Não conformidades nas empresas: use checklists e planos de ação para resolvê-las

Para identificar as não conformidades, é preciso padronizar processos. Por isso, o uso de checklists e planos de ação são fundamentais, tanto no reconhecimento do problema quanto na solução.

Tempo de leitura: 8 minutos
Não conformidades nas empresas: use checklists e planos de ação para resolvê-las

Empresas bem-sucedidas são especialistas em promover a melhoria contínua de seus processos. Projetos estão sempre sujeitos a erros, falhas ou execuções inadequadas. Uma auditoria que acompanhe bem os trabalhos é fundamental para o tratamento de não conformidades.

Saber identificar erros nos processos, ou seja, das não conformidades, e ter um método definido para solucioná-los é um dos segredos da eficiência. Em qualquer segmento, recomendações devem ser seguidas. Algumas têm relação com o controle de qualidade, enquanto outras estão ligadas à segurança. 

Independentemente do nível das não conformidades, atuar diretamente no problema é o que permite chegar aos resultados esperados. Neste post você entenderá melhor como fazer isso, além de descobrir como os checklists podem te ajudar nessa tarefa. Confira!

O que são as não conformidades e por que você deve estar atento a elas?

As não conformidades se referem a qualquer procedimento, prática ou resultado de um trabalho que não está dentro de parâmetros aceitáveis e esperados. Esses pontos podem ser observados em uma atividade de auditoria ou em uma rotina normal de fiscalização.

O descumprimento de normas ou regras de segurança e de padrões estabelecidos internamente em uma empresa estão diretamente ligados às não conformidades. Elas são, portanto, processos que geram resultados insatisfatórios, o que pode se traduzir na piora da qualidade dos produtos ou serviços entregue aos clientes.

Para controlar processos evitando as não conformidades, é necessário adotar padrões a serem seguidos no dia a dia da organização. O ideal é que toda empresa tenha claro quais são os parâmetros exigidos para o atendimento, produção e gestão. Com esse cuidado, é possível ter como resultado:

  • redução do retrabalho;
  • prevenção de perdas;
  • melhor utilização dos recursos da empresa;
  • aumento da segurança contra perdas e acidentes;
  • diminuição do risco de falta de produtos ou matéria-prima;
  • ganho de produtividade.

Porém, não basta apenas definir quais são padrões a serem seguidos em cada processo. Ou seja, é fundamental consolidar um sistema de checagem, capaz de verificar se, na prática, os parâmetros estão sendo seguidos.

Como identificar as não conformidades com checklists?

O tratamento de não conformidade é feito em várias etapas que garantem a correção do problema. Desde a identificação do que está fora do desejado até a solução, são vários passos que garantem que a correção trará o resultado esperado. 

Uma forma muito eficaz para reconhecer as não conformidades é por meio de checklists. A aplicação desse sistema permite constatar as lacunas do processo. Mas como colocar isso, de fato, em prática? Há três passos principais que devem ser considerados nessa tarefa: realizar a checagem, identificar os problemas e analisar as causas. Vamos a elas? 

1. Realize a checagem

O gestor deve ter em mãos o checklist com todos os pontos a serem verificados. O questionário pode ser feito por meio de perguntas, as quais servem para direcionar a checagem. 

Cada segmento estrutura seus itens, de acordo com as necessidades da área. Por exemplo:  “a vitrine da loja está iluminada?”; “os vendedores estão encaminhando o cliente até a porta?”; “o estoque está organizado?”; “a temperatura do freezer está abaixo de 2 graus?”; entre outras.

2. Identifique as não conformidades

O segundo passo em uma auditoria ou fiscalização, é identificar quais os problemas, ou seja, concretamente, as não conformidades. Para cada tipo de projeto ou trabalho haverá categorias diferentes desse problema e elas devem ser registradas.

Quando a questão é identificada, o controle dos registros daquele projeto será muito mais claro e evitará que outros erros se repitam posteriormente. Isso melhora a comunicação entre colaboradores e garante o melhor resultado. A não conformidades devem ser justificadas com rigor.

3. Analise as causas

O auditor do trabalho precisa identificar quais foram as causas do problema. O tratamento de não conformidade também é focado na continuidade, ou seja, impedir que o erro aconteça novamente. Ao apontar a causa, o problema é compreendido de maneira mais ampla para gerar ganhos futuros.

