Como a folha de verificação pode otimizar a sua gestão de processos

Acompanhar os processos da sua empresa é essencial para entender quais etapas apresentam falhas e o que pode ser melhorado. Confira o artigo para saber mais sobre a folha de verificação e como aplicá-la.

Tempo de leitura: 5 minutos
mulher utilizando folha de verificação ao redor de caixas

A folha de verificação, também conhecida como Checklist, é o método mais acessível para certificar as condições de um serviço, produto, processo ou tarefa de rotina. Quando utilizada da forma correta, pode registrar todas as etapas cumpridas e apontar as necessidades de melhoria em atividades específicas.

No artigo de hoje, vamos abordar todos os detalhes sobre o que é esta ferramenta, como funciona a sua aplicabilidade no dia a dia e qual é a forma mais eficiente de utilizar um checklist para otimizar a sua gestão de processos.

Ainda veremos os benefícios desse método, exemplos práticos de como aplicar uma folha de verificação e um passo a passo para implementá-la na sua empresa e garantir o aperfeiçoamento dos seus resultados. Vamos lá!

O que é a Folha de Verificação?

A folha de verificação é uma ferramenta formada por um conjunto de itens em um formulário, utilizado para coletar dados e controlar processos. É uma metodologia que tem como objetivo acompanhar e solucionar possíveis problemas nas atividades de rotina de uma organização.

A aplicação de checklists é muito útil para ajudar a identificar não conformidades e direcionar soluções de longo prazo para setores variados, o que torna a rotina de trabalho mais prática e produtiva.

Sumariamente, as folhas de verificação padronizam e organizam a coleta de dados, seja por meio de tabelas, planilhas ou quadros. Assim, com uma pessoa responsável por monitorar essas listas, é possível entender a fundo como está sendo o funcionamento de atividades e qual é a causa raiz de algumas falhas.

Alguns checklists já vêm com um formato pré-estabelecido, apenas com as informações necessárias para realizar um acompanhamento. No entanto, também é possível customizar e personalizar os formulários de acordo com a necessidade de monitoramento.

Essa ferramenta serve para:

  • Identificar falhas por tipo e localização;
  • Quantificar resultados;
  • Localizar pontos de melhoria;
  • Classificar tarefas de rotina;
  • Avaliar condições de produção;
  • Apontar as causas de eventuais defeitos;
  • Acompanhar conclusão de etapas;
  • Auxiliar a solução de problemas.

Quando usar uma Folha de Verificação?

Apesar da facilidade que essa metodologia apresenta, pode haver dúvida quanto aos casos em que ela pode ser realmente eficiente para aumentar a percepção geral sobre as atividades de uma empresa. 

Vamos mostrar algumas circunstâncias abaixo, em que a padronização de coleta de dados pode trazer mais resultados e base para melhorar processos e otimizar a sua gestão. Confira:

Quando há necessidade de controle dos processos de produção 

Neste cenário, a análise de itens em conformidade com um padrão é muito útil e importante para avaliar a rotina de trabalho.

Para compartilhamento de dados  

A folha de verificação permite observar dados e informações de forma rápida e prática para compartilhar com uma equipe em tempo real – mesmo entre locais muito distantes.

Quando é preciso identificar falhas 

Se algum resultado obtido em relação a uma atividade não foi de acordo com o esperado, é necessário não só identificar, mas também apontar a frequência de um erro e exatamente onde e porque ele aparece.

Para determinar causas de defeito 

Diante de um cenário de falhas, a folha de verificação surge como uma ferramenta essencial para comprovar a origem de um erro e direcionar ações de melhoria.

Coleta de dados específicos 

O checklist é o meio mais eficaz e prático para essa finalidade. Dependendo da necessidade a ser suprida, também é possível estabelecer uma frequência para a coleta e organização de informações.

Monitoramento de processos

É muito importante aproveitar esse recurso para acompanhar a execução das etapas dentro de um processo. Isso auxilia na avaliação da produtividade de uma tarefa a curto, médio e longo prazo.

Distribuição de tarefas

A folha de verificação pode ser de grande ajuda para estabelecer as responsabilidades dos membros dentro de uma equipe, o que facilita a padronização e execução de atividades.

