Existem diversos conceitos, estratégias, teorias e técnicas que são úteis para o desenvolvimento de um negócio e que empreendedores precisam conhecer bem. Na área da qualidade, um dos recursos de gestão mais promissores é o programa 5S.
O método 5S foi criado no Japão com o objetivo de manter uma empresa, seu ambiente e seus processos sempre organizados da melhor forma possível, impactando positivamente a operação e os resultados.
Neste artigo, vamos explicar o que é o programa 5S e como colocá-lo em prática. Confira!
O que é o Programa 5S?
O Programa 5S é um método de gestão da qualidade que tem como objetivo otimizar e aperfeiçoar aspectos como processos, organização e limpeza do espaço de trabalho, buscando a qualidade total.
Ele foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa, na década de 1950, dentro do contexto industrial japonês no período de recuperação do país após o término da Segunda Guerra Mundial.
Ishikawa foi engenheiro de controle de qualidade e um dos mais notórios teóricos da administração, tendo elaborado conceitos usados até hoje na gestão das empresas, como o Diagrama de Causa e Efeito (também conhecido como Diagrama de Ishikawa) e o próprio programa 5S.
Na época em que o programa 5S foi criado, o Japão vivia uma crise, portanto, a eficiência empresarial era algo fundamental. Era preciso reduzir custos e elevar a produtividade para ajudar o país a crescer. Ishikawa idealizou um sistema baseado em cinco pilares:
- Seiri (senso de utilização);
- Seiton (senso de organização);
- Seiso (senso de limpeza);
- Seiketsu (senso de padronização);
- Shitsuke (senso de disciplina).
Cada um desses conceitos abrange uma série de iniciativas que, na prática, contribuem para que as empresas desenvolvam melhor seus processos, ganhando eficiência e produtividade ao usar apenas recursos necessários (seiri); ao manter cada coisa em seu lugar (seiton); ao higienizar o ambiente (seiso); ao padronizar procedimentos (seiketsu); e ao dar continuidade às boas práticas (shitsuke).
Inicialmente, o programa 5S foi aplicado para alcançar o ritmo de produção Just in Time. Hoje, ele é uma ferramenta utilizada dentro da filosofia Lean (ou “gestão enxuta”). O Programa 5S tem um forte impacto sobre a qualidade, permitindo que a empresa agregue valor e otimize o desempenho em todos os seus processos.
Quais são os pilares do programa 5S?
Para colocar em prática o programa 5S, é fundamental compreender o objetivo de cada uma das cinco etapas. Na sequência, explicamos melhor como cada pilar funciona. Confira!
1. Seiri, ou o “senso de utilização”
Na primeira etapa, é feita uma avaliação de todos os recursos disponíveis na empresa e do quanto esses recursos são relevantes. Eles são utilizados? Itens que não são utilizados são irrelevantes — usando as palavras de Lean, eles representam desperdício. Portanto, esses itens devem ser descartados.
Ao priorizar apenas o que é necessário, espera-se que a organização consiga:
- Ter mais espaços livres;
- Facilitar a locomoção de pessoas e produtos;
- Dar mais visibilidade aos materiais importantes;
- Aumentar o conforto e a segurança dos funcionários;
- Agilizar a limpeza do ambiente;
- Reduzir desperdícios e custos;
- Estimular a produtividade.
2. Seiton, ou o “senso de organização”
Nesta etapa, avaliamos se os recursos estão organizados. Cada item deve ter seu lugar, de acordo com o papel que exerce nos processos da empresa, e deve ser colocado nesse lugar após o uso.
Recursos usados pela equipe de marketing não devem ficar armazenados no escritório do departamento financeiro, por exemplo. Além disso, itens que são usados com mais frequência devem estar em uma posição mais acessível, agilizando os processos de trabalho.
O senso de organização traz a ideia de que tudo tenha um lugar próprio e que todos os objetos estejam armazenados nos espaços corretos. Dessa forma, a empresa consegue:
- Diminuir o tempo de busca dos materiais;
- Agilizar processos;
- Melhorar a gestão dos estoques;
- Facilitar a higienização do ambiente;
- Reduzir perdas.
3. Seiso, ou o “senso de limpeza”
Esta etapa abrange desde o espectro individual (a limpeza de cada estação de trabalho) até o coletivo (a limpeza de áreas como os banheiros e o refeitório da empresa). Vale a pena ressaltar que a limpeza é importante tanto para assegurar a qualidade do produto quanto a qualidade das condições de saúde e segurança do trabalho.