Diferentes causas podem ter gerado as não conformidades e isso depende do trabalho que foi executado. Cabe ao auditor ter precisão na hora de identificar essa causa e relatá-la da melhor maneira. Isso ajudará na resolução do problema.

Identificadas as não conformidades, é preciso resolvê-las. Para isso, a empresa precisa se organizar em dois aspectos: a preparação do time e as ações para tratar os problemas encontrados. Vamos descobrir como fazer isso?

Como preparar o time para tratar as não conformidades?

Para otimizar os processos, a equipe precisa estar alinhada. Assim, é necessário que se sigam algumas etapas para que os procedimentos sejam eficazes. Portanto, apresentamos a seguir, algumas atividades para organizar o seu quadro de colaboradores:

1. Estabeleça soluções

Uma vez que a questão foi identificada e a origem foi percebida adequadamente, é hora de trabalhar em cima do problema. A solução deve ser estabelecida pelo profissional responsável e competente. Se tiver ferramentas e recursos necessários, ele mesmo pode fazer uma correção emergencial.

Após isso, a solução deve ser proposta para a equipe responsável. O próximo passo é trabalhar nas não conformidades de acordo com as recomendações e, então, devolver a demanda ao auditor ou responsável por fiscalizar o trabalho.

2. Treine os colaboradores

O tratamento de não conformidade é fundamental, mas um trabalho prévio de preparo e prevenção pode evitar esses problemas. Eles tendem a atrasar o desenvolvimento, gerar custos, entre outras questões. Para evitá-los, o treinamento é a melhor saída para o colaborador e para a empresa.

Antes de cada projeto, é recomendada uma capacitação para que todos os envolvidos saibam quais parâmetros, normas e exigências devem respeitar. Essa é uma ação prévia, mas que reduz a incidência de não conformidades, evitando o retrabalho.

3. Defina as responsabilidades

Uma vez que um problema é identificado, é muito importante definir quem serão os responsáveis para trabalhar na correção daquela questão. Isso precisa ser feito pelo profissional que está à frente do projeto, já que ele conhece o papel de cada um na execução do processo.

Nem sempre quem faz a auditoria tem esse conhecimento, então a comunicação entre esses dois profissionais é essencial. Essa é uma etapa importante do tratamento de não conformidade e, quanto mais rápida for executada, melhor para a finalização do projeto dentro dos parâmetros.

4. Utilize ferramentas

Lidar com trabalhos que envolvem muitas etapas de execução não é simples. Nesses casos, algumas ferramentas ajudam tanto no cumprimento de cada fase quanto no tratamento de não conformidade. Uma solução digital de checklist pode oferecer um suporte objetivo e prático nessas questões.

Ela deixa mais claro o apontamento das não conformidades e permite anotações gerais sobre o problema. Assim, a descrição da ocorrência, o registro da causa e o apontamento dos responsáveis pela correção podem ser visualizados por todos os envolvidos.

5. Faça o acompanhamento de planos de ação

Os checklists também dão suporte para todo o acompanhamento de cada projeto, envolvendo todos os colaboradores que trabalham nele. Quando as não conformidades são detectadas, o plano de ação é fundamental para guiar os próximos passos na solução.

Uma ferramenta de checklist relata todas as etapas necessárias no tratamento de não conformidade. Assim, conforme os passos forem cumpridos, basta indicar positivamente quando as questões forem resolvidas.

Problemas reconhecidos e time capacitado! Mas, ainda falta um ponto: como agir? É hora de traçar um plano para que a equipe qualificada  trate as lacunas apontadas. Que tal descobrir como fazer isso?

Qual a melhor forma de agir sobre as não conformidades?

1. Crie o plano de ação

Ao identificar não conformidades, o gestor deve criar um plano de ação. Esse plano pode ser desenvolvido na própria ferramenta Checklist Fácil, seguindo, por exemplo, o formato 5W2H, baseado em 7 perguntas:

  • What: o que será feito (etapas);
  • Why: por que será feito (justificativa);
  • Where: onde será feito (local);
  • When: quando será feito (tempo);
  • Who: por quem será feito (responsabilidade);
  • How: como será feito (método);
  • How much: quanto custará fazer (custo).

O campo de plano de ação é automaticamente proposto para resolução do problema.

2. Registre as não conformidades

Para a elaboração do plano de ação, o gestor ou colaborador que identificou as não conformidades precisa, primeiro, fazer um registro da situação, que pode ser feito por meio de foto ou vídeo. Esse registro deve ser incluído no sistema, assim como o plano de ação, que deve ser proposto nesta mesma etapa.

