Para nortear o trabalho e garantir que as metas sejam cumpridas, todo gestor precisa seguir as métricas certas para sua área. No setor de manutenção, por exemplo, são os indicadores de manutenção que devem ser acompanhados para que sejam adotadas decisões estratégicas mais assertivas.
É munido de números coerentes com a operação que o profissional pode cumprir essa tarefa. No entanto, o desafio não é assim tão simples. Afinal, é preciso delimitar quais são os indicadores a serem analisados e como calculá-los da forma correta.
Existem diversas formas para que isso seja cumprido, cabendo ao gestor definir os métodos e ferramentas que fazem sentido para o negócio em que atua. Aqui, vamos abordar o que são esses índices de desempenho, os principais indicadores de manutenção e como analisá-los sem erros. Vamos lá!
Veja o que será abordado:
O que são indicadores de manutenção?
Os indicadores de manutenção são um conjunto de informações que demonstram como está o funcionamento do setor. Com eles, é possível mensurar e otimizar os processos, para que se tornem ainda mais eficientes.
Quando se fala em indicadores de gestão, é comum confundi-los com metas do negócio. De fato, as duas coisas estão relacionadas, mas são bastante diferentes.
Na verdade, uma depende da outra. Enquanto o indicador é uma métrica com função de informar a performance de processos e ativos, a meta é uma expressão que representa o desempenho desejado, ainda a ser alcançado.
Sendo assim, os indicadores estão relacionados à geração e análise do desempenho da operação em si. Então, é correto afirmar que a sua análise é o que ajuda no cumprimento de metas.
Os indicadores de manutenção são imprescindíveis para o setor, uma vez que só é possível aprender sobre algo ao se observar e medir dados sobre isso. É com as informações em mãos que o gestor será capaz de eliminar gargalos, aumentar a produtividade e reduzir despesas.
Existem diversos indicadores relevantes para o setor de manutenção, e cada um serve para entregar uma informação estratégica, que deve compor um mapa de dados que embasam tomadas de decisão.
Abordaremos mais sobre eles ao longo deste conteúdo. Continue acompanhando!
Qual a importância dos indicadores de manutenção?
Para atender as demandas de toda a organização, cada departamento precisa estar alinhado com objetivos gerais e apresentar resultados a curto, médio e longo prazo. É por meio da análise de indicadores de manutenção que o gestor desse setor pode traçar planos de melhorias e atender às metas de forma integrada aos demais líderes.
Por isso, indicadores de manutenção são uma forma de acompanhar o planejamento estratégico do setor de manutenção. É comum que, em determinado momento, o gestor sinta a necessidade de rever processos, alinhar ideias e implantar otimizações. Tudo isso só pode ser feito com base em números que reiterem as hipóteses do profissional.
Esses números precisam ser extraídos de forma coerente, ou seja, refletir exatamente o que acontece na operação. Isso significa que não basta a observação de apenas um único processo, ou levar para o planejamento o ponto de vista de apenas um ou dois colaboradores.
É preciso buscar técnicas que permitam a medição exata de entregas e performance da operação, para que ela faça sentido para toda a companhia. Para que os números sejam coerentes, é preciso levar todos os fatores envolvidos em consideração.
Com eles, a empresa tem o poder de buscar resultados cada vez mais positivos, com foco em eficiência, reduzindo erros e retrabalhos e evitando que os processos acabem interrompidos por falhas técnicas.
Nesse sentido, é possível estabelecer indicadores de performance sobre a equipe, os equipamentos e até sobre o fluxo de trabalho.
7 principais indicadores de manutenção que a sua empresa deve conhecer
Como dissemos, existem diversos indicadores de manutenção, e cada um diz respeito a um processo e pode ou não fazer sentido para o seu negócio. Aqui, listamos os indicadores de manutenção fundamentais para o dia a dia de qualquer empresa. Dá só uma olhada:
1. MTBF
Sigla de Mean Time Between Failures, ou “tempo médio entre falhas”, o MTBF é o indicador certo para saber o tempo total de funcionamento das máquinas que apresentam imprecisões e podem ser consertadas. Isso permite a análise de confiabilidade de uma máquina.
Vamos supor que um equipamento que opera 12 horas por dia apresenta problemas três vezes sucessivamente. É preciso analisar o tempo de reparo necessário para cada uma dessas paradas. Assim, basta dividir as horas totais de bom funcionamento pela quantidade de paradas dentro do período de operação da máquina.
