O que é e como fazer uma gestão de ativos eficiente? Veja 5 passos

Será que você está cuidando bem do patrimônio do seu negócio? Entenda como funciona a gestão de ativos e implemente na organização agora mesmo. Basta seguir nossos 5 passos. Confira!

Tempo de leitura: 7 minutos
Reunião entre colaboradoras para realizar a gestão de ativos

Uma das tarefas que todo bom gestor deve cumprir é se atualizar sobre as principais técnicas e estratégias para otimizar a operação, não é mesmo? Nesse sentido, a gestão de ativos é um item que não pode faltar nessa pesquisa. Isso porque se trata de uma prática cada dia mais popular no mundo corporativo. Tal notoriedade é justificada pelos bons resultados que ela ajuda a alcançar.

Por isso, quem deseja melhorar a administração de bens de uma empresa, de forma a aumentar rendimentos e reduzir custos operacionais, tornando seu produto ou serviço mais competitivo no mercado, precisa praticar a correta gestão de ativos. É ela que faz a diferença na racionalização de processos, permitindo maior eficiência em todas as etapas produtivas.

Mas, afinal, o que são os ativos de uma empresa e como gerenciá-los de forma correta? É o que vamos discutir nesse texto!  

O que são ativos?

O termo “ativo” já é bastante conhecido por profissionais do setor contábil, por exemplo, pois eles o utilizam para designar exatamente tudo o que uma empresa possui ao calcular balanços patrimoniais. Os ativos considerados na gestão de ativos seguem essa mesma ideia, ainda que tenham algumas diferenças e apresentem um conceito um pouco mais extenso.

De acordo com a Norma Técnica ISO 55000, os ativos são definidos como todo e qualquer objeto físico sob o controle de determinada organização. Em linhas gerais, é o mesmo que dizer que ativos são os bens materiais do patrimônio da empresa.

Nesse sentido, diversos itens estão incluídos na categoria de ativos. Não só equipamentos e maquinários em linhas de produção, como também o know how da empresa, isto é, normas, métodos e procedimentos utilizados para disponibilização do produto ou serviço.

Tudo aquilo que a empresa tem controle é considerado um ativo. Portanto, o conjunto de ativos é justamente o que representa a própria companhia, o que a faz ser como é e funcionar tal como funciona.

Isso significa que o conceito de ativos pode ser bastante amplo. E é mesmo! Por isso, existem duas formas de classificá-los: bens tangíveis, como objetivos materiais, e bens intangíveis, isto é, aqueles que estão no campo intelectual, como ideias, patentes, etc.

Assim, podem ser considerados ativos:

  • Matéria-prima;
  • Ferramentas;
  • Veículos;
  • Máquinas industriais;
  • Contratos;
  • Equipamentos de TI;
  • Imóveis;
  • Aplicações financeiras;
  • Contas a receber;
  • Mercadoria em estoque;
  • Marcas;
  • Conhecimento e experiência.

O que é gestão de ativos? 

Trata-se de um conjunto de atividades coordenadas à extração de valor de todos os ativos que citamos acima. Isso envolve uma série de esforços, tais como:

  • Balanceamento de custos;
  • Identificação de oportunidades e riscos;
  • Avaliação de performance.

A gestão de ativos não começa apenas quando a empresa já possui um ativo na organização. Afinal, essa administração deve começar antes mesmo de qualquer aquisição. Ou seja, a gestão inicia na discussão sobre a necessidade de investimento em determinado item, por exemplo. Assim, passando por todas as fases de utilização até o descarte.

Para se ter uma ideia, incluem-se as manutenções preventivas nesse ciclo, além de técnicas e ferramentas que auxiliam na extração de todo o potencial dos ativos para a operação. 

Sendo assim, realizando a gestão de ativos, você consegue maximizar a vida útil de equipamentos, bem como a performance de cada colaborador.

Além disso, esse gerenciamento ajuda na adequação de procedimentos e normas técnicas, uma vez que promove o cuidado sobre todos os bens da empresa, seguindo padrões nacionais de qualidade.

Quais são os tipos de gestão de ativos?

Até aqui, podemos perceber que a gestão de ativos é um assunto extremamente amplo e característico para cada empresa, uma vez que atua sobre todos os bens que compõem a organização. 

Cada negócio possui um ecossistema único, com perfis que podem variar do segmento até o tamanho do negócio. Mas, há fatores na gestão de ativos que se repetem para todo gestor, independentemente do tamanho ou nicho de atuação.