3. Envie o relatório

Assim que todo o checklist estiver respondido, o processo pode ser finalizado, salvo e sincronizado, gerando um relatório que será enviado para a nuvem. A partir daí, as perguntas sobre as não conformidades são incluídas no plano de ação, enviando automaticamente para o gerente da área.

4. Faça a conferência

Ao receber o relatório, o gerente da área deve rever o processo em que foram identificadas as não conformidades, verificar a resolução do problema e fazer uma nova foto, cadastrando a solução resolvida.

5. Submeta à avaliação

Quando a solução é registrada, o auditor responsável é notificado, devendo, então, aprovar ou reprovar a solução cadastrada. Em caso de reprovação, a solicitação volta ao gerente para que ele realize os ajustes necessários, com as devidas orientações para correção das não conformidades.

6. Consolide os processos

Todas estas etapas geram um fluxo de trabalho, consolidando os processos no sistema de checagem, passando a constar para todos os responsáveis pela execução das atividades. Dessa maneira, cria-se a rotina e a padronização se torna cada vez mais efetiva.

De que forma o sistema controla processos para evitar não conformidades?

No sistema Checklist Fácil, todos os controles são definidos pelos próprios gestores. Isso é possível graças a um amplo conjunto de configurações, desde o momento da elaboração do questionário. Nele, é possível definir as perguntas que precisam ser respondidas durante a execução dos processos.

A partir da resposta, podem ser criados novos fluxos. Quando um processo é respondido com “não”, indicando não conformidades, pode-se programar o sistema para exigir que o colaborador crie um plano de ação. Se essa opção for habilitada, ele não conseguirá concluir o checklist sem preenchê-lo.

O próprio pedido para criação do plano de ação pode conter orientações do auditor sobre como esse processo deve ser conduzido. Outra possibilidade é a de que esses campos sejam preenchidos previamente. Dessa forma, o auditor apenas conseguirá ler o que foi definido e salvar o plano de ação para seguir com a auditoria.

Para evitar que surjam erros na configuração do plano de ação, o colaborador pode preencher todos os seus campos previamente, bloqueando a edição dele.

Como adaptar o sistema à organização?

É importante destacar que o sistema deve ser personalizado de acordo com as necessidades da organização. Um exemplo é a inclusão de dicas em cada pergunta. São informações adicionais que podem trazer orientações, imagens e vídeos para indicar qual é a situação ideal para cada processo.

A personalização é um ponto central do sistema porque cada empresa tem um processo de checagem diferente. Por exemplo: a loja de departamentos A tem uma equipe muito grande para a verificação de padrões nas unidades, enquanto a loja B tem uma equipe mais restrita para essa função.

Isso vai gerar modelos diferentes de checagem. Para a empresa A é importante que, quando o checklist seja finalizado, os planos de ação sejam direcionados a um supervisor — ele vai ler todo o checklist e decidir se aprova ou reprova o plano de ação. Caso opte pela reprovação, o plano de ação pode ser reaberto e devolvido para que o auditor o refaça.

Já a empresa B não depende de um supervisor dedicado exclusivamente à aprovação ou reprovação do checklist. Também não há necessidade de que sejam cadastradas soluções. Basta que o colaborador identifique as não conformidades e que ele mesmo faça os ajustes, criando os planos de ação e concluindo a checagem na sequência.

Em todos os casos, uma coisa é certa: a qualidade dos seus produtos e serviços depende do controle sobre as não conformidades.

Quer saber, agora, como adotar na sua empresa o acompanhamento de não conformidades que descrevemos neste artigo? Entenda como a Checklist Fácil pode contribuir com a sua empresa a seguir.

Como a Checklist Fácil pode ajudar?

A Checklist Fácil pode ajudar no tratamento de não conformidade. Isso é possível graças à possibilidade de customizar diferentes etapas de uma lista, ou seja, de acordo com o que for necessário para solucionar o problema daquele projeto.

Além de customizáveis, os itens dos checklists estão dentro de uma plataforma móvel que pode ser acessada em qualquer computador ou em um app para celular. Isso facilita muito o registro de informações em tempo real, inclusive com envio de comentários e fotos. Assim, todos os envolvidos no projeto têm acesso às informações inseridas.

Quer conhecer mais sobre a nossa solução? Entre em contato conosco e veja como ela pode mudar a dinâmica de trabalho nos projetos da sua empresa!

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