Ou seja, seguindo o exemplo acima, bastaria dividir as 12 horas de trabalho pelas três paradas (o tempo total de todas elas). Se cada uma necessitasse de dez minutos de reparo, a cota seria essa:
- MTBF = (12 x 60 – 30) / 3 = 230 minutos
Desse modo, o setor de manutenção pode considerar em seu planejamento que, a cada 230 minutos, uma falha pode ocorrer e deve ser corrigida.
2. MTTR
Aqui, a sigla se refere a Mean Time To Repair, isto é, o “tempo médio para reparos”. Ao contrário do indicador anterior, que tem mais a ver com a performance do equipamento em si, a MTTR mede a habilidade da equipe em consertar a falha.
Dessa maneira, para realizar o cálculo, é preciso dividir o tempo total gasto com os reparos, dividindo também pelo valor total de reparos feitos dentro do período. Isso significa que aquela mesma máquina que quebrou três vezes e necessitou de 10 minutos para cada reparo, tem como MTTR = 10, uma vez que:
- 10 + 10 + 10 / 3 = 10
Para o setor de manutenção, esse indicador representa que são necessários, em média, 10 minutos de reparo nos equipamentos. Esse indicador ajuda na identificação de problemas de inatividade.
3. (A)
Este “A” vem de Availability, que significa “disponibilidade” em português. Esse é o indicador de manutenção que mostra o tempo que um ativo está acessível para operar, de acordo com o programado.
Para o setor de manutenção, quanto maior esse valor, melhor. Afinal, é o tempo que uma máquina permanece em operação e acessível para utilização, segundo o que está programado para ela.
O cálculo é feito com base nas duas operações anteriores, ou seja, a MTBF e a MTTR. Com os números em mãos, basta aplicá-los na fórmula de A.
- Nesse sentido, A = MTBF / (MTBF + MTTR) x 100 %
Seguindo nosso exemplo, A = 230 / (230 + 10) x 100 = 95,83%, demonstrando que a disponibilidade do equipamento é de 95,83%.
Para controlar esse indicador, é necessário olhar para os dois cálculos anteriores.
4. Backlog
Backlog nada mais é que o tempo que seria utilizado para executar a meta de serviços com a força de trabalho disponível naquele período. Consequentemente, é o indicador de manutenção que se altera diariamente, uma vez que os trabalhos são finalizados e novas demandas aparecem constantemente.
O backlog, portanto, é um indicador que o gestor deve almejar a estabilidade. Isto é, quanto mais estável, melhor.
Seu cálculo utiliza como base o HH OS, que soma os valores de “homem-hora” (HH, uma medição sobre o nível de produtividade do trabalho por hora) em relação à OS (ordem de serviço). A OS pode ser classificada como: pendente, planejada, programada e executada.
Nesse sentido, o HH resulta do valor de HH total (HHT), multiplicado pelo percentual de produtividade do colaborador:
- HH disponível = HHT x percentual de produtividade (%).
Após esse cálculo, já é possível calcular o backlog, cuja fórmula é: Σ HH OS Planejada + Σ HH OS Pendente + Σ HH OS Programada + Σ HH OS Executada / HH disponível.
O backlog tem como objetivo compreender o volume de trabalho da equipe. Ou seja, se está excessivo ou não, por exemplo.
5. CPMV
O Custo de Manutenção sobre Valor de Reposição, também conhecido como ERV (Estimated Replace Value) é um indicador financeiro usado para avaliar o custo de manutenção empregado em cada equipamento.
Assim, é possível identificar se seria mais vantajoso continuar mantendo a máquina na empresa ou comprar uma nova. Na prática, o cálculo é:
- CPMV = (Custo Total de Manutenção / Valor de Compra de um Novo Ativo) x 100
O resultado será a taxa de CPMV, que deve estar em até 6%. Se o resultado extrapolar esse limite dentro de um ano, é necessário fazer a troca do equipamento.
Isso significa que, quando se fala em CPMV, quanto menor o valor encontrado, melhor, uma vez que a máquina não precisa ser substituída e ainda é vantajoso mantê-la por mais algum tempo, apesar de suas manutenções.
6. CMUP
Trata-se da sigla de Custo de Manutenção sobre Unidade Produzida. Tem como objetivo identificar o quanto o custo de manutenção impacta o preço final de cada unidade de produto fabricado. No caso, é o somatório de todas as despesas e gastos com a manutenção em si, a saber:
- Custo de manutenção direito: Manutenção de ativos que precisam ser destacados em cada OS. Geralmente, é composto por materiais e pessoal utilizados no reparo;
- Custo de manutenção indireto: Custos que existem ao longo da realização do reparo, como energia elétrica, salários dos técnicos, transporte e impostos.
