Existem diversos conceitos, estratégias, teorias e técnicas que são úteis para o desenvolvimento de um negócio e que empreendedores precisam conhecer bem. Na área da qualidade, um dos recursos de gestão mais promissores é o programa 5S.
Neste artigo, vamos explicar o que é o programa 5S e como colocá-lo em prática. Confira!
Neste artigo você encontrará:
O que é o Programa 5S?
O Programa 5S foi desenvolvido por indústrias japonesas no período de recuperação do país após o término da Segunda Guerra Mundial. O sistema foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa, na década de 1950.
Ishikawa foi engenheiro de controle de qualidade e um dos mais notórios teóricos da administração, tendo elaborado conceitos usados até hoje na gestão das empresas, como o Diagrama de Causa e Efeito (também conhecido como Diagrama de Ishikawa) e o próprio programa 5S.
Na época em que o programa 5S foi criado, o Japão vivia uma crise, portanto, a eficiência empresarial era algo fundamental. Era preciso reduzir custos e elevar a produtividade para ajudar o país a crescer. Ishikawa idealizou um sistema baseado em cinco pilares:
- seiri (senso de utilização);
- seiton (senso de organização);
- seiso (senso de limpeza);
- seiketsu (senso de padronização);
- shitsuke (senso de disciplina).
Cada um desses conceitos abrange uma série de iniciativas que, na prática, contribuem para que as empresas desenvolvam melhor seus processos, ganhando eficiência e produtividade ao usar apenas recursos necessários (seiri); ao manter cada coisa em seu lugar (seiton); ao higienizar o ambiente (seiso); ao padronizar procedimentos (seiketsu); e ao dar continuidade às boas práticas (shitsuke).
Inicialmente, o programa 5S foi aplicado para alcançar o ritmo de produção Just in Time. Hoje, ele é uma ferramenta utilizada dentro da filosofia Lean (ou “gestão enxuta”). O Programa 5S tem um forte impacto sobre a qualidade, permitindo que a empresa agregue valor e otimize o desempenho em todos os seus processos.
Quais são os pilares do programa 5S?
Para colocar em prática o programa 5S, é fundamental compreender o objetivo de cada uma das cinco etapas. Na sequência, explicamos melhor como cada pilar funciona. Confira!
Seiri, ou o “senso de utilização”
Na primeira etapa, é feita uma avaliação de todos os recursos disponíveis na empresa e do quanto esses recursos são relevantes. Eles são utilizados? Itens que não são utilizados são irrelevantes — usando as palavras de Lean, eles representam desperdício. Portanto, esses itens devem ser descartados.
Ao priorizar apenas o que é necessário, espera-se que a organização consiga:
- ter mais espaços livres;
- facilitar a locomoção de pessoas e produtos;
- dar mais visibilidade aos materiais importantes;
- aumentar o conforto e a segurança dos funcionários;
- agilizar a limpeza do ambiente;
- reduzir desperdícios e custos;
- estimular a produtividade.
Seiton, ou o “senso de organização”
Nesta etapa, avaliamos se os recursos estão organizados. Cada item deve ter seu lugar, de acordo com o papel que exerce nos processos da empresa, e deve ser colocado nesse lugar após o uso.
Recursos usados pela equipe de marketing não devem ficar armazenados no escritório do departamento financeiro, por exemplo. Além disso, itens que são usados com mais frequência devem estar em uma posição mais acessível, agilizando os processos de trabalho.
O senso de organização traz a ideia de que tudo tenha um lugar próprio e que todos os objetos estejam armazenados nos espaços corretos. Dessa forma, a empresa consegue:
- diminuir o tempo de busca dos materiais;
- agilizar processos;
- melhorar a gestão dos estoques;
- facilitar a higienização do ambiente;
- reduzir perdas.
