O que é e como aplicar 5W2H? Conheça 6 benefícios para a gestão

5W2H é uma ferramenta tão prática quanto eficiente, essencial para o planejamento estratégico e planos de ação.

Tempo de leitura: 9 minutos

Quem trabalha com gestão empresarial certamente já ouviu falar de metodologias e ferramentas para garantir bons resultados no negócio. Tais ferramentas são úteis para identificar falhas, minimizar custos e aumentar a produtividade, mediante planos de ação que funcionam. Entre essas metodologias de gestão, a 5W2H se destaca por sua eficiência e praticidade.

A partir de perguntas corriqueiras, dispostas em qualquer planilha, a 5W2H é a metodologia ideal para garantir que o planejamento estratégico da companhia seja cumprido. Afinal, ela é perfeita para executar a gestão de não conformidades, seja qual for o segmento ou tamanho do negócio.

Se você deseja racionalizar os processos de trabalho e facilitar a implementação de melhorias, veio ao lugar certo. Entenda melhor o que é a metodologia 5W2H, os principais processos em que ela é aplicável, como montar um plano de ação e muito mais!

O que é a ferramenta 5W2H?

A 5W2H é uma metodologia para gerenciamento da qualidade. Sua estrutura consiste em um checklist de perguntas, cujas respostas servirão para sistematizar as tarefas. Desse modo, as perguntas e respostas facilitam o desenvolvimento de soluções e a tomada de decisão.

A sigla 5W2H nada mais é que as iniciais em inglês de sete diretrizes. Quando bem preenchidas em planilha, eliminam as dúvidas que acabam por aparecer na execução de processos operacionais. De forma resumida, basta criar ou baixar um modelo de planilha pronto para editar as informações e chegar à raiz de um problema.

Depois de dividir as perguntas, é só buscar as respostas a cada questão. Nesse processo, os insights para a condução de um projeto devem chegar naturalmente. Quer entender melhor? Acompanhe:

Quais as etapas de 5W2H?

A 5W2H tem esse nome devido às iniciais das sete perguntas, em inglês, do checklist da metodologia.

As cinco primeiras perguntas são:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Do mesmo modo, os 2H são:

  • How (como será feito?)
  • How much(quanto vai custar?)

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Nesse sentido, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas. Com essas respostas em mãos, você terá um mapa de ações relevantes para iniciar um projeto om sucesso.  Mas, afinal, o que identificar em cada uma dessas perguntas? É o que veremos a seguir:

What: O quê?

Aqui, descreva as ações a serem realizadas. É importante manter a objetividade nessa etapa, mas vale a pena também registrar qual é a situação atual e qual deve ser o cenário ao final da execução do plano de ação.

Quando resolvemos agir, é porque há uma dificuldade para resolver ou desafio a ser superado. Esse campo serve justamente para descrever o problema ou o motivo da existência de um projeto.

Para facilitar o entendimento de todos os envolvidos, a resposta sempre deve ser curta e objetiva.

Why: Por quê?

Tão importante quanto saber onde se pretende chegar, é entender qual é a relevância das mudanças propostas. Por isso, seja mais específico nesta etapa e use indicadores de eficiência e projeções.

Em síntese, o porquê é respondido com as possíveis causas das não conformidades a serem resolvidas. Do mesmo modo, a resposta pode ser as vantagens que a empresa pode ter ao investir em determinado projeto.

Trata-se de uma provocação para incentivar a reflexão da equipe e incentivá-los a apresentar sugestões.

Where: Onde?

O terceiro W do 5W2H precisa considerar o contexto geral do planejamento estratégico que está sendo elaborado e a sua abrangência. Por exemplo:

  • O plano de ação desenvolvido direciona-se a todas as áreas da empresa ou sua execução se dará apenas em setores específicos?
  • Se a empresa possui filiais, quais delas fazem parte do projeto?

Portanto, delimite exatamente os departamentos, setores ou lojas nos quais o projeto terá impacto.

When: Quando?

Além das metas a atingir, o plano também deve estabelecer os respectivos prazos a essas. Nesse sentido, é importante não focar apenas no prazo final, mas sim em todas as etapas.

Então, é preciso delimitar o tempo disponível para a execução de todas as tarefas. Por isso, seja o mais específico possível!

Who: Quem?

A atribuição de responsabilidades é indispensável ao plano de ação. Neste ponto, defina quem são as pessoas que vão coordenar e executar o plano.

Então, este é o momento de listar todos os participantes do projeto, ou seja, os responsáveis por executar as tarefas, acompanhar resultados e propor mudanças, caso seja necessário.

How: Como?

Como o plano de ação será colocado em prática? Ao responder essa pergunta, tenha um escopo dos procedimentos e métodos que devem ser adotados, lembrando de estabelecer critérios de avaliação e qualidade.

Portanto, liste os métodos para colocar o projeto em prática, além dos indicadores de performance escolhidos para acompanhar seu andamento.

Também é essencial explicar claramente como os responsáveis deverão agir para entregar os resultados e de que forma será a avaliação.

How Much: Quanto?

