Confira o que deve conter em um relatório técnico e conheça um exemplo

O relatório técnico é um documento que pode ser utilizado em empresas de qualquer porte. Ele é muito importante para registrar as informações da visita técnica, guardando todo o histórico dos serviços prestados. Quer saber mais sobre ele? Confira nosso post!

Tempo de leitura: 6 minutos
mulher mostrando relatório técnico no notebook

O registro compilado dos detalhes de atendimentos a clientes pode ser definido como um relatório técnico. Assim, ele deve discriminar todas as informações relacionadas ao serviço prestado.

É muito importante que esse material seja padronizado e bem estruturado, de modo que contenha todos os dados necessários para entender os pormenores das ações feitas. Aliás, esse histórico é essencial para a implementação de ações de melhoria contínua.

Portanto, o relatório técnico é um registro indispensável para a empresa. Se você quer começar a fazer ou melhorar o processo já existente, continue nos acompanhando para conhecer a sua estrutura, objetivo, exemplo e mais!

O que é um relatório técnico?

O relatório técnico é um documento utilizado internamente para registrar os procedimentos realizados em uma visita ao cliente, também conhecida como visita técnica. Portanto, esse material é fundamental para amparar a empresa em relação ao serviço prestado.

Mas, o que deve conter em um relatório técnico? Uma coisa é certa: quanto mais detalhado, melhor! Afinal de contas, trata-se de um registro histórico que pode ser consultado a qualquer momento, de acordo com as necessidades. Porém, alguns dos pontos principais são:

  • Tipos de serviços prestados;
  • Tempo decorrido;
  • Históricos de manutenção;
  • Descrição dos equipamentos;
  • Período entre visitas;
  • Observações relevantes sobre a visita.

Ainda, se no contexto da sua empresa há outros aspectos que merecem destaque, também é válido adicioná-los no relatório. Aliás, a personalização faz parte da construção desse documento. 

Inclusive, suas seções também podem variar de acordo com a área ou setor que está aplicando os procedimentos. Dito isso, vamos entender melhor as partes que compõem esse material?

Quais são as partes de um relatório técnico?

Como já falamos na seção anterior, há 6 itens essenciais na construção de um relatório técnico. São essas partes que vão permitir um registro detalhado, completo e efetivo de todas as informações da visita. Vamos entender melhor cada uma delas?

1. Tipos de serviços prestados

Nessa parte do relatório, você vai discriminar tudo o que realizou no atendimento ao cliente. Portanto, a organização desta seção vai depender dos dados que precisam ser registrados em relação ao serviço.

O importante é manter uma organização bem definida, de modo a facilitar o preenchimento e, posteriormente, a análise. Geralmente, quando se utiliza papéis ou planilhas, uma estrutura prática de utilizar é uma tabela.

Porém, quando o processo ocorre em um sistema de auditoria, por exemplo, é possível elencar as opções de serviços que a empresa oferece, bastando um clique para confirmar a sua realização.

2. Tempo decorrido

Essa informação é muito valiosa na busca de alternativas para aumentar a produtividade das equipes. Ela vai ajudar a entender o tempo dedicado para cada atividade e, a partir disso, pode-se identificar pontos específicos de melhoria.

É claro que essas soluções não devem sobrecarregar o trabalhador, mas sim, auxiliá-lo a otimizar o seu desempenho. Seja com a disponibilização de ferramentas melhores, equipamentos novos, padronização de processos ou, até mesmo, expansão do time.

Além disso, a informação do tempo auxilia na organização da agenda do prestador de serviço. Assim, ele otimiza as visitas e encaixa seus horários de acordo com a atividade a executar em cada local, fazendo melhor uso da sua carga horária disponível.

3. Históricos de manutenção

Deve constar no relatório técnico todo o histórico de manutenção. De fato, é a consulta desse registro que vai permitir identificar se há um problema na máquina ou equipamento, por exemplo, ou se a necessidade constante de reparos é decorrente de mau uso.

Além disso, o monitoramento próximo dessa periodicidade vai possibilitar a organização de uma agenda que foque mais na manutenção preventiva, em vez da manutenção corretiva. Assim, diminuem-se os riscos de incidentes. 

Ainda, vale descrever as peças que foram trocadas, principalmente se elas são adquiridas por meio de outros fornecedores. Desse modo, fica mais fácil estimar com maior precisão a vida útil dos acessórios, considerando as informações disponibilizadas pelo vendedor e, também, o contexto de uso.

4. Descrição dos equipamentos

Nessa seção do seu relatório de visita técnica, é preciso discriminar todos os detalhes que identificam os equipamentos, como: marca, modelo, cor, ano de fabricação, ano de aquisição e o que mais for importante para que não haja confusão no reconhecimento dos instrumentos.

Essa ação também auxilia na análise da capacidade produtiva por máquina. Portanto, vai possibilitar uma avaliação mais aprofundada, caso se observe comportamentos incomuns, em comparação com o restante do maquinário. 

