Tudo o que você precisa saber sobre plano de ação 5W2H + planilha

Plano de ação 5W2H é uma ferramenta fácil de ser usada e que traz muitos resultados! Conheça mais sobre o método, descubra como utilizá-lo e, ainda, utilize o nosso modelo pronto para aplicar agora!

ícone autor blogpost Marina ícone data de postagem e atualização24/07/2020 ícone data de postagem e atualização11/08/2020 ícone comentários0 comentários ícone categoria principal Gestão Estratégica ícone tempo de leitura 9 minutos
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Você quer objetividade na gestão de não conformidades? Então, o método 5W2H é perfeito para você! Desenvolvido na indústria automobilística japonesa, esse formato de plano de ação é uma importante ferramenta de produtividade. 

Muito utilizada em empresas de vários segmentos, a ideia é simples: racionalizar os processos de trabalho e facilitar a implementação de melhorias

Assim, para ajudar você, vamos apresentar agora o que é o plano de ação 5W2H, vantagens, aplicações, como fazer e exemplo. Portanto, prepare-se para mudar a forma como a sua empresa atinge objetivos e faz a gestão de não conformidades!

O que é 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta para gerenciamento da qualidade. Desse modo, sua estrutura consiste em um checklist de perguntas que precisam ser respondidas para sistematizar as tarefas, facilitando o desenvolvimento de soluções e a tomada de decisão.

Segundo Rosinda Angela da Silva e Olga Rosa da Silva, no livro Qualidade, padronização e certificação, de 2017:

“As perguntas do formulário direcionam o grupo de trabalho a clarificar o problema, entender o fenômeno, levando-o a obter mais detalhes e informações para estruturar uma solução. A utilização dessa ferramenta auxilia na organização das fases que levam a conclusões mais precisas na solução do problema”.

O nome 5W2H é uma sigla em inglês, baseada nas sete perguntas da ferramenta. Confira quais são:

  • 5W
    • What? – O que será feito?
    • Why? – Por que será feito?
    • Where? – Onde será feito?
    • Who? – Por quem será feito?
    • When? – Quando será feito?
  • 2H
    • How? – Como será feito?
    • How Much? – Quanto custará? 

Com a definição de cada um desses pontos, você consegue ter um plano de ação completo e bem direcionado. Que tal entender cada um deles?

What: O quê?

Para começar, devem ser descritas as ações a serem realizadas. É importante manter a objetividade nessa etapa, mas vale a pena registrar qual é a situação atual e qual deve ser o cenário ao final da execução do plano de ação.

Quando resolvemos agir, é porque há uma dificuldade para resolver ou desafio a ser superado. Esse campo serve justamente para descrever o problema ou o motivo da existência de um projeto.

Para facilitar o entendimento de todos os envolvidos, a resposta sempre deve ser curta e objetiva.

Why: Por quê?

Tão importante quanto saber onde se pretende chegar, é entender qual é a relevância das mudanças propostas. Por isso, seja mais específico nesta etapa e use indicadores de eficiência e projeções.

Em síntese, o porquê é respondido com as possíveis causas das não conformidades a serem resolvidas ou as vantagens que a empresa pode ter ao investir em determinado projeto.

Enfim, trata-se de uma provocação para incentivar a reflexão da equipe e incentivá-los a apresentar sugestões.

Where: Onde?

O terceiro W do 5W2H precisa considerar o contexto geral do planejamento estratégico que está sendo elaborado e a sua abrangência. Por exemplo:

  • O plano de ação que desenvolvido é direcionado a todas as áreas da empresa ou deve ser executado apenas em setores específicos?
  • Se a empresa possui filiais, quais delas fazem parte do projeto?

Portanto, delimite exatamente os departamentos, setores ou lojas nos quais o projeto terá impacto.

When: Quando?

Assim como o plano traz metas a serem atingidas, ele também deve estabelecer qual é o prazo para isso. Quando pensamos em prazo, é importante não focar apenas no resultado final, mas sim em todas as etapas.

