Padronização de processos: tudo o que você precisa saber para implementar na sua empresa

A padronização de processos é responsável por trazer uma série de benefícios para a sua empresa. Mas você sabe como colocá-la em prática? Entenda como neste artigo!

Tempo de leitura: 9 minutos

A padronização de processos é um processo com uma função importantíssima para uma empresa. Ela tem como objetivo normatizar e organizar fluxos de trabalho a fim de aumentar a produtividade e efetivar os lucros. 

Isso se dá porque, quando não há um padrão, a tendência é que as equipes atuem de formas distintas, sem uma organização aparente. Desta forma, a realização de análises precisas de desempenho fica dificultada, bem como a cobrança de resultados mais precisos.

Por isso, se você deseja saber tudo sobre padronização de processos, em especial os benefícios que ela oferece para as empresa, continue com a gente. Afinal, é exatamente isso que você verá no post de hoje. Acompanhe a leitura para começar a aplicar na sua empresa!

O que é padronização de processos?

Quando abordamos a padronização de processos, estamos falando em uma maneira de formalizar a produção. No entanto, isso não significa deixar de lado a criatividade e a flexibilidade ou então submeter os trabalhadores a normas rígidas e rotinas monótonas.

A ideia aqui é nortear a atuação, a partir de experiências que já deram certo para o negócio. Isso significa, portanto, elencar a maneira mais adequada de realizar os processos, com o intuito de otimizá-los e gerar melhores resultados.

Dessa forma, ao padronizar processos, é possível atingir resultados visivelmente positivos, como:

  1. Qualitativos: envolvendo o treinamento de atendentes e da mão de obra em geral;
  2. Quantitativos: promovendo a redução de gastos monetários, economia de tempo e melhor utilização dos materiais.

Por isso, esse método vem sendo cada vez mais utilizado como um meio para se alcançar a redução de custos da produção, do produto ou serviço final. Sempre com o objetivo, é claro, de manter ou melhorar a qualidade.

Quais são os princípios da padronização de processos?

Antes de iniciar qualquer processo de padronização, é importante promover uma reunião, para informar como as coisas serão feitas. Ou seja, para esclarecer quais pessoas irão participar e que tipo de análise será realizada.

Assim, após esse momento, a equipe precisa ser treinada para que o novo conceito dê certo efetivamente. Afinal, de nada adianta ter regras se ninguém as conhece, certo?

Desse modo, entrando mais especificamente nos princípios, precisamos destacar a descentralização e simplificação. Certamente, ter o gerenciamento por áreas, com um responsável definido, torna o controle da padronização de processos mais fácil e a análise, por setor, mais apurada.

Os padrões a serem seguidos devem ser claros e de fácil entendimento por parte dos profissionais. Assim, eles poderão organizar os seus processos com mais segurança para aplicá-los no dia a dia.

É necessário que o padrão adotado pela empresa seja acompanhado de perto. Ou seja, não basta apenas defini-lo, é preciso monitorá-lo. Desse modo, fica mais fácil identificar a promoção das mudanças que visam a melhoria do desempenho. 

Também é interessante definir a periodicidade em que a padronização de processos será revista, para adaptar-se melhor ao ambiente. Agora, vamos entender como implementar tudo isso na prática?

Como padronizar os processos?

Antes de partir para a efetiva padronização dos processos da empresa, é importante pensar nos motivos dessa iniciativa. Afinal, são eles que irão nortear toda a ação do grupo. Cada instituição pode trabalhar com um objetivo, que pode ser:

  • Reduzir custos;
  • Ganhar tempo na produção;
  • Minimizar erros;
  • Seguir uma tendência de mercado.

Padronizar processos não é uma tarefa trivial. Inclusive, pode ser muito trabalhosa no início. Porém, depois de implementar as mudanças, os resultados são compensadores. 