Ademais, essa forma de controle ajuda a definir responsáveis por cada item utilizado, facilitando o entendimento do contexto de uso de determinado equipamento.

5. Período entre visitas

A periodicidade das visitas é uma métrica importante tanto para o cliente quanto para a sua empresa. Afinal, trata-se de uma atividade que demanda vários recursos, dentre eles financeiros, operacionais e humanos.

Portanto, é uma das áreas com mais oportunidades de otimização. Ou seja, ao analisar o número de visitas no relatório técnico, é possível identificar a real necessidade da quantidade registrada.

Além disso, considera-se quais atividades foram feitas em cada uma das idas. Até porque elas podem ter ocorrido por motivos diferentes ou, mesmo, por imprevistos. Portanto, deve-se verificar esse ponto, juntamente com o contexto geral das tarefas. 

6. Observações relevantes sobre a visita

Como falamos agora na última seção, temos que entender o cenário em que ocorreu cada uma das visitas. Por isso, o campo de observações é muito útil nessas situações. Isso vai permitir compreender as particularidades dos procedimentos realizados naquele momento.

Muitas vezes, há especificidades que justificam a tomada de decisão daquela ocasião. Porém, isso deve estar em registro, para que não ocorram outras interpretações sobre as atividades realizadas.

Portanto, todos os colaboradores devem ser orientados a detalhar qualquer circunstância que altere a programação pré-definida, de modo a se preservar e, também, resguardar a empresa.

Quer saber mais? Confira nosso post com o passo a passo para elaborar um relatório de visita técnica simples e eficiente!

Qual o objetivo de um relatório técnico?

O objetivo de um relatório técnico é garantir a execução do trabalho e registrar o histórico da tarefa realizada. Essas informações servem tanto para a melhoria dos serviços prestados quanto para melhorar a operação do seu cliente.

Se a sua empresa é de porte pequeno ou médio, você pode estar pensando: mas será que o meu negócio precisa mesmo produzir um relatório técnico tão minucioso? A resposta mais curta é: sim!

A crise do coronavírus trouxe novas percepções para as organizações. Conforme pesquisa realizada pela Serasa Experian, 21% dos micro e pequenos empreendedores consideram que agora é uma oportunidade de se organizar e ter mais tempo para planejamento e gestão

Ou seja, parte fundamental dessas ações está na coleta e na análise de dados. Afinal, isso vai embasar a tomada de decisões, possibilitando ações mais assertivas e confiáveis. O que pode gerar, inclusive, resultados mais satisfatórios.

Que tal ver como isso funciona na prática? Veja, a seguir, um exemplo de relatório técnico que selecionamos.

Exemplo de relatório técnico

Antes de apresentarmos nosso modelo, vale destacar que dá para montar essa estrutura tanto em papéis ou planilhas quanto em um sistema de checklist online

A diferença é que, com o software, cada uma das seções vai utilizar recursos que tornam a coleta de dados muito mais rápida. Além disso, há funcionalidades específicas para o registro de evidências em imagens, vídeos ou áudios, aumentando a confiabilidade do documento.

Dito isso, vamos apresentar cada um dos pontos do relatório técnico, com uma dica bônus de como isso pode ser estruturado em uma solução digital. Vamos lá?

exemplo de relatório técnico

Nesse exemplo simples de relatório técnico, é possível identificar todas as partes que devem constar no documento. Mas, como poderíamos estruturar isso utilizando um checklist digital? É isso que vamos falar agora!

Como fazer um relatório técnico em uma plataforma de checklist?

Geralmente, um sistema de checklist online possui várias funcionalidades personalizáveis. Elas permitem criar diferentes tipos de estruturas de checagem, controle, monitoramento, inspeção, entre outros.

Por isso, é possível sistematizar um relatório técnico digital utilizando um software de checklist. O primeiro passo para fazer isso é preparar o seu time. Defina quem serão os administradores, os supervisores e os auditores.

Então, entenda quais permissões cada um desses papéis poderá ter. Essa etapa é importante, principalmente, para empresas de grande porte, que possuem vários departamentos utilizando o sistema concomitantemente. Assim, essas limitações garantem a segurança dos dados mesmo internamente.

Em relação aos itens do checklist, você pode automatizar muitas ações com tipos de resposta de seleção, campos numéricos, reconhecimento ótico de caracteres, qr code para identificação de equipamentos e mais.

Além disso, o bloqueio de galeria garante que os recursos de mídias sejam registrados no momento exato da visita. Desse modo, a confiabilidade do relatório técnico é muito maior.

Por fim, quando se identifica as não conformidades , pode-se criar um plano de ação para o item ou para a inspeção completa, especificando a solução. Ou seja, todos os seus dados ficam centralizados em um só lugar!

E aí, bateu a curiosidade para começar a registrar as suas visitas online? Converse com nossos especialistas e saiba como a Checklist Fácil pode te ajudar neste processo!

Doutora em linguística com os dois pés na tecnologia! Produtora de conteúdo curiosa e sempre pronta para escrever coisinhas!
Marina

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