Por que usar checklists e planos de ação para resolver não conformidades?

Não conformidades são comuns a qualquer operação, mas devem ser evitadas ao máximo. Neste conteúdo, você vai ver como um sistema como o checklist digital e a possibilidade de criar planos de ação ajuda a reduzi-las. Confira!

Tempo de leitura: 9 minutos
Profissional analisando não conformidades com checklist

Você já ouviu falar de alguma empresa que nunca tenha vivenciado algum erro, falha ou execução inadequada? É bastante provável que não. Afinal, as não conformidades são naturais à operação de qualquer negócio, e é por isso que é tão importante promover a melhoria contínua de processos.

Nesse sentido, saber identificar esses erros e ter um método definido para solucioná-los é um dos segredos da eficiência. Em qualquer segmento, há recomendações que devem ser seguidas. Algumas têm relação com o controle de qualidade, enquanto outras estão ligadas à segurança

Assim, uma auditoria que acompanha bem os trabalhos é fundamental para o tratamento de não conformidades. Mas gerenciar todas essas questões é onde reside o grande desafio! Aqui, você entenderá melhor o que são as não conformidades e o papel de ferramentas específicas no controle da operação.   

O que são não conformidades?

As não conformidades se referem a qualquer procedimento, prática ou resultado de um trabalho que não está dentro de parâmetros aceitáveis e esperados.

Como falamos, esses pontos podem ser observados em uma atividade de auditoria ou em uma rotina normal de fiscalização.

Na prática, o descumprimento de normas ou regras de segurança e de padrões estabelecidos internamente estão diretamente ligados às não conformidades. Elas são, portanto, procedimentos que geram resultados insatisfatórios, o que pode se traduzir na piora da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos aos clientes.

Para controlar processos evitando as não conformidades, é necessário adotar padrões a serem seguidos no dia a dia da organização. O ideal é que toda empresa tenha claro quais são os parâmetros exigidos para o atendimento, produção e gestão. 

Com esse cuidado, é possível ter como resultado:

  • Redução do retrabalho;
  • Prevenção de perdas;
  • Melhor utilização dos recursos da empresa;
  • Aumento da segurança contra perdas e acidentes;
  • Diminuição do risco de falta de produtos ou matéria-prima;
  • Ganho em produtividade.

Talvez você esteja pensando que simplesmente definir regras e planejar processos na rotina operacional não é o que vai mitigar não conformidades. E você tem razão! Afinal, imprevistos acontecem o tempo todo. Além disso, quanto mais manual o processo, mais suscetível a erros humanos, retrabalhos e lentidão ele é.

É aí que ferramentas tecnológicas entram em cena, sendo a mais recomendada a utilização de um sistema de checagem inteligente, capaz de verificar se, na prática, os parâmetros estão sendo seguidos. 

Por que você deve estar atento às não conformidades?

Além de possíveis prejuízos ou até multas caso a não conformidade infrinja alguma norma técnica obrigatória, a recorrência de erros pode impactar a percepção do consumidor sobre seus produtos e a sua marca.

Com as vendas em baixa, a rentabilidade do negócio é comprometida. É por isso que todos, sem exceção, devem alinhar seus processos de forma que o fluxo da operação seja bem estruturado e integrado.

Por isso, é preciso respeitar as recomendações da ISO 9001 acerca dessas situações. Entre as soluções para as não conformidades estão a correção, bem como segregação, contenção, retorno ou suspensão de produtos. 

Qual é a diferença entre não conformidade e defeito?

Essa é uma dúvida muito comum quando o assunto são as não conformidades. Para diferenciá-los, é simples: basta pensar que todo defeito é uma não conformidade, porém nem toda não conformidade é um defeito.

Isso porque, como falamos, a não conformidade não se restringe somente à linha de produção em si, mas a todos os processos da empresa. Portanto, é bem mais abrangente que o defeito – que nada mais é do que um produto fora do padrão estabelecido.

A não conformidade afeta a operação e, por vezes, pode culminar em um defeito de fabricação. Em contrapartida, o defeito afeta estritamente o uso do produto. 

Como identificar as não conformidades com checklists?