Assim, saiba como padronizar seus processos:

1. Iniciando a padronização

Primeiramente, é necessário realizar um estudo prévio do cenário e dos objetivos da empresa. Com esse mapeamento, a empresa consegue identificar os processos e as rotinas dos setores internos. 

Aliás, ao elaborar essa visão geral, é muito importante considerar e contabilizar os recursos e a mão de obra dos colaboradores. Feito isso, é hora de propor soluções para as falhas, lacunas e não conformidades encontradas. 

Nesse momento, você deve estimar os recursos que a organização precisará antes e durante suas atividades e, ainda:

  • Estipular as métricas que devem ser analisadas constantemente;
  • Elaborar planos de ação;
  • Planejar os investimentos necessários;
  • Traçar estratégias claras e bem definidas.

Aqui, o exercício conhecido como Gemba Walk pode ajudar (e muito). Saiba tudo sobre ele no nosso artigo!

2. Preparando os funcionários

Após iniciar a padronização, é preciso preparar a equipe para a configuração de trabalho estabelecida. 

Os treinamentos são ótimas maneiras para interiorizar o conhecimento e divulgar os novos critérios. Eles podem durar de dois a três meses, por exemplo. Todavia, cada caso deve ser analisado com cautela, para que a transição da estrutura antiga para a proposta seja efetiva.

Nesse cenário, é recomendável dividir a equipe em áreas de atuação, para facilitar o processo de aprendizagem. Além disso, o gerente pode delegar funções e contar com ajuda de colaboradores. Certamente, essa atitude aumenta o engajamento da equipe e deixa bem claro que a ajuda de todos é imprescindível.

No momento de definir os padrões e as técnicas a serem utilizadas, use uma linguagem clara e compreensível. Não hesite em solucionar dúvidas e resolver qualquer problema ou incerteza. 

É comum que, nesse primeiro estágio, as mudanças não sejam tão efetivas ou imediatas quanto se deseja. Por isso, vale criar guias e documentos para orientar e assegurar o andamento das funções.

Quais processos podem ser padronizados?

Uma dúvida muito comum para gestores pode ser sobre quais processos precisam de padronização. Bom, o fato é que todas as atividades primordiais da empresa devem ser incluídas na padronização de processos operacionais. 

Tarefas básicas do dia a dia, realizadas em grande quantidade, devem passar por essa adequação para evitar a ocorrência de erros, por exemplo.

Inclusive, áreas que trazem risco à segurança e ao meio ambiente também precisam de padronização. Afinal, isso impacta na satisfação do cliente, uma vez que a organização interna reflete no que é apresentado externamente. 

Consequentemente, há uma maior chance de ele retornar para adquirir algo novo e estreitar seu relacionamento com a empresa. Ou, até mesmo, passar a recomendar o seu produto ou serviço a outras pessoas.

Por que padronizar processos é uma estratégia útil e efetiva?

O bom funcionamento de qualquer organização está diretamente ligado à qualidade com que seus processos administrativos e produtivos são executados. E isso acontece independente de seu porte ou do segmento em que atua.

Atividades desconexas, excessivamente manuais e que exigem o emprego de grande quantidade de recursos (como tempo e dinheiro, por exemplo), tornam o cotidiano mais burocrático e encarecem as operações do negócio. 

Além disso, quando as tarefas não seguem um protocolo específico, cada indivíduo a realiza da sua maneira, o que gera improdutividade e ocasiona sérios desvios.

Diante de um cenário tão conturbado, a importância de padronizar processos fica evidente, pois a partir da formalização de rotinas é possível:

  • Empregar adequadamente os recursos disponíveis;
  • Monitorar de forma consistente as operações rotineiras;
  • Assegurar a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos;
  • Melhorar a produtividade em todas as etapas produtivas/administrativas.

8 benefícios da padronização de processos

Agora que você viu como realizar esse alinhamento na sua empresa, que tal entender a real importância da padronização de processo? Selecionamos 8 dos benefícios abaixo. Confira!