Passo a passo para utilizar uma Folha de Verificação

Antes de qualquer coisa, é preciso ressaltar que existem vários tipos de folha de verificação. Para estabelecer qual checklist aplicar, é necessário avaliar as necessidades de análise e acompanhamento da sua empresa, mantendo em mente que essa aplicação tem objetivo de trazer qualidade para os processos. Por isso, leia esse artigo até o final!

Para garantir a melhoria contínua do desempenho de atividades, é interessante elaborar um planejamento que garanta a efetividade da ferramenta no dia a dia. Veja o nosso passo a passo para entender como utilizar essa metodologia:

1. Defina um objetivo

Antes de começar, estabeleça quais dados precisam ser coletados e em que formato. Reflita sobre o objetivo principal da verificação que quer realizar, além de quais perguntas precisam ser respondidas e quais decisões devem ser tomadas.

2. Determine as suas variáveis

Para garantir o sucesso dos resultados da sua folha de verificação, é necessário entender qual é o período em que esses dados precisam ser coletados e quais são os fatores que contribuem para a causa de um problema ou a variação de resultados. 

Por exemplo, você pode executar um checklist quinzenalmente, às 15h, para verificar o funcionamento de uma máquina de localização e lote pré-determinado. Desta forma, é possível prevenir falhas no acompanhamento.

3. Projete necessidades

Quando se utiliza essa ferramenta, é interessante definir previamente quem ficará responsável pelo acompanhamento, por quanto tempo e qual é o número máximo de medições por folha de verificação. Assim, os processos ficam objetivos e se tornam mais fáceis de avaliar.

4. Coloque em prática

Depois de tudo isso, resta garantir que todos os dados necessários para coleta estejam claros no formulário. Com a aplicação dentro de uma rotina pré-estabelecida, aos poucos se constrói um sistema completo para otimizar resultados a cada etapa verificada.

Benefícios da Folha de Verificação

Entendendo as variações da ferramenta de acordo com o objetivo principal da coleta e acompanhamento de dados, é possível identificar causas de inúmeros problemas para diferentes situações. Por si só, isso já auxilia a otimizar a gestão com o indicativo da frequência em que se vê determinado erro e por quê.

A folha de verificação também permite a construção de estruturas e estatísticas mais organizadas para o armazenamento de informações. Com isso, a interpretação de dados se torna mais acessível e visual, o que otimiza o tempo e traz resultados concretos e analíticos.

Com o acompanhamento constante de processos, eleva-se a interação entre diferentes setores com os resultados obtidos com checklists, e isso impacta positivamente a empresa entre cada atividade de entrada e saída.

Seja para gestão de pessoas ou monitoramento de recursos, a folha de verificação possibilita que a empresa tenha um controle maior sobre os fluxos de trabalho e produtividade. Isso torna muito mais fácil a identificação e controle de situações negativas, o que fortalece o negócio para atingir metas.

Qualquer pessoa corre o risco de tomar decisões erradas ou impulsivas, e isso gera um alto índice de instabilidade e reduz a segurança administrativa da empresa. No entanto, com o controle e acompanhamento de soluções para tarefas específicas, a tomada de decisões se torna muito mais direcionada e efetiva para trazer melhoria nos resultados e processos.

Planejamento estratégico e gestão de rotina

A folha de verificação é uma sólida ferramenta para identificar e aproveitar os recursos produtivos da sua empresa. Isso significa que a sua aplicação também é uma excelente oportunidade de planejar estratégias e otimizar a gestão de equipes e setores.

Para que as metas sejam alcançadas, é preciso saber onde a empresa quer chegar, ou seja, o que se pretende alcançar no futuro. Os indicadores de monitoramento são poderosos instrumentos para conquistar objetivos e respostas de mercado.

A maior lição que se pode tirar do uso de folhas de verificação é que, através da estratégia certa, é possível garantir a consolidação de uma instituição em curto, médio e longo prazo. Isso porque o aprimoramento de gestão está vinculado aos conceitos de qualidade, prazo e necessidade de mercado.

Com tudo isso, basta manter a busca constante pelo equilíbrio entre o que é possível e o que é desafiador para a empresa. Desta forma, existe o incentivo certo para que as equipes estejam engajadas com os objetivos corporativos.

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Redatora especialista em Branding e Sistemas de Informação. Apaixonada por livros intrigantes, pessoas envolventes e um bom cafézinho compartilhado ☕
Theodora Falabretti

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