O senso de limpeza deve gerar nos colaboradores o espírito de coletividade, já que todos são responsáveis por manter a empresa limpa. Como efeito, haverá um esforço maior em não sujar o ambiente. Outros efeitos esperados são:
- Melhora na qualidade de vida;
- Redução de riscos de contaminação por agentes biológicos;
- Conquista de um ambiente mais agradável para todos;
- Aumento da segurança no trabalho.
4. Seiketsu, ou o “senso de padronização”
Nesta etapa, a prioridade é a conscientização dos colaboradores — por meio de normas e regras, se preciso — sobre a importância de manter os padrões atingidos pela empresa. Alguns exemplos de padrões são o uso de uniformes e equipamentos de proteção individual (EPIs), a organização das mesas, a economia no consumo de suprimentos e as técnicas e métodos para execução das atividades.
A padronização é fundamental para o controle da qualidade e gera inúmeros benefícios para a organização. Entre as principais vantagens destacam-se:
- Maior controle sobre os processos;
- Aumento da qualidade, de maneira geral;
- Racionalização dos processos produtivos;
- Redução de erros e retrabalho;
- Ganho de eficiência e produtividade.
5. Shitsuke, ou o “senso de disciplina”
Finalmente, na quinta etapa, o foco é o autogerenciamento. Através da disciplina, monitorando a si mesmos, os colaboradores darão continuidade às mudanças criadas pelo programa 5S.
Essa etapa é fundamental para que tais mudanças não sejam pontuais ou temporárias, mas tornem-se uma verdadeira filosofia de trabalho. É o senso de disciplina que permite que as empresas desenvolvam ciclos de melhoria contínua, nos quais as atividades são planejadas, executadas, mensuradas e aprimoradas continuamente.
Além do aprimoramento constante dos processos, o shitsuke gera outros ganhos para a organização, pois:
- Aumenta o sentimento de responsabilidade entre todos;
- Permite ampliar a autonomia dada aos colaboradores;
- Reduz erros, retrabalho e atrasos nas entregas;
- Viabiliza a execução do planejamento;
- Eleva a qualidade, de maneira geral;
- Favorece o desenvolvimento profissional dos trabalhadores;
- Melhora a capacidade analítica sobre a organização e seus processos.
Quais os benefícios do Programa 5S?
Como você viu até aqui, o 5S consegue impactar positivamente diversas frentes da empresa. O método garante diversos benefícios, como:
Redução de desperdícios
Um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente permite a identificação e eliminação de ativos e processos que não são essenciais, liberando tempo e espaço para o que é realmente importante para a operação, além de reduzir custos.
Aumento da qualidade
Com processos mais eficientes e padronizados, a operação fica menos suscetível a erros, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de maneira consistente, mantendo o alto nível da qualidade dos produtos e serviços.
Maior segurança
Ao promover um ambiente de trabalho limpo e organizado, o 5S ajuda a evitar acidentes, identificando e eliminando possíveis riscos. Tudo isso faz com que o método seja extremamente importante para o setor de Segurança do Trabalho.
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Melhoria do clima organizacional
O 5S promove a responsabilidade e o compromisso dos funcionários com a qualidade e a organização da empresa, aumentando o engajamento e o senso de propriedade em relação ao ambiente. Além disso, um local mais limpo e organizado se torna mais agradável, aumentando a satisfação dos colaboradores. Tudo isso ajuda a melhorar o clima organizacional e a motivação da equipe.
Quais os principais desafios na implementação do 5S?
Apesar de simples e extremamente benéfico, a implementação do Programa 5S pode, sim, encontrar alguns desafios, assim como qualquer método.
O principal e mais comum é a resistência à mudança por parte do time, afinal, novas práticas e procedimentos serão adotados e isso requer aprendizado. Com isso, a manutenção do programa também se torna um desafio pois, após a implementação inicial, pode ser difícil manter os padrões e garantir a continuidade do método no dia a dia.
Nesse contexto, o apoio e compromisso da liderança são essenciais. Os líderes devem demonstrar apoio e incentivar a adoção do 5S, mantendo um canal aberto para tirar dúvidas e coletar feedbacks. Junto a isso, a participação ativa dos funcionários deve ser promovida desde o início, aplicando treinamentos e construindo processos de maneira colaborativa.
Criar cronogramas, estabelecer metas e acompanhar os resultados são outras práticas importantes para a manutenção do método no dia a dia.
Como implementar o Programa 5S?
Existem algumas estratégias que, ao serem seguidas, podem contribuir para o sucesso da implementação do Programa 5S em sua empresa. Para facilitar esse processo, criamos um passo a passo completo a seguir. Confira!