1. Permite utilizar adequadamente os recursos disponíveis

Essa é uma vantagem de ordem qualitativa e diz respeito a como os recursos devem ser alocados para melhorar o processo produtivo. Quando a padronização é efetuada, fica mais fácil entender onde os recursos são aplicados e como utilizá-los de maneira mais efetiva.

Como consequência disso, um gerente tem mais autonomia e segurança para tomar decisões que diminuam o consumo e o desperdício de materiais.

Outra vantagem está relacionada à redução de falhas. Como os procedimentos realizados são documentados e seguem um determinado padrão, os erros são encontrados com muito mais facilidade.

Com o tempo, os profissionais começam, inclusive, a antever cenários, solucionando-os com ainda mais eficiência.

2. Beneficia a operacionalização do processo

Quando delegamos a operacionalização de um processo a uma equipe, ela pode investir tempo e energia no aperfeiçoamento das suas técnicas. Ou seja, desenvolver as habilidades necessárias para executar as tarefas conforme os padrões.

Esse tipo de ação resulta na manutenção e na melhoria dos resultados. Afinal, a empresa contará com profissionais mais capacitados para trabalhar em setores bem determinados. 

A segurança é outro critério muito importante para o desempenho de uma gestão. Ao trabalhar com metodologias conhecidas por todos, é possível evitar o número de acidentes e tornar o ambiente de trabalho saudável e seguro

Consequentemente, você evita perdas humanas, judiciais e financeiras em seu planejamento.

3. Aumenta a produtividade

O aumento de produtividade é um benefício direto de todos os outros citados anteriormente. Profissionais bem treinados e recursos utilizados corretamente fazem com que a produção trabalhe em excelentes condições. 

De mesmo modo, a padronização de processos facilita a rotina de trabalho em uma empresa, já que permite o monitoramento e o acompanhamento de tudo o que acontece.

Além disso, os funcionários têm menos dúvidas sobre suas funções e sabem como e quando elas devem ser realizadas. Evitando, assim, a perda de tempo e de insumos com falhas e outros problemas operacionais.

4. Desenvolve a qualidade dos produtos

Todo negócio quer oferecer mercadorias de qualidade, não é mesmo? Hoje em dia, a disputa por novos clientes é muito acirrada em vários setores da economia. E mais: consumidores insatisfeitos não fazem novas compras nem indicam a sua empresa – seja pela existência de defeitos, seja porque não foram bem atendidos.

Com a padronização de processos e etapas de produção bem definidas, é mais fácil acompanhar e melhorar a qualidade dos serviços oferecidos ao mercado. Favorecendo, assim, a satisfação do cliente.

5. Garante o controle do processo

Com a padronização, a condução das atividades é delegada às pessoas que as operam. Sendo assim, cada um se torna responsável pelo que produz. Consequentemente, cada pessoa passa a ter maior controle sobre a qualidade dos produtos.

Nesse cenário, o controle geral dos serviços é favorecido e a gerência tem mais tempo para administrar outros assuntos relacionados à gestão do negócio.

6. Reduz custos

A diminuição de despesas é uma consequência direta da padronização de processos. Como as atividades seguem os mesmos parâmetros, o uso dos recursos são potencializados. 

Assim, a gestão pode reduzir os preços dos produtos, atrair novos clientes e aumentar a lucratividade. Além disso, o constante monitoramento permite diagnosticar problemas com facilidade, reduzindo ainda mais todos os custos operacionais.

7. Facilita o engajamento de colaboradores

A maioria dos serviços de um empreendimento é realizada por seus funcionários. Dessa maneira, é preciso treiná-los e engajá-los de acordo com os objetivos da gestão. Quando isso acontece, um gerente pode contar com uma equipe mais produtiva, que alcança as metas estabelecidas previamente.

Para que isso ocorra, deve-se criar um ambiente aberto ao diálogo, em que todos tenham liberdade para se expressar. Dúvidas devem ser solucionadas e opiniões, escutadas. Aliás, não se esqueça de levar em consideração o feedback recebido por todos.

