Tudo sobre auditoria interna e sua importância para as empresas

A auditoria interna é uma das principais ferramentas para detectar falhas nos processos quando elas ainda estão em fase inicial. Portanto, é importante que ela faça parte da rotina da instituição e seja usada para prevenir potenciais problemas que podem afetar seu funcionamento e resultados. 

A importância da auditoria interna vai além da detecção de não conformidades e falhas no processo, vale dizer. Ela pode ser implementada para garantir o controle interno, transparência, confiança e segurança da empresa, assim como para promover sua melhoria de forma contínua. 

Pensando nisso, preparamos um guia completo sobre o assunto para que você possa implementar essa estratégia em sua organização e aproveitar seus benefícios. É só continuar lendo!

O que é auditoria interna?

Auditoria interna é um procedimento independente, realizado pela própria empresa, que tem como objetivo fazer uma análise detalhada das atividades desenvolvidas na organização.

Em outras palavras, a auditoria interna é uma forma de assegurar o controle interno da empresa, garantindo que atue conforme as normas estabelecidas pela gestão. Também ajuda a identificar problemas em fase inicial, reduzindo potenciais danos ao funcionamento da instituição. 

Diferença entre auditoria interna e externa 

Embora ambas as ações tenham o propósito de avaliar processos e/ou operações, há uma diferença entre auditoria interna e externa. A auditoria interna é uma atividade autônoma, que depende unicamente da própria instituição e é usada para controle interno da gestão. 

Por outro lado, a auditoria externa não tem nenhum vínculo com a instituição auditada e é realizada por profissionais independentes. Ela serve para dar credibilidade à marca e para obtenção de diversas certificações, como o relatório de auditoria interna ISO 9001, por exemplo. 

Qual é o principal objetivo da auditoria interna?

Em linhas gerais, o objetivo de uma auditoria interna é avaliar detalhadamente os processos de uma organização. Isso com base em critérios estabelecidos pela empresa. 

Essa avaliação ajuda a determinar quais processos estão funcionando como esperado e quais precisam de ajustes ou até mesmo serem eliminados. 

É, assim, um procedimento criado para analisar e melhorar os padrões de qualidade de uma instituição. Inclusive, ela costuma ser implementada antes de uma auditoria externa. Isso com a finalidade de verificar se toda a instituição está funcionando de acordo com o planejado. 

Qual a importância da auditoria interna nas organizações?

A auditoria interna é uma importante ferramenta de controle interno, sendo utilizada por empresas de todos os portes e segmentos. Por isso, quando bem conduzida, ela permite que falhas sejam identificadas e soluções criadas para resolvê-las.

Essa estratégia amplia a visão sobre as condições de cada processo e fornece informações para que a gestão tome decisões corretas. A realização da auditoria interna de forma periódica  resulta em um controle mais rigoroso dos setores e operações. 

Vantagens e benefícios da auditoria interna

• Identifica falhas ainda em fase inicial;
• Aponta processos e atividades que precisam de melhoria;
• Permite que a gestão tenha controle sobre os processos;
• Prepara a instituição para auditorias externas, minimizando a chance de reprovação em certificações nacionais e internacionais;
• Proporciona transparência em todos os setores auditados;
• Fortalece a cultura de melhoria contínua dentro da instituição;
• Promove a satisfação dos colaboradores e investidores, permitindo à empresa crescer de forma ágil. 

Quem faz auditoria interna?

O profissional responsável pela auditoria interna é o auditor interno. Aliás, essa é uma função que pode ser desempenhada por qualquer funcionário que seja devidamente qualificado para tal. A escolha correta desse profissional é fundamental para que esse processo seja feito de modo seguro e eficaz. 

É importante destacar que o auditor interno deve conhecer bem o funcionamento da organização, como seus setores, processos, objetivos, propósitos, valores etc. Isso porque é com base nisso que ele pode verificar se a organização atua conforme se espera ou de acordo com o planejado. 

 O que faz um auditor interno?

O papel do auditor interno é analisar os processos e atividades com base em critérios estabelecidos no checklist da auditoria e, com base nisso, identificar não conformidades. 

Ele faz uma análise minuciosa e atenta em todos os setores e áreas relevantes da empresa com a finalidade de reunir informações e gerar um relatório que pode ser utilizado pela gestão para promover sua melhoria e crescimento. 

Tipos de auditoria interna

Existem vários tipos de auditoria. Abaixo, conheça os principais:

Auditoria interna da qualidade

A auditoria interna de qualidade tem como objetivo identificar se os processos da empresa estão de acordo com os critérios de qualidade do mercado e da própria instituição. 