Em média, o custo de manutenção é de 4% em relação ao faturamento do negócio. Portanto, ao calcular a CMUP, certifique-se de que esse indicador não ultrapassa demais os valores praticados pelo mercado.
Assim, a fórmula é:
- CMPU = Custo de Manutenção / Total de Unidades Produzidas
7. CMF
Por último, um indicador importante para a comprovação de uma gestão de manutenção é o Custo de Manutenção sobre Faturamento. Afinal, é preciso saber o quanto é gasto com manutenções para que não haja desperdício de dinheiro.
No CMF, estão envolvidas despesas com:
- Materiais;
- Terceirização de serviços;
- Mão de obra interna;
- Depreciação dos maquinários;
- Perda de faturamento.
Trata-se de um indicador que precisa estar sempre positivo, uma vez que tem impacto direto sobre a estabilidade financeira do negócio.
Do mesmo modo, ele é essencial para comprovar os resultados da área. Assim, é possível demonstrar, em números, o quanto foi economizado a partir das manutenções realizadas, de acordo com o plano de manutenção vigente.
A sua fórmula é:
- CMF = (Custo Total de Manutenção / Faturamento Bruto) x 100
Após esse cálculo, no entanto, ainda há trabalho a ser feito. Isso porque é preciso utilizar o resultado como um comparativo de mercado. Isso serve para saber se a taxa encontrada é um indicador saudável para a empresa.
O correto é identificar uma média trabalhada pelo mercado e analisar se o negócio está dentro desses parâmetros.
Como analisar corretamente esses indicadores?
Agora que você já sabe quais são os principais indicadores de manutenção, é preciso conhecer as melhores práticas para gerenciá-los. Isso porque, apesar de extraí-los de forma correta, deve-se ter em mente quais são as suas aplicabilidades. Nesse sentido, os próximos passos a serem adotados são:
Passo 1 – Alinhe o trabalho
Ter objetivos claros e alinhados de ponta a ponta com sua equipe é imprescindível para que os indicadores façam sentido na organização. Como falamos, de nada adianta extrair um número sobre apenas um processo ou um único fluxo de trabalho. É preciso olhar para toda a operação de forma integrada.
Nesse sentido, deve-se trabalhar para minimizar ruídos de comunicação, além de percorrer metas bem estruturadas e traçadas para todo o time.
Passo 2 – Categorize as informações
Para fazer a análise dos números extraídos, o gestor pode partir de dois pontos de vista: o quantitativo e o qualitativo. De forma complementar, essas visões auxiliam na compreensão dos mesmos resultados sob mais de um aspecto, o que gera ainda mais insights de gestão e alinhamentos estratégicos.
A análise quantitativa é o resultado numérico. Assim, ela tem como característica a objetividade. Já a análise qualitativa depende de um estudo sobre o número revelado. Por isso, um time de especialistas bem treinados é capaz de compreender diversos aspectos que explicam o número extraído, com base em técnicas de mercado.
Passo 3 – Crie gráficos
É importante acompanhar estes indicadores constantemente e fazer comparativos entre dias, meses e anos. Dessa maneira, uma forma de analisar visualmente melhor esse resultado é com a criação de mapas, diagramas e gráficos de desempenho. Isso facilita na hora de mapear oportunidades e problemas ao longo da gestão.
Além disso, ajuda na apresentação de relatórios de gestão, que ficam mais fáceis de serem compreendidos por todos os demais gestores e executivos.
Qual o papel da tecnologia no acompanhamento desses KPIs?
É claro que, quanto maior a empresa, maior é a necessidade de manutenção e controle de dados. Lidar com todas as informações de forma manual não só gera lentidão e atrasos, como também pode acarretar em erros, uma vez que podem não ser compatíveis com a realidade.
Falhas na comunicação e no repasse de dados são comuns quando a gestão não é automatizada. Além disso, o trabalho analítico manual não integra informações de nenhum outro setor, o que faz com que os dados não sejam de conhecimento de todos – nem sigam a padronização da empresa.
Com o auxílio de um software de gestão, os dados são unificados em um único ambiente digital, que pode ser acessado por todos os envolvidos de forma segura e inviolável. Esses sistemas otimizam a gestão e viabilizam insights para que as empresas tomem as melhores decisões.
Um checklist online, por exemplo, centraliza todos os dados colhidos durante as checagens e inspeções antes e após as manutenções, permitindo um maior controle gerencial, bem como entendimento sobre a vida útil dos equipamentos.
Para saber como funciona o Checklist Fácil e como ele pode aumentar a produtividade na avaliação de indicadores de manutenção, agende uma demonstração gratuita aqui.