Certamente, isso mostra que você se preocupa com os funcionários e com o modo como eles se comportam na empresa. Nesse sentido, gera mais confiança e credibilidade na relação com os colaboradores.

8. Utiliza novas tecnologias

Os avanços tecnológicos mudaram a maneira como as empresas se relacionam com clientes, funcionários e concorrentes. Desse modo, é preciso acompanhar as tendências do mercado. 

Atualmente, existem várias ferramentas que otimizam as atividades em uma gestão. Uma delas é um software de aplicação de checklists customizáveis. Ele permite a compilação de dados em tempo real e extingue o papel e as planilhas do negócio. Com isso, é possível ter mais produtividade e mobilidade na rotina de trabalho. 

Em alguns casos, como a Checklist Fácil, não é necessário ter acesso à internet. A sincronização automática dos dados ocorre quando a conexão é estabelecida, que melhora ainda mais a experiência de seus usuários

Essa ferramenta facilita, ainda, a criação de planos de ação. Assim, faz com que a comunicação entre os funcionários seja aprimorada.

Quais vantagens competitivas a padronização de processos oferece às empresas?

O objetivo principal de padronizar processos é a melhoria e otimização na execução das atividades. Isso porque elimina tarefas desnecessárias, corrige erros e encontra soluções em cada etapa. 

Por isso, os benefícios da adoção desse método proporcionam vantagens competitivas para organização, tais como:

Eliminação de falhas

Ela cria uma rotina para a realização das tarefas, promovendo uniformidade e garantindo a melhor execução das atividades. Com isso, é possível identificar oportunidades de melhorias e falhas, assegurando uma maior eficiência interna.

Otimização nos procedimentos internos

Com a padronização integrada a todos os setores da empresa, os reflexos positivos podem ser facilmente identificados, principalmente nos seguintes pontos:

  • Diminuição de custos: com padrões estabelecidos, é fácil perceber desperdícios ou mau uso de recursos e de mão de obra;
  • Aumento na produtividade das equipes: processos bem definidos fazem com que a equipe perca menos tempo com a resolução de dúvidas;
  • Agilidade na resolução e identificação de problemas e erros: os padrões também facilitam na identificação e correção de erros, pois as etapas são facilmente entendidas e visualizadas;
  • Redução de perdas de recursos e mão de obra: esses recursos podem ser tanto de natureza material quanto profissional e relacionada ao tempo de produção.

Com essas melhorias, é possível obter a principal vantagem competitiva da padronização de processos, como veremos a seguir.

Melhoria na qualidade do produto e dos serviços

Realizando todas as melhorias que citamos, é fácil identificar um aumento considerável na qualidade do produto ou serviço final da empresa. Assim, é possível destacar-se dos concorrentes diretos e indiretos.

Além disso, a empresa encanta e conquista a fidelização dos clientes, tornando-os propagadores da marca – o que também impacta em ganhos relativos à competitividade.

Todo o processo de mudança pode parecer complicado de início, mas a efetivação da padronização pode trazer enormes benefícios.

Como a tecnologia pode ajudar na padronização de processos?

Uma empresa que não usa soluções tecnológicas já está ficando para trás em comparação com a concorrência. Por isso, o investimento nessas ferramentas é essencial para o crescimento e eficiência da empresa.

No contexto da padronização de processos, o Checklist Fácil tem uma papel importantíssimo. Com ele, sua empresa consegue mapear, padronizar, monitorar e melhorar cada processo ou atividade.

Desse momento, ele é essencial para a otimização do cotidiano. Uma de suas funcionalidades, por exemplo, é a criação de planos de ação — que são ideais para a solução de não conformidades.

Outro ponto interessante é que, mesmo sendo uma ferramenta digital, ele funciona offline. Assim, toda a rotina operacional da empresa ganha em produtividade. O que você está esperando? Agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e entenda como ele pode levar sua empresa para o próximo patamar.

Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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