O tratamento de não conformidade é feito em várias etapas que garantem a correção do problema. Desde a identificação do que está fora do desejado até a solução, são vários passos que garantem que a correção trará o resultado esperado. 

Assim, uma forma muito eficaz para reconhecer as não conformidades e constatar lacunas em processos é por meio de checklists

Mas como colocar isso, de fato, em prática? Há três passos principais que devem ser considerados nessa tarefa: realizar a checagem, identificar os problemas e analisar as causas. A saber: 

1. Realize a checagem

O gestor deve ter em mãos o checklist com todos os pontos a serem verificados. O questionário pode ser feito por meio de perguntas, as quais servem para direcionar a checagem. 

Cada segmento estrutura seus itens, de acordo com as necessidades da área. Veja alguns exemplos de questionamentos pensando no varejo:

  • A vitrine da loja está iluminada?
  • Os vendedores estão encaminhando o cliente até a porta?
  • O estoque está organizado?
  • Os itens promocionais estão visíveis? 

Com isso em mãos, fica mais simples encontrar e solucionar as falhas nos processos – conforme o passo seguinte.

2. Identifique as não conformidades

O segundo passo em uma auditoria ou fiscalização é identificar as inconformidades. Para cada tipo de projeto ou trabalho haverá categorias diferentes desse problema e elas devem ser registradas.

Quando a questão é identificada, o controle dos registros daquele projeto será muito mais claro e evitará que outros erros se repitam posteriormente. Isso melhora a comunicação entre colaboradores e garante o melhor resultado. 

3. Analise as causas

O auditor do trabalho precisa identificar quais foram as causas do problema. O tratamento de não conformidade também é focado na continuidade, ou seja, impedir que o erro aconteça novamente.

Afinal, ao apontar a causa, o problema é compreendido de maneira mais ampla para gerar ganhos futuros.

Diferentes causas podem ter gerado as não conformidades e isso depende do trabalho que foi executado. Cabe ao auditor ter precisão na hora de identificar essa causa e relatá-la da melhor maneira. Isso ajudará na resolução do problema.

Encontradas as não conformidades, é preciso resolvê-las. Para isso, a empresa deve se organizar em dois aspectos: a preparação do time e as ações para tratar os problemas encontrados.

Vamos descobrir como fazer isso? 

Como preparar o time para tratar as não conformidades?

Você já deve ter percebido que, sem alinhamento, é impossível otimizar processos e minimizar não conformidades. Assim, é necessário que se sigam algumas etapas para que os procedimentos sejam eficazes.

Algumas atividades para organizar o seu quadro de colaboradores são: 

1. Estabeleça soluções

Uma vez que a questão foi identificada e a origem, percebida adequadamente, é hora de trabalhar em cima do problema. A solução deve ser estabelecida pelo profissional responsável e competente. Com as ferramentas e recursos necessários, ele mesmo pode fazer uma correção emergencial.

Após isso, a solução deve ser proposta para a equipe responsável. O próximo passo é trabalhar nas não conformidades de acordo com as recomendações e, então, devolver a demanda ao auditor ou responsável por fiscalizar o trabalho. 

2. Treine os colaboradores

O tratamento de não conformidade é fundamental, mas um trabalho prévio de preparo e prevenção é ainda mais importante. Afinal, os problemas atrasam o desenvolvimento, geram custos, entre outras questões. 

Para evitá-los, o treinamento é a melhor saída para o colaborador e para a empresa.

Antes de cada projeto, capacite todos os envolvidos, para que saibam quais parâmetros, normas e exigências devem respeitar. Essa é uma ação prévia, mas que reduz a incidência de não conformidades, evitando o retrabalho. 

3. Defina as responsabilidades

Uma vez que um problema é identificado, é muito importante definir quem serão os responsáveis para trabalhar na correção daquela questão. Isso precisa ser feito pelo profissional que está à frente do projeto, já que ele conhece o papel de cada um na execução do processo.

Nem sempre quem faz a auditoria tem esse conhecimento, então a comunicação entre esses dois profissionais é essencial. 

Essa é uma etapa importante do tratamento de não conformidade e, quanto mais rápida for executada, melhor será para a finalização do projeto dentro dos parâmetros. 

