor soluções para as falhas e as lacunas encontradas. 

Nesse momento, você deve estimar os recursos que a organização precisará antes e durante suas atividades. E, ainda, é preciso estipular as métricas que devem ser analisadas constantemente, elaborar planos de ação, planejar os investimentos necessários e traçar estratégias claras e bem definidas.

Como preparar os funcionários para a padronização de processos?

Após iniciar a padronização, é preciso preparar a equipe para a configuração de trabalho estabelecida. Os treinamentos são ótimas maneiras para interiorizar o conhecimento e divulgar os novos critérios. Eles podem durar de dois a três meses, mas cada caso deve ser analisado com muito cuidado para que a transição da estrutura antiga para a proposta seja efetiva.

Por isso, é recomendável dividir a equipe em áreas de atuação para facilitar o processo de aprendizagem. Nessas horas, um gerente pode delegar funções e contar com ajuda de colaboradores. Certamente, essa atitude aumenta o engajamento da equipe e deixa bem claro que a ajuda de todos é imprescindível.

No momento de definir os padrões e as técnicas a serem utilizadas, use uma linguagem bem clara e compreensível por todos. Não hesite em solucionar dúvidas e resolver qualquer problema ou incerteza. 

É comum que, nesse primeiro estágio, as mudanças podem não ser tão efetivas ou imediatas quanto se espera. Por isso, vale criar guias e documentos para orientar e assegurar o andamento das funções.

Como promover melhorias na gestão?

Muitas empresas passaram a se preocupar em padronizar os processos, em função das certificações de qualidade total. Porém, a padronização também é realizada com o intuito de integrar os setores, fazendo com que todos os responsáveis pela produção dos serviços ou produtos tenham o conhecimento necessário da operação.

Para o bom funcionamento de uma atividade, trabalhar em todos os setores de gestão com o intuito de otimizá-los e torná-los mais eficientes é uma tarefa essencial para ter sucesso. Por isso, a padronização de processos deve ser adotada, principalmente, pelos gestores.

Os líderes são responsáveis por mapear todos os processos internos da empresa para que esse método seja eficiente. Feito isso, é possível identificar os pontos mais críticos e os menos suscetíveis a erros. 

A visão geral permite selecionar com mais assertividade quais são atividades devem ser priorizadas na padronização de processos. Desse modo, os gerentes de cada setor podem auxiliar a organização para aderir a técnica. 

Com o mapeamento realizado, é possível mitigar riscos de erros durante todo o processo, diminuir perdas de recursos e, consequentemente, ter um impacto considerável no lucro da empresa.

Aliás, a padronização de processos é um ótimo método para os gestores que querem otimizar as atividades, sem realizar investimentos significativos. 

Os benefícios da padronização de processos

Agora que você já entendeu os princípios da padronização de processos e como implementar essa estratégia na sua empresa, vamos apresentar os benefícios dessas ações. Continue lendo para descobrir!

1. Permite utilizar adequadamente os recursos disponíveis

Esse é um benefício de ordem qualitativa e diz respeito a como os recursos devem ser utilizados para melhorar o processo produtivo. Quando a padronização é aplicada, fica mais fácil entender onde os recursos são aplicados e de que forma eles podem ser utilizados de maneira mais efetiva.

Como consequência disso, um gerente tem mais autonomia e segurança para tomar decisões que diminuam o consumo e o desperdício de materiais.

Outra vantagem está relacionada à redução de falhas. Como os procedimentos realizados são documentados e seguem um determinado padrão, os erros são encontrados com muito mais facilidade.

Na maioria dos casos, você e os profissionais de sua equipe conseguem prevê-los e solucioná-los com eficiência.

2. Beneficia a operacionalização do processo

Quando delegamos a uma equipe a operacionalização de um processo, ela pode investir tempo e energia no aperfeiçoamento das suas técnicas. Uma vez que os procedimentos são definidos, pode-se desenvolver nas pessoas as habilidades necessárias para executar as tarefas conforme os padrões.

Esse tipo de ação, resulta na manutenção e na melhoria dos resultados. Portanto, isso significa que a empresa contará com profissionais mais capacitados para trabalhar em setores bem determinados. A segurança também é outro critério muito importante para o desempenho de uma gestão.

Ao trabalhar com metodologias conhecidas por todos, é possível evitar o número de acidentes e tornar o ambiente de trabalho saudável e seguro. Consequentemente, você evita perdas humanas, judiciais e financeiras em seu planejamento.

3. Aumenta a produtividade

O aumento de produtividade é um benefício direto de todos os outros citados anteriormente. Profissionais bem treinados e recursos utilizados corretamente fazem com que a produção trabalhe em excelentes condições. 

A padronização de processos facilita a rotina de trabalho em uma empresa, já que permite o monitoramento e o acompanhamento de tudo o que acontece.

Além disso, os funcionários têm menos dúvidas sobre suas funções e sabem como e quando elas devem ser realizadas, evitando a perda de tempo e de insumos com falhas e outros problemas operacionais.

