Veja como implantar a melhoria contínua com o ciclo PDCA

Você já ouviu falar do ciclo PDCA? Sigla de plan, do, check e act, trata-se de uma ferramenta de gestão que permite aperfeiçoar processos, produtos e serviços de forma cíclica. Quer saber tudo sobre ele, bem como aplicá-lo, na prática? Continue a leitura!

Tempo de leitura: 5 minutos
O ciclo PCDA ajuda na obtenção de dados

O ciclo PDCA é uma das metodologias mais aplicadas nas empresas. Sigla de plan, do, check e act, traz como princípio básico a melhoria contínua. Ou seja, o aperfeiçoamento ininterrupto dos processos e das atividades internas

Otimizar o desempenho e a forma de atuação é um dos grandes desafios dos gestores. Porém, com a ferramenta adequada, é possível tornar essa atividade algo natural. Sem que seja necessário, portanto, elaborar projetos complexos para contornar problemas.

É nesse cenário que surge o ciclo PDCA. Ele é ótimo para promover planejamento e organização. E, assim, melhorar os resultados da empresa. Quer saber tudo sobre esse ciclo de melhoria contínua? Vem que a gente te explica!

Afinal, o que é ciclo PDCA?

Resumidamente, o Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão utilizada para promover melhoria contínua nos processos e ambiente de trabalho. Muito utilizado pelas empresas, tem como principal objetivo solucionar problemas e não conformidades. Logo, é focado especialmente na qualidade.

Ele foi criado pelo físico e estatístico Walter A. Shewhart, na década de 20. Inicialmente, era composto por 3 etapas cíclicas: especificação, produção e inspeção. 

Entretanto, em 1938, o físico William E. Deming descobriu seu estudo e passou a trabalhar com ele, visando aprimorar ainda mais a metodologia. Neste momento, surgiu a necessidade de inserir mais um passo nessa roda. Fazendo surgir, assim, o modelo que é conhecido até hoje.

Qual o objetivo do ciclo PDCA?

O seu foco principal é fazer com que as atividades sejam executadas de forma mais ágil. Bem como tornar os processos mais claros e objetivos para os funcionários

A grande vantagem é que sua aplicação abrange qualquer modelo de negócio. Isso permite que diferentes empresas possam aprimorar sua gestão, garantindo resultados melhores.

Sendo assim, o controle dos processos — tanto internos, quanto externos — passa a ser maior. Além disso, permite padronizar a forma como as atividades são executadas. Assim como buscar soluções que visam minimizar os erros e seus impactos negativos. 

Porém, vale ressaltar que, uma vez implementado, o ciclo PDCA deve ser contínuo. E mais: as etapas são cíclicas. Até que os resultados sejam atingidos, iniciando uma nova melhoria em seguida.

Como o ciclo de melhoria contínua funciona, na prática?

Como o próprio nome sugere, o funcionamento do PDCA é cíclico. Ou seja, a sequência reinicia assim que a anterior é concluída.

Ele segue os princípios do conceito de melhoria contínua. No caso, não tem fim. Tendo em vista que a busca por perfeição e qualidade em processos, produtos e serviços deve ser permanente.

O ciclo se inicia sempre com planejamento, o que exige muito mais dedicação do que apenas criar cronogramas pontuais. É aqui que o objetivo central do plano é identificado. Bem como as estratégias para alcançá-lo são descritas.

Caso essa etapa não seja realizada de forma clara, as demais podem não surtir o efeito desejado. Afinal, todas elas são interligadas. No restante do ciclo, conforme mostraremos ainda neste conteúdo, as ações são executadas e, posteriormente, analisadas.

Caso o objetivo não seja alcançado, deve-se reiniciar a aplicação para encontrar onde está o erro, bem como solucioná-lo. Agora, se ele foi finalizado com sucesso, é hora de buscar novas melhorias contínuas no trabalho.

Quais as vantagens de utilizar o ciclo PDCA?

Uma das vantagens dessa metodologia é o seu formato flexível. Ou seja, ela não impõe como cada etapa deve ser realizada, mas sim a ordem mais adequada para obter êxito. Claro que o ideal é sempre seguir o plano inicial. Pois, isso faz com o próximo projeto seja ainda mais preciso.

O ciclo PDCA também oferece aprendizado constante. No caso, os profissionais conseguem visualizar, em tempo real, os resultados das suas ações. Bem como reconhecer erros e aprimorar acertos ao longo do projeto.

Outro diferencial da ferramenta é que, mesmo que indiretamente, ela aprimora algumas competências essenciais, como:

  • Pensamento estratégico;
  • Capacidade analítica;
  • Comunicação;
  • Resolução de problemas.

Assim sendo, contribui para o desenvolvimento das equipes e para o seu engajamento no dia a dia.