1. Avaliação
Antes de tudo, é importante realizar uma análise completa e detalhada do cenário atual da empresa, avaliando todos os setores e identificando pontos de melhoria. Essa avaliação deve incluir processos, ambientes, tarefas e qualquer outro ponto que faça parte do dia a dia de cada área.
2. Planejamento
Com a avaliação em mãos, é hora de realizar o planejamento — passo-chave para o sucesso de qualquer método. Defina objetivos, indicadores de desempenho, profissionais responsáveis e um cronograma para a implementação do 5S.
Esse cronograma deve seguir o diagnóstico inicial, priorizando pontos críticos e alocando os recursos necessários para resolver os principais problemas.
A definição de responsáveis também é essencial, selecionando funcionários para encabeçar a implementação do Programa 5S em cada área. Um bom exemplo é a formação de uma equipe de auditores — alguns colaboradores comprometidos com a tarefa de observar a empresa como um todo e identificar pontos em que o programa ainda não está sendo devidamente aplicado.
3. Implementação
Inicie a implementação com um projeto pequeno, definido no momento da priorização dentro do planejamento. Dessa forma, será possível ter resultados mais rápidos, observando pontos de melhoria no processo e possibilitando a redução de erros nos próximos projetos.
Após isso, você terá mais segurança para expandir o Programa 5S para outras áreas e processos. E lembre-se: para gerar os melhores resultados possíveis, o Programa 5S deve ser incorporado à rotina da empresa de forma organizada e sistemática. Ou seja, é preciso que os processos sejam pensados dentro da lógica do sistema.
4. Treinamento e capacitação
Os treinamentos devem acontecer junto com a implementação para garantir o sucesso e a aplicação do Programa no dia a dia. Afinal, para muitos colaboradores, os conceitos apresentados aqui serão uma novidade. Essa é a oportunidade para que eles entendam a importância destes conceitos e visualizem a maneira correta de aplicá-los no cotidiano de trabalho.
Você também pode criar materiais de divulgação visual sobre o Programa 5S, como folders ou pôsteres. Então, distribua estes materiais pela empresa, em locais bem visíveis.
Mesmo que os funcionários participem de um treinamento completo, substituir hábitos leva algum tempo. Estes materiais serão lembretes constantes para que os funcionários não voltem às práticas antigas com que estão acostumados.
5. Acompanhamento e melhoria contínua
Como você já sabe, o Programa 5S está totalmente relacionado à cultura da melhoria contínua.
Por isso, colha feedbacks sobre o processo de implementação e uso do método, acompanhe de perto os indicadores estabelecidos no planejamento, e realize auditorias frequentes para verificar a conformidade com os padrões estabelecidos e identificar oportunidades de melhoria.
Dessa forma, é possível garantir o sucesso e a continuidade do Programa, reforçando sua importância e seu caráter colaborativo.
6. Dica extra: modelo de checklist
Para facilitar o processo de aplicação e acompanhamento do método em sua empresa, desenvolvemos um modelo de checklist gratuito para o Programa 5S. Ele pode ser usado em Excel ou Google Planilhas, e é um ótimo primeiro passo para organizar o método antes de partir para uma ferramenta de gestão de processos mais robusta. Clique aqui e baixe grátis!
Exemplos práticos: como aplicar cada senso?
Agora que você já conhece o método, seus benefícios e como implementá-lo em sua empresa, selecionamos alguns exemplos práticos de como aplicar cada senso no dia a dia. Acompanhe!
1. Seiri (senso de utilização)
O Seiri busca eliminar itens desnecessários e organizar apenas o que é realmente útil. Em uma fábrica, o senso pode ser aplicado na remoção de peças e ferramentas com defeito ou que não são mais utilizadas, mantendo apenas o que é de fato necessário para a produção.
Na área administrativa, descarte documentos antigos e arquivos duplicados. Em um armazém, o Seiri pode garantir que o espaço seja utilizado de forma eficiente através da identificação e eliminação de itens obsoletos ou vencidos.
2. Seiton (senso de organização)
O Seiton promove a organização dos itens de forma eficiente, para que sejam encontrados e acessados de forma simples.
Na gestão de estoque, o indicado seria utilizar sistemas de endereçamento de prateleiras e corredores, facilitando a localização e o acesso aos produtos. No ramo de alimentação, uma boa prática é organizar os utensílios e ingredientes para facilitar a preparação dos alimentos de acordo com seu uso.
3. Seiso (senso de limpeza)
O Seiso foca em manter o ambiente limpo e livre de sujeira. Ele deve receber atenção especial em áreas de atendimento ao cliente, por exemplo, para garantir um ambiente agradável e oferecer uma experiência positiva. Outra aplicação importante está no setor médico e hospitalar: estabelecer protocolos de limpeza e desinfecção rigorosos é, também, uma questão de segurança para funcionários e pacientes.