4. Desenvolve a qualidade dos produtos

Todo negócio quer oferecer mercadorias de qualidade, não é mesmo? Hoje em dia, a disputa por novos clientes é muito acirrada em vários setores da economia. Consumidores insatisfeitos não fazem novas compras e não indicam a sua empresa, seja pela existência de defeitos, seja porque não foram bem atendidos.

Em todos os casos, a padronização de processos faz com que as etapas de produção sejam bem definidas. Assim, é mais fácil acompanhar e melhorar a qualidade dos serviços oferecidos ao mercado.

5. Obtém o controle do processo

Nos processos de padronização, a condução das atividades é delegada às pessoas que as operam. Sendo assim, cada um está responsável pelo que produz. Consciente da responsabilidade, cada pessoa tem maior controle sobre a qualidade dos produtos.

Em vista disso, o controle geral dos serviços é favorecido e a gerência tem mais tempo para administrar outros assuntos da gestão.

6. Reduz custos

A diminuição de despesas é uma consequência direta da padronização de processos. Como as atividades seguem os mesmos parâmetros, o uso dos recursos são potencializados. 

Assim, a gestão pode reduzir os preços dos produtos, atrair novos clientes e aumentar a lucratividade. Além disso, o constante monitoramento permite solucionar falhas com velocidade e diagnosticar problemas com facilidade, reduzindo ainda mais todos os custos operacionais.

7. Facilita o engajamento de colaboradores

A maioria dos serviços de um empreendimento é realizada por seus funcionários. Dessa maneira, é preciso treiná-los e engajá-los com os objetivos da gestão. Quando isso acontece, um gerente pode contar com uma equipe muito produtiva, que alcança as metas estabelecidas previamente.

Para que isso ocorra, deve-se criar um ambiente aberto ao diálogo, em que todos tenham liberdade para se expressar. Dúvidas devem ser solucionadas e opiniões escutadas. Aliás, não se esqueça de levar em consideração o feedback recebido por todos.

Certamente, isso mostra que você se preocupa com os funcionários e com o modo como eles se comportam na empresa. Nesse sentido, gera mais confiança e credibilidade na relação com os colaboradores.

8. Utiliza novas tecnologias

Os avanços tecnológicos mudaram a maneira como as empresas se relacionam com clientes, funcionários e concorrentes. Desse modo, é preciso acompanhar as tendências do mercado. Atualmente, existem várias ferramentas que otimizam as atividades em uma gestão.

Uma delas é um software de aplicação de checklists customizáveis. Ele permite a compilação de dados em tempo real e extingue o papel e as planilhas do negócio. Com isso, é possível ter mais produtividade e mobilidade na rotina de trabalho. 

Em alguns casos, como a Checklist Fácil, ele não necessita de acesso à internet, o que melhora ainda mais a experiência de seus usuários. Assim, a sincronização automática dos dados ocorre quando a conexão é estabelecida.

Essa ferramenta facilita, ainda, a criação de plano de ações. Assim, isso faz com que a comunicação entre os funcionários seja aprimorada, fazendo com que esse tipo de software seja ideal para a padronização de processos.

A padronização de processos como vantagem competitiva

O objetivo principal da padronização de processos é a melhoria e a otimização na execução das atividades. Isso porque elimina tarefas desnecessárias, corrige erros e encontra soluções em cada etapa. Por isso, os benefícios da adoção desse método proporcionam uma enorme vantagem competitiva para organização, tais como:

Eliminação de falhas

A padronização cria uma rotina para a realização das tarefas, promovendo uniformidade e garantindo a execução das atividades da melhor maneira. Com isso, é possível identificar oportunidades de melhorias e falhas, assegurando uma maior eficiência interna.

Otimização nos procedimentos internos

Com a padronização integrada a todos os setores da empresa, os reflexos positivos podem ser facilmente identificados, principalmente nos seguintes pontos:

  • diminuição de custos — com padrões estabelecidos, é fácil perceber desperdícios ou mau uso de recursos e de mão de obra;
  • aumento na produtividade das equipes — com processos bem definidos, a equipe perde menos tempo com a resolução de dúvidas;
  • agilidade na resolução e na identificação de problemas e erros — os padrões também facilitam a identificação e correção de erros, pois as etapas são facilmente entendidas e visualizadas;
  • redução de perdas de recursos e mão de obra — esses recursos podem ser tanto de natureza material quanto profissional e relacionada ao tempo de produção.

Com essas melhorias, é possível obter a principal vantagem competitiva da padronização de processos, como veremos a seguir.

Melhoria na qualidade do produto e dos serviços

Realizando todas as melhorias que citamos, é fácil identificar um aumento considerável na qualidade do produto ou serviço final da empresa. Assim, é possível destacar-se dos concorrentes diretos e indiretos, uma vez que a padronização de processos é uma ótima estratégia para garantir um aumento da qualidade com um baixo investimento.

Além disso, a empresa encanta e conquista a fidelização dos clientes, tornando-os propagadores da marca — o que também impacta em ganhos relativos à competitividade.

Todo o processo de mudança pode parecer complicado de início, mas a efetivação da padronização pode trazer enormes benefícios.

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