4. Utilize ferramentas

Lidar com trabalhos que envolvem muitas etapas de execução não é simples. Nesses casos, algumas ferramentas ajudam tanto no cumprimento de cada fase quanto no tratamento de não conformidade. Uma solução digital de checklist pode oferecer um suporte objetivo e prático nessas questões.

Ela deixa mais claro o apontamento das não conformidades e permite anotações gerais sobre o problema. Assim, a descrição da ocorrência, o registro da causa e o apontamento dos responsáveis pela correção podem ser visualizados por todos os envolvidos.

5. Faça o acompanhamento de planos de ação

Quando as não conformidades são detectadas, o plano de ação é fundamental para guiar os próximos passos na solução.

Ao recorrer à ferramenta de checklist, todas as etapas necessárias no tratamento de não conformidade podem ser controladas em tempo real. Assim, conforme os passos forem cumpridos, basta indicar positivamente quando as questões forem resolvidas. 

Qual a melhor forma de agir sobre as não conformidades?

Bem, problemas reconhecidos e time capacitado! Mas, ainda falta um ponto: como agir? É hora de traçar um plano para que a equipe qualificada trate as lacunas apontadas. Confira o passo a passo: 

1. Crie o plano de ação

Ao identificar não conformidades, o gestor deve criar um plano de ação. Esse plano pode ser desenvolvido na própria ferramenta Checklist Fácil (que falaremos mais adiante), seguindo, por exemplo, o formato 5W2H, baseado em 7 perguntas:

  • What: O que será feito (etapas)?
  • Why: Por que será feito (justificativa)?
  • Where: Onde será feito (local)?
  • When: Quando será feito (tempo)?
  • Who: Por quem será feito (responsabilidade)?
  • How: Como será feito (método)?
  • How much: Quanto custará fazer (custo)?

O campo de plano de ação é automaticamente proposto na ferramenta quando algo diferente do esperado é detectado. 

2. Registre as não conformidades

Para a elaboração do plano de ação, o gestor ou colaborador que identificou as não conformidades precisa, primeiro, fazer um registro da situação, que pode ser feito por meio de foto ou vídeo. 

Esse registro deve ser incluído no sistema, assim como o plano de ação – proposto nesta mesma etapa. 

3. Envie o relatório

Assim que todo o checklist estiver respondido, o processo pode ser finalizado, salvo e sincronizado, gerando um relatório que será enviado para a nuvem. 

A partir daí, as perguntas sobre as não conformidades são incluídas no plano de ação, enviando automaticamente para o gerente da área. 

4. Faça a conferência

Ao receber o relatório, você deve rever o processo em que foram identificadas as não conformidades, verificar a resolução do problema e fazer uma nova foto, cadastrando a solução resolvida. 

5. Submeta à avaliação

Quando a solução é registrada, o auditor responsável é notificado, devendo, então, aprovar ou reprovar a solução cadastrada. 

Em caso de reprovação, a solicitação volta ao gerente para que ele realize os ajustes necessários, com as devidas orientações visando a correção. 

6. Consolide os processos

Todas estas etapas geram um fluxo de trabalho, consolidando os processos no sistema de checagem, passando a constar para todos os responsáveis pela execução das atividades. 

Dessa maneira, cria-se a rotina e a padronização se torna cada vez mais efetiva. 

Qual o melhor software para tratamento de não conformidades?

Tudo isso é possível por meio do sistema Checklist Fácil, que permite a criação de checklists personalizados e aplicações de planos de ação, entre outras tarefas de automação. Tudo isso ajuda na gestão de dados e monitoramento das otimizações que evitam as não conformidades.

No sistema Checklist Fácil, é possível definir as perguntas que precisam ser respondidas durante a execução dos processos.

A partir da resposta, podem ser criados novos fluxos. Quando um processo é respondido com “não”, indicando não conformidades, pode-se programar o sistema para exigir que o colaborador crie um plano de ação. Se essa opção for habilitada, ele não conseguirá concluir o checklist sem preenchê-lo.

O próprio pedido para criação do plano de ação pode conter orientações do auditor sobre como esse processo deve ser conduzido. 