Normalmente, esse tipo de auditoria é feita com base nas diretrizes do ISO 9001, que estabelece normas para a gestão de qualidade eficiente. 

Auditoria de controle interno

A auditoria de controle interno tem como objetivo obter dados e informações precisas para fornecer controle sobre os processos internos de uma organização. 

Esse tipo de auditoria se aplica a qualquer setor e seu principal foco é assegurar transparência nas áreas auditadas, de modo que a gestão esteja ciente de tudo. 

Diferença entre auditoria e controle interno

Controle interno é um conjunto de procedimentos usados pela empresa para garantir a transparência e controle em seus processos, visando a eficiência operacional. 

Por outro lado, a auditoria interna é uma atividade desenvolvida para avaliar a estratégia de controle interno que está sendo adotada e definir se ela está obtendo os resultados esperados.

Auditoria interna de recursos humanos

A auditoria interna de recursos humanos avalia todos os aspectos da gestão de pessoas, a fim de identificar erros e propor melhorias. 

Entre os pontos avaliados estão desempenho no trabalho, cumprimento de leis trabalhistas, políticas de recrutamento, desenvolvimento de pessoas, entre outros.

Auditoria interna folha de pagamento

Auditoria interna folha de pagamento é um tipo de auditoria de RH, mas voltada especificamente para o controle de pagamento. 

Esse tipo de auditoria avalia os documentos financeiros que dizem respeito aos pagamentos de funcionários. 

Seu objetivo é verificar se a empresa está agindo de acordo com o estipulado pela lei e também se há algum erro que possa gerar prejuízo financeiro para a instituição. 

Auditoria interna na construção civil

A auditoria interna na construção civil tem foco maior nas particularidades do canteiro de obras. 

Ela serve para avaliar todos os aspectos da obra, por exemplo, planejamento, uso do orçamento, segurança dos trabalhadores, aplicação das Normas Regulamentadoras, entrega final do projeto etc. 

A recomendação é realizar a auditoria em três momentos: início na obra, durante e após a finalização.

Auditoria interna ISO 9001

ISO 9001 define uma série de normas para empresas candidatas à certificação de qualidade da ISO (International Organization for Standardization). Para obtenção desse certificado, é necessário implementar os critérios da norma para que eles sejam auditados por um órgão competente. 

Nesse sentido, o auditor interno ISO 9001 aplica a avaliação antes da auditoria externa e tem como objetivo avaliar se a empresa está de acordo com todas as regras da certificação. Com isso, a organização diminui a chance de ser reprovada pelo auditor e perder a certificação.  

Como fazer auditoria interna ISO 9001?

Para aplicar a auditoria interna ISO 9001, é preciso que a empresa implemente todos os critérios e normas técnicas definidas em tal norma. Esse documento traz 7 princípios para a gestão de qualidade:

1. Foco no cliente;
2. Liderança;
3. Engajamento das pessoas;
4. Abordagem por processos;
5. Melhoria contínua;
6. Tomada de decisões baseada em fatos;
7. Gestão de relacionamentos.

Após a implementação desses princípios, sua empresa já está pronta para ser auditada. É nessa fase que entra a auditoria externa da ISO 9001 e, caso tudo esteja conforme o esperado, sua organização recebe a certificação. 

Auditoria interna de inventários

Esse tipo de auditoria é voltada para a contabilização do estoque e visa avaliar, organizar e documentar informações sobre os itens presentes nesse setor. Sua utilização é comum em lojas e supermercados. 

Sua função é garantir segurança no controle de itens, uma vez que a entrada e saída de produtos do estoque é constante. Para isso, o auditor procura identificar possíveis divergências, extravios e produtos inutilizados por danos ou pela ação do tempo.

Auditoria interna de segurança do trabalho

A auditoria interna de segurança do trabalho tem como objetivo verificar se as normas de SST estão sendo seguidas, identificar não conformidades e apontar maneiras de melhorar seu desempenho. 

Esse tipo de auditoria ajuda a reduzir riscos à integridade física dos trabalhadores e garante que a organização esteja de acordo com o estabelecido pelas leis trabalhistas.

Como a auditoria interna interfere na redução de custos?

Uma grande vantagem da implementação da auditoria interna como parte da cultura organizacional é o controle e redução de custos desnecessários. 

Isso ocorre porque o controle sobre os processos permite à gestão enxergar áreas passíveis de redução de custos ou identificar setores que estão gastando mais do que o necessário. 