Todo projeto precisa ter um prazo para começar e terminar. Então, é preciso delimitar o tempo disponível para a execução de todas as tarefas. Por isso, seja o mais específico possível!

Who: Quem?

A atribuição de responsabilidades é indispensável ao plano de ação. Neste ponto, devem ser definidas as pessoas que vão coordenar e executar o plano.

Assim, todos os participantes do projeto são listados, ou seja, os responsáveis por executar as tarefas, acompanhar resultados e propor mudanças, caso seja necessário.

How: Como?

Como o plano de ação será colocado em prática? Ao responder essa pergunta, tenha um escopo dos procedimentos e métodos que devem ser adotados, lembrando de estabelecer critérios de avaliação e qualidade.

Portanto, deve-se listar os métodos a serem utilizados para colocar o projeto em prática, além dos indicadores de performance escolhidos para acompanhar seu andamento.

É essencial explicar claramente como os responsáveis deverão agir para entregar os resultados e de que forma eles serão avaliados.

How Much: Quanto?

A última etapa da aplicação 5W2H é estimar os custos que as soluções propostas terão para a empresa. Isso ajudará a avaliar a viabilidade de cada ideia apresentada.

Para isso, devem ser considerados todos os custos diretos, indiretos, fixos e variáveis. Só assim é possível ter a dimensão mais precisa sobre o impacto.

Com as perguntas respondidas, haverá informações suficientes para preencher uma tabela com todas as sugestões organizadas, facilitando a visualização. 

Nós, da Checklist Fácil, desenvolvemos uma planilha para te ajudar na construção do plano. Basta fazer o download do arquivo e preencher de acordo com as informações dos seus processos.

baixar planilha 5W2H

Quais as vantagens do plano de ação 5W2H?

Ao preencher o checklist de atividades, fica mais fácil ter uma compreensão ampla do problema a ser solucionado. Por consequência, todos os envolvidos têm mais clareza sobre a participação de cada um para resolvê-lo.

As diretrizes do plano de ação 5W2H podem responder qualquer dúvida que apareça durante a execução das tarefas.

Ao aplicar corretamente essa metodologia, a otimização dos processos internos é muito mais efetiva e consistente. Certamente, sua empresa economiza tempo e a produtividade é ampliada, pois a equipe tem mais condições de trabalhar em sinergia.

Além disso, é importante destacar a versatilidade do 5W2H. As autoras Rosinda Angela da Silva e Olga Rosa da Silva (2017) destacam que:

“Essa ferramenta pode ser utilizada por diferentes empresas, independentemente do modelo de serviço ou de processo produtivo, afinal, auxilia a organizar de maneira sistemática e planejada as ações que serão necessárias”. 

Em resumo, os principais ganhos de utilizar a aplicação 5W2H são:

  • Acesso rápido aos detalhes da solução;
  • Organização das fases;
  • Facilidade em entender o fenômeno;
  • Autonomia dos envolvidos;
  • Aumento da qualidade do produto ou serviço.

Você já entendeu o método, as diretrizes e os benefícios. Vamos ver como isso fica na prática? Continue acompanhando!

4 tipos de aplicação 5W2H

Com todas as possibilidades que o 5W2H oferece, conforme já falamos, é possível aplicá-la em qualquer tipo de empresa ou até mesmo na organização da vida pessoal.

Por isso, a seguir, listamos algumas situações comuns em que o método pode ser útil para alavancar os índices de qualidade em qualquer área.

1. Gerenciamento de projetos

Como as várias etapas de um projeto ocorrem simultaneamente, seu sucesso depende muito do alinhamento entre todos os participantes. O 5w2h é uma ferramenta interessante para essas situações, pois informa os detalhes do projeto de forma direta.

Dessa maneira, fica mais fácil identificar divergências e corrigir os rumos quando algo ocorre diferente do que foi planejado.

Devido ao fato de o método ser muito versátil, o mesmo conceito pode ser aplicado para qualquer projeto independentemente do tamanho.