Outra possibilidade é a de que esses campos sejam preenchidos previamente. Dessa forma, o auditor apenas conseguirá ler o que foi definido e salvar o plano de ação para seguir com a auditoria.

Isso significa que o gestor pode customizar diferentes etapas de uma lista, ou seja, de acordo com o que for necessário para solucionar o problema daquele projeto.

Além de customizáveis, os itens dos checklists estão dentro de uma plataforma móvel que pode ser acessada em qualquer computador ou em um app para celular, o que facilita a comunicação com envio de comentários e fotos. Assim, todos os envolvidos no projeto têm acesso ao que é inserido. 

Como funciona a aplicação de checklists na prática?

É importante destacar que o sistema deve ser personalizado de acordo com as necessidades da organização. Um exemplo é a inclusão de dicas em cada pergunta. São informações adicionais que podem trazer orientações, imagens e vídeos para indicar qual é a situação ideal para cada processo.

Essa personalização é o ponto central do sistema porque cada empresa tem um processo de checagem diferente. Por exemplo: a loja de departamentos A tem uma equipe muito grande para a verificação de padrões nas unidades, enquanto a loja B tem uma equipe mais restrita para essa função.

Isso vai gerar modelos diferentes de checagem:

  • Para a empresa A é importante que, quando o checklist seja finalizado, os planos de ação sejam direcionados a um supervisor — ele vai ler todo o checklist e decidir se aprova ou reprova o plano de ação. Caso opte pela reprovação, o plano de ação pode ser reaberto e devolvido para que o auditor o refaça.
  • Já a empresa B não depende de um supervisor dedicado exclusivamente à aprovação ou reprovação do checklist. Também não há necessidade de que sejam cadastradas soluções. Basta que o colaborador identifique as não conformidades e que ele mesmo faça os ajustes, criando os planos de ação e concluindo a checagem na sequência.

Em todos os casos, uma coisa é certa: a qualidade dos seus produtos e serviços depende do controle sobre as não conformidades. 

Por que usar o plano de ação do Checklist Fácil?

Como destacamos, o recurso de aplicação de planos de ação fornecidos pela ferramenta de checklist é alternativa para controlar não conformidades na operação. Mas por que essa estrutura é tão importante?

Com registros automáticos de não conformidades em mãos, é possível fazer uma análise crítica sobre cada situação, definindo ações mais assertivas.

Será corretiva ou preventiva? Quais materiais serão necessários? Que medidas devem ser orientadas à equipe? Quais os custos envolvidos? Tudo isso pode ser monitorado de forma integrada e com precisão, de acordo com uma ordem para tratamento, ou seja, o plano de ação.

Portanto, podemos concluir que o plano de ação é um conjunto de atividades que envolvem prazos, responsabilidades e objetivos definidos, em esforço para tratar não conformidades e otimizar o trabalho como um todo.

Ele é essencial no momento em que as não conformidades são identificadas, a fim de solucioná-las rapidamente. 

Como utilizar relatório de reincidências no controle de não conformidades?

Outra funcionalidade importante para essa gestão é o relatório de reincidências, isto é, de problemas frequentes na rotina organizacional. Com ele, é possível controlar essas ocasiões e vincular ações aos encarregados pela solução.

O relatório é outra ação que não pode ser executada de forma manual se o objetivo é otimizar a operação. Afinal, as não conformidades devem ser descritas da forma mais assertiva possível, a fim de evitar falhas de comunicação e possíveis reincidências.

Além disso, um relatório de reincidências ajuda o gestor a se basear em fatos concretos para a tomada de decisão. Verificar problemas, onde e porque aconteceram são tarefas essenciais para um registro de dados eficiente, bem como o planejamento de esforços para eliminá-los.

A partir de relatórios, é possível ter acesso a tudo o que aconteceu na operação, o que ajuda na identificação de gargalos. Vale destacar que a geração de relatórios facilita a conferência quantitativa de todas as inconformidades. 

Então, preparado para aplicar checklists na rotina e otimizar a operação, evitando não conformidades? Basta agendar uma demonstração gratuita e planejar o uso dessa ferramenta no seu negócio!

Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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