A auditoria interna em supermercados é um processo muito importante, que exige preparação incisiva e, até mesmo, uma mudança na rotina da empresa para que todos consigam compreender e realizar essa ação.
Então, para ajudar você a entender melhor o assunto, preparamos este artigo com os principais pontos e dicas sobre auditoria interna em supermercados. Continue conosco e confira.
Qual a diferença entre auditoria interna e auditoria externa?
Para iniciar, é importante que você entenda a diferença entre auditoria interna e auditoria externa. Ainda que os nomes e conceitos sejam parecidos, cada ação conta com pessoas e objetivos diferentes.
Auditoria externa
Uma auditoria externa, como o próprio nome sugere, é realizada por profissionais externos, ou seja, pessoas de fora da empresa. Além de não existir nenhum tipo de vínculo com a instituição, eles se concentram na verificação de documentos e demonstrações de contabilidade do negócio.
Aqui, o objetivo maior é confirmar a veracidade das informações passadas pelo empreendimento. Para um trabalho mais eficaz, é necessário que os auditores sejam formados em ciências contábeis.
Auditoria interna
Na auditoria interna, a inspeção é feita pelos próprios colaboradores, que podem ser profissionais de qualquer área de formação.
A ideia é averiguar a existência dos controles de segurança interna e avaliar o nível de eficiência de cada um, prevenindo perdas e garantindo maior tranquilidade na rotina de trabalho.
Como realizar uma auditoria interna eficiente?
Após entender as diferenças entre as auditorias, confira algumas dicas para uma ação interna eficiente em seu supermercado.
1. Prepare tudo com antecedência
Auditorias internas são ações que demandam cuidados com os mínimos detalhes. O líder designado para acompanhar o processo, ou até mesmo o próprio auditor, deve propor a ação com um prazo hábil para que tudo seja preparado corretamente. Por isso, ele deve estar sempre atento às minúcias de toda a auditoria.
Uma boa dica é que cada setor da empresa faça suas próprias simulações com base nos padrões a serem auditados. Isso evita que o “grande dia” tenha surpresas desagradáveis.
2. Reserve um dia inteiro para a auditoria interna
Uma boa auditoria é aquela feita com tempo para verificar cada ponto, de forma que os relatórios sejam entregues com perfeição. Por isso, é importante realizar um planejamento no qual os colaboradores não precisem executar as tarefas rotineiras do supermercado.
O dia da auditoria em um empreendimento é como se fosse o “dia da noiva”. Imagine se ela tivesse que fazer compras ou se preocupar com fatores paralelos nessa data? Com certeza algo ficaria faltando.
3. Verifique todas as pendências
Auditorias são processos contínuos de melhoria dentro de uma empresa. Portanto, verifique nas ações anteriores quais são as não conformidades pendentes, o que foi sugerido como melhoria, quais planos de ação não foram efetivados, entre outras situações similares.
Caso seja a primeira auditoria do negócio, uma consultoria externa é uma boa opção. Mas, se tratando de um supermercado que tem em seu histórico eventos anteriores, um estudo sobre como foram tratados os problemas e sugestões no passado é fundamental.
4. Trabalhe com checklists
Caso a empresa esteja tentando se enquadrar em padrões de qualidade, como o ISO 9001, planeje um checklist, de forma a verificar as adequações sugeridas nesses padrões preestabelecidos de acordo com a realidade do negócio.
A mesma dica vale para a produção de fluxogramas. Para tanto, vale o que descrevemos na primeira dica: trabalhar com os prazos a seu favor para a produção desses documentos. Isso porque cada processo dentro do empreendimento deve ser muito bem compreendido por todos.
Caso perceba que no dia não haverá tempo hábil para todas as verificações, procure dar prioridade ao que é mais importante. No entanto, até essa hierarquização deverá ser realizada com antecedência e precisão.
5. Tenha cuidado com padrões genéricos
Jamais trabalhe com checklists padronizados ou genéricos. O processo de auditoria com a utilização desse tipo de ferramenta fica muito mais pobre e acaba não agregando nada à realidade da empresa.
O colaborador responsável pela produção dessas ferramentas de trabalho deve compreender que a auditoria é algo benéfico para o empreendimento. Afinal, ela acontece com o objetivo de que os processos, assim como a vida de todos, melhorem no dia a dia de trabalho.
Dessa forma, os checklists precisam ser confeccionados de acordo com as necessidades do negócio. Não devem ser vistos como algo a ser utilizado apenas para cumprir uma tarefa chata e burocrática.
Por que os processos de auditoria interna em supermercados são importantes?
Algumas das vantagens de realizar a auditoria interna em supermercados são a redução de desperdícios de recursos do estabelecimento e o aumento da rentabilidade do negócio. Essa importância pode ser notada em diversas frentes. Entenda.
Resolução de problemas
Como vimos, a auditoria interna se concentra em identificar e avaliar o controle de normas e segurança de um supermercado. Ou seja, é um trabalho focado na prevenção e na resolução de problemas.
Claro, a análise é feita seguindo critérios definidos e dentro das políticas de atuação do estabelecimento. Por exemplo, na prática, a parte de alimentos seguirá regras paralelas às do setor de limpeza.
Isso é algo fundamental para evitar o surgimento de problemas no dia a dia ou, pelo menos, para minimizar os seus efeitos. Quando falamos de supermercados, até mesmo uma ocorrência simples pode trazer grandes prejuízos financeiros e de imagem para a empresa.
Aumento da confiabilidade
Falando em reputação, os benefícios da auditoria interna em supermercados têm reflexo, de fato, na confiabilidade da empresa. Afinal, clientes e parceiros se sentem muito mais motivados a acompanharem uma marca que trabalha em um conceito de melhoria contínua.
A auditoria interna é mais uma forma de estabelecer a transparência na gestão do estabelecimento. Isso reforça a mensagem de que o supermercado se importa com o bem-estar do seu público e segue bons padrões de funcionamento.
Controle das compras
Como explicado, um dos objetivos da auditoria interna em supermercados é diminuir o desperdício de recursos da empresa. Isso inclui os produtos adquiridos para venda.
Assim, o controle de compras ganha uma forte aliada para a sua gestão. Se há menos perdas de mercadorias, as negociações de compras passam a ser mais bem desenvolvidas com os fornecedores. Consequentemente, a empresa consegue adquirir a demanda que precisa sem correr riscos de abarrotamento ou de defasagem do estoque.
Identificação de melhorias
Logicamente, ao mesmo tempo em que a auditoria interna identifica falhas e problemas, ela aponta soluções. É um processo natural de autoanálise. Com os dados extraídos do monitoramento, o gestor passa a ter informações completas e confiáveis para criar planos de melhoria.
Não é à toa que as auditorias internas fazem parte de planejamentos de crescimento do negócio. Além disso, pensando nesse aspecto, elas costumam ser aplicadas pouco antes de mudanças significativas na empresa.
Em geral, a auditoria interna em supermercados deve ter regras básicas de aplicação da operação: inspeção, observação, investigação e informação. Ou seja, é importante contar com uma solução que permita monitoramento, armazenagem e checagem.
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