No setor industrial, por exemplo, que envolve situações mais complexas, indica-se o uso de outras ferramentas de gestão para aperfeiçoar os processos e complementar a aplicação 5W2H.

2. Otimização de equipamentos

Para que uma empresa mantenha a competitividade, seus equipamentos precisam estar de acordo com as tendências mais recentes do mercado.

Sem isso, sua produtividade ficará defasada, tendo um grande impacto nos resultados de longo prazo.

É por isso que o plano de ação 5W2H pode ajudar a eliminar mais rapidamente os gargalos, detalhando os pontos da operação que necessitam de maior atenção.

3. Redução de custos operacionais

Empresas de diversos segmentos como indústria, varejo, alimentos, logística, entre outros, sabem que, para estar sempre um passo à frente dos concorrentes, é preciso aperfeiçoar a padronização dos processos e buscar incessantemente a redução de custos.

O plano de ação 5w2h pode ser utilizado, por exemplo, para localizar e reformular procedimentos que geram desperdício de matéria-prima.

Afinal, a economia de recursos ocorre de diversas maneiras. Pequenas alterações na operação ou investimentos em sistemas para prevenção de perdas podem resultar em ganhos significativos.

4. Aumento da eficiência energética

O conceito de eficiência energética ganhou força nas últimas décadas. Além disso, as cobranças da sociedade por um comportamento sustentável por parte das empresas são crescentes.

Por isso, é importante encontrar maneiras de otimizar e utilizar quantidades cada vez menores de energia.

O plano de ação 5W2H pode ser aplicado para compreender como os diversos departamentos da organização podem trabalhar de forma integrada para reduzir o consumo energético.

Além disso, é possível traçar planos de ação e avaliar a viabilidade de investimento em fontes sustentáveis de energia a médio e longo prazo.

Depois de compreender algumas possibilidades da aplicação 5W2H, apresentamos, a seguir, o passo a passo para fazer o seu plano de ação e começar a utilizar agora mesmo!

6 passos de como fazer um plano de ação 5W2H

O método 5w2h é funcional e intuitivo. Por isso, ao compreender a importância de cada uma das sete perguntas do modelo, fica mais fácil elaborar um plano de ação para atingir qualquer objetivo.

Por exemplo, ele pode ser adotado com a finalidade de melhorar a segurança do trabalho. Nesse caso, é possível elaborar todo o processo de melhoria por meio do plano de ação.

Mas, apesar da viabilidade do método, os resultados podem ser melhorados seguindo alguns passos adicionais. A seguir, apresentamos os 6 principais passos para a elaboração do plano de ação pelo método 5W2H. Confira!

1. Estabeleça metas antes da aplicação 5W2H

De fato, todo processo de mudança precisa ser estratégico em uma empresa. Afinal de contas, o plano de ação 5W2H deve ter um propósito a cumprir.

Para isso, não basta ter objetivos amplos, é preciso especificar. Por isso, é fundamental ter clareza sobre as metas a serem alcançadas. Comece, então, focando neste aspecto: aonde você quer chegar? Quais metas precisa alcançar?

2. Faça um diagnóstico da situação

Agora, é momento de aprofundar um pouco mais a compreensão sobre a situação. Em princípio, isso pode ser feito por meio de um diagnóstico mais preciso.

De acordo com o exemplo da redução de despesas, a avaliação do cenário deve esclarecer em que condição a empresa ou setor estão hoje. Quais são todos os custos envolvidos? Como eles impactam nos resultados financeiros da empresa?

Contudo, se o objetivo for outro, como melhorar a eficiência operacional, outros dados precisam ser analisados. Aliás, entre eles, todos os indicadores possíveis relacionados à capacidade produtiva da empresa e dos trabalhadores.

O importante é observar a situação que precisa ser enfrentada para ser completamente compreendida. Só assim, é possível começar a desenvolver medidas efetivas para correção de problemas ou aproveitamento de oportunidades.

3. Use aplicativos ou sistemas de controle

Certamente, todos os dados das ações a serem realizadas precisam ser analisados antes, durante e depois da execução do plano de ação.