Além disso, a auditoria possibilita identificar processos que possuem custos ocultos, que são aqueles que não podem ser medidos ou sequer rastreados. Por exemplo, retrabalhos. 

Passo a passo do procedimento de auditorias internas

A seguir, acompanhe o passo a passo para implementar a auditoria interna em sua empresa:

1- Planeje

O primeiro passo é definir o objetivo da vistoria e quais os resultados são esperados. Como a auditoria é feita por áreas, é fundamental que o auditor esteja a par dos interesses da gestão e quais as prioridades da avaliação. 

Além disso, é importante definir quem será o auditor. Considerar sua experiência, formação e habilidades é fundamental. Busque também selecionar um profissional que seja imparcial, pois isso pode ajudar sua empresa a crescer. 

2- Dê ciência a sua equipe

O trabalho em equipe é fundamental para o sucesso de qualquer investida corporativa, por isso, é importante envolver toda a equipe na auditoria interna.

Nesse sentido, vale dizer que a opinião dos colaboradores pode ser decisiva para identificar problemas e entender suas causas. Afinal, muitos deles lidam diariamente com processos e/ou operações da organização. 

3- Monte um cronograma

Transforme o planejamento em um cronograma. Isso permite que cada tópico da avaliação ganhe etapas consecutivas, de forma a abranger todas as frentes, respeitando os prazos e prioridades estabelecidas. 

Outra utilidade do cronograma é definir a periodicidade dessas auditorias, o que ajuda a montar um plano de verificação/auditoria. 

Estabelecer essa rotina garante que o controle sobre os processos seja mais seguro e que a organização alcance rapidamente seus objetivos. 

4- Crie um checklist

O checklist é uma ferramenta essencial para a realização de uma auditoria interna. A partir dele, o auditor pode avaliar a empresa com base em pontos previamente estabelecidos. 

Essa solução funciona como um guia para o auditor, minimizando a chance de algum fator importante ser deixado de lado na avaliação. 

O bom é que o checklist digital pode ser personalizado para atender a realidade da empresa e as especificidades dos setores que serão auditados. 

5- Elabore o relatório

Ao finalizar o processo de auditoria, é preciso apresentar os resultados para a alta gestão. 

Para isso, você pode elaborar um relatório com as principais informações da auditoria interna. Falaremos sobre isso a seguir! 

Como fazer um relatório de auditoria interna?

Como vimos, o relatório de auditoria interna é a última etapa de uma auditoria interna. Cumpre mencionar que ele precisa ser feito de forma completa, clara e objetiva para que possa ser utilizado pelos gestores de forma estratégica. 

Veja o que deve constar em um relatório de auditoria interna:

Resumo da auditoria

Deve possuir um relato geral do processo da auditoria, ou seja, informações centrais, como objetivos, datas, escopo e afins. 

Isso serve para orientar o profissional que terá acesso ao documento, pois ele pode, por exemplo, partir para a etapa do relatório que o interessa.  

Vale destacar que a estrutura deste documento pode ser personalizada, mas, geralmente, é composto pelos seguintes tópicos: 

• Capa;
• Introdução;
• Resumo executivo;
• Metodologia e terminologia aplicadas;
• Plano de auditoria interna;
• Ocorrências verificadas;
• Providências e conclusões.

Resultados obtidos

É a parte do documento que você deve inserir as informações que trazem os resultados que a auditoria produziu. Por exemplo:

• Informações categorizadas por setores que foram auditados;
• Evidências coletadas, como registros de imagens, por exemplo;
• Avaliação se o resultado final está de acordo com os objetivos definidos no planejamento da auditoria interna;
• Recomendações específicas para melhoria dos problemas identificados na organização. 

Considerações finais

É o momento que você deve considerar todo o processo de auditoria para fazer suas considerações finais. Nessa parte, é recomendado destacar os pontos centrais da auditoria. 

Principais métodos de auditoria interna

Confira, abaixo, os principais métodos de auditoria interna:  

Matriz de risco

Matriz de risco é uma ferramenta utilizada para a análise de riscos. Ela usa uma representação visual para indicar quais os riscos uma organização está sujeita e quais seriam os seus impactos na operação. 

Essa representação usa cores para indicar a probabilidade de um determinado risco se tornar realidade. Veja: 

• Verde: baixa probabilidade;
• Amarelo: média probabilidade;
• Vermelho: alta probabilidade.

Plano de auditoria interna

Plano de auditoria interna é um documento contendo todos os aspectos do planejamento, que é a primeira fase do processo de auditoria. 