O ciclo de melhoria contínua, igualmente, reduz a incidência de erros. Uma vez que consegue identificar a origem de cada um deles. Logo, ajuda a eliminar desperdício de tempo e energia. Fazendo com que a empresa atue de forma mais estratégica e eficiente.

Em quais situações devo usar o PDCA?

Por se tratar de uma ferramenta versátil, o ciclo de melhoria contínua pode ser utilizado em diversas situações. Inclusive em atividades simples do dia a dia. Entretanto, ele costuma ser mais usado para:

  • Organizar e melhorar processos e atividades diversas;
  • Tratar as não conformidades, visando aumentar a eficiência operacional;
  • Desenvolver novos produtos, de forma a garantir que eles atendam aos requisitos de qualidade;
  • Implantar padrões, bem como saber se eles são, de fato, eficientes.

Passo a passo para aplicar o ciclo PDCA

Como mencionamos, o PDCA é uma sigla e cada uma das letras corresponde a uma etapa do processo de melhoria. Conheça cada uma delas a seguir:

Plan (Planejamento)

Trata-se de uma das etapas mais importantes, uma vez que requer uma análise precisa do cenário. É aqui que devem ser levantados os riscos e as possibilidades de falhas futuras. Bem como delineadas as ações que precisam ser tomadas para eliminar as chances de ocorrências. 

Vale lembrar que o planejamento deve ser elaborado de acordo com a cultura da empresa, as estratégias utilizadas e os objetivos almejados. Somente assim é possível definir o melhor caminho, visando às melhorias contínuas no trabalho.

Do (Execução)

Assim que o planejamento é finalizado, é momento de colocá-lo em prática. Porém, ele deve ser seguido fielmente. Para não correr o risco de comprometer, de forma negativa, o ciclo PDCA — visto que as fases são sequenciais e influenciam umas às outras.

Nesse ponto, é necessário, também, treinar os colaboradores. Explicando, por exemplo, as mudanças e a importância da participação de cada um. Tudo deve ser registrado, para que possam ser avaliados posteriormente.

Check (Checagem)

Nesse momento, o planejamento é revisado, buscando os riscos e as possíveis falhas que o ciclo PDCA pode apresentar. Além disso, é hora de avaliar os resultados obtidos com as modificações, comparando-os com as metas que foram traçadas inicialmente.

Sendo assim, pode-se realizar essa verificação tanto durante a execução dos trabalhos (como monitoramento), quanto no final da etapa, em que os ajustes necessários serão levantados.

Act (Ação)

Essa é a última etapa do ciclo PDCA. Nela, todos os ajustes que foram identificados são aplicados, buscando manter as melhorias contínuas. Ao mesmo tempo em que ela encerra o projeto, também inicia o próximo ciclo, através da definição de novos parâmetros.

Confira, abaixo, um resumo do ciclo PDCA:

Modelo de ciclo PDCA da Checklist Fácil

Quais cuidados devem ser tomados ao implementá-lo?

Apesar de parecer simples, existem alguns cuidados que devem ser tomados na implementação do ciclo PDCA. Isso porque algumas ações podem prejudicar os resultados e comprometer a eficiência do projeto. Dentre os principais, estão:

  • Seguir o planejamento;
  • Sempre elaborar ações para cada meta definida;
  • Informar e preparar os colaboradores para a execução das atividades planejadas;
  • Fazer a checagem periódica do que está sendo feito;
  • Identificar e executar as ações corretivas quando forem necessárias;
  • Não interromper o ciclo.

Dentro desse cenário, é importante destacar 3 requisitos para o sucesso do PDCA. São eles:

1. Liderança atuante

A liderança tem papel fundamental no engajamento das equipes. Bem como na orientação e controle do processo como um todo. Isso significa que o responsável deve ser um verdadeiro defensor do método. Pontuando suas vantagens e, ainda, motivando os colaboradores a abraçarem a ideia.

2. Conhecimento técnico

Por mais simples que o ciclo de melhoria contínua pareça ser, ele exige conhecimento técnico dos participantes. Afinal, para realizar o planejamento, é preciso ter conhecimento aprofundado sobre o negócio e os processos internos, por exemplo.

Logo, é importante promover aperfeiçoamentos constantes, para que o ciclo PDCA impacte positivamente na empresa.

3. Experiência prática

Ainda que o conhecimento técnico seja importante, é na prática que conseguimos entender, de fato, o funcionamento do ciclo PDCA. Logo, é importante estudar e praticar de forma ininterrupta. 

Assim, com a experiência, será possível criar uma cultura de otimização contínua na organização.

É importante reiterar que o ciclo PDCA ajuda no mapeamento e aprimoramento dos processos. Conduzindo, assim, a resultados cada vez melhores e a atividades mais eficientes. Consequentemente, eliminando desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Falando nisso, a Checklist Fácil vem ajudando inúmeras empresas a otimizarem o processo de melhoria contínua. Conheça nossa solução e veja como ela pode ajudar no seu dia a dia. 

Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

Posts Relacionados

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *