Já se perguntou como é possível monitorar resultados com mais eficácia? O Power BI é o software Business Intelligence (BI) da Microsoft e reúne diversos produtos e serviços que contribuem no trabalho de geração de relatórios. Por meio dele, a equipe pode visualizar dados importantes com mais facilidade.
Com os recursos dessa ferramenta, os setores do seu negócio podem ter acesso a painéis ilustrativos e informativos sobre os retornos obtidos, além de otimizar o tempo e os insights para as próximas tomadas de decisão.
Acompanhe a leitura deste conteúdo para entender o que é Power BI, para que serve, qual é a importância e como usar na sua empresa.
Acompanhamento de resultados e automatização de relatórios
Você já sentiu dificuldade de acompanhar os resultados de cada projeto ou de elaborar relatórios de gestão no seu negócio? É normal perceber o quão desafiador é preparar relatórios, pois normalmente eles demandam bastante tempo e atenção, principalmente quando são feitos de forma manual.
De acordo com um estudo do Capgemini Research Institute, empresas que tomam decisões baseadas em dados adquirem 70% mais receita por funcionário e geram 22% mais lucros. Entretanto, menos de 40% das empresas já investem em análise automatizada de dados.
Ao contar com ferramentas de automatização de relatórios, é muito mais fácil ter acesso a dados, gráficos e informações importantes para monitorar as entregas e tomar decisões mais estratégicas.
Além disso, a automação de relatórios pode gerar diversas outras vantagens para as empresas, entre elas:
- Confiabilidade de dados: a automatização facilita a coleta e análise de dados úteis e confiáveis para garantir melhores decisões nas empresas;
- Facilidade para análise: ao visualizar facilmente as informações em tempo real, a análise dos processos e resultados também é otimizada;
- Diminuição de custos: em vez de demorar horas e até dias fazendo relatórios técnicos, sua equipe consegue se dedicar mais tempo à análise, pesquisa e aos planejamentos estratégicos, reduzindo custos e retrabalhos;
- Otimização dos recursos: além de otimizar o tempo e a produtividade das equipes, contar com essa ferramenta pode gerar impactos positivos à qualidade dos seus produtos ou serviços e melhorar as experiências dos seus clientes.
O que é Business Intelligence (BI) e qual sua importância?
O Business Intelligence (BI) é uma solução que facilita o acesso, a análise e o compartilhamento de dados, sendo uma ferramenta que ajuda empresas a tomar decisões com base em informações e gráficos confiáveis.
Criado como um sistema para compartilhar informações nas empresas, em 1960, ele se desenvolveu mais nos anos 80 e foi lançado oficialmente em 2015. Desde então, tem se destacado cada vez mais no mundo dos negócios. Hoje essa solução permite diversos processos, como:
- Armazenamento e análise de dados;
- Otimização do desempenho das empresas;
- Visão abrangente de atividades e resultados;
- Coleta e mineração de informações;
- Geração de relatórios automatizados;
- Métricas de desempenho em relação às metas definidas;
- Avaliação visual e estatística.
Ao analisar os dados automatizados por meio de gráficos e relatórios atualizados constantemente, é possível identificar formas de reduzir custos e aumentar os lucros, além de analisar o comportamento do seu público, otimizar as operações e descobrir o que pode ser melhorado para obter mais sucesso a longo prazo.
O que é e para que serve o Power BI?
O Power BI, solução de Business Intelligence que foi desenvolvida pela Microsoft, é a ferramenta ideal para quem deseja reunir informações atualizadas e confiáveis e ter acesso a relatórios visualmente intuitivos.
O Power BI software é, basicamente, um conjunto de serviços que se integram para organizar as informações coletadas, oferecendo uma oportunidade única de simplificar a análise de dados e ter insights valiosos para elaborar planejamentos estratégicos.
Essa ferramenta pode ser utilizada por times de vários setores e serve principalmente para tornar a geração de relatórios e dashboards de informações mais prática e eficiente. Dessa forma, a solução é bastante útil independente do porte e segmento da sua empresa.
Alguns dos principais exemplos de uso do Power BI nas organizações são:
- Visualização de dados de resultados e acompanhamento de desempenho das atividades;
- Monitoramento da realização das tarefas das equipes em tempo real;
- Rastreamento de geração de leads e vendas;
- Análise facilitada do desenvolvimento e das vendas de produtos ou serviços;
- Avaliação das informações financeiras da empresa, como contas a pagar e gerenciamento de estoque.
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Como funciona o Power BI?
Para saber como funciona o Power BI, é importante entender por onde você pode fazer sua conta e de quais formas pode utilizá-lo. Hoje o Power Bi, que funciona como um conjunto de softwares e recursos, está disponível em diversos formatos diferentes:
- Power BI desktop: envolve funcionalidades de análise de dados, limpeza e modelagem, entre outros;
- Power BI online em nuvem: versão Saas (Software as a Service ou Software como Serviço), que funciona por meio de dados na nuvem, facilitando o acesso e compartilhamento de dados;
- Power Bi mobile: aplicativo de fácil acesso em aparelhos Windows, Android e iOS.
Ao escolher a opção que mais se encaixa nas necessidades e preferências da sua empresa, o próximo passo é começar com um projeto de relatório no Power BI. Assim você pode se familiarizar mais com a ferramenta e descobrir como aproveitar todos os recursos oferecidos.
Na interface do software, há uma barra superior com os botões de Arquivo e outros que são comuns nas ferramentas da Microsoft, uma barra lateral esquerda onde é possível clicar em guias de relatório para elaborar seu projeto, a área de trabalho para construir os dashboards de dados, e a parte da edição onde são reunidas todas as informações.
Basicamente, o Power BI funciona em um ciclo de dados dividido em várias etapas, que são:
- Coletar: a primeira etapa envolve a coleta de informações precisas por meio de banco de dados, aplicativos, mídias, sensores, entre outros;
- Armazenar: após a coleta, os dados são armazenados e centralizados em um banco de dados ou em uma nuvem para facilitar o acesso de forma segura;
- Processar: nessa etapa, os dados são transformados em um formato adequado para integrar fontes e facilitar a análise de informações obtidas;
- Visualizar: as informações são apresentadas de forma agradável em gráficos, tabelas, dashboards ou painéis e relatórios, facilitando a compreensão e gerando insights para a equipe;
- Analisar: por meio da avaliação dos dados e gráficos, é possível analisar tendências, estatísticas e elaborar os próximos passos com mais acertos.
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Como usar o Power BI no dia a dia e em diferentes setores da sua empresa?
Para começar a utilizar o Power BI e garantir todos os benefícios dessa ferramenta na sua organização, é importante entender quais etapas devem ser seguidas para o uso efetivo desse sistema. Confira a seguir!
Defina os insights que deseja ter
O que você deseja analisar por meio dos dados coletados? Para definir os indicadores ou insights que devem ser acompanhados para aprimorar seu relatório e facilitar os próximos planejamentos, é importante considerar alguns pontos, entre eles:
- Quem é a audiência da sua marca: com quem você deve se comunicar e qual é o perfil do seu público ideal;
- Quais são seus principais objetivos: o que você busca responder em seu relatório e quais informações podem impulsionar seus resultados;
- Quais insights vão fazer diferença no seu negócio: como identificar os dados que podem contribuir nos próximos passos, otimizando o tempo da equipe e gerando competitividade no mercado.
Identifique os dados a serem analisados
A ferramenta pode coletar uma grande quantidade de dados, mas é fundamental entender quais devem fazer parte dos seus relatórios, alinhando as informações com seus objetivos e com as necessidades do seu público, para otimizar seu tempo e obter relatórios mais eficazes.
Escolha os recursos visuais
Como os dados podem ser apresentados de forma a facilitar sua visualização e compreensão das informações? A ferramenta disponibiliza vários modelos para que você escolha os que mais se adaptam às suas necessidades, como:
- Comparação de dados entre categorias diferentes;
- Distribuição de informações em um determinado período de tempo;
- Correlação entre diferentes variáveis;
- Distribuição em diferentes frequências de valores;
- Classificação de dados em uma lista ordenada com base em um fator escolhido.
Personalize o layout
Além de escolher os recursos visuais, você pode posicioná-los da forma que preferir, personalizando o layout da melhor forma para contribuir na análise de dados. Para isso, é importante seguir algumas indicações, como:
- Reunir os principais insights por meio de indicadores de desempenho no topo do layout;
- Incluir métricas e tendências no meio do painel;
- Colocar tabelas na parte inferior do dashboard.
Quais são os principais recursos do Power BI?
O Power BI, além de facilitar a coleta e centralização de dados em um só sistema, oferece diversas funcionalidades que contribuem bastante para garantir melhorias contínuas. Entre os principais recursos da solução, estão:
- Power Query: permite a limpeza e transformação de dados, facilitando a organização das informações;
- Modelagem de dados: facilita a criação de modelos de dados relacionais com o objetivo de estabelecer padrões adequados aos seus objetivos;
- Power View: visualização de dados em diferentes formatos, de forma interativa e personalizável;
- Criação de relatórios e dashboards: torna a junção e análise de dados mais prática e agradável por meio de dashboards intuitivos;
- Acesso e compartilhamento de informações: com ajuda do serviço em nuvem, é possível disponibilizar os dados e acessá-los de qualquer lugar;
- Integrações com outras ferramentas: além de oferecer vários recursos, é possível integrar o software com vários outros sistemas do Google e Microsoft.
Integração entre Power BI e Checklist Fácil
Além de permitir a integração com outras ferramentas da Microsoft e do Google, o Power BI também pode ser integrado com o Checklist Fácil. Sim, é possível exportar os dados dos checklists e importar no Power BI ou, ainda, integrar e realizar o consumo de dados diretamente pela API Analytics.
O Power BI é um módulo adicional do Checklist Fácil, o que permite que os dados gerados em outros sistemas sejam aproveitados na análise de indicadores. Dessa forma, você une a gestão de processos com o acompanhamento de resultados, impulsionando ainda mais seu controle operacional, identificando pontos de melhoria e garantindo uma gestão integrada e completa.
A importação de dados acontece de forma automática, e você pode personalizar os painéis para visualização dos relatórios da forma que preferir. É possível criar qualquer tipo de dashboard para acompanhar informações de diferentes áreas e aplicações. Veja alguns exemplos:
Estoque e prevenção de perdas no comércio
Quem trabalha com varejo sabe que a prevenção de perdas e o gerenciamento eficiente do estoque são fatores importantes para reduzir desperdícios. Para tanto, analisar dados que possam embasar nossas ações referentes a esses assuntos é algo crucial para mitigar não conformidades. Confira um exemplo de dashboard:
Gestão de máquinas e equipamentos na indústria
A implementação de manutenções e reparos preventivos é essencial para prolongar a vida útil dos equipamentos e maquinários e reduzir custos associados a reparos emergenciais. Veja a seguir um exemplo de dashboard que pode ser criadas para acompanhar a performance dos seus maquinários e garantir qualidade e melhoria contínua nos seus processos.
Manutenção de frota no setor logístico
As manutenções preditivas são essenciais para prever falhas mecânicas iminentes, evitando atrasos nas entregas e serviços e garantindo maior segurança para seus funcionários. É possível criar dashboards para acompanhar o estado da sua frota e as manutenções preventivas, veja a seguir:
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