Um plano de auditoria interna deve constar escopo, áreas analisadas, objetivos da auditoria, prioridades, cronograma, prazos, metas e outros tópicos necessários. 

Normas de auditoria interna 

As auditorias devem seguir normas para garantir que o resultado obtido esteja dentro de um padrão de confiabilidade. 

Para isso, é importante observar a ISO 19011, que fornece diretrizes para a realização de auditorias eficazes. 

Fluxograma de auditoria interna

O fluxograma de processos é uma ferramenta que pode ser usada em auditorias internas. 

Essa metodologia consiste em usar formas geométricas para expor de forma descomplicada os fluxos dentro de um processo. Por exemplo: do atendimento ao cliente ao fechamento de uma oportunidade de negócio. 

O objetivo é fazer a sequência de atividades ser compreendida de forma simples por meio de recursos visuais. 

Formulário para auditoria interna

Os formulários são de grande utilidade em casos de entrevistas e avaliações ou qualquer outra ação para coletar informações. 

Nos formulários podem ser incluídas quaisquer questões relevantes às áreas auditadas. As respostas podem ser de múltipla escolha ou livres. 

Como elaborar um programa de auditoria interna?

O programa de auditoria interna é um plano de ação que detalha todos os procedimentos que o auditor deve seguir durante o processo de avaliação. Ele deve ser o mais minucioso possível, de forma a não ter brechas para interpretações erradas. 

Veja como elaborar um programa de auditoria interna e o que deve constar nele:  

Esse documento é normalmente feito pelo auditor responsável, mas pode ser produzido com ajuda de outros membros da equipe. Contudo, saiba que não há segredo. Basta que ele apresente os seguintes tópicos: 

• Local (endereço da vistoria);
• Norma (norma ISO auditada);
• Escopo (o que será observado na auditoria);
• Critérios (requisitos para a auditoria);
• Métodos (metodologias usadas na auditoria);
• Frequência (frequência em que as auditorias acontecerão);
• Responsabilidades (o que deve ser feito na auditoria);
• Data (data da auditoria);
• Nome do(s) auditor(es) responsáveis (nome dos auditores).

Dicas para um bom dashboard auditoria interna

Dashboard é um painel que usa gráficos e outras representações visuais para apresentar informações. Quando usado em auditorias internas, ele apresenta as informações de forma simples e organizada, facilitando o entendimento, inclusive para terceiros. 

O dashboard pode ser feito a partir de uma planilha de Excel ou de softwares que automatizam essa tarefa. Veja algumas dicas para um modelo eficiente logo abaixo!

• Defina os campos que você deseja que estejam presentes na planilha e crie colunas e campos para tal;
• Cadastre todos os dados, áreas auditadas, nomes e demais informações relevantes;
• Liste os itens a serem auditados;
• Deixe espaços para comentários do auditor;
• Use gráficos em coluna e pizza, porcentagens e cores diferentes para auxiliar no entendimento;
• Mantenha as informações sucintas para evitar a poluição visual do dashboard.

Como fazer um checklist para auditoria interna?

O checklist tem a função de direcionar o profissional durante a realização da auditoria, logo, ele é de vital importância para o sucesso desse processo. 

Confira algumas dicas para um checklist de auditoria interna eficiente:

• Estude sobre o critério (norma) que será auditado. Esse conhecimento é essencial para a formulação das perguntas que integrarão o checklist.
• Faça o checklist por etapas, levando em conta as necessidades de cada tarefa e detalhes de cada uma delas;
• Defina quais itens devem ser verificados em cada tarefa;
• Compartilhe o checklist com as pessoas envolvidas. Isso facilita a realização das tarefas e garante eficiência ao processo. 

O uso da tecnologia nas auditorias pode tornar o processo mais simples, rápido e prático. 

Uma solução que pode ajudar é o Checklist Fácil, pois, além de otimizar esse processo, promove os seguintes benefícios: 

• Redução do uso de papel;
• Padronização dos processos;
• Organização e armazenamento seguros dos dados coletados;
• Otimização de tempo do time de auditoria;
• Possibilidade de anexar mídias aos checklist, facilitando a visualização;
• Agendamento de auditorias;
• Extração de relatórios e dashboards completos;
• Acesso por diversas plataformas, inclusive móveis.

Pode-se observar que, por meio da auditoria interna, os padrões de qualidade dentro de uma organização podem ser elevados, erros podem ser evitados e a melhoria contínua pode ser facilitada.
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