A última etapa da aplicação 5W2H é estimar os custos que as soluções propostas terão para a empresa. Isso ajudará a avaliar a viabilidade de cada ideia apresentada.

Para isso, considere todos os custos diretos, indiretos, fixos e variáveis. Só assim é possível ter a dimensão mais precisa sobre o impacto.

Exemplo de como fazer a aplicação 5W2H

Precisa de um exemplo de como seria a tabela de informações da aplicação 5W2H? Então, observe abaixo como cada item se ajusta às necessidades do projeto:

Exemplo de aplicação da metodologia 5w2h

Para preencher a sua própria, basta fazer o download do arquivo e preencher de acordo com as informações dos seus processos.

Para que serve o 5W2H no dia a dia?

5W2H é uma metodologia que traz diversos benefícios para a gestão de uma empresa. Ela permite a otimização do planejamento de ponta a ponta, seja de grandes pretos ou até tarefas diárias. Assim, é também uma forma de acompanhar o projeto e verificar se ele está sendo aplicado como planejado.

Em caso de problemas com a produtividade, também é possível aplicar o método 5W2H para ajudar na identificação de um gargalo, direcionando ações de forma organizada para mitigação de erros e redução de desperdícios.

Outras vantagens do 5W2H são:

Comunicação mais clara

Ao utilizar a metodologia 5W2H, o projeto já nasce respondendo à todas as questões pertinentes. Essa transparência reduz dúvidas entre os times e aumenta a fluidez dos processos – o que também significa maior produtividade.

Afinal, quando uma equipe não sabe o que vai fazer, ou mesmo os impactos que seu trabalho tem sobre o todo, o ciclo de vida do projeto fica prejudicado.

Entregas dentro do prazo

Com deadlines bem definidos e uma equipe mais focada e produtiva, a capacidade de entrega da equipe aumenta. Isso se dá, principalmente, porque não há perda de tempo do time na tentativa de compreender o projeto ou em apurar informações necessárias para a execução dele. Tudo é contemplado pelo 5W2H.

Assim, uma equipe mais consciente é também uma equipe mais ágil.

Recursos melhor gerenciados

Planejamento de custos e utilização de recursos também são atividades contempladas pelo 5W2H, o que ajuda no controle de utilização de recursos e da real necessidade de certas despesas.

Tudo isso otimiza o equilíbrio financeiro da operação, garantindo que o dinheiro seja melhor alocado em investimentos que efetivamente fazem a diferença para a companhia, como tecnologia para inovação, treinamentos e bonificações, renovação de equipamento, etc.

Crescimento saudável

Crescer rapidamente e de forma equilibrada é um desafio e tanto para pessoas gestoras. Para conquistar esse destaque no mercado sem perder o controle das finanças, a ferramenta 5W2H também é uma grande aliada, trazendo praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.

Afinal, é possível aplicá-la em gestão de projetos, controle de riscos, gestão orçamentária, elaboração de planos de negócio, entre outras questões estratégicas.

Como surgiu a ferramenta 5W2H?

Não há informações exatas sobre quem foi o responsável pela criação desse método, mas há pistas. Registros apontam a popularização do 5W2H no final da década de 1970, com a criação do Toyotismo – modelo de produção industrial que surgiu no Japão, com foco na flexibilização da mercadoria, baseado na fabricação sob demanda.

Afinal, o que os criadores Taiichi Ohno e Eiji Toyoda buscavam era uma alternativa ao Fordismo, principal meio de produção na época. A fabricação era feita através de linhas de produção em massa, o que resultava em grandes desperdícios.

Assim, o Toyotismo visava aumentar a eficácia da produção através do atendimento à demanda dos consumidores, evitando a formação de grandes estoques de matérias-primas e produtos acabados, com foco na qualidade do processo.

Em meio à implementação deste princípio, surgiu a ferramenta 5W2H, que tem tudo a ver com o que o Toyotismo propõe. Com a 5H2W, gestores puderam acompanhar processos de forma ágil, extraindo os melhores resultados, evitando desperdício de tempo, de dinheiro, de recursos humanos e de materiais.

6 dicas para aplicar 5W2H de forma correta

O método 5W2H é funcional e intuitivo. Por isso, ao compreender a importância de cada uma das sete perguntas do modelo, fica mais fácil elaborar um plano de ação para atingir qualquer objetivo.

Por exemplo, ele pode ser adotado com a finalidade de melhorar a segurança do trabalho. Nesse caso, é possível elaborar todo o processo de melhoria por meio do plano de ação.

Mas, apesar da viabilidade do método, os resultados podem melhorar seguindo alguns passos adicionais. Confira os 6 principais passos para a elaboração do plano de ação pelo método 5W2H.

1. Estabeleça metas antes da aplicação 5W2H

De fato, todo processo de mudança precisa ser estratégico em uma empresa. Afinal, o plano de ação 5W2H deve ter um propósito a cumprir.

Para isso, não basta ter objetivos amplos, é preciso especificar. Estabeleça quais são as metas a serem alcançadas. Aonde você quer chegar? Quais objetivos precisa alcançar?

2. Faça um diagnóstico da situação

Agora, é momento de aprofundar um pouco mais a compreensão sobre a situação. Em princípio, isso pode ser feito por meio de um diagnóstico mais preciso.

A avaliação do cenário deve esclarecer em que condição a empresa ou setor estão hoje. Por exemplo, no propósito de redução de despesas, questione-se: quais os custos envolvidos? Como eles impactam nos resultados financeiros da empresa?

Do mesmo modo, se o objetivo for como melhorar a eficiência operacional, outros dados precisam ser analisados, incluindo os indicadores possíveis relacionados à capacidade produtiva da empresa e dos trabalhadores.

O importante é observar a situação que precisa ser enfrentada para ser completamente compreendida. Só assim, é possível começar a desenvolver medidas efetivas para correção de problemas ou aproveitamento de oportunidades.

3. Use aplicativos ou sistemas de controle

Certamente, todos os dados das ações a serem realizadas precisam ser analisados antes, durante e depois da execução do plano de ação.

Então, o ideal é que todas as informações estejam reunidas em um ambiente que seja fácil de acessar e atualizar. Entre as ferramentas possíveis de serem adotadas, estão as planilhas e softwares especializados, como um sistema de checklist.

Hoje, com uso de aplicativos, é possível fazer esse acompanhamento. Em primeiro lugar, a solução adotada deve tornar o processo mais eficiente. Afinal, quanto mais automatizada for a captura e a avaliação dos dados, melhor.

4. Estruture o plano de ação

O plano de ação é uma lista de medidas que devem ser adotadas para atingir uma determinada meta. Desse modo, fica fácil notar que você precisará seguir um checklist para chegar ao seu objetivo.

Então, a questão crucial, neste ponto, é saber traçar exatamente todas as ações necessárias para que o planejamento seja executado.

É comum que surjam dúvidas ou, até  mesmo, que aspectos importantes sejam deixados de fora. Mas isso não deve ocorrer com quem domina o método 5W2H.

Note que ele foi desenvolvido, justamente, para resultar em um plano de ação efetivo e eficiente. Portanto, responder a cada uma das questões do método é, em resumo, organizar o seu plano de ação.

5. Acompanhe resultados

Com o plano traçado, é hora de colocá-lo em prática. Para isso, defina indicadores e acompanhe o desempenho, bem como os métodos de análise.

A comparação de resultados, por exemplo, deve ser feita a partir das mesmas referências, ou seja, utilizando os mesmos objetos, critérios e período de avaliação. Assim fica mais fácil de medir os resultados constantemente.

6. Promova melhorias contínuas

A partir dos dados apurados, você observará se o plano está atingindo seus objetivos ou não. Inclusive, uma das vantagens do método 5W2H é que ele é flexível, isto é, você pode fazer alterações no percurso para otimizar os resultados.

Sob o mesmo ponto de vista, o plano de ação 5W2H traz uma visão do todo. Inclusive, isso permite identificar com mais facilidade quais aspectos precisam ser modificados para melhorar a performance.

Podemos dizer que o 5W2H facilita a adoção do ciclo de melhoria contínua, porque consegue traçar todas as medidas necessárias para aprimorar os processos constantemente, reduzindo, assim, a ocorrência de não conformidades.

Como criar plano de ação com 5W2H?

Conhecendo todos esses pontos a respeito da metodologia 5W2H, fica claro que o planejamento para colocar em prática precisa ser bem feito. Mas, grande parte das empresas ainda tenta utilizar métodos manuais para isso.

Contudo, hoje, sabemos que a confiabilidade de armazenamento de dados em papel é muito baixa. Por isso, é preciso contar com soluções que facilitem o trabalho e o dia a dia dentro das organizações.

Imediatamente, fica clara a necessidade de buscar uma solução que ajude na aplicação 5W2H. E nada melhor do que uma ferramenta simples e intuitiva para isso, concorda?

É por esse motivo que a Checklist Fácil é reconhecidamente a melhor solução para implementar o plano de ação 5W2H. Disponibilizamos o modelo em nosso sistema, basta preenchê-lo de acordo com os seus objetivos!

Afinal, com um checklist eletrônico, você pode personalizar questionários para a condução de processos como inspeções, auditorias, etc. Assim, implementando planos de ação quando identificadas as não conformidades. Tudo de forma ágil e automática, com registro em tempo real.

Já são mais de 500 clientes em 16 países diferentes utilizando uma solução que funciona em ambiente online ou offline, em qualquer plataforma (web, iOS ou Android).

Agora que você aprendeu como a aplicação 5W2h pode beneficiar a sua empresa, e já tem a planilha pronta para preenchimento das informações seguindo o método 5W2H, que tal começar a otimizar seus processos e resultados utilizando um checklist eletrônico? Fale com um dos nossos consultores e agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil.

Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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One Reply to “O que é e como aplicar 5W2H? Conheça 6 benefícios para a gestão”

  1. eu gostaria de saber como resolver um problema de venda na empresa , que esta acontecendo por causa de baixo quaridade do produto ,usando 5w2h

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