4. Seiketsu (senso de padronização)
O Seiketsu fala sobre criar e manter padrões, algo essencial em qualquer área e processo. Aqui, desenvolver, documentar e implementar procedimentos operacionais padrão (POPs) é o segredo.
Dessa forma, toda a equipe estará ciente de quais são as atividades e passos obrigatórios para manter o padrão esperado. Um POP pode ditar regras para qualquer aplicação, como regras de limpeza e organização, uso de EPIs e processos produtivos.
5. Shitsuke (senso de disciplina)
O Shitsuke foca em desenvolver a disciplina necessária para aplicar os outros sensos, mantendo os padrões estabelecidos e promovendo a melhoria contínua. Um exemplo claro da aplicação do Shitsuke é a realização regular de treinamentos de capacitação, bem como a implementação um sistema de monitoramento contínuo dos processos.
Como usar checklists para implementar o Programa 5S?
Lembra que falamos anteriormente que o Programa 5S deve ser aplicado de forma organizada e sistemática? Para que isso aconteça de forma eficiente, o ideal é utilizar uma ferramenta de gestão de processos, como os checklists digitais.
Nesse contexto, você pode contar com o sistema líder de mercado na América Latina: o Checklist Fácil! Atendendo mais de 1.500 clientes em 14 países, o software é uma solução completa de gestão de processos e pode tornar a aplicação e manutenção do Programa 5S muito mais simples e organizada.
O Checklist Fácil possui mais de 150 recursos para automatizar atividades e elevar a eficiência operacional da sua empresa, como:
- Checklists inteligentes para qualquer tipo de auditoria ou checagem;
- Planos de ação, que podem ser independentes ou vinculados a um checklist, criando o plano sempre que uma não conformidade for detectada);
- Workflow (fluxos de trabalho para relacionar diferentes áreas, processos e colaboradores);
- Agendamento de checklists, ideal para auditorias e inspeções periódicas;
- Checklist por imagem e inclusão de mídias em diversos formatos;
- Relatórios completos e integração com Power BI para dashboards robustos;
- Módulo OCR (Optical Character Recognition) para reconhecimento de caracteres a partir de uma imagem;
- Uso do aplicativo offline, para aplicações e coleta digital de dados mesmo sem conexão com a internet.
Tudo isso é de extrema importância para a aplicação do Programa 5S, afinal, a automatização ajuda a garantir que todas as tarefas sejam realizadas de forma consistente e eficiente. Nesse contexto, o agendamento de checklists torna-se um grande diferencial.
Outra vantagem está na possibilidade de monitoramento em tempo real, que permite uma resposta rápida a qualquer problema ou desvio dos padrões estabelecidos. A liderança pode acompanhar de perto o progresso das atividades, identificando áreas que precisam de atenção imediata e ajustando as ações conforme necessário.
Além disso, tomar decisões informadas e baseadas em dados aumenta as chances de sucesso do Programa 5S. O Checklist Fácil permite a criação de relatórios completos e personalizados, permitindo análises de desempenho estratégicas para identificar tendências e pontos de melhoria.
Cases de sucesso
A Elastri Engenharia, uma das maiores construtoras do país, é responsável pela segurança de mais de 3 mil colaboradores. Para cumprir seu princípio de garantir a cultura de segurança e saúde no trabalho, tinha um grande desafio a solucionar: reduzir os mais de 6 mil desvios e alcançar o marco de Acidente Zero.
Assista ao vídeo a seguir e veja como a parceria com o Checklist Fácil ajudou a Elastri nessa jornada!
Outro exemplo de sucesso á a Schulz Compressores, maior fabricante de compressores de ar da América Latina. A empresa conquistou mais eficiência para a Gestão de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) com o Checklist Fácil realizando a criação e gerenciamento de ações corretivas, garantindo informações precisas obtidas com agilidade e mantendo um histórico completo de documentos.
A Votorantim Cimentos, outro grande nome do mercado, enfrentava desafios em relação ao uso de EPIs por parte dos seus motoristas. Com o Checklist Fácil, a empresa conseguiu otimizar a identificação de não conformidades, digitalizar os planos de ação e ganhar agilidade nas inspeções. Além disso, alcançou:
- Melhora de 40% nas observações de risco em campo;
- Melhora de 15% nas inspeções veiculares, totalizando 13 mil checagens por ano;
- Mais de 26 mil pessoas observadas em campo.
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