Então, o ideal é que todas as informações estejam reunidas em um ambiente que seja fácil de acessar e atualizar. Entre as ferramentas possíveis de serem adotadas, estão as planilhas e softwares especializados, como um sistema de checklist.

Hoje, com uso de aplicativos, é possível fazer esse acompanhamento. Em primeiro lugar, a solução adotada deve tornar o processo mais eficiente. Afinal, quanto mais automatizada for a captura e a avaliação dos dados, melhor.

4. Estruture o plano de ação

O plano de ação é uma lista de medidas que devem ser adotadas para atingir uma determinada meta. Desse modo, fica fácil notar que você precisará seguir um checklist para chegar ao seu objetivo.

Então, a questão crucial, neste ponto, é saber traçar exatamente todas as ações necessárias para que o planejamento seja executado.

Aliás, é comum que surjam dúvidas ou, até  mesmo, que aspectos importantes sejam deixados de fora. Mas isso não deve ocorrer com quem domina o método 5W2H.

Note que ele foi desenvolvido, justamente, para resultar em um plano de ação efetivo e eficiente. Portanto, responder a cada uma das questões do método é, em resumo, organizar o seu plano de ação.

5. Acompanhe resultados

Com o plano traçado, é hora de colocá-lo em prática. Para isso, defina indicadores e acompanhe o desempenho. Aliás, é fundamental determinar, também, os métodos de análise.

A comparação de resultados, por exemplo, deve ser feita a partir das mesmas referências, ou seja, utilizando os mesmos objetos, critérios e período de avaliação. Assim fica mais fácil de medir os resultados constantemente.

6. Promova melhorias contínuas

A partir dos dados apurados, você observará se o plano está atingindo seus objetivos ou não. Inclusive, uma das vantagens do método 5W2H é que ele é flexível, isto é, você pode fazer alterações no percurso para otimizar os resultados.

Sob o mesmo ponto de vista, o plano de ação 5W2H traz uma visão do todo. Inclusive, isso permite identificar com mais facilidade quais aspectos precisam ser modificados para melhorar a performance.

Podemos dizer que o 5W2H facilita a adoção do ciclo de melhoria contínua, porque consegue traçar todas as medidas necessárias para aprimorar os processos constantemente, reduzindo, assim, a ocorrência de não conformidades.

Com todas essas informações, é hora de ver o plano pronto para ser executado. Vamos conferir um exemplo?

Exemplo de como fazer a aplicação 5W2H

Precisa de um exemplo de como seria a tabela de informações da aplicação 5W2h? Então, observe abaixo como cada item se ajusta às necessidades do projeto:

exemplo 5w2h

Existe alguma ferramenta que possa me ajudar?

Conhecendo todos esses pontos a respeito da metodologia 5W2H, fica claro que o planejamento para colocar em prática precisa ser bem feito. Mas, grande parte das empresas ainda tenta utilizar métodos manuais para isso.

Contudo, hoje, sabemos que a confiabilidade de armazenamento de dados em papel é muito baixa. Por isso, é preciso contar com soluções que facilitem o trabalho e o dia a dia dentro das organizações.

Imediatamente, fica clara a necessidade de buscar uma solução que ajude na aplicação 5W2H. E nada melhor do que uma ferramenta simples e intuitiva para isso, concorda?

É por esse motivo que a Checklist Fácil é reconhecidamente a melhor solução para implementar o plano de ação 5W2H. Disponibilizamos o modelo em nosso sistema, basta preenchê-lo de acordo com os seus objetivos!

Além disso, já são mais de 500 clientes em 16 países diferentes utilizando uma solução que funciona em ambiente online ou offline, em qualquer plataforma (web, iOS ou Android).

Enfim, agora que você aprendeu como a aplicação 5W2h pode beneficiar a sua empresa, que tal começar a otimizar seus processos e resultados utilizando um checklist eletrônico? Fale com um dos nossos consultores e agende uma demonstração.

Marina

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