São eles:

  • Ativos de TI: Como computadores, servidores, dispositivos móveis, etc;
  • Equipamentos industriais: São os ativos industriais, como maquinário, peças e matéria-prima;
  • Ativos humanos: Trata-se da gestão de colaboradores, terceiros, parceiros e fornecedores;
  • Bens intangíveis: Gestão que cuida dos bens imateriais da empresa, como o conhecimento adquirido. 

Essa divisão serve para nortear o trabalho do gestor ao executar a gestão de ativos na prática. É possível acrescentar ou retirar alguns fatores a depender da necessidade da própria organização. Mas, é importante definir uma estratégia-base para seguir com melhorias e implementações.

Uma das coisas que podem contribuir com a gestão de ativos é a automação de processos, que permite uma visão mais ampla de todos os ativos da organização. Mas, veremos isso mais à frente neste conteúdo. 

E gestão de ativos industriais, o que é? 

A gestão de ativos industriais nada mais é que a administração de todos os equipamentos e ferramentas diretamente ligados ao processo de produção e à operacionalidade industrial de uma organização.

O foco dessa atividade é justamente o ciclo de vida de equipamentos e seus respectivos custos, que têm influência inegável sobre a saúde financeira do negócio. Afinal, é o que vai definir a necessidade de investimento em manutenções corretivas e novos equipamentos e peças.

Além disso, é característica da gestão de ativos industriais o planejamento do descarte adequado de equipamentos, bem como a correta substituição, as etapas de instalação e a prevenção de perdas.

Como falamos, a ideia é preservar o desempenho técnico de cada bem. Assim, eles geram maior valor para a indústria pelo menor custo operacional. 

Sendo assim, a gestão de ativos industriais permite um melhor planejamento de compras, ajuda nas tomadas de decisão a longo prazo e minimiza riscos de acidentes no trabalho, uma vez que promove a segurança

Por que a empresa deve realizar a gestão de ativos? 

Com tantos pontos de eliminação de custos em vista, você já deve ter percebido o valor da gestão de ativos para as organizações, certo? Mas não é só no retorno sobre investimentos materiais que o gestor encontra vantagens nessa prática.

Afinal, a gestão de ativos otimiza processos como um todo, melhorando a identificação de oportunidades e riscos, bem como alinhamento de metas compatíveis com o mercado. 

É isso que garante a singularidade de cada empresa e a assertividade de suas operações a longo prazo, traçando um paralelo com o balanceamento de custos, como veremos a seguir. 

Uma dica: quando o assunto é investir na gestão e também na expansão dos seus ativos, móveis e imóveis, o planejamento financeiro é fundamental – o consórcio imobiliário pode ser uma alternativa que garanta segurança e economia neste processo.

Principais benefícios da gestão de ativos para as empresas 

Entre os principais impactos positivos de acompanhar de perto o patrimônio da empresa, estão os seguintes aspectos:

Financeiro

Mesmo quando os ativos não são utilizados, eles podem representar alguma vantagem para a empresa e gerar lucro. É o caso da gestão de ativo imobilizado. Um exemplo clássico são os veículos corporativos, que ficam parados quando os colaboradores não estão trabalhando.

Nesse sentido, a gestão pode avaliar a possibilidade de alugar esses bens para terceiros durante o período ocioso. Esse aumento de receita pode ser direcionado a mais investimentos na própria frota, seja em manutenção preventiva ou mesmo renovação. 

Assim, ele se torna praticamente um ativo sustentável, que passa a cobrir seus próprios custos. 

Estoque

Outro ponto interessante a ressaltar é a agilidade do estoque, que melhora toda a cadeia produtiva, qualificando-a e reduzindo despesas.

Isso significa que é possível prever cenários, verificar em tempo real a disponibilidade de produtos e peças e até evitar desperdícios com itens estocados – que simplesmente podem acabar esquecidos. 

Manutenção

Faz parte da gestão de ativos promover a manutenção de todos os equipamentos e sistemas utilizados. Isso evita que o maquinário, por exemplo, quebre de forma irremediável, forçando a compra de um novo. 

Manutenções preventivas e periódicas são mandatórias para aumentar a vida útil desses ativos. Além disso, com a eficiência no controle, é possível acompanhar os devidos prazos de validade e preparar o bolso para novos investimentos – seja em consertos ou substituições.

Isso ajuda na agilidade da reposição, de forma que a empresa não sofre com a operação desfalcada por máquinas que demoram dias para chegar.