Seiso, ou o “senso de limpeza”
Esta etapa abrange desde o espectro individual (a limpeza de cada estação de trabalho) até o coletivo (a limpeza de áreas como os banheiros e o refeitório da empresa). Vale a pena ressaltar que a limpeza é importante tanto para assegurar a qualidade do produto quanto a qualidade das condições de saúde e segurança do trabalho.
O senso de limpeza deve gerar nos colaboradores o espírito de coletividade, já que todos são responsáveis por manter a empresa limpa. Como efeito, haverá um esforço maior em não sujar o ambiente. Outros efeitos esperados são:
- melhora na qualidade de vida;
- redução de riscos de contaminação por agentes biológicos;
- conquista de um ambiente mais agradável para todos;
- aumento da segurança no trabalho.
Seiketsu, ou o “senso de padronização”
Nesta etapa, a prioridade é a conscientização dos colaboradores — por meio de normas e regras, se preciso — sobre a importância de manter os padrões atingidos pela empresa. Alguns exemplos de padrões são o uso de uniformes e equipamentos de proteção individual (EPIs), a organização das mesas, a economia no consumo de suprimentos e as técnicas e métodos para execução das atividades.
A padronização é fundamental para o controle da qualidade e gera inúmeros benefícios para a organização. Entre as principais vantagens destacam-se:
- maior controle sobre os processos;
- aumento da qualidade, de maneira geral;
- racionalização dos processos produtivos;
- redução de erros e retrabalho;
- ganho de eficiência e produtividade.
Shitsuke, ou o “senso de disciplina”
Finalmente, na quinta etapa, o foco é o autogerenciamento. Através da disciplina, monitorando a si mesmos, os colaboradores darão continuidade às mudanças criadas pelo programa 5S.
Essa etapa é fundamental para que tais mudanças não sejam pontuais ou temporárias, mas tornem-se uma verdadeira filosofia de trabalho. É o senso de disciplina que permite que as empresas desenvolvam ciclos de melhoria contínua, nos quais as atividades são planejadas, executadas, mensuradas e aprimoradas continuamente.
Além do aprimoramento constante dos processos, o shitsuke gera outros ganhos para a organização, como:
- aumenta o sentimento de responsabilidade entre todos;
- permite ampliar a autonomia dada aos colaboradores;
- reduz erros, retrabalho e atrasos nas entregas;
- viabiliza a execução do planejamento;
- eleva a qualidade, de maneira geral;
- favorece o desenvolvimento profissional dos trabalhadores;
- melhora a capacidade analítica sobre a organização e seus processos.
Como implementar o Programa 5S?
Para a implementação do Programa 5S, o gestor pode utilizar várias estratégias. Um bom exemplo é a formação de uma equipe de auditores do 5S — alguns colaboradores comprometidos com a tarefa de observar a empresa como um todo e identificar pontos em que o programa ainda não está sendo devidamente aplicado.
Para esta equipe de auditores, o checklist será uma ferramenta essencial. Ele servirá como referência sólida e prática para o controle e avaliação da aplicação do 5S em cada setor.
Outra estratégia a ser utilizada durante a implementação do Programa 5S são os treinamentos. Para muitos colaboradores, os conceitos apresentados aqui serão uma novidade.
O treinamento proporcionará uma oportunidade para que eles entendam a importância destes conceitos e visualizem a maneira correta de aplicá-los no cotidiano de trabalho.
Você também pode criar materiais de divulgação visual sobre o Programa 5S, como folders ou pôsteres. Então, distribua estes materiais pela empresa, em locais bem visíveis.
Mesmo que os funcionários participem de um treinamento completo, substituir hábitos leva algum tempo. Estes materiais serão lembretes constantes para que os funcionários não voltem às práticas antigas com que estão acostumados.
Para gerar os melhores resultados possíveis, o programa 5S deve ser incorporado à rotina da organização, de forma sistemática. Ou seja, é preciso que os processos sejam pensados dentro da lógica do sistema.
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