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Fazer uma boa gestão de processos industriais é fundamental para manter a produtividade em alta e garantir que tudo sairá conforme o planejado. O principal objetivo é evitar erros na etapa de operação.
Com uma melhor organização, é possível otimizar a operação, melhorar os métodos de controle, análise e fiscalização dos meios de produção. Isso contribui para uma melhor performance do processo, mantém a qualidade alta e a empresa competitiva.
Por isso, neste artigo, você vai ver como aumentar a eficiência da gestão de processos na indústria e identificar se, na sua empresa, esse processo está sendo eficiente. Boa leitura!
O que é gestão de processos industriais?
A gestão de processos industriais nada mais é do que uma área destinada ao planejamento e gerenciamento, que utiliza metodologias para otimizar e automatizar as etapas do ciclo produtivo.
Com o mapeamento dos processos, é possível reduzir os custos, melhorar os resultados financeiros e manter a competitividade em alta. Por isso, cabe ao gestor a responsabilidade do gerenciamento das etapas de produção, desde a escolha das matérias-primas até a sua distribuição.
A busca pela melhoria da produtividade e redução dos custos de produção é histórica e tem origem na Revolução Industrial, a partir de onde essa preocupação vai evoluindo com a criação de iniciativas posteriores.
Um passo importante para isso foi o surgimento do Taylorismo, que trouxe a ideia de aprimorar a divisão do trabalho com foco na padronização para alcançar a eficiência e a qualidade.
O Fordismo, por sua vez, teve como principal marco a introdução das linhas de montagem, onde cada trabalhador realizava sua tarefa em um local fixo e o produto se deslocava em uma esteira de produção.
Logo após a Segunda Guerra Mundial, no Japão, surgiu o Toyotismo, um sistema que buscava a melhoria contínua dos processos industriais e ficou conhecido como gestão da qualidade total. Nesse contexto, passou-se a pensar na importância de combinar tecnologia com análise de processos.
Nos anos 2000 surgem os conceitos de gestão de processos de negócio ou Business Process Management System (BPMS) – uma gestão de processos industriais alinhada à estratégia da empresa, com foco nas prioridades dos clientes.
Foi essa fase da gestão de processos industriais que incorporou a tecnologia da informação com esquemas de automação e monitoramento a partir de softwares.
Importância da gestão de processos na indústria
Os princípios da gestão na indústria podem ajudar a simplificar os processos de uma organização, deixando-os mais eficientes.
Todo negócio é dividido em diferentes departamentos e etapas, como: recebimento de insumos pelos fornecedores, contas a pagar, RH, contratação de novos serviços e outros.
Com tantas atividades e funcionários trabalhando em funções diversas, é preciso ter um sistema que permita padronizar as atividades, os processos, controlar as entradas e saídas, melhorar o fluxo de trabalho, ter mais agilidade e reforçar os lucros.
Além desses pontos importantes, as metodologias de gestão de processos industriais também podem ajudar os gestores a:
- Conhecer melhor o negócio;
- Facilitar a mensuração dos resultados;
- Integrar pessoas e setores;
- Aumentar a produtividade;
- Criar uma visão sistêmica da empresa;
- Reduzir erros e custos.
Como aplicar a gestão de processos na indústria?
A gestão de processos industriais pode ser aplicada em qualquer empresa e, para garantir uma boa aplicação, é importante automatizar o processo, contando com a ajuda de tecnologias, como softwares, para criar uma padronização.
De forma simplificada, o processo de gestão industrial é dividido em:
- Pré-implementação (plano): consiste na definição do escopo do projeto
- Implementação (execução): é a hora de fazer o que foi proposto e alinhar as equipes;
- Reimplementação (revisão): revisão contínua para identificar os pontos de ajuste e melhoria.
Porém, de forma mais detalhada, podemos dividir os princípios da gestão em 5 passos, listados abaixo:
Mapeamento
O mapeamento de processos é uma ferramenta usada para identificar, priorizar e entender os problemas que podem passar despercebidos na rotina.
Depois de definir o objetivo e selecionar o processo que será mapeado (você pode começar por aqueles que têm maior impacto nos resultados, por exemplo), é preciso escolher a abordagem que será utilizada.
Existem três opções e a escolha vai depender da que está mais ajustada com a realidade da empresa:
- Bottom-up: parte das tarefas micro para as tarefas macro;
- Top-down: parte do escopo macro para o micro;
- Middle-up-down: mapeamento começa com pessoas que têm ligações com os gestores e especialistas, como os supervisores de cada área.
Em seguida, o gestor de projetos vai definir o cronograma de entrevistas e o método de modelagem.
O Checklist Fácil é a ferramenta ideal para auxiliar no mapeamento de processos e a manter o controle por departamento, pois integra as operações de forma automatizada, evitando perdas de informações e facilitando as auditorias internas.
Modelagem
A modelagem é uma ferramenta útil para entender os fluxos de trabalho da organização e possibilita a identificação de gargalos, falhas e outros problemas que impedem o crescimento e a melhoria de tarefas.
Também conhecida como Business Process Modeling (BPM), é um modelo ilustrativo e analítico dos procedimentos do negócio que podem ser representados por diagramas, fluxogramas e outros modelos gráficos.
Existem diferentes notações no mercado e cada uma tem uma finalidade diferente. Conforme o BPM CBOK (Business Process Management Common Book of Knowledge – ou guia de conhecimento sobre gestão de processos), os principais são:
- BPMN (Business Process Model and Notation): é uma representação gráfica construída a partir de ícones que representam o fluxo de processo. Ele ajuda a organizar os processos para que nenhuma atividade deixe de ser realizada;
- EPC (Event-driven Process Chain): trabalha não só com fluxo de processos, mas com vários diagramas que ajudam a entender a organização em sua totalidade e dá ênfase à modelagem de eventos – iniciais, intermediários e finais;
- IDEF (Integrated Definition Language): evidencia as entradas, saídas, mecanismos, controle de processos e relação dos níveis de detalhes entre as hierarquias. Pretende desenvolver uma forma gráfica que descreve todo o ciclo de vida do desenvolvimento de um sistema;
- Value Stream Mapping: também chamado de mapeamento do fluxo de valor, é uma ferramenta visual que permite analisar o fluxo de valor de um processo de ponta a ponta – desde a origem até a entrega ao cliente.
Em seguida, a gestão precisa gerar um documento compartilhável, com a representação do processo e distribuí-lo para as equipes, que terão conhecimento das suas responsabilidades.
Implantação
Essa é a fase de garantir que o que foi planejado e documentado seja executado pelas equipes com disciplina. Por isso, é essencial reunir os envolvidos para explicar as motivações por trás das mudanças, sanar dúvidas e motivar o time para implementar todas as melhorias propostas.
Usar recursos centralizados de informação, como o modelo POP para indústrias da Checklist Fácil, pode diminuir os desafios inerentes à aplicação de novos processos, evitando erros e trazendo mais agilidade.
Monitoramento
A implantação da gestão de processos industriais por si só não é capaz de implementar com eficácia rotinas de trabalho, melhorar os indicadores de desempenho e reduzir erros.
O monitoramento, com auditorias constantes, avaliação dos indicadores e realização dos ajustes necessários é que mostram que a empresa está focada na gestão de processos.
O Checklist Fácil te ajuda a acessar os resultados com facilidade e identificar oportunidades de melhorias por meio da criação de dashboards intuitivos e de fácil interpretação, a partir da sua integração com o Power BI. Dessa forma, é possível garantir que todas as atividades estão sendo realizadas sem esquecimentos ou erros.
Melhorias
Com um mercado dinâmico e a necessidade de acompanhar as transformações de forma periódica, os processos precisam ser atualizados constantemente. Além disso, todas as mudanças devem ser registradas e comunicadas para toda a equipe de trabalho.
Para garantir que a gestão de processos industriais continue evoluindo cada vez mais, a equipe deve trabalhar em ciclos de melhoria contínua, como o PDCA, que significa:
- Plan (planejar): busca identificar os pontos de melhoria nos produtos ou serviços em algum departamento, procedimento ou equipe. Essa etapa envolve um plano de ação;
- Do (fazer): é nessa fase que as mudanças definidas no planejamento são implementadas. Para isso, todos os envolvidos devem estar cientes de suas responsabilidades e prazos;
- Check (checar): a intenção é conferir a execução do plano de ação para garantir que tudo ocorrerá conforme o planejado;
- Act (agir): é aqui que são tomadas decisões conforme o que foi observado na fase de checagem para corrigir e solucionar problemas.
Com os planos de ação da Checklist Fácil é possível garantir a execução do que foi planejado, atribuir diretamente as ações aos membros envolvidos e definir a data limite para as correções.
Como garantir a eficiência da gestão dos processos?
Depois de criar uma cultura baseada em gestão de processos, é possível garantir a eficiência desse controle por meio de alguns pontos básicos.
Acompanhar as demandas e identificar os custos
Para identificar os desperdícios na linha operacional, é preciso saber os custos. Para isso, deve-se fazer um levantamento dos processos produtivos e acompanhar as variações e as demandas para programar esses momentos.
Esses cálculos são essenciais para que o volume produzido não ultrapasse as vendas, o que afeta a saúde financeira da empresa.
Definir indicadores de performance
Os indicadores de desempenho ou KPIs (em inglês Key Performance Indicators) são ferramentas que auxiliam o monitoramento da situação atual da empresa, bem como o alinhamentos das ações com as metas estratégicas, se estão ou não sendo alcançadas.
Com eles, é possível obter um maior controle sobre a produção para tomar decisões acertadas. De acordo com o BPM CBOK, podemos citar alguns indicadores:
- Indicador de produtividade: avalia a utilização dos recursos disponíveis e a qualidade das operações;
- Indicador de eficiência: avalia o uso de recursos e mede o desperdício, horas trabalhadas em um projeto, acúmulo de perdas e etc;
- Indicador de eficácia: mede se os processos estão funcionando de forma adequada;
- Indicador de qualidade: mede o percentual de produção que atende as regras de qualidade;
- Indicador de lucratividade: analisa o lucro da produção em relação ao total da receita de vendas.
Implementar novas tecnologias
Para uma boa gestão dos processos industriais, um dos melhores caminhos é implementar novas tecnologias. Elas reduzem os índices de erros, melhoram a agilidade na execução de processos e a produtividade.
Além disso, a tecnologia facilita o acompanhamento das movimentações de estoque, transporte e acondicionamento, diminui custos e reduz perdas, otimiza recursos e aumenta a conectividade.
Um exemplo é o software Checklist Fácil, que permite realizar medições automatizadas de processos industriais, otimizando o tempo e maximizando os resultados.
Automação e tecnologia na gestão de processos industriais
A indústria 5.0 incentiva o uso de diversas tecnologias que surgiram nos últimos anos, como uma nova forma de modelo de trabalho, onde as máquinas atuam ao lado do ser humano, para melhorar os processos produtivos, reduzir desperdícios, melhorar a produtividade e diminuir o impacto ambiental.
Entre essas tecnologias, podemos citar:
Análise preditiva
Essa forma avançada de análise que usa dados para prever acontecimentos futuros. Ela pode, por exemplo, melhorar as operações, prever estoque e gerenciar recursos.
Big Data
De modo geral, Big Data permite extrair e tratar grandes volumes de dados presentes na rede mundial de computadores e obter informações que podem ser importantes para a empresa.
O Big Data na indústria pode direcionar a logística e as tomadas de decisões, aprimorar processos e ajudar a melhorar as vendas.
Internet das Coisas Industrial (IIoT)
IIoT (Internet das Coisas Industrial) é um sistema de sensores e dispositivos interconectados que coletam e compartilham os dados. Cada dispositivo está equipado com um sensor, chip ou software que permite a troca de informações com equipamentos industriais autônomos e computadores.
Os dados coletados podem ser usados para monitorar ou controlar o ambiente, eficácia operacional, automatizar medições em equipamentos e outras.
Com o Checklist Fácil você pode automatizar as medições dos seus equipamentos com a tecnologia de integração com sensores IoT e obter dados em tempo real, corrigir falhas, executar ações preventivas e ter mais agilidade e acurácia das informações.
O software também permite extrair e concentrar informações coletadas por checklist digitais de auditorias e visualizar os resultados por dashboards personalizados, facilitando a gestão de processos industriais através de dados.
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