E a manutenção não diz respeito somente aos equipamentos! Treinamentos e capacitações de funcionários também são tarefas periódicas que o gestor deve acompanhar, promovendo um fluxo de trabalho qualificado e assertivo, evitando perdas e retrabalhos. 

Passo a passo para realizar a gestão de ativos 

Assim como já pontuamos, não existe uma fórmula única e padronizada para a gestão de ativos de uma empresa, pois ela pode variar de acordo com o fluxo de processos que possui. 

Entretanto, alguns passos são essenciais para cumprir todos os tipos de gestão de ativos que falamos neste texto. Vamos ao passo a passo? 

Passo 1: Busque especialistas

Um time qualificado para analisar a situação como um todo é importante para o pontapé inicial. Essa especialização pode acontecer com a criação de uma equipe de gestão de bens do negócio, treinamento de um time já existente na empresa ou mesmo a contratação de uma consultoria terceirizada.

Não pule essa etapa! Os esforços para a correta gestão de ativos são muitos, e não será um único gestor que conseguirá identificar e organizar todos os processos em busca de melhorias. 

É recomendável, portanto, entregar tudo o que há de melhor na organização nas mãos de quem sabe o que está fazendo. 

Passo 2: Crie um inventário

Não é possível gerenciar aquilo que não conhecemos, não é mesmo? É por isso que essa é a parte mais abrangente e demorada, pois a análise deve ser profunda e completa, buscando todos os pontos importantes que compõem a empresa.

Ao inventariar os bens, também é necessário descrever cada um desses itens. Isso porque um inventário confiável é aquele que possui um registro detalhado de todos os bens, incluindo dados como:

  • Modelo;
  • Número de série;
  • Descrições técnicas;
  • Estado de conservação.

Certifique-se de que todas essas informações são confiáveis e verídicas, pois os números incompatíveis prejudicam toda a gestão, obrigando a empresa a partir novamente do zero. 

Nessa etapa, fique atento, ainda, ao que chamamos de ativos fantasmas, isto é, aqueles que não pertencem mais à empresa, mas ainda constam em controles antigos.

Passo 3: Avalie custos

Após o inventário, é importante definir o valor desses ativos, entendendo o custo de reposição e manutenção de cada item, bem como o preço estimado que terão até o fim da vida útil econômica e transcorrida.

A vida útil econômica refere-se ao tempo estimado que o item deve durar. Já a transcorrida diz respeito ao registro do período em que o bem foi utilizado – importante para analisar a vida útil remanescente. 

Passo 4: Implemente uma política de gestão de ativos 

Com base no inventário completo e devidamente detalhado, incluindo as respectivas características contábeis, é hora de definir normas e procedimentos que devem ser mantidos a longo prazo e seguidos por todos da organização.

Assim, deve-se divulgar a política de gestão de ativos, educar os departamentos envolvidos e criar um setor destinado à gestão do patrimônio, tudo isso de forma integrada.  

Passo 5: Avalie os resultados

Toda implementação requer acompanhamento. Afinal, é isso que define o sucesso de qualquer estratégia. 

Sendo assim, selecione indicadores e métricas e acompanhe-os periodicamente. Assim, você sabe se a política está sendo mantida e se a produtividade e os custos estão de acordo com o que foi pensado na organização do patrimônio. 

Papel da tecnologia para uma gestão de ativos eficiente

Tantas adaptações importantes diretamente ligadas à estrutura e ao funcionamento de uma empresa requer cuidado e, acima de tudo, assertividade para manter tudo o que é necessário ao longo do tempo.

Nesse sentido, se apoiar em uma solução tecnológica é fundamental para o sucesso da gestão de ativos

Afinal, com um software apropriado, as tarefas podem ser automatizadas, e os dados, mantidos em segurança, podendo ser acessados em tempo real. As informações ficam integradas e de fácil acesso a todos os departamentos, o que ajuda na padronização de processos.

A tecnologia torna, ainda, mais fácil o controle de ativos dos mais diversos, como a organização do estoque, a necessidade de manutenções ou substituições, registro de ocorrências, avaliação de performance e qualidade de processos produtivos.

Embora muitas empresas encarem a tecnologia como uma despesa, ela é, na verdade, um investimento, que garante possibilidades administrativas comprovadas quando bem aplicada. O uso de checklists online, por exemplo, pode economizar em até 25% as horas trabalhadas da sua equipe. Demais, né?

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