Tudo que você precisa para aumentar a eficiência operacional da sua empresa

Empresas que desejam melhorar seus resultados precisam ficar atentos à eficiência operacional. Isto, porém, é um desafio constante, que requer tecnologia e uma gestão integrada. Quer saber como colocar em prática? Continue com a gente!

Tempo de leitura: 8 minutos
Profissionais analisando indicadores de eficiência operacional

A eficiência operacional de uma empresa é o reflexo das ações que são postas em prática, no dia a dia da operação, com o objetivo de usar o mínimo de recursos para entregar produtos ou serviços de qualidade. Basicamente, trata-se de um funcionamento eficaz.

Sabemos que conquistar esse objetivo leva tempo e exige muito trabalho, tanto dos gestores quanto dos colaboradores. Além disso, as ações precisam ser analisadas e monitoradas para que se saiba se estão atingindo ou não as metas.

Por isso, preparamos este post para te ajudar a chegar nos resultados desejados! Aqui, você vai conferir o que é a eficiência operacional, dicas para otimizá-la, além de entender quais indicadores você deve observar. Vamos lá?

O que significa eficiência operacional?

A eficiência operacional nada mais é que um conjunto de práticas realizadas na empresa para que seus recursos sejam utilizados da melhor maneira possível.

Dessa forma, os resultados podem estar voltados tanto para a redução das falhas de produtos e/ou serviços, quanto para oferecer entregas melhores, de maneira mais rápida.

Basicamente, na prática, a eficiência operacional visa trabalhar melhor, gastar menos e lucrar mais. É a melhoria contínua para manter uma empresa competitiva com bons resultados.

Entretanto, controlar e gerenciar a eficiência operacional da empresa é um desafio. Isso se deve ao fato de que não é apenas um setor, uma área ou uma equipe que é responsável por ela, mas sim a organização como um todo.

Assim, manter a engrenagem funcionando exige a condução adequada de diversos recursos, como: 

  • Equipamentos;
  • Tempo;
  • Processos;
  • Pessoas;
  • Investimento financeiro. 

Agora, você vai entender sobre as principais diferenças entre estratégia e eficiência operacional. Diferenças estas que podem ser aliadas, se usadas corretamente. 

Estratégia e eficiência operacional: principais diferenças

De início, é importante compreender o motivo pelo qual estamos explicando sobre isso agora: muitos gestores confundem a estratégia com a eficiência operacional. Elas não são a mesma coisa, mas podem funcionar bem juntas.

Segundo a teoria de Michael Porter, referência internacional no assunto, enquanto a estratégia foca em fazer coisas que os concorrentes não fazem para se destacar, a eficiência operacional diz respeito à se tornar referência, ser o melhor naquilo que faz

Dessa forma, ambas devem existir no seu negócio, porém funcionando de forma integrada, jamais uma substituindo a outra. 

Ou seja, você pode ser uma empresa competitiva em duas frentes: fazendo algo que a concorrência não faz (estratégia) e tornar-se referência, sendo o melhor no serviço ou produto que oferece (eficiência operacional). 

Entretanto, vale destacar que ambas funcionam melhor quando são usadas de forma inteligente. Por exemplo, sendo exploradas em momentos específicos. 

Afinal, há casos em que faz mais sentido ser melhor e outros, que é preciso fazer diferente. Cabendo a você analisar bem seu público e tipo de mercado, além de acompanhar as tendências da empresa. 

Por fim, agora que você já sabe o que é eficiência operacional e as principais diferenças com a estratégia, entenda melhor sobre os indicadores e como utilizar essas métricas essenciais para o seu negócio. 

Fique de olho no próximo tópico!

Indicadores que impactam na eficiência operacional

Que os dados devem ser o melhor amigo do gestor você já sabe, não é? Uma empresa que deseja se manter competitiva, deve buscar obter, compreender e trabalhar com os dados que surgem dela

Porém, às vezes, o excesso de demandas ou a falta de conhecimento pode impedir um gestor de ler e aproveitar corretamente os indicadores, bem como saber quais deles deverão ser utilizados.

Por isso, selecionamos 4 indicadores que vão ajudar a medir a eficiência operacional da sua empresa, considerando os recursos que já citamos acima: equipamentos, tempo, processos, pessoas e investimento financeiro. Vamos conferir?

1. Overall equipment effectiveness (OEE) 

Inicialmente, temos o indicador OEE, que diz respeito à eficiência geral do equipamento. Para calculá-lo, deve-se considerar três aspectos: 

  1. Disponibilidade: Relação entre o tempo produzido e o tempo programado para produzir;
  2. Performance: Relação entre a produção real e a produção teórica;
  3. Qualidade: Relação entre itens – de acordo com os parâmetros de qualidade e total de itens.

O resultado dos três pontos indica o grau de eficiência dos equipamentos avaliados. 

2. Return on investment (ROI)

Em seguida, temos um dos indicadores mais conhecidos entre os gestores: o ROI. 

Em suma, o ROI considera o capital disponível e o custo gerado para realizar determinada ação. Esse cálculo pode ser feito para avaliar a aquisição de novas tecnologias, reorganizar processos, gerenciar o  tempo e promover a gestão de pessoas.

O valor do retorno sobre o custo inicial (financeiro ou não) do investimento mostra se é viável manter os esforços na atuação ou se é preciso modificar a estratégia. Em bom português: você consegue ver se realmente valeu a pena para o seu negócio (alinhado com os seus objetivos, é claro).

3. Fluxo de caixa operacional (FCO)

Ao falar de FCO, estamos tratando, especificamente, de lucro operacional. Então, neste caso, considera-se todas as entradas e saídas, utilizando 3 variáveis: lucro antes dos impostos, desvalorização e impostos. 

Portanto, esse indicador é muito importante para o controle financeiro da empresa. Assim, analisando junto ao ROI, a tomada de decisão de quanto e onde investir se torna mais assertiva.

4. Net Promoter Score (NPS)

O NPS é uma métrica de lealdade e satisfação do cliente em relação ao seu produto ou serviço. Dessa forma, ao observar esse indicador, é possível saber como está a experiência que você proporciona ao seu consumidor.

Em outras palavras, ao cruzar esse dado com os anteriores, você pode identificar pontos de melhoria nos processos internos que impactam diretamente o público externo

Bom, agora você já entende sobre eficiência operacional e quais dados devem ser utilizados para promovê-la dentro da empresa, então agora é hora de botar a mão na massa. Saiba como otimizar a eficiência operacional.

Como aumentar a eficiência operacional?

Como já comentamos, não é responsabilidade de uma área específica o aumento da eficiência operacional. Para isso, várias ações devem ser tomadas, a fim de gerar um impacto significativo nos resultados. 

Confira algumas atuações que devem ser realizadas para otimização:

1. Invista na padronização de processos

Ao implantar a padronização de processos na sua operação, é possível reduzir custos, ganhar tempo e minimizar erros. Afinal, com orientações a serem seguidas, ou seja, padrões, toda a equipe segue as mesmas diretrizes e o controle será maior.

Além disso, a produtividade do time também aumenta, já que existe um guia a ser seguido, o qual deve ser acessível a todos. 

Dessa forma, os colaboradores terão tarefas e processos pré-definidos, otimizando a eficiência operacional.

2. Faça a gestão das não conformidades

Quando há a padronização dos processos, fica muito mais fácil identificar onde estão as falhas. Porém, vale lembrar que apenas ser capaz de detectar as não conformidades não é suficiente para aumentar a eficiência operacional. Para isso, é preciso tratá-las. 

Nesse sentido, criar e aplicar planos de ação para resolver as inconformidades nos processos é essencial. Esse tipo de prática permite a melhoria contínua dos processos, além da adição ou retirada de etapas no percurso

3. Alinhe controle de qualidade e eficiência operacional

Oferecer um produto ou serviço de qualidade é prioridade para que uma empresa tenha sucesso. Pensando nisso, implementar processos de checagem, auditoria e resolução de problemas é indispensável para manter uma entrega de excelência.

Portanto, é muito importante ser ágil e estar aberto a feedbacks (internos e externos), como forma de manter a melhoria contínua. Esse tipo de atitude proporciona o crescimento profissional e pessoal de colaboradores e a maturidade da empresa como um todo.

Afinal, quais ações sua empresa possui voltadas para a melhoria contínua? É hora de pensar nisso!

4. Invista em tecnologia

Atualmente, empresas que se mantêm competitivas são aquelas que enxergam na tecnologia um aliado indispensável para o negócio progredir. Afinal, ter toda a empresa digitalizada é o primeiro passo para que tudo que falamos até aqui dê certo. 

Através da inteligência artificial e automatização de processos manuais e administrativos básicos, é possível gastar menos tempo, menos dinheiro e acelerar as entregas. 

Ou seja, digitalizar é o segredo para otimizar e, consequentemente, aumentar a eficiência operacional

Leia também: 11 benefícios da digitalização de processos

Finalmente, você já está preparado para iniciar a implementação e/ou otimização da eficiência operacional na sua empresa. Mas, se ainda estiver com dúvidas, entenda agora porque é tão importante obter essa mudança no seu negócio. 

Por que é tão importante obter eficiência operacional?

De antemão, vamos refletir sobre os objetivos da sua empresa. Tenho certeza que aumentar a lucratividade e entregar resultados melhores aos seus clientes está dentro disso, certo? 

Dessa forma, é essencial ter em mente que você não consegue manter uma constância de melhorias e bons resultados sem a eficiência operacional. Ou seja, ela é tudo que seu negócio precisa para se manter competitivo. 

Para entender melhor, dê o play e confira o podcast Google Cloud Cast, com alguns especialistas do Google falando sobre o assunto. Está imperdível! 

Mas, para resumir essa explicação e te ajudar a entender de vez essa necessidade, confira agora alguns benefícios que sua empresa ganha investindo em eficiência operacional: 

Otimização de tempo 

Quando falamos em eficiência operacional, estamos nos referindo a preocupação com a melhoria constante de processos de uma empresa, em busca de resultados melhores.

Nesse sentido, quando isto é posto em prática, temos a otimização do tempo. Funcionários irão trabalhar melhor, gastando menos tempo para as mesmas tarefas. Logo, passam a ser aproveitados em outras demandas, especialmente as mais estratégicas.  

Menos ocorrências de erros 

Através da eficiência operacional, o gestor encontra um comando mais concentrado e preparado para compreender e controlar todos os processos e projetos que andam ao mesmo tempo. 

Além disso, como já tratamos em tópicos anteriores, a tecnologia deve fazer parte desse processo, ou seja, trazendo inteligência artificial e banco de dados. 

Sendo assim, com esses pontos bem trabalhados a ocorrência de erros pode se tornar mínima ou até mesmo inexistente

Mais lucratividade 

Com uma produção bem feita e organizada, a tendência é que seu cliente fique ainda mais satisfeito. Sendo assim, através da eficiência operacional, é possível obter mais lucratividade, justamente por estar focado em ser melhor e fazer diferente. 

O primeiro reflexo nesse ponto é justamente os clientes e, consequentemente, o lucro da empresa.

Gestão em constante melhoria 

Assim como a eficiência operacional busca uma melhoria contínua dos processos a fim de encontrar uma eficácia cada vez melhor, na gestão isso não é diferente. 

Afinal, para obter resultados melhores, a mudança deve vir de “cima”, para passar por todos os funcionários, pela produção e entrega. A gestão é o passo inicial dessa mudança e deve estar sempre preocupada em manter a eficiência no próprio trabalho.

Organização que gera resultado 

Por fim, vale destacar que a eficiência operacional traz uma organização que gera resultado para a empresa como um todo. 

Independente se você visa implementá-la apenas em funções e projetos específicos ou se pretende utilizá-la em toda a empresa, essa preocupação estará pronta para gerar resultados. Isso porque a gestão terá processos e padrões bem definidos e, consequentemente, maior controle. 

Como resultado de tudo que foi falado até agora, a gestão encontra o passo certo para o desenvolvimento certeiro do negócio, mantendo a empresa atualizada, moderna e o mais importante de tudo: gerando resultados! 

Gostou do conteúdo? Você sabia que a Checklist Fácil contribui com a eficiência operacional das empresas por meio de um software de padronização, gerenciamento e análise de processos? 

Agora, vamos falar como utilizar essa plataforma tecnológica para otimizar sua eficiência operacional. Confira!

Checklist Fácil: um parceiro indispensável para a eficiência operacional 

À primeira vista, é esperado que processos mais tradicionais tragam o resultado esperado. Mas, atualmente, integrar o serviço offline com plataformas tecnológicas é indispensável para qualquer empresa. 

Por isso, as grandes companhias compreendem que digitalizar o negócio é a peça chave para se manter no mercado, afinal, o novo consumidor está cada vez mais exigente e imediatista – e é preciso acompanhá-lo. 

Seja como for, o fato é que os processos internos devem manter uma organização e um foco em melhoria contínua, conforme já falamos aqui, e isso só é possível com o auxílio de softwares modernos para uma gestão mais eficiente. 

Nesse contexto, a Checklist Fácil vem agindo com diversas empresas no Brasil todo, através de funções facilitadoras para a rotina. 

A plataforma digitaliza e padroniza processos importantes. Além disso, conta com ferramentas que, na prática, tornam a operação mais simplificada.

Por exemplo, agendamento e criação de checklist, integração com demais softwares de gestão, automatização de processos e preenchimento de planos de ação assim que as não conformidades são detectadas. E tem mais: o módulo de workflows, que permite criar cadências de aplicação de checklists na ordem com que os processos devem ser executados – evitando falhas!

Para iniciar essa nova atualização da sua empresa, você deve contar com um software inteligente. Agende uma demonstração gratuita e veja de que forma podemos lhe ajudar.

É a hora de iniciar um novo tempo de modernidade e resultados